内部控制手册-设备采购、备品备件采购

14.3设备采购管理

1.1概述

规定了XX股份自限公司集团忠部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参

股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关设备采购的管理要求，旨在规范设备

采购管理，提高设备采购质量，降低设备采购成本，促进企业持续发展。

1.2适用范围

适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。

1.3相关制度

采购控制程序

采购作业指导书

固定资产管理制度。

1.4职责分工

设备使用部门；提交设备采购申请等。

采购部：进行市场调查，编制设备采购计划，筛选合格供应商，编制采购合同等。

物流部：收货、验货、入库等。

财务部：支付货款、入账等。

1

1.5流程图

14.设备采购管理

使用部门采购部授权审批人员财务部物流部

度编制设备采购＜未通过-----

计划

A：二申批

I

-通过-------1

询价比价

进行商务淡判

敲定供应商

—*收到采购设

R1G-12，心定初绐合同7K_____

r

检验接收卬

|

一是------T11

签订正式合同

入库

_____1

正式合同送一份J

财务

入账

_按照合同支付

_______款I

2

16控制目标

序号内控手册唯一具体控制目标编号控制目标目标类别

I11.3-CT!峋保划定明确合理的采购岗位职说羟营效率目标

214.3-CT2确保采购成本效率最优化羟营效率口标

314.3-CT3确保采购价格合理羟营效率目标

414.3-CT4确保来购得到适当审批姓芮效率目标

514.3-CT5确保设各聚购货款支付安全可控货产保全H标

614.3-CT6确保及时取得发票经营效率目标

714.3YT7确保采购合同严格履行合法合规目标

814.3-CT8确保及时收到采购设备经营效率目标

914.3-CT9确保采照设的满足公司实际要求经营效率目标

1014.3-CT10确保采购过程进行正确的账务处理财务信息或实性目标

II14.3-CT11确保设饴费料及时归档经营效率目标

1-7控制矩阵

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控不相

风险控制活控制痕性，2完整性：3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施容职对应制度

■号动类型»与义务：4估价或分项目

编号编号务

摊：5表达和披露

12345

来网渔悭职责划分

不明确，导致片弊设备管理制度中明wa设备采购计划的

I4.3-I4.3-C143c采购作业设备管

风险,采购人员收制定、市批、执行及验收等市要环节人预防型

RlTIAl指导书理利度

受目扣，造成设备员职责分工、将位由任人

质次价高

明确设备采购人员岗位职费.将设备采

14.3-C143c采购作业采购岗

购冏位列为岛风险岗位、纳入高风降岗预防型

T1A2指导书位职责

采购人员长期固位管理

14.3-定,导致采购人员14.3-C14.3-C设备采购人员参熙岛风险岗位管理制果购作业采购岗

预防型JJ4固定资产

R2与供应商暗中操纵TIA3度,实行定期轮岗管理指导书位职所

会计报我认定

1存在和发生/真实

对应控关键控不相

风险控制活控制痕性；2完整性：3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施容职对应制度

■号动类型选与义务：4估价或分项目

编号编号务

摊：5表达和披露

12345

果期成本.形成异采购相关人员实行定期轮岗,弁签订诚

弊风隆，给公司造伯承诺书（或类似的行为保证书》，承

成经济损失I4.3.C14.3-C诺在采购过程中不接受供应商回扣或采购作业诚信承

预防型J4固定资产

TIA4好处,避免发生U企业利益相釉突的行指导书诺书

为,并在存在利益冲突时向公司及时报

告

安求金被超建10刀戒上要供收自签IJ

I4.3-C14.3-C廉政协议（或类似的承诺文件）.在协序采购作廉政协

预防型JJ固定资产

TIA5议里明确禁止供应商给予公司所有相业指导书议

关人M现金或实物【可扣、变相好处等

各直属单位进行设各直属单位生产部门采的设备时须经固定资

14.3-品果购未上报集团I4.3-C14.3-C过部门负货人及本单位设备管理部门申请/固定资产产管理冏定资产、

预防型J

R3公司备案、审批.T2A6演导审批通过并经雎位负送人审批确审批管理制度制度及应付账款

导致分散采购，增认后提交集团固定资产管理委员会审批单

会计报我认定

1存在和发生/真实

对应控关键控不相

风险控制活控制痕性；2完整性：3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施容职对应制度

编号动类型选与义务：4估价或分项目

编号编号务

摊：5表达和披露

12345

加采购成本采购控制

各自展单位设品来购姓单位设法管理

14.3.CI4.3-C申请/程序：采采购申固定资产、

部门及总经理审批确认后,在设品管刊！侦防型J

T2A7审批购作业指请单应付账款

部门备案登记并由公司负责统一采购

书书

设备累购商未进行设备采购前须进行相关市场调查.了解

采购控制

相关内场调查.T设备基本情况信息,包括设备技术参数

14.3-I4.3CI4.3.C程序；术市场说

解改备肛本情况侑标准.殳各型号、价格区向、使用年限、预防型

R4T2\x购作业指'.MU"

息，影响设备采购设备损耗情况、主要生产厂家等作为后

导书

计划的制定期设备采购招投标过程的参考依据

未对市场价格变动

进行分析，预测巾在进行市场调查后,需对设备价格信电采购拄制

设备价

14.3-场价格趋势,导致14.3-C143c进行整理和分析.了解设备巾场价格波■：果

预防型格分析

R5栗明顶匏及价格制T3A9动情况并预测市场价格变动趋势作为购作业指

表

定不合理,增加采设备采毋J成本预算及饰格制定的依据导书

购成本

会计报我认定

1存在和发生/真实

对应控关键控不相

风险控制活控制痕性；2完整性：3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施容职对应制度

编号动类型选与义务：4估价或分项目

编号编号务

摊：5表达和披露

12345

设备采购计划制定采购控制

14.3-不合理，导致设备14.3.CI4.3-C设备采囱人M应根据实际生产需要和程序：采采购计固定资产、

侦防型J

R6果解执行困雄，增T2AIO生产计划制定采购计划购作业指划应付账款

加采购成本书书

设备采购计划未经

采购控制

领导审批.导致未根据生产经营计划需要编制采照计划采购计

143I4.3CI4.3.C编制程序；术固定资产、

经过授权的改备取后.眠冬采购金额报集国固定资产委员预防型划审批J

R7T2All审批购作业指应付账款

悖J,造成公司资金会审批单

导书

浪费

存下届子公司设得采购人员从合格供

设符采购之前未执I4.3-CI4.3-C采购作业采购询1

应商名录中选择合适的供应商进行询预防型

行询价比价或询价T3AI2指导书比价表

价比价

比价不充分，导致

设备管理部门采购人员从提供询价信

14.3-设备采购价格过

I4.3CI4.3,C息接近市场信息价的供应商中按照价编制/采购作业招投标

RS高.增加采购成本预防型

T3A13格从低到高的顺序进行排列，选择2/3审核指导书文件

以上家供应商

会计报我认定

1存在和发生/真实

对应控关键控不相

风险控制活控制痕性；2完整性：3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施容职对应制度

■号动类型选与义务：4估价或分项目

编号编号务

摊：5表达和披露

12345

I4.3-C14J.C从待送供应商中逡杼合适供应商，报公采购作业招投标固定资产、

预防型J

T3A14司分管领导审批指导书文件应付账款

设需采购未考虑到设在采购时，应充分考虑到与该设备置

配品配

配品配件的供应食的配品配件的情况。如果配品修件供

14.3-I4.3-CI4.3-C采购作业件供应

商,导段维修成本应商幡少,价格高,或者一些外国进口预防禁

R9T2AI5指导书商评价

增加.墙加运甘成管制材料的米购，则要考虑是否更换其

衣

本他设备供应商

设备采购合同应由总泾理签订，总泾理

I4.3-C14.3-C经办/果购作业果购合

未经授权签订采购无法签订时，应拈面授权分管领导或设预防型

T4AI6审批指导书同

14.3-合同，S致许弊风缶管理部门负出人？S订采购合同

R10险,玷成公司处济

I4.6CI43C对经过审批的采购申请，应按照规定授编制采购作业采购合固定资产、

损失预防型J

T6AI7权层级，由相应负揖人答订来峋合同审批指导书同应付账款

会计报我认定

1存在和发生/真实

对应控关键控不相

风险控制活控制痕性；2完整性：3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施容职对应制度

编号动类型选与义务：4估价或分项目

编号编号务

摊：5表达和披露

12345

采购合同未签订维

修或保修条款，导

14.3-致所购设备在使用I4.3.C14.3-C采购作业采购合

朱的合同中苑在维修或保修条款预防型

RII中出现大量法怪也T4AI8指导书同

用，增加设备运营

成木

票曲合同的付款条

设符到贷后，须经验收设的入场调试使

14.3-约未考虑验收、测14.3-CI4.3-C采购作业采购合固定资产、

用后.才能支付货款，部分设备应在合预防型J

RI2试,增加公司的资T4AI9指导书同应付账款

同31规定质保金

金风险

采购拄制

贷款支付审批手续14.3-C143c每月末采购部门根据采购合同约定,提经办/程序果购付款申应付账款、

预防型J

14.3-不规他，导致资金T5A20出付欷申请报部门负责人审批审批作业指等请单银行存款

RI3管理混乱,造成公书

司资金损失I4.3,CI43-C采购部门将审批后的付款卬请交财务经办采购作业付款申应付账款、

预防型J

「、x.'l部审核,经财务经理审核签字后办理付审核指导书清单银行存款

会计报我认定

1存在和发生/真实

对应控关键控不相

风险控制活控制痕性；2完整性：3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施容职对应制度

编号动类型选与义务：4估价或分项目

编号编号务

摊：5表达和披露

12345

款手续,并根据付款的实际情况进行麻

务处理

明确付款审核人的责任和权力,完善村

14.6CI43C'1清采购作业支付申银行存款、

款审批程序,按规定程序对采购人员提预防型J

T9A22审批指导书清单应付账款

交的付款申请单进行审批

在收到供应商开具的用值税发票之后，增值税

I4.3-C14.3-C采阙作业

财务部才腑办现货款支付及财务入*预防型专用发J应交税费

指导书

T6A23皿

手续豕

未及时取得供应商应妥善保济好增值税发票留存联.月末

14.3.C143c采购作业增值税

开具的增值税发申报炳值税时应与增值税存根联进'预防型应交税费

T6A24指导书申报表

票,不能及时抵扣步核对确认后填写增值税申报次

14.3-

税款，造成公司税时iE常履行的采购合同,采购人员应及

RI4I4.3-CI4.3-C采购作业增值税

分风险