湖南轩居木业有限公司采购与付款业务内部控制优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1湖南轩居木业有限公司的基本情况....................................1

2湖南轩居木业有限公司采购与付款业务内部控制现状分析................1

2.1采购与付款业务内部控制制度的制定.............................1

2.2采购与付款业务内部控制的总流程...............................2

2.3供应商环节...................................................3

3湖南轩居木业有限公司采购与付款业务内部控制存在的问题..............3

3.1采购制度不完善...............................................3

3.2付款制度不完善...............................................4

3.3供应商管理不完善.............................................4

3.4专业人员的缺少...............................................4

4湖南轩居木业有限公司采购与付款业务内部控制优化设计................5

4.1建立完善的采购制度..........................................5

4.2优化付款业务内部控制流程....................................5

4.3完善供应商管理..............................................6

4.4培养专业人员................................................7

5小结..............................................................7

参考资料............................................................8

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湖南轩居木业有限公司采购与付款业务内部控制优

化设计

1湖南轩居木业有限公司的基本情况

湖南轩居木业有限公司，成立于2021年，位于湖南省邵阳市，是一家以从

事家具制造业为主的公司。公司注册资本为300万人民币，超过85%的湖南省

同行，股东有三人，分别是罗新国（34%）、陈少华（33%）、陈爱军（33%）。成

立两年，不断创新，目前已拥有多种风格，业务涉及民用、办公、旅游，其中

以民用模块占公司主要收入。推出的家具饰品、木门、橱柜、木制沙发以优良

的品质深受市场好评。公司现有部门有：销售部、仓储部、设计部、采购部、

生产部、财务部、后勤部、行政部。公司有望打造成一个年轻人心中首选的木

制家具品牌，让更多人爱上木制家具。

总经理

副经理

销售部仓储部设计部采购部生产部财务部后勤部行政部

图1-1湖南轩居木业有限公司组织架构图

2湖南轩居木业有限公司采购与付款业务内部控制现状分析

2.1采购与付款业务内部控制制度的制定

作为一家木制家具公司，湖南轩居木业有限公司的采购都是通过采购员到

林业木业厂采购原材料。公司的采购计划与付款业务内部控制制度由相关部门

共同制定，先由仓储部制定请购制度，生产部和采购部制定更为详细的计划采

购制度，采购部门和财务部门制定采购计划，采购部门和仓储部门制定验收制

度，财务部制定付款制度。常用的原材料有实木、人造木、饰面材料、家具钉

金件。

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表2-1公司采购与付款业务内部控制设计情况表

内部控制制度制度内容制定部门

请购制度提出请购申请、提交请购单仓储部

计划采购制度制作采购需求，下单采购采购部、生产部

采购制定联系供应商、商谈价格、确定材料采购部、财务部

验收制度核对数目、填写物资验收单采购部、仓储部

付款制度付款结算审批流程、支付货款财务部

从公司内部控制制度设计情况可以看出，公司在设计内部控制中，存在相

应的漏洞。例如，验收制度应该单独成立一个部门，不应该继续由采购部门参

与，除此之外还应该有财务部的人员工参与，这样才能保证采购的真实性、合

理性、合法性。

表2-2湖南轩居木业有限公司主要采购的材料表

材料大类材料名称

实木橡胶木、水曲柳、柞木、白橡木、桦木等

人造木密度纤维板、刨花板、夹板、细木工板等

饰面材料装饰纸、防火胶板、木皮、油漆等

家具钉金件连接件、门铰、导轨、拉手、层板托等

2.2采购与付款业务内部控制的总流程

公司的采购工作是由仓储部门领用材料时开始的。当仓储部门发现材料较

低，供应不了生产时，将会向采购部门提交采购请购单，经采购部门主管批准

后，由采购部门和生产部门再次核对所需材料，制作详细的采购计划单，交由

采购人员联系供应商，协商一致后确定下单。材料抵达后，由采购部门和仓储

部门派人根据采购单核对材料数量、质量并填制材料验收单。最后财务部门审

核采购计划单、材料入库单、材料验收单等，审核无误后，经主管同意并签字

再付款。公司采购与付款业务总流程图如下：

请购环节采购计划环采购环节付款环节

节

•仓储部门•制定采购•选择供应•审核凭证

发先材料需求商•付款

短缺•市场调查•下单材料

•填制材料•制定合同

请购单

图2-1公司采购与付款业务总流程图

在材料验收入库后，由采购部门核对相关发票，再交由财务人员核对，查

看是否有不符合规定之处，并将它们作为是否可以进行付款的依据。财务人员

将合同和单子审核无误后，交由财务主管进行审批，审批完成后交给经理请示

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付款，最后由出纳人员付款。该公司的财务部门没有自主付款权，需要由经理

批准后才能执行，如有预付款项同样需要经过经理同意才可以，这方面可以严

格控制资金规划。公司付款环节流程图如下：

•核对发

票

采购部门

•提出付

款申请

•审核单

据

•是否合

财务部

规

•确定付

款

•复核单

据

经理

•准许付

款

图2-2公司付款环节流程图

2.3供应商环节

湖南轩居木业有限公司在确定好计划采购单后，会由采购员去联系供应

商。按照公司的规定，采购常用材料，通常是从以往的供应商中选取报价合适

的供应商进行采购，没有合适的就再重新从市场上按照流程挑选供应商。通过

对接人了解新的供应商的电话号码、商品名称和商品质量、商品价格，协商同

意后即可下单。而对于新的采购材料，采购人员需要重新去挑选新的供应商，

尽量选择多个供应商，对比更合适的价格，除了价格这个因素，质量也是考虑

的重点之一。采购人员再采购权限之内，可以自行和潜在供应商协商价格，价

格协商完成后告知财务部，财务部查看合理后，就可以进行下单。

3湖南轩居木业有限公司采购与付款业务内部控制存在的问题

3.1采购制度不完善

（一）材料不能合理采购

湖南轩居木业有限公司的采购最开始是从仓储部的仓库管理员领用材料时

发现材料缺少，便向采购部门提交申请单，而此环节没有和生产部以及销售部

联系。一味的根据材料的缺少去采购，会造成需要的材料不能及时采购，而暂

时用不到材料又增加，这样不仅会占据仓储位置，还会造成资金的缺少。

（二）数据变化频繁

仓储部门业没有运用系统去管理物资，而是人力清点，这样的管理有很大

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的不确定因素。而且该公司的采购人员整体素质不高，缺乏采购经验，很多人

不具备相关的专业知识，这样的情况在采购过程中容易造成资金不能合理利

用。采购人员没有考虑货物的周期，如果等到材料缺少时，再去进行采购这样

肯定是来不及的。由于材料的缺少，这样也会影响商品的正常生产，导致交不

出商品。商品不能按时发货，不仅会影响公司的资金流转，还会影响公司的声

誉。

（三）验收制度不完整

材料到达后，不应该只有仓储人员和采购人员来验收，还应该增加财务人

员来清点，这样可以避免采购人员和仓促人员弄虚作假，虚报材料数目。验收

人员不具备专业的验收知识，仅仅是对数目和品类进行检查，这样容易造成以

次充好，公司的资金造成损耗。

3.2付款制度不完善

湖南轩居木业有限公司的付款环节，略显繁琐又直接。材料入库后，先是

采购部门和仓储部门核对采购发票，然后交给财务部，财务部核对无误后，交

给经理。经理复核批准直接付款。首先，一有付款业务就请示经理，这样会让

经理的在财务的工作增加，而不能去管理其他的事情，造成人员不能合理运

用。财务人员每天去找经理，也是一件麻烦事。经理也只是在没有发现问题就

直接付款，这点也不好，其实可以在合同的范围进行合理的延期付款，这样公

司的流动资金就不会显得缺少，也可以减少资金的借贷。

3.3供应商管理不完善

湖南轩居木业有限公司没有建立本公司的供应商管理系统，每次需要采购

货物时就靠采购人员联系供应商的对接人。对于材料的品种也没有进行分类、

供应商的价格也不能准确对比。这样会使采购人员对供应商的供货能力、产品

类别、周期等没有掌握，从而影响采购生产进度。每一次采购都是一套繁琐的

流程，不仅耗时间也耗资金。而且对于市场上其他供应商的了解也缺少，偏向

从已有供应商中进行筛选。这样的采购虽然可信性强，但是因为不了解其他供

应商的信息，可能会导致购买材料时不能节省更多资金。

3.4专业人员的缺少

由上可以看出湖南轩居木业有限公司缺少对专业人员的培养，一些岗位的

员工不具备这项知识，就从事相应的工作。还有一些岗位员工是由其他岗位人

员来担任。这样的分配会让公司的管理得不到合理控制，严重的话会让公司损

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失资金。不专业的人员从事工作，不仅浪费公司付出的资金，还会占用公司的

员工名额，从而使人才不能加入，公司也不能得到更大的发展。

4湖南轩居木业有限公司采购与付款业务内部控制优化设计

4.1建立完善的采购制度

（1）部门之间联系加强

采购环节的控制制度应该要与生产销售相一致，当仓储部发现材料缺少

时，不仅要和生产部、财务部门协商，也应该和销售部门协商。采购环节应严

格按照生产的销售的要求进行，防止不恰当的采购，以个人利益为目的损害公

司利益。加强公司的信息沟通，打破部门之间的壁垒，这样可以更清楚公司目

前应该生产的商品所需的材料，也避免了大量的采购造成材料的堆积，以便于

以后一体化系统的推广工作和业务协同的促进工作。

（2）建立采购管理信息库

公司应该建立材料管理系统，对每一笔的进出进行及时的输入，对每种材

料的周期进行细致的了解，这样在采购时能避免材料周期太长而不能及时用于

生产环节。材料管理系统的建立，不仅能减少人力资源，也能更好的进行采购

工作和生产工作。根据市场的变化，及时优化材料的选择方案。

（3）完善验收制度

验收应该由专业人员来验收，而不是由采购人员进行验收。验收人员不仅

需要对来货的数量、材料型号进行核对，还要利用专业知识判断材料的品质，

查验供货者的相关许可证、第三方检验报告，是否与第一次购买产品一致等。

可适当的扩大检查的范围和检验的指标。采购人员在采购过程时也应该具备专

业的知识，以免受骗。

4.2优化付款业务内部控制流程

保证货款按期支付，维护公司信誉的同时，也应该适当开放财务主管的权

限，减少经理的工作。可以给财务主管设立一个权限范围，比如五万元人民币

内，财务主管审核无误后，便可以直接付款，而不需要再次向经理请示付款。

超过五万元人民币的情况再去向经理请示，这样可以使财务人员的工作得到迅

速解决，也可以花更多的时间去处理其他共工作。财务部门不应该单出在一

边，应该加强财务部门与其他部门之间的联系，这样可以使财务人员的工作进

行的更加顺畅，也能让其他部门学习一些财务知识。财务部门在付款时，可以

考虑付款周期的运用，结合收款的进度合理对材料进行付款，这样就可以减少

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借贷款，也减少了利息的支出。财务部付款流程图如下。

核对入库材料，通知财务部付款

低于五万元高于或等于五万元

财务部主管审核无误

财务部主管审核无误，

后，还需要向经理申请

无需申请直接付款

付款

图4-1财务部付款流程图

4.3完善供应商管理

由于该公司没有建立供应商档案系统，导致每次采购材料需要花费很多时

间。根据上述问题，首先公司应该建立详细的供应商档案管理系统，掌握已合

作过的供应商的基本资料，对供应商的商品、价格、品质等做出类别。根据采

购物资的类别、市场行情、需求量进行合理的寻找新供应商，替代不合适的供

应商，从而提高公司供应商的质量，保证公司产品的质量。

除此之外，还可以设立监督员，对供应商的选择执行严格筛选，防止某些

采购员与供应商达成某种协议，以牺牲公司利益购入与生产和销售不符合的原

料和商品等行为的发生。建立供应商档案管理时，还应该考虑供应商以往的信

誉问题，避免购买品质不佳的材料。供应商选择流程图如下。

采购员开始采购供应商档案系统

物资品质

监督员（严格筛物资价格

选，防止采购员供应商资料

牟利）市场行情

以往信誉

根据所需物资添加更

合适的新供应商

图4-2供应商选择流程图

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4.4培养专业人员

（1）公司管理者应拥有丰富的专业知识，能够明确识别各类风险，提高风

险应对能力，能够对公司采购与付款环节的工作做出合理的指示。

（2）公司可以招纳更多的高学历员工，来进行采购与付款业务内部控制环

节的工作，也可以对相关工作的人员进行专业的培养，提升他们的工作素养。

（3）公司的岗位应该实行不相容岗位互相分离制度。

第一，采购人员不能同时担任货物的验收工作、验收工作应该由专职人员

或质检人员进行。

第二，公司材料采购、储存保管与会计记录工作分离，以减少误记材料数

量的可能性。

第三，公司付款的审核人员与执行付款的人员不能是同一个。

公司应当建立采购与付款业务的授权批准制度，严格执行，不得越权。

公司可以根据具体情况对办理采购业务的人员进行轮岗制度，防范采购人

员利用对工作的熟悉度为自己谋利，损害公司的利益。轮岗制度也可以让采购

业务环节的人员更加熟悉采购过程，以此为公司创造更多的利益。

5小结

采购与付款业务环节是公司经营活动的起始环节，对该环节的严格控制将

提高公司的利润。本文通过对湖南轩居木业有限公司现状的分析，了解到该公

司采购与付款业务内部控制的不完善，结合所学知识，提出了一些优化建议。

优化公司采购与付款业务环节内部控制制度，一方面可以