中国IT市场年会会议流程管理手册

2005年中国IT市场年会

会议流程管理手册

目录

一、分组职责任务

.................................................3

1、领导小组成员

..........................................3

2、专项小组职责

..........................................3

二、分期落实计划

........................................8

1、会务组

................................................8

2、招商组

................................................10

3、秘书组

...............................................11

4、综合组

................................................13

三、现场流程管理

........................................15

1、现场工作管理

..................................15

一、分组职责任务

1、领导小组成员：

组长：

副组长：

组员：

2、专项小组职责：

(1)会务组

职责：负责会议现场正常进行的一切会务保障工作。

任务:11选看场地|2|确定地点|3|交付订金|4说明要求饭店提供配合的事项

5|签署协议|61升讨布展方索

7确定布展方案|8监督布展设计|91布展施工监督|101制定当日流

程实施表|11|确定现场人员分，

⑵现场布置调配］13灯光音像控蒯14微请摄影摄像］151提出摄制要

医161脸收拍摄成果|171制作成册

181内部彩排设备安装|19|现场彩排|2()|宣传片制作|211笔记本内容装

国221资料运输23|物品运输

241桌签摆放|25|用餐安排|261引导牌设置I27|嘉宾上场引领

281同传设备安排|291工作证

301车辆及运输人员安排来宾停车场预定|31快排兄弟单位到场作展

及彩排|32|，参展兄弟单位标臻

33|与7家参展媒体的联系|34场地布线

人员：（括号为该人员负责任务）

分管领导：

组长：王晓东（1、2、3、4、5、6、7、8、9、11、12、14、15、16、17、19、20、

23、24、26、31）

副组长：

组员：张金海林琳田苑、鲁卫

（2）招商组

职责：负责整个会议正常进行的一切经费保障工作

任务：11招商方案而2|招商合同制作|31明确对厂商的嘉|4盟请及确认赞鲂

商发言人|51邀请厂商参会夭员

61接待厂商贵宾|7|引领贵宾签到及进入会场|81收集及确认厂商演讲文稿或

画91收集及确认厂商展板展品

101收集及确认厂商会刊资料和产置11|收集及确认厂商L0G0|121收集及一

认厂商现场发放丽

131会后厂商宣颂淼］14|落实合同收款

人员：（括号为该人员负责任务）

分管领导：

组长：

组员：

（3）秘书组

职责：负责整个会议正常进行一切资料保障工作。

任务：1惭闻总稿|21分类深度报道|3|资料内容撰写（会刊、摘要、简介、邀请函）|41资料内容

畋集确认5区祠内容设计|6|资料印刷|7―领导、院领导、公司领导讲甑|8住持人串

同91公司报告PPT制作|1。|其它PPT制作（演讲人名录、图片II限讲人丽|12国

的人演练|13|年会综合总结报置14|提供获奖厂商名不

人员：（括号为该人员负责任务）

分管领导：

组长：

组员：

（4）综合组

职责：负责整个会议正常进行的一切人员邀请接待保障工作。

任务：1|部、院领导邀词21公司领导参会前|31媒体记者邀请|4|用户代表邀请

61报到表设计制作|91部院领导及厂商贵宾接待|101普通厂商代表接待|11

媒体记者接待|12例、宾接待|13帆花购买|14恤花佩戴］15惨会胸卡发阙

161签到本笔购羽17|名片收集|181资料装袋、发和191大门迎宾|20g

到处迎宾|211会场迎宾|22|贵宾室迎宾

231会场秩序维持|241提供桌签名单|251桌签名单摆放福26原祈否丽

271会后媒体宣传|28|奖牌的制作

人员：（括号为该人员负责任务）

分管领导：

组长：

副组长：

工作人员：

1、贵宾邀请：

2、参会代表邀请：

3、媒体工作：

4、海外媒体及来宾邀请：

5、会议礼品及用品购置:

二、分期落实计划

（当日安排见第三章）

（1）、会务组:

时间段时工作内容责任人备注

间

前期准备第1.10-1.16布展方案设计王晓东

(10.14-11.11)1.11-1.12再次与酒店确认各项事宜，完成申报手续王晓东

周

1.17布展方案比稿

第1.20-1.23布展方案研修改、确认*总定稹

1.20-1.23确定参展兄弟单位、明确要求

周1.20-1.23联系参展兄弟单位、解决问题（媒体7家，

其余4家）

1.22落实其它组情况，提交会议预算。

第1.20-1.24确定摄影摄像公司配合

1.20-1.24确定礼仪服务人员

周

1.10-2.1厂商LOGO落实，提交布展厂商

2.19-2.20再次确定会议当日现场流程马总提供

2.19-2.21制作工作证

2.19-2.21收集桌签名录，传真至酒店;来宾停车位预

定。

2.20向其它组收集PPT,装入笔记本，确定笔记相关人员

本及提供

控制人员。

内2.20开会确定本组彩排人员

部

2.20公司内部彩排，布置场地，调试设备，安

彩

排顺序

排

2.20兄弟单位彩排

现2.22再次向招商组落实厂商布展资料

场

2.23晚资料运输至会场

彩

排2.23晚布展

2.24上午确认桌签，引领牌等事宜，礼仪小姐培训

2.23晚设备调试、彩排

2.23晚进行现场彩排导演、协助其它组熟悉场地。

协助兄弟单位彩排熟悉场地

2.24上午各组就位

后期服务2.25-3.5结清第三方费用，相关资料留底备用

(11.19-12.6)

(2)、招商组

的间段时工作内容责任人备注

间

前期准备第1.4-1.30招商材料发放客户经

理

(10.14-11.11)

招商合同制作客户经公司领导

至

理支持

明确对厂商的要求客户经领导审核

周理

邀请及确认赞助商发言人客户经领导审核

理

邀请厂商参会人员客户经

理

第2.19-2.23收集及确认厂商演讲稿或PPT客户经

理

四

收集及确认厂商会刊资料和广告，提交秘

周

书组制作

2.19-2.23收集及确认厂商展板展品

收集及确认厂商现场发放资料

2.19收集及确认厂商LOGO客户经

理

内2.20安排本组彩排工作

部

审核客户ppt及其它相关资料客户经

彩

理

排

现2.23晚转入综合组协助彩排接待工作客户经

场理

彩2.24上午熟悉现场环境，审核客户布展情况，进行

排来宾接待模拟

审核客户ppt,模拟客户演讲

审核厂商桌签、相关人员就位客户经

理

后期服务2.24-3.4会后厂商宣传跟踪客户经黄总审核

理监督

(11.19-12.6)落实合同收款

（3）、秘书组（名单黄总确认）

时间段时间工作内容责任备注

人

前期准备前1.10-资料内容撰写（会刊、报告摘要、

1.30公司简介）

(1.6—

124)1.13—资料内容收集确认向*总确认袋装资料内容，并负责

周

1.31收集

1.13-资料内容设计负责所有资料的设计

1.27

1.10-邀请函内容确定及制作向马总确认邀请函内容

1.17

1.13-部领导、院领导、公司领导讲话各部门总经理给予相应配合

1.26稿

新闻总稿、新闻通稿、分类深度各部门总经理给出相关新闻稿

报道撰写

1.24—公司报告PPT制作与相关演讲人协调制作rin内容

1.27

1.28将Pin提交于黄总

第2.19-

2.22部领导、院领导、公司领导讲话

四

稿定稿

周

其它PPT制作（演讲人名录、由招商组与客户确认后提供给**，

图片等）

资料印刷完成（会刊）与招商组确认厂商资料后，报*总

最终确认会刊内容后，交***印刷

主持人串词

2.21演讲人彩排演练

内2.19确定本组彩排分工

部2.20将ppt装入笔记本，彩排时完善将*•总确认后的PPT交张金海

PPt

彩

现场演讲人演练、主持人演练

排

后期服务跟踪媒体报道

(2.24-3.5)年会综合总结报告

（4）、综合组（请徐总确认相关人员）

时间段时间工作内容责，

前期准备第1.10—1.21部领导初步邀请

院领导初步邀请

至

第一轮媒体预热、会前广告投放

周

大量发放邀请函（含电子邮件）、请柬，邀请各类参会人员

第1.21-1.25用尸代表初步确认

相关回执确认

周

参会贵宾（部、院领导等）

初步确认

第二轮媒体宣传

中期落实彩2.19-2.22用户参会人员再次确认

排

参会贵宾（部、院领导等）

准

备再次确认

媒体记者邀请

外宾邀请

提供桌签名单

2.23晚资料装袋

胸花购买

桌签名单摆放次序

签到表设计制作、签到用品（本、笔）购买

公司领导参会通知

2.23全体组员入场熟悉各自岗位，模拟接待工作

现2.24上午各人员就位

场桌签摆放次序上报领导小组

彩

排

后期服务2.24-3.5征集参会人员反馈意见、致参会人员感谢信。

(2.18-2.28)

2005年IT市场年会现场分工及时间安排

2005年2月23日晚

I、布展组负责人：

场内布展组：

场外布展组：

布展协调：

彩排纽：公司演讲人

场内布展组相关工作人员，23日中午1点进入会场布展。田苑负责场内搭建、设备调试。

场外布展蛆相关工作人员，24口凌晨1点进入外场布展。林琳负责场外厂商展示区、兄弟单位展示区、

报告墙、各个签到处布展，鲁卫负贲与酒店协调。

2005年2月24日上午7-9点

II、会议服务组负责人：

厂商接待小组：

兄弟单位接待小组：

资料运输组：

资料装袋组：

现场协调组：

泉签摆放负贲人：

以上各小组相关工作人员，24日上午7点进入会场熟悉场地。厂商凄待小组成员除助厂商展示区工作人

员青点厂商资料，进行布况工作。24日上午7点全体到岗，有关负责人安排桌签位置。鲁卫负责与酒店协调、

与各组组长协调，厂商接待组工作人员主要负贪厂商展板、宣传品的接殳、摆放、排序，资料运输组主要负

责资料的运输及搬运至指定地点，协助装袋组装袋。现场f办调组负责协网公司内部各部门之间的工作及工作

人员的后勤保障。

2005年2月24日上午9一11点

布展组进行初步设备调试，信号走台。

场外布展组与厂商接待小组合作核实厂商及兄弟单位展板、宣传材料收集情况,及时与厂商与兄翦单位

联系。

资料装袋组应于11点前资料分装完毕，并摆放到位。

2005年2月24日上午11一12点

布展组布展组进行最后彩排、调试设备、清场做最后准备。

会汉服务组在负责人的带领下再次熟悉场地、各组工作人员对工作做最后检查。

会议现场分工:

I、政府贵宾负责人：

签到处:

接待：

部级领导接待：

信息产业部领导接待：

其它部委领导接待：

车位引领司机接待：

n、厂商贵宾负责人：

答到处：

总接待：

接待小组：

软件：

主机：

外设：

行业信息化：

集成电路：

2005年2月24日下午1点至5点

以上两组相关工作人员，24日上午7点进入会场熟悉场地。厂商接待小组成员称助厂商展示区工作人员

清点厂商资料，进行布置工作。有关为贵人安排桌签位置，接待人员熟悉各自接待贵宾的位置，进行接待模

拟。下午一点接待工作正式开始，在政府及厂商主要贵宾来齐后，1点50分左右，由唐杰、刘献军及摄■涌组

织贵宾到报告墙前合影留念后进入会场。

2005年2月24日下午5点至8点

以上两组相关工作人员，24日下午5点半到岗，接待工作正式开始。

2005年2月25日上午7点至下午5点

以上两组相关工作人员，25日上午7点到岗，做好准备工作，上午8点接待工作正式开始。下午1点

相关工作人员到岗，1点15分接待工作正式开始。25日上、下午在雾到处准备好多余的会议资料，以备发放。

III、普通来宾负责人

签到处：

2005年2月24日下午1点至5点

以上工作人员24日上午7点进入会场熟悉场地，清点会议资料，组织装袋放入会场。布相接待（签到册、

拈奖箱、奖品、资料等）o下午一点接待工作正式开始。会议结束后，由郭晴负责收集（礼仪小姐提供）获

奖名单，核实领奖者身份后发奖。

2005年2月25日上午7点至下午5点

以上工作人员25日上午7点全体到岗，布置接待（签到册、抽奖箱、奖品、资料等），上午8点接待工

作正式开始。下午1点相关工作人员到岗，1点15分接待工作正式开始。下午会议结束后，由郭晴负责收条

（礼仪小姐提供）获奖名单，核实领奖者身份后发奖。25日上、下午在签到处准备好多余的会议资料，以备

发放

IV.新闻中心负责人：

国内签到处：

海外签到处：

海外嘉宾引领：

同传设备发放回收：

接待：

直播设备：

2005年2月24日下午1点至5点

24日上午7点全体到向，布置接待（签到册、车马华、资料等），设备负责人安装调试电脑，网络，打

印机、同传设备（除外宾外收取押金）等。下午一点接待工作正式开始，按计划进行直播，组织相关记者在

贵宾室专访。

2005年2月24日下午5点至8点

以上工作人员24日下午5点半全体到岗，清点会议资料，组织装袋放在记者签到处，设备负责人检查电

脑，网络,打印机、同传设备等。布置接待（签到册、车马舒、资料等）o下午6点接待工作正式开始。

2005年2月25日上午7点至下午5点

以上工作人员25日上午7点全体到痈，清点会议资料，组织装袋放在记者签到处，设备负贵人检查电

脑，网络，打印机、同传设备等。布理接待（签到册、车马费、资料等）。上午8点接待工作正式开始，按

计刈进行直播，组织相关汜者在贤宾宣专访，下41点相关工作人员到向，I点15分接待工作正式开始。25

日上、下午在签到处准备好多余的会议资料，以备发放。

V、院内单位展区负责人：

2005年2月24日下午1点至5点

以上工作人员24日上午7点进入会场熟悉场地，摆放各单位会议资料，设备负货人安装调试电脑，演讲

员彩排。24日上午9点（根据布展情况）全体到岗，演讲员再次彩排。下午一点接待工作正式开始，1点勾

分开始演讲两遍。

2005年2月25日上午7点至下午5点

以上工作人员25日上午7点半全体到岗，上午8点接待工作正式开始。下午I点相关工作人员到岗，I

点15分接待工作正式开始。

VL厂商展示区负责人：

2005年2月24日下午1点至5点

以上工作人员24日上午7点进入会场，熟悉场地，清点厂商布置、宣传资料及展板。下午一点接待工作

正式开始，协助厂商进行资料发放和现场秩序维护。

2005年2月25日上午7点至下午5点

以上工作人员25日上午7点全体到岗，布相资料等。上午8点接待工作正式开始，协助厂商进行资料发

放和现场秩序维护。

VII、会场服务负责人；

与酒店协•调、发放卷票等

VIII、现场控制负责人：

流程导演：田范

现场总控：王晓东

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