《浅谈秘书在日常事务工作中的语言艺术》9600字（论文）

-1-浅谈秘书在日常事务工作中的语言艺术摘要：当代社会注重高速高效，加快了生活节奏，在秘书领域对秘书的语言艺术要求也越来越高，高超的语言艺术能提高工作的效率，正是因为秘书既是领导的辅助者，也是传达信息和沟通四方的人，它决定了秘书人员的特殊性，也决定了秘书语言工具的重要性，加强语言的艺术性是秘书工作的基本原则之一，也是秘书工作的基本素养。因此，秘书在日常工作中善用语言艺术是工作顺利开展的关键的因素，不管什么性质的秘书工作者，都应该讲究口头表达的技巧，遵循语言的基本原则，善于运用语言艺术去解决工作和生活上的琐事，能更好的把本职工作做得出色。而对于研究秘书的语言艺术是现代秘书应该具备的基本素养。同时也具有相当重要的意义。本文从秘书语言的不同方面的特点及面对不同人的语言艺术等方面，论证了秘书的语言艺术在工作中的体现。关键词：秘书；日常事务；语言艺术目录中文摘要 1英文摘要 227398一、秘书日常事务工作中语言的重要性 47501（一）秘书的口才好，能有效的完成上传下达的任务 411798（二）秘书的口才好，能有效完成咨询回复的任务 49932（三）秘书的口才好，能有效提高业务的完成率 55545（四）秘书的口才好，能有效的解释领导意图 528553二、秘书事务语言的基本原则 56707（一）言简意赅，规范标准 511846（二）语义完整，讲究技巧 616139（三）坚持原则，掌握分寸 618993（四）诚恳热情，措辞得体 617169（五）词简意达，讲究实效 620844（六）情理相融，灵活多变 79111三、秘书日常事务工作中语言的特点 715571（一）平实 727540（二）简洁 713029（三）灵活 822885（四）委婉 819195四、面对不同人的语言艺术 930636（一）面向上级 96960（二）面向同事 1027147（三）面向下级 1128337（四）面向外部公众 1229900参考文献 13说话是一门艺术，更是一种技巧，秘书在日常工作中会接触到许多不同层次的领导，这要求秘书不仅要把话说明白，还要把话说得巧妙。此外，一个秘书人员的语言沟通交际能力，可能会影响到工作开展的进程以及自身在职业生涯中的发展，甚至会影响到工作单位在公众面前的形象。所以可以看出精准的掌握好的语言技巧能推动工作的有序开展。作为现代的秘书，要学会借助语言的工具，掌握说话的艺术、努力地把自我良好的形象展现出来，那么在日常事务中和在社交场合中能游刃有余、得心应手、登上人生的高峰。一、秘书语言的重要性在日常事务工作中体现市场经济在不断的快速发展，而秘书在行政管理工作中变得越来越繁杂和多元化。在公司管理系统中秘书是领导的助手和参谋，有沟通四方、辅佐决策、处理单位繁杂的事务、为领导工作服务的职能，辅助自己领导有效管理单位的员工。秘书语言是一种在日常工作中具有特殊功能的艺术工具，从事秘书工作的人员涉及面广，要涉及到整个单位各种复杂的事情，要提高在工作中的效率就必须有高效的语言技能，才能高效的协调好不同部门之间的工作，做一个众人夸奖、满意的秘书。我们经常听到的一个成语“祸从口出”，这个成语就充分体现了语言交流的重要性和提高语言艺术的必要性。因此，作为新时代的秘书，一定要注意要加强自身的语的艺术修养和语言的表达能力，才能把自己的工作做好。（一）秘书的语言艺术好，能有效的完成信息传达的任务秘书工作人员必须有良好的口才，在日常事务中发挥充分的作用，秘书人员最重要职能是在单位中的信息中心，能有效的完成信息的上传下达。例如：作为政府部门的秘书，能够有效地反映群众提出的不同意见和建议,并将其传达给上级；然后再转达上级领导的决定和想法，秘书是团结领导和职工与社会各界之间的纽带。完成好领导分配给秘书人员核心的任务。如众所周知“最美外交翻译官”张京颜值和口才并存，她通过“信雅达”的翻译技巧，将中方所要表达的内容翻译的完美无缺，赢得了众人的赞誉。（二）秘书的语言艺术好，能有效履行咨询回复的职责 秘书人员在工作中总能遇到外界人员对公司经营的现状、产品质量和业务方面提出询问，对产品质量提出疑问，这样相似的询问时，秘书处工作人员能够及时从维护公司利益出发作出口头回复，消除人们的疑惑。日常生活中大家都用过淘宝App，在与商家沟通时商家甚至衍生出了火爆全网的“淘宝体”，一时间“亲，请好评哟！”成为现象级网络用语。这种接地气又亲切的沟通语言，不仅拉近了商家与顾客之间的距离，更是在发生利益纠纷时能够使双方更加和谐的解决问题，有利于我们构建和谐社会。如果秘书人员在面对来访者能够采用亲切友好的语言和态度，更能展示公司良好形象。（三）秘书的语言艺术好，能有效的提高工作效率秘书人员口才好能极大的提高办事效率，提高领导的认可度。谈判是日常生活中随时进行的方式，在工作中必不可少的也是谈判，秘书人员凭借出众的口才，帮助领导在谈判时获取有效的信息，起到重要作用。据史料记载，秦军包围邯郸时，赵王曾派平原君到楚国请求增援，毛遂通过自荐与平原君一道同行。在平原君与楚王会谈时，毛遂展开雄辩之才与非凡胆识，迫使楚王答应联合抗秦。平原君回到赵国后，和其他人谈起毛遂的贡献，他深有感触地叹了口气，说：“毛先生的三寸不烂之舌，强于百万之师。”可见能说善辩的口才能有效提高工作效率。秘书的语言艺术好，能有效的解释领导意图秘书人员在陪同领导外出谈判的时候，谈判桌上是展现秘书智慧和策略的地方，努力收集各种相关资料是谈判双方在谈判前必做的，更重要的是，在谈判过程中，秘书人员要积极领会领导的意图，及时灵活的调整方案。某公司在一次外出去北京谈判的案例中，因为成都某公司是新上市的公司，给出了优惠条件，急需要一家代理商销售产品。而成都公司邀请的谈判代表因为堵车没有及时的到达谈判现场，对方紧紧抓住这件事不放，想要借此获得更多的优惠条件。公司的领导表面一脸装作很淡定，给了一个眼神给秘书。秘书立刻懂了领导的意思，立即站起来说：“我们很抱歉耽误你们的时间，但我们并不是有意这样做的，我们不知道北京今天交通太堵塞了，所以导致这次不愉快的结果，我们从成都过来和您们见面很容易看出我们的诚意，如果因为这个怀疑我们，所以我们只好结束谈判。我不认为我们提供的产品找一个合作伙伴是不可能的。”秘书的话让代理商说不出话来，对方不想失去赚钱的机会，所以谈判进行得很顺利。此次秘书领会到了领导的意图，并扭转了不利于己方的低调气氛，避免了成都方的切身利益。因此，秘书人员在工作中领会领导的意图，才能更好的利用语言艺术协助领导的各项工作，使公司获得更好的效应。有好的口才能使你职业道路变得阔，有好的口才非常容易让人钦佩，不管在商业、政治和外交等领域工作都能有效的提高工作效率和辅助领导。二、秘书事务语言的基本原则秘书人员在工作中除了遵循职业道德上的原则，在运用语言上同样应该遵循以下的基本原则。（一）简明扼要，规范标准秘书人员的语言标准是什么呢？重要的一点是使用的词汇要规范标准化。不管在公开场合发言还是和领导交代工作的时候，不要使用方言词或方言语言尽量的使用规范化的交际用语和普通话。还得注意加强口头语言和书面语言的规范化，尽量少用语气词和口水话，要不断地提高语言标准化和规范化。其次，应该表达时简明扼要，不要啰啰嗦嗦，抓住语言的关键点，直接表达重点。不管你和领导或同事沟通时，应该简洁地该说的话说出来，秘书在起草公文时，注意公文是让人看了起作用，让对方一读就懂，特别是周知性的公文通告，追求是语言结构的简洁明了，表达的效用强。避免有冗字，删掉一切可有可无的子或者词语，具体完整的说出来，在工作中，语义类似、内容空洞的讲话稿和文章毋庸置疑是不受人欢迎的。（二）语义完整，讲究技巧语义完整就是秘书人员完整的把领导的意图表达出来,既要有语言价值又要简洁又要全面。例如：秘书要向领导汇报投诉信的具体内容，应当包括:投诉的对象、投诉的原因、对投诉的处理或建议,三者缺一不可，当然,在注意完整的同时,表达技巧也必须得注意。秘书有时要陪同领导或代表组织参加会议或谈判,在这样情况下,坚决维护单位和领导的威信，灵活地应对不利局面，秘书要特别注意语言艺术。例如:(1)报告工作或陈述情况时，要较少或不用方言和文言文进行报告；(2)说话时适当停顿,使语言明白晓清晰明了，减少误解；(3)不使用有歧义句子；(4)学会控制好自己的情绪，不要太过激烈的辩论，以免造成争论；(5)当在谈话中感觉马上陷入冷场的局面，要适时调节气氛或者休息一会儿,或者用幽默的语言活跃气氛。（三）坚守原则，把握分寸从事秘书工作的人员的言辞，要讲究说话的艺术性原则和掌握好分寸，二者是对立统一的。秘书人员说话既要坚持为上级服务的原则，也要加强自身的政治性原则和道德原则，如何做到这些呢？这和很多方面的因素有关，比如：一个人的道德意识和政治修养不高，想必说出来的言辞不一定悦耳，秘书的理论水平低和不懂得掌握分寸的话，在书面表达和口头表达中能有所体现，在写各种稿子时需要理论的支撑，言语间要掌握好度，避免出现差错。这要求秘书人员提高政治素养和理论水平等，比如：在工作上知道领导可能会违反相关规定时，要慎重考虑说话的分寸，坚持自己的道德原则。在提醒领导时用委婉含蓄的语言表达出来，要让领导乐于接受，以免造成不必要的损坏。（四）真诚热情，表达得当从事秘书工作的人员应以真诚、热情的态度对待他人，这反映在中国的一句古话中“精诚所至,金石为开”不要高高在上认为自己的地位很高，要用适合自己的语调与他人交流，平等真诚的与他人沟通。这样才会得到别人的尊重。曾一个美国政治学家说：“说话者交流时发自内心地说话,而且话语里面要充满了热情。”所以,给别人留下很好的印象最基本的就是做到对人诚恳和热情，这样，别人更愿意和你下一次沟通，可能也会因为你真诚的态度所打动，带来工作上的合作，实现互利共赢，以达到沟通的目的。古人语“如切、如搓，如琢、如磨”体现了措辞的得体上，措辞得体，是一名合格秘书的应该做到的，秘书人员无论在工作上还是生活上必须加强自己措辞的谨慎性，同时学会反思自己每次的表达是否得体。（五）词简意达，讲究实效词简意达也表现出了语言艺术性的特点，意思是指表达要较简短，有力地表现出口头意思，让交流对象清楚地知道你传达的意思，提高沟通的效率。应尽量避免口语的替代,如果存在不良的口头表达习惯，往往造成用词不传达意思，比较含糊不清楚。如何做到词义简单,提高实际的表达效果呢?在平时锻炼多使用短句，说重要的事情，长话短说，说该说的话，做该做的事。生活中部分文秘工作者总喜欢工作中闲聊,在聊天中在那自我卖弄、啰嗦说个不停，这样的做法不会引起别人的注意,反而会引起怨恨，而且在一定程度上会影响工作效率。记住，秘书的言语时为了单位的工作效率和质量服务的，注重语言带来的实际效果。（六）情理相融，灵活多变古人曰：“诗言志”“诗缘情”。包括思想和情感，这不仅在诗歌中体现得淋漓尽致，在语言艺术中同样做到情理相融。一方面灵活多变的能力是秘书人员具备的一项基本能力,最重要的是体现在在语言表达能力上。如何能让对方理解和支持你的表达呢？秘书人员就要搜集更多的真实可靠的事实依据来支撑自己的语言，再用真诚的态度打动别人。这样就可以充分说理。说话的语境总时不断地变化着的,虽然秘书人员能做到的是适应这种情况,但肯定会出现难预料不到的情况，这就需要秘书人员能快速应变不同的危机状况，巧妙地运用语言艺术化解。三、秘书日常事务工作中语言的特点（一）平实平实就是说话要自然清晰准确，通俗易懂。秘书人员每天做的工作最多的是口头的汇报工作，在这种情况下秘书的语言应该是朴素、简单、诚实的。在和领导沟通时的语言，要用语言散发魅力，让领导觉得你是稳重的，而不是人浮于事。同时也得注意在与领导交流时，语言要平铺直叙，尽量用陈述句。比如：书面表达上写一封函给不相隶属单位，整篇函的语言用许多华丽词语、重复的话语会让对方觉得你表达有误、啰嗦这样会影响单位形象，认为你工作能力差。比如：上级领导让你明天早上交表格，你是熬夜整理的，第二天早上把整理好的表格给领导，并说：“感谢领导给我这样的机会能锻炼我，让我悟出了人生道理，乐是悠闲的追求啊，累才是工作的感觉。这表格整理得真的很累，我昨天晚上熬夜赶出来的，不知道您是否满意。”这会让人觉得你有邀功，还让领导认为你爱抱怨、工作能力不行。如果是说“表格整理好了，请您看一下，如果有什么不恰当的地方我马上修改”，尽管这句话语平淡但几次下来，能给领导留下好印象，不会让人讨厌。在两者之间相比较，大多数领导会更喜欢第二种情况，因为在第二种情况下，秘书给人一种干练、成熟、稳重，说话大方朴实，更容易得到领导的赞扬，同时，在秘书工作中，工作人员既要注意语言清晰准确，还要注意语言的礼貌。（二）简洁就是要求秘书讲得简明扼要，说得简短但包含大量信息。秘书工作的繁杂性推动了语言表达的简洁性，说话简洁有力是提高工作效率的基本条件之一，也是节省领导工作时间的基本原则，秘书向领导汇报工作是秘书的“家常便饭”，所以在汇报工作时，有的只需汇报结果，有的需汇报进程，找准领导关注点，找准工作的重点。如在办公系统接到上级要来本局视察工作，向领导汇报时会说：“书记，X领导小组，X日下午两点来我局视察工作，视察的重点是关于什么的，在我局召开X主题会议，X局长主持。”这种表达就很清晰，秘书人员不管在汇报工作还是下达任务都得应该理清事情大概的框架，抓住事情的关键点以免耽误领导或同事的时间，给人很精明干练利落的感觉。（三）灵活灵活是秘书应具备的基本技能，是指秘书人员在交流时要适当的调整说话的方式和内容，在日常工作中秘书和很多人打交道，讨论的事情也不同，所以要灵活应对不同的情况。例如：现在下级请示的一个紧急的文件需要领导立马签字，可以这样对领导说：“经理，我看你现在有空了，能否耽误您一分钟把这个很紧急的文件签一下字？”这样问后领导狠狠在一这份进击的文件，肯定会立马签字的，这样也不至于让领导不爽。又如和单位内不同年龄层聊不同的话题，衣着、打扮、食物等都是和年轻同事谈论的好话题。对于一个年长的同事，采取询问的态度，表明你想听他的建议和意见。当然，有些事情因人而异，所以生活中多留意同事的爱好和兴趣，找到共同的话题。（四）委婉这和秘书人员的个人品德有关。委婉既是一种说话的艺术也是一种魅力，可以帮助建立良好的人际关系，巧妙地化解各种尴尬，提高自身的语言素养，缓和尴尬气氛。如果领导要你做一件你并不想做的事情，我们首先考虑自己能否干好这件事，不要因为他是你领导，一口答应下来，过后发现没有能力完成，陷入进退两难的境地。如何高效的让领导不生气，而且很理解你呢？这就需要秘书人员用委婉的方法去表达自己的真实想法，让领导高兴的接受你的想法。秘书人员也经常接触到一些比较保密的问题，但有些人好奇心非常重，想要知道所有，如果直接说我不想告诉你，会让对方觉得你情商低、高傲自大。会损伤彼此间的交情，影响今后工作上的来往。这时，要别人理解你，使用婉转的说话方法，使用的方法如下：一是幽默的回答别人的询问，在风趣的语言环境中轻松的不留下话柄。二是用“运用反问”的方式，要是别人问你你们公司是不是要开一家分公司啦？你可以这样回答：“要是我们真的开了新公司了，你觉得我还有时间出席此次活动吗？”。三是要学会转换话题，当人们谈到政治上比较敏感的话题时，应该迅速把话题换成双方感兴趣的话题上，比如说:我们下午去逛街吧，刚开了一家服装店，她家衣服比较新潮，我们一起去看看。这样避免了一些敏感话题，以免造成不堪设想的后果。四、面对不同人的语言艺术（一）面向领导在领导旁边工作的秘书人员，最重要做好两点，一是了解领导，辅助领导的工作，运用恰当语言艺术为领导建言献策。二是学会适当理解领导的意图，加深和领导的默契，这样会让秘书的工作简单和轻松。首先要全面了解领导，让领导能够认可你的看法，更好推动工作向前发展。例如：当领导做出的决策有不恰当的地方时，秘书人员应该及时的提出意见，以免造成不必要的损失，在建言献策时得注意表达方式。第一种，秘书说：“领导，您的这个方案我认为存在一些重大的问题，我必须和您谈谈，好吗？第二种，秘书说：“领导，您做出的这个决策方案我觉得有些地方不是很恰当，想给您提一个建议，可以吗？”第三种，秘书说：“领导，对于您的决策方案我有一点个人看法，想说给您听听，您有时间吗？”以上三种表达，第一种明显不行，竟然说自己领导有重大失误。第二种表达也不是太妥当，容易给人一种优越感，这会让领导不高兴。第三种表达更为合适，从秘书的言辞间可以看出她的谦虚，也更能表达出自己诚恳的态度，容易让领导接受意见。同时和领导交流工作中，秘书人员应与领导建立和谐的关系以及适当理解领导的意思，这样不仅可以提高工作效率，而且可以与领导建立良好的关系，但是不能太过度，否则就会适得其反。历史上著名的杨修事件便是最好的反例，杨修一次用曹操写的一盒酥，猜测曹操是让他们一人一口酥，让大家分而食之，第二次用门上曹操写的活字，猜测曹操嫌弃门太阔了让人拆除掉，曹操本来很欣赏杨修的才能，但是杨修过分猜测领导意图，让曹操觉得他在身边不放心，于是便把他杀了。所以秘书要搞好和领导之间的关系，不要妄加揣测领导的意图，把自己显示的比领导还聪明，这样只会白费心思，最终对自己不利。（二）面向同事秘书人员在公司中除了和领导接触时间最多外，最主要的是和公司同事相处，秘书人员在与同事交流时，应以谦虚友好的态度对待同事，要学会设身处地为别人着想，注意说话的语调，用真诚的语言交流，不能气势汹汹，要有一个良好的同事关系，努力创造一个和谐、融洽的工作氛围，这样不但可以使工作顺利开展，而且还能增进彼此之间的友谊。和同事相处时，避免不了相互帮忙。比如：你很忙需要同事帮忙带一份午餐回来，你对同事说：“小王记得给我带份午餐回来”和“小王，麻烦你帮我带一下今天中午的午饭，我现在有点忙，谢谢你，下次请你喝冷饮”。前者命令似的口吻和后者朋友式的口吻完全不同。可想而知，同事在接受的时候心情也是不尽相同的。因此，同事们在交流时需要注意彼此的感受，不要用用命令的口吻，应该多用“谢谢”、“辛苦了”、“麻烦你”等词语去表达。除此之外，不要在办公室里当众炫耀自己，不要骄傲自满，如果哪天领导给你额外奖励时，你不能在办公室吹嘘：领导真好，这个月因为业绩好，多给了我两千块的奖励呢，还说下次培训的机会留给我了呢，”这时，同事在一边嘴上祝贺你时，心里一边在羡慕你。最后，还要尊重同事自尊心，不在背后说同事的坏话，不要谈及一些敏感的话题，尽量的避开，同事之间在打听公司机密消息时，巧妙的运用说话的技巧和艺术，既不能得罪同事，也不能泄露公司的秘密。所以，秘书面对同事要懂得语言艺术，善于运用语言艺术，做好同事和领导之间沟通的桥梁，克服与同事的矛盾，营造一个良好的工作环境。（三）面向下级秘书是领导的传话筒，向下级传达领导指示时，不要用命令和训斥的语气下达任务，尤其秘书人员传达坏消息时，曾经学习过一个案例：某公司因为市场并不景气，因此决定把小张辞退，但领导不想当这个恶人，就把这件事交给小李处理。小李知道小张知道这件事情时肯定会难受，于是他深思熟虑，这样对小张说：“由于公司经营状况不景气，领导万般无奈做出这个决定，如果你有什么困难和顾虑请说出来，我们会努力想办法帮助你，”小李说话很注意艺术性地表达，她设身处地为小张考虑，而不是一昧说“小张别难过，这次裁员又不止你一个人”。这样表达明显会适得其反。因此在向下级传达上级决定时，既要注意语言艺术性，又要深思熟虑准确传达指示。当给下级人员下达工作任务时，要运用恰当的语言下达命令，如给某组组长传达任务时，这样说:“陈组长，你们小组最近表现得很不错，领导专门叫我给你们带来礼品，现在公司产品供不应求，正处于销售的高峰期，需要你们再辛苦一段时间，抓紧时间把产品加工出来。辛苦完这段时间，多给你们点福利。”而不是直接下达命令，要求直接加班。这样既肯定他们的工作，让员工感受到了温暖，还调动了下级工作人员的积极性。在工作中批评下属是不可避免的。而这里不恰当或过度语言将会适得其反。在批评下属时，要做到批人不揭“皮”。如果措辞严厉，比如“你为什么这么没用？”会深深挫伤下属的自尊心，从而导致很大的抵触情绪。你可以这样说，“我相信你会从这个错误中汲取教训，防止它再次发生，我相信你下次能做得很好”这样下属更能被接受。（四）面向外部公众从事秘书工作的人员还要开展面对外部公众的工作，秘书代表公司的形象，也是公司的一张明信片。这就要求秘书人员语言的灵活性、委婉性，以及避免语言的刺激性，恰当运用语言艺术使语言表达如同增添了润滑油一般，有效地维护公司的外部形象。语言的灵活变通，要求秘书人员因人因时因地的变通语言，如在公司前台同时接待到两位都没有打电话来提前预约的客人，一位是常年的合作领导时，另一位是业务员。在接待上的语言完全不同，在接待业务员时，可以这样说“您好，我们领导在外出差，有点忙，没有时间来接待您，我很抱歉，要不我带您去见一下我们营销部经理，您看这样可行”。在接待公司合作领导时，秘书可以这样说“李总，您好，非常荣幸再次见到您。请跟随我到接待室，我先给您沏一杯茶，请您稍等，我去通知一下领导”。因此秘书在工作中面对外部公众时语言要灵活变通。秘书人员经常外出商谈业务和参加各种会议，在这种场合下有人打探公司机密是很常见的，在这种情况下，如果秘书人员简直接地拒绝别人，会很尴尬。下面简单介绍两种拒绝方法。第一：强调自身难处，让对方产生同理心。如在某次外交会议上见到自己亲戚，他想和公司合作并想见到高层领导，直接和高层领导谈，可是这是不可能的。这时，秘书要用真诚的语言和眼光向对方解释自己困境，得到对方的