编纂加工课件

档案文献的编纂加工一、档案编纂加工概念编者按者对档案的加工是根据一定的原则和方法，将档案的信息内容客观地、如实地转移到其他载体上的一项工作。它又不是一项简单的、机械性的照搬照抄的工作，必须是具有一定的理论的水平和文化知识素养的人员方能胜任此项工作。（一）档案加工的目的和内容目的：

1.是为了更好地维护档案原貌

2.为了准确地表达档案作者的本意

3.为读者提供便函于理解利用的档案原文

（二）档案加工的要求

1.必须忠实于档案原文编者加工不得对原文内容有所更改，更不允许对原文添枝加叶，在加工过程中，编者既不能因为反对文件的观点而予以修改，也不能因崇敬文件的作者而为其润色修饰。

2.加工必须谨慎从事

加工是一项科学性、技术性很强的工作，只有采取严谨的科学态度和实事求是的求实精神，才能保证加工的质量。

3.坚持有疑则缺，无据不改的原则

有时由于客观条件和编者水平的限制遇到某些疑点但又无从考证或难以作出抉择的问题，为了保持档案原貌，编者棕可存疑待征，也不可想当然妄加校改。

4.加工之处应向读者示明

在加工过程中，凡是经编者加工改动之处，都应以符号或文字标示说明，必要时还应交待加工改动的理由和依据。切不可直接改动，使编者加工之处与原文鱼目混珠，分辨不清。

5.编者加工必须在复制件或抄件上进行为了保护档案原件。编者加工必须在复制件或抄件上进行，绝不允许图一时方便，在档案原件上圈点、勾画、批注，更不能任意剪裁、揉损、玷污原件，从而破坏档案的原貌。

二、档案的标点与分段（一）档案的标点意义

标点，就是给书面的语言加标点符号。它于对作者或标点者而言，是为了准确地表达文意；而对于读者而言，则是为了准确地理解作者的原意。

标点对于档案编纂工作者来说，也是一项十分重要的基本功。我国旧式公文大多数是没有标点的。1929年7月，国民党政府曾规定政府正式公布的令、训令、指令等文件使用标点符号。但当时的符号比较简单，仅仅是圈点断句而已。直到1951年9月，中央人民政府出版总署公布了《标点符号使用法》，规定了14种标点符号及其用法，从此档案文件才全部采用比较规范的标点符号。

（二）档案标点的要求与方法1、准确地理解文义是正确标点档案的前提条件

（1）注意分析文中语法关系和篇章结构。

例1.：《罗龙鉴上孙中山函》：“而先生邃于医理学，足以知其说之是非，功在民国，力足以生是书之效用。”

应标作“而先生邃于医理，学足以知其说之是非；……”例2惟是环徽皆山地不产米即遇丰岁仅足三月之食惟是环徽皆山地，不产米，即遇丰岁，仅足三月之食。惟是环徽皆山，地不产米，即遇丰岁，仅足三月之食。（2）注意弄懂文中的名物制度、人名、地名。

例：“凡他官入院未除学士。谓之直院学士。俱缺他官。暂行文书。谓之权直。”应标点为：“凡他官入院未除学士，谓之直院；学士俱缺，他客暂行文书，谓之权直。”例2：“泰山耸左为龙华山。耸右为虎嵩。为前案。淮南诸山，为第二重案。”

按：泰山、华山、嵩山是古人所说的五岳之三。泰山是东岳，在北京左侧，所以说耸左为龙；华山是西岳，在北京的右侧，故说耸右为虎；嵩山是中岳，在北京的前面，故说嵩为前案。应标为：“泰山耸左为华，华山耸右为虎，嵩为前案，淮南诸山为第二重案。”（3）注意弄懂文中的特殊词汇含义

例：“两厂总计可能出力不过300KW之普，不足为用。”

按：“之普”，是日本的一个电器公司名。应标为：“两厂总计可能出力不过300KW，之普不足为用。”2、正确地使用标点符号是保证正确标点的基本条件为了正确地标点档案必须能够正确地掌握各种标点符号的用法。目前通行的标点符号大体可分为点号和标号两大类。点号包括：句号（。）、问号（？）、叹号（！）、逗号（，）、顿号（、）、分号（；）、冒号（：）等七种。点号主要用于表示语气间的种种停顿。标号包括引点（“”）、括号（（））、破折号（—）、省略号（……）、书名号（《》）、着重号（·）、间隔号（·）、连接号（―）、专名号（―）等九种。标号主要是用于标明具有特殊性质作用的词或句子。以下分述种种标点符号的基本用法：

3.正确标点档案应熟悉公文术语的含义及用法（1）起首语。用于公文正文的开头部分

“为……事”，是文件的事由部分，多数文件都有此项用语。主要是用以阐明行文之要旨，可祥可略。如“呈报事”、“为咨行事”、“为咨行事”、“为移知事”、“为具报东省铁路车辆使用费问题仰祈鉴核示遵事”。这类用语一般均应标句号，但也有标冒号的，其表示所述之事如下，两种标法均不为错。

××钧鉴、××勋鉴、××公鉴，等称谓语，分别是上行文、平行文起首之词。表示对受文者的称谓，其后应标冒号。如：“北京交通部公鉴：径启者、径复者、敬启者、敬肃者，敬陈者等称谓语，一般用于公函的开头，表示开门见山，径直陈述有关事项，不再另叙事由，其后一般应标冒号。

（2）引据语。公文在写出事由之后，还要说明行文的依据，引述某些来文、法令、前案、事理等等，其中引述来文为多。引述上级来文用“奉……开”，引用同级来文用“准……开”，引述下级来文用“据……称”。其后一般用冒号，表示转述它文之语。如“奉交通委员会庚电，内开：接收东铁电政事。”（3）引结语用于所引来文之后，表示所引内容结束。引述上级来文之后用“等因”，引述平级来文之后用“等由”，引述下级来文之后用“等情”，引述法律条文之后用“等语”；如果引述来文并非一件，则用“各等因”、“各等情”、“各等由”、“各等语”。引结语之后使用句号。（4）到达语

紧接引结语之后，用于指明文件来源或去向。如“前来”、“到部”、“到厅”等，其后使用句号。（5）承转语公言语的引叙部分之后，须使用承转语，表示承接上文，转入下文。根据所引来文的行文关系，承转语可分别用“奉此”、“淮此”、“据此”等，其后应标逗号事情为宜。如“据此，合咨贵司，请烦查照施行。”（6）关顾语（或称回顾语）多用于全文行将结束时，以回顾前文，重申依据，引出结论。如“奉令前因”、“准咨前由”、“据呈前情”等等。其后应标逗号为宜。如“准咨前由，相应函复，请烦查照。”（7）归结语是文件作者根据引申的种种理由，而归结为对受文者的希望与要求，以使对方不得不遵从、不照办的文字部分。其主要句式有：“所有……缘由”、“理合……”、“合亟……”、“仰即……”、“著即……”等等。（8）告诫语用于行文之结尾，告诫受文者务必遵照施行的用语。主要有：“勿延”、“切切”、“特札”等。如：“仍将文到日期，申报备查。毋延。切切。特札。”划分档案正文的段落，目的是为了明确文件夹层次，理顺脉搏络，显示文件夹结构，以便突出重点内容，准确表达档案作者的原意。

1.充分地体现档案作者的本意

（二）档案正文的分段2.分段应与档案文件的结构一致（1）如果原文是采用逻辑推理方法论述的，即先提出问题，按照层次分析，最后得出结论，分段时就应按其逻辑推理的关系进行分段。（2）如果原文是一文多事，分别按几个方面的问题叙述的，则可按问题的性质分段。（3）如果原文是按照客观事物发展的时间顺序叙述的，而且每段内叙述的问题又可构成一个段落，则可以时间为线索进行分段。（4）如果原文内容是分别反映几个地区情况的，则可按地区进行分段。（5）如果是历史文书，可直接根据其公文结构进行分段。三、档案原文的转录档案原文的转录就是指编者在忠于档案原文的基础上，通过对其外形特征进行必要的变通处理，将档案原件上原有的文字转称到其他载体上的过程方法。它包括对档案原文的必要删节、行款格式、标记、批语的处理等具体工作。

（一）档案原文转录的形式与要求

1.档案原文转录的形式

转录档案原文的形式通常可分为原文全录和原文节录两种基本形式。原文全录，是指一字不漏地全部照抄或照印档案原件。对于一些大型的专题汇编和供实际工作者查考的专题文件汇编，采用这种形式比较适宜。例如大型的历史专题汇编、重要文件汇编、政策法令汇编等。

原文节录，是指根据一定的需要部分地转录档案原文。这种形式又可细分为删节法和摘录法。删节法：（1）档案所述内容与汇编题目完全无关；（2）内容重复的部分，包括同一份档案文件前后重复的部分，或多份档案文件夹相互重复的部分；（3）档案中有部分内容尚未解密不宜公布时，应予以删除。

摘录法是指只转录档案原件内容中与编纂题目关系密切的段落或句子，不改变原文中的有关内容。采用原文节录的编纂形式，其优点是取材扣题紧密，精炼而不冗杂，因而较便于读者利用，尤其是面对广大读者的编纂出版物其优点更为明显。但采用这种方法时应注意以下方面:（1）对经典作家的文章节录更应慎重；（2）更扣紧主题，防止牵强附会；（3）应注意保持被节录