美术教育品牌加盟商经营操作手册-行政分册

第三章行政专员岗位职责

一、岗位要求

工作细致、负责，拥有较强的责任心。同时必须具备一定财务管理知识，熟悉EXCEL

运用，并能适应和服从突发状况时领导安排的加班或者调班。

二、日常行为准则

a）工作时间必须穿着公司提供的工作服，并保持工作服的干净整洁，需在工作服左

上角佩戴胸牌。我们建议化淡妆，但不能佩戴夸张的首饰，不得涂抹亮丽颜色指

甲油，夏天时不能穿超短裙/热裤和拖鞋；

b）无迟到、脱岗、紧急请假等情况发生；如因病请假，必须提供病假单、病历卡等

一系列人事部要求提供的单证；

c）工作时间内不听音乐、不看闲书；聊天工具只限工作用途，不浏览与工作内容无

关的网站，例如开心网等：

d）公司内部有月度考核，你的主管会根据当月的工作表现进行综合打分，人事部将

根据月度考核表决定是否通过试用期。

e）每口上班请保持良好心情，并时刻保持微笑，家长和孩子进门，一律起身，并微

笑说：“您好!

三、作息时间

做六天休一天（休周一），每天工作8.5小时（含午餐时间），具体上班时间由上级

主管视当月情况安排，每月末主管告知下月的排班情况，没有特殊原因，不得随意

换班或调整上下班时间。

四、岗位职责

一）内部日常管理工作

1.在主管领导下，保证中心能顺利正常开展（定期检查中心内部的各项设施是否完好）；

2.负责中心内部的口用品、办公用品的采购，每周定期外出采购口常用品及订购办公用

品，购买任何物品都需开据发票，并登记到备用金月报销表格中；对于大型办公家具，中心

内部固定资产采购，请按照公司关于固定资产申购流程进行（附件一）；

3.负责中心内部的办公用品、画材颜料的领用、登记工作；（详见附件二：画材领用流

程）

4.配合其他各部门1如：教务部、销售部）做好各项服务；

5.成本控制观念，（如：回收单面纸），强化思想教育，从自身做起,养成节俭良好习惯；

二）对外协调管理工作

1.负责收费，并开据收据给家长，做到现金不过夜，当天存入银行。按照财务部给予

规定的收据，请按一单一收据原则进行开单，收据金额必须与实际付款金额一致，收据用完

之后与出纳联系。一般情况下，中心只开立收据，如若家长要求开具发票，必须要求家长写

清发票抬头，发票内容一-律为“咨询费”，同时收回收据。发票开立后请在发票开立明细表

中进行登记，并由领用人（家长）签字。

2.协助中心主管协调与各部门与本部门之间关系，协助处理临时性与突发性事情；

3.中心内部各项设施出现问题，突发事件找物业衿忙解决，处理好中心内部与物业之

间关系，其他问题请按公司报修流程执行（第四大点第2小点）；

三）文书工作

1.负责制作各项表格:

表格名称发送周期收件人备注

《学员信息表》每周一CEO\COO\CD\教务主管更新部分用颜色区分

《收款清单》每周一CEO\COO\CD\财务'出纳每周一张工作表

《学员统计表》每周一COO每周一张工作表

月度《收款清单》每月底至次月第一天CEO\COO\CD\Wg-\f±l^汇总一个月

《中心材料盘点》每月底至次月5日前出纳汇总当月颜料使用情况

《创作服出库表》每月底至次月5日前出纳以累计形式登记

《中心员工考勤表》每月底前HR作为工资发放依据

《备用金报销表》每月5、20日出纳所有涉及费用原件加上登

记的表格，非电子档，先

由CD签字确认

2.负责打印各号W单据［如请假单、加班/i司休单、暂支单、付款单及个人费用报销单等）

提供给中心员工使用；

3.登记好员工基本信息，并制定员工联系表（内部/外部联系表）并做到及时更新；

四）其他

1.全面负责中心的资产管理工作，办公用品的管理，以及行政口常经费的管理工作,

避免公司资产流失和浪费，努力为公司做好勤检节约的实务工作；同时做好登记

2.负责中心的后勤二作，（如；中心有灯泡不亮，要负责更换），有设备损坏或是电脑

发生问题，按照公司流程进行报修（见附件三）；

3.加强员工的自身建设，增强服务意识和工作责任感，加强业务学习和技能培训，

搞好分工与合作，提高后勤服务质量；

4.环境卫生工作：监督阿姨搞好中心卫生工作，做到中心的干净、整洁；每周进行

环境评分，定期检查，负责人负责区域不合格者扣分处理，每月评比打分：中心走廊区域

及卫生间区域阿姨负责，其余区域由各部门细化到负责人负责；

10、岗位调动或提升

公司给予每个员工发展机会和上升空间，也尊重每个员工的想法。如果工作一段时间后，

你发现自己更胜任其他岗位的工作，我们鼓励你主动向你的主管或人事部门提出，经由公司

讨论决定后，会根据实际情况调整你的岗位或给予提升。

11、办公区域环境

请保持工作区域的环境整洁，合理妥善撰放各类与工作相关的物品，私人物品切忌随意

丢放在公共区域，一经发现缴纳相应额度罚款。

12、工作汇报

每周日下班前以WORD附件形式将工作报告（附件四）发至CEO\COO\CD邮箱，邮件命名

方式英文名+日期（如:mary0712）

附件一

XX固定资产购买申请流程

一、流程图

二、流程图说明

1.《固定资产购买申请单》此处简称《申请单》；

2.由各中心申请人根据需要填写《申请单》，此处的固定资产定义为一次性投入购买,

（根据产品生命周期）长久使用。包括电器、电子周边产品、大型办公家具（非耗

材）等，对固定资产定义有疑问可先与总部行政部沟通确认；

3.《申请单》可以由2种形式递交总部行政负责人：

1）原件或传真：各中心申请人填写的《申请单》需由中心主任、C00以及CEO签

字后方可生效

2）电子邮件：关于《申请单》的邮件必须由中心主任、C00以及CEO以电邮方式

确认后方可生效

4.申请人需明确并非所有提交的《申请单》均被批准；

5.购买时间：《申请单》生效后的3个工作日内（周一至周五，国定节假日除外）；

6.交货时间：一般情况下以卖家具体交货日为准的前提下要求尽快送货；紧急情况需

在《申请单》备注内注明，否则一律视为一般情况；

7.收货确认：申请人或其指定收货人在收货后需即时通知行政负责人，并通知到货情

况或沟通所发现的问题问题。到货后的2个工作日后仍未通知行政负责人，一律默

认为到货并验收合格，行政将进行备案并计入公司固定资产清单；

《固定资产购买申请单》

购买物品名称（必填）数量（必填）

单价邮费

总价

第一次购买（必填）□是口否（前一次买的物品，目前使用情况

__________________________________________）

相关链接（淘宝地址、商店名称等）

具体要求（如颜色，尺码，材质）

购买原因（必填）

送货地址（必填）

备注

申请人签字：申请口期:

中心主管签字：批准日期:

C00签字:核准日期：

CEO签字：核准日期

以下由行政部填写

接收订单日期：

采购日期：

采购商店（网店）地址：

是否签订合同：

送货日期；

送货地址：

备注：

附件二

XX画材领用流程

一、各中心画材领用流程图

流程图

采购

（行政部）

1.流程图说明

1.由各中心申请人根据需要填写《仓库画材申造单》，申请人将填写完整的申请表以发邮

件和传真形式交至行政负责人（传真必须有相关人员签字）。

2.行政、财务负责人杳看并核对库存，量足即调用库存（如库存量不足，各中心行政必须

向教务主管、中心主管、财务及C00提交《请购单》和《付款请款单》签字确认后方可

进入采购环节）。

3.各中心提取画材申请时间为每月20日（遇节假日顺延），行政负责人收到申请单确认无

误情况下将单据传真或交至配送人转给仓库管理员进行配货，仓库管理员见行政负责人

签字确认后方可发货（具体时间由仓库管理员与配送人协调后三个工作口里需送到各中

心）。

4.各中心教务专人收到汜送物件，检查无恙后在《配送表》上签字签收，行政部和财务部

各保留一份《配送表》备档。

附件三

各类后勤设备报修流程

流程图说明：

1.大楼公共设备报修可直接与中心大楼物业联系

2.报修前请先按各类生活常识进行自检，排除使用不当原因后，再行报修

3.除紧急报修外，其他普通报修将在2-3个工作日内完成（不含报修当天）

4.申请人需同时配合和监督总务人员进行维修，并对维修后的事物进行再次检验，确

保维修工作的顺利进行。

5.各中心行政在维修后应立即与总部行政部取得联系，反馈维修结果，若维修后2

个工作日内没有任何反馈，总部行政部•律视为维修完成。

第六章店内管理

一、中心排班

1、排班模板

日期123456789101112131415161718192021222324252627282930

周周周周周周周周用周周周周周周周周周周周周周周拗周周周周周周

姓名

四Ti六□四五六□四Ti.六口四五六□四

100AAA0A00AAAAA00AAAAA00AAAAA00

2A0AMX00A0AMXA0A0I：MXA0A0AMXA0A0

30AAXM000AFXM0A0AAXM0A0AVXM0A0A

40!■'0▲▲0A01­A▲▲0A01-A▲▲0A0EA▲▲0A0!•

早班(M)9:00-17:30正常班(A)9:30-18:00：周六日(X)8:30-17:00

晚班(F)ll：30-20：00休息9)▲精售8：3018:00

2、排班原则

(1)周一至周五每天应安排至少一人(课程顾问或行政客服)值早晚班

(2)周末双休工作时间以营业时间为准。

(3)中心员工周一至周五工作三天，周六日全体人员上班

(4)遇节假F1，排班将根据总部统一规定进行调整

-、保沽员持班

1、排班模板

星期二四五六n—二三四五六H—二三四五六□一二三四五六H一二三四

序4

号降日

1231567891011121314151€1718192021222324252627282930

期

阿妫AFFMMFFVMMFFEMMFFEMMEF

况

A阿姨BFFMMFVMMVFFMMFFFMMFF

情阿姨AFMMFFMMAFFMMAVFMMAF

况

B兼职