湖南标磊物资贸易有限公司员工借支与费用报销管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介............................................................1

2公司员工借支与费用报销管理存在的问题................................2

2.1未明确限定员工借支额度及用途..................................2

2.2未制定各项费用报销标准........................................2

2.3员工借支及费用报销审批流程简单................................2

2.4员工借支与费用报销时间不合理..................................3

3公司员工借支与费用报销制度优化设计..................................3

3.1员工借支用途和额度规范化......................................3

3.1.1明确借支用途.............................................3

3.1.2明确借支额度.............................................3

3.2制定费用报销标准..............................................4

3.2.1差旅费借支及报销标准：...................................4

3.2.2业务招待费标准...........................................5

3.2.3员工交通费..............................................5

3.3优化借支及费用报销审批管理....................................6

3.3.1优化员工借支单与费用报销审批流程.........................6

3.3.2明确员工借支与费用报销审批职责...........................6

3.4采用网络报销机制加强财务核算..................................7

4小结................................................................7

参考资料.............................................................9

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湖南标磊物资贸易有限公司员工借支与费用报销管

理制度优化设计

1公司简介

2020年，湖南标磊物资贸易有限公司正式成立，注册资本200万人民币，

设在湖南省怀化市鹤城区紫东路大汉龙城电信小区10栋101号。公司宗旨是为

消费者提供优质的销售服务，经营范围广。包括：金属材料销售；机械零件、

汽车零部件销售、五金产品批发；建筑建材产品销售;电子产品销售；塑料制品

经销；软件开发等多种经营项目。公司经营理念是，在成长路上，不断带领员

工奋发图强，真诚协作互惠共赢。公司组织结构如下图：

图1公司组织结构图

湖南标磊物资贸易有限公司的日常费用主要包括进行业务拓展的业务招待

费、出差产生的差旅费、购买办公用品费用、交通费等。员工借支情况发生少，

还未形成行之有效的借支标准和流程。当前公司依然采用手工填写报销单的方

式进行费用报销，对涉及公司经营管理的各项费用进行审批，经过纸质审批后，

财务人员根据审批结果通过手工记账，将审批通过的报销流程给予员工借支和

费用支付。

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2公司员工借支与费用报销管理存在的问题

2.1未明确限定员工借支额度及用途

湖南标磊物资贸易有限公司对于员工借支金额以及用途没有明确的限定。

借支金额没有明确上限，而且对于用借支金额办理公司业务的期限、业务明细、

项目效果也没有详细说明。例如：赵某是公司驻外地的经理，与公司签定了劳

动合同，因需要在外地拓展业务，赵某向公司申请借支10万元并且出具了借条。

事后，因开展业务不顺被公司解雇，导致借款无法收回。员工随意借支，且未

进行业务项目分析报告就直接拿走款项可能导致员工借款不还、不按规定期限

报销、报销金额过大对企业经营造成影响。

2.2未制定各项费用报销标准

湖南标磊物资贸易有限公司规模较小，对于公司费用报销过于依赖财务人

员主观，各项费用的报销标准和所需的原始资料缺乏统一的界定和标准。受行

业特点和公司规模影响，工作人员会产生较多业务招待费、差旅费、交通费。

因为个人费用报销单据所涉及类型比较繁杂，财务人员可能会按照自身工作经

历主观确定，而一旦在报销流程中的某个环节发现人员调整，那么也会极大地

影响报销的一贯性，甚至会导致前后数据不统一影响报销效果。不少员工因为

谋取个人私利而报销一些虚假费用，以及部分财务人员由于未能仔细核实报销

人提供的原始凭证，最终出现严重的虚假报销情况，造成企业巨大资金损失。

2.3员工借支及费用报销审批不严谨

湖南标磊物资贸易有限公司虽然有相应的借支及费用报销审批流程，但执

行效果不太理想。公司现有的审批流程是员工填写借支单或报销单交给部门主

管审批，审批完将单据送至财务处，费用会计审核单据是否真实合理后登记入

账交给出纳进行业务处理。由于部门主管和财务审批即可借支或报销费用，权

限过大，导致管理失控，公司不合理费用支出现象严重。现有的审批流程如下：

图2员工借支与费用报销审批流程图

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2.4员工借支与费用报销时间不合理

公司规定在每个月的10-20号报账，其他时段不接受办理，时间过于集中，

导致许多员工由于出差等原因无法及时完成报账工作。这种传统报销模式不适

合当前快节奏的业务需要。员工只能在固定时间进行借支事项的办理，往往造

成事项积压，借支费用迟迟不能核算清楚，不利于公司对费用的管控。费用报

销工作过于经常集中在某一相同时间段，容易导致财务核算出现错误，给公司

造成不必要的损失。

3公司员工借支与费用报销制度优化设计

3.1员工借支用途和额度规范化

公司员工借支是指员工用个人名义向公司临时性、用于经营活动的暂借款。

作为高效运转的体系，财务系统中的借支环节应当具备完善的标准规范，保障

员工借支整个流程具备严格性和规范性。明确规定员工的借支额度和借支用途，

避免员工拖欠、无力偿还。

3.1.1明确员工借支用途

根据湖南标磊物资公司的实际业务需要，按照用途将借支分为两类：

（1）因公借支：主要涉及差旅费、备用金、部门活动资金等不便以公司账

户直接支付的款项，以及其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应该

及时报账，除周转金以外其他借款原则上不允许跨月借支。

（2）因私借支：是在员工或家庭突遭重大变故的情况下经总经理批准的特

殊借支，此外，员工不得因私向公司借支。

3.1.2明确员工借支额度

为了加强公司借支事项的管理，对于员工借支事项应遵循“前款不清后款

不借”的原则，杜绝占用公司资金的情况。借支额度必须严格按借支的用途制

定。公司的周转金借支原则上不能超过2万元，由各有关部门专人负责管理。

针对部门急需的某款项、临时申请的专项借支称为专项费用借支，其金额不得

超过1万元，如果超过1万元则需要采用支票形式支付。公司对于借支金额超

过3万元的款项则需要报告总经理签字，且需出具一份详细明确的申请事由报

告以便了解资金去向防范风险。对借支额度进行规范有利于提高资金的使用效

率，确保公司资金的安全、完整。

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3.2制定费用报销标准

湖南标磊物资贸易有限公司常规报销内容主要是差旅费、业务招待费、交

通费、通讯费、办公费。其中差旅费、业务招待费用和交通费借支和报销业务

较多，需要制定合理的标准以使员工有据可循，规范化办理业务。

3.2.1差旅费借支及报销标准

为保证出差人员的正常工作和生活需求，加强费用管理，控制支出，避免

资金浪费，员工需按标准进行借支和报销。差旅费借支及报销标准如下表：

表1差旅费借支及报销标准

费用类型报销标准票据类型补充说明

副总经理及以上800(省会及一线城市)

600(其他地区)超出住宿标准部分由出

部门正副职（含享受600(省会及一线城市)提供酒店、差人自行承担；自行解

宾馆、招待决住宿公司补贴150元/

正副职待遇人员）400(其他地区)

住宿费所发票天，可使用其他费用发

其他人员400(省会及一线城市)

票报销

300(其他地区)

副总经理及以上飞机（商务仓）、高铁（商务飞机票、火必须提供发票，普通员

座）、自驾实报实销车票、高铁工不出差不得报销，销

部门正副职（含享受飞机（经济仓）、高铁（商务票、过桥过售部门可凭业务记录据

交通费正副职待遇人员）座）、自驾包干路及油票实报销不超过1000元/

其他人员高铁（二等座）、自驾包干等月

伙食补贴150元/天提供餐饮不得超过公司核定标准，

发票凭票据据实报销

出差当地交凭票据实报销、普通员工限额报销公交票、的票据背面注明起始地点

通费士票、加油及业务内容

票等

湖南标磊物资贸易有限公司是一个以销售业务为主的公司，对外出差时有

发生。为规范公司差旅费管理工作，统一差旅费开支标准，公司规定员工必须

填报“出差申请表”，写明出差随行人员、日期、地点、事由、天数、所需经费，

经部门负责人、公司负责人审批签字。同时出差员工借款需持审批过后的“出

差申请表”填写“借款单”，经部门负责人同意，财务负责人批准后可以借款，

原则上前账不清，后账不借。出差期间产生的共同费用报销，报销单须有出差

人员及随行人员签字确认。

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3.2.2业务招待费标准

湖南标磊物资贸易有限公司是从事批发业和零售业的公司，对外业务比较

多，业务招待费的支出占比大。业务招待费是指企业为了生产、经营业务所必

需的应酬费用。业务招待费包括因业务需要而招待有关人员的餐饮费、礼品费、

赠送商品、赠送福利卡开支等。公司坚持分级预算管理，实行记录管理制度，

据实记录招待地点、人员、陪同人数、时间。具体业务招待标准如下：

表2业务招待费标准

招待人员招待标准备注

一般业务员含酒、水、饭、菜每位就餐者费用不公司陪同人员不应超过2人

超过50元/人

业务单位部门领含酒、水、饭、菜每位就餐者费用不陪客人数从减，原则上每桌

导超过100元/人陪客不超过3人

业务单位主要领含酒、水、饭、菜每位就餐者费用不由公司高管级领导陪同，每

导或重要客户超过150元/人桌陪客人数不超过3人

附：单次招待超过2000元的，必须事先报分管领导同意后方可发生，报销前需分管

领导在发票背面审核签字

3.2.3员工交通费标准

湖南标磊物资贸易有限公司为了吸引人才，每个月给予员工上下班交通补

贴帮助员工解决交通费用问题。为了在体现人性关怀的基础上加强公司成本管

理。员工自驾车或乘坐公交车、地铁等公共交通工具予以补贴，出租车不属于

补贴范畴。此制度适用于上下班距离单程超过两公里的公司正式职员，试用期

员工、劳务派遣工不享受本福利待遇。根据不同岗位、自备车或乘坐交通工具，

补贴标准如下:

表3交通费标准

员工级别报销金额报销要求

副总经理及以上600元/月公共交通工具凭票据或提供截图证明

进行报销，自驾车提供上下班距离证明，

部门正副经理500元/月

按照1.2元/公里进行报销。

部门主管400元/月不得超过公司核定标准，超支部分自行承

担。

普通员工300元/月

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3.3优化借支及费用报销审批管理

3.3.1优化员工借支单与费用报销审批流程

湖南标磊物资贸易有限公司原有的审批流程过于简单，且缺乏公司高层管

理人的审批环节，导致费用管理失控，应当完善审批流程，防范和控制资金风

险。优化后的审批流程如下图：

图3报销审批

3.3.2明确员工借支与费用报销审批职责

湖南标磊物资贸易有限公司对原有审批职责划分不清楚，常常由部门主管

和财务审批即可借支或报销费用，权限过大，导致资金流动随意。为此公司应

对员工借支单与费用报销单的审批职责进行明确。通过明确职责更好地对部门

经济活动进行计划、指挥和控制，优化审批工作流程，强化各部门的合作与联

系，完善内部的管理制度。具体员工借支与费用报销审批职责如下：

表3员工借支单与费用报销审批职责

审批环节审批内容责任人

填报借支单或详细填报员工借支单或费用报销单信息（报销人员需将费报销人员、证

费用报销单信用报销单打印出来，附上相应发票；员工借支则写明借款明人

息缘由以及准确金额）；费用报销除经办人签字外，还应有

至少一名证明人签字。

部门审批审批借支单或费用报销单，核对金额、事由进行审批签字部门经理

财务审批审核借支单、报销单真实性，（存在超出费用或不合理费财务经理

用，在单据上注明），复审单据金额是否准确、事由是否

真实

总经理审批审核借支及报销单据，部门负责人以及财务经理是否签字总经理

出纳付款出纳进行付款，需注意付款申请的签批手续是否按规定流出纳

程签批完毕，检查付款申请单上的支付方式，检查银行存

款余额是否足够支付

经办人领款经办人进行借支或费用报销领款，经办人和领款人需一致，经办人

不得代领

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3.4采用网络报销机制提高财务审核效率

湖南标磊物资贸易有限公司提出报销时间碎片化的概念，将报销从传统的

固定时间与空间中解放。可在线报销员工借支及费用，在手机端提交报销申请，

审批人在手机里进行审批，不受时间地点的限制。根据不同的岗位设置不同的

审批人员，制定好自动传递审批任务，由各个环节的负责人具体掌握自己的审

批流程，让员工，特别是长期出差的人员在移动端就可以申请借支、费用报销，

让公司管理人员可随时随地的进行审批管理，节约报销时间。

账务处理环节，可采用系统自动化处理。以前每报销一笔费用，会计就必

须做一笔分录，不但工作效率低，且容易出现错误。随着互联网发展，公司可

以开通与会计科目相配套的报销管理系统和财务核算管理系统。财务核算系统

以及费用报销系统能够有效提高员工报销的效率。例如员工在出差后可以第一

时间将原始凭证拍照上传至系统的个人账户，避免丢失原始凭证。现在许多手

机APP高效发展，许多财务管理系统可以通过手机端直接进行操作，财务人员

可以根据线上流程及审批状况进行线上结算。利用线上报销系统，财务人员还

可以对公司相关运营数据进行提炼，对管理人员所需各项运营数据也可以及时

查询和整理。