公司采购流程管理制度

公司采购流程管理制度

为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质

资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。

一、材料需求计划及其规定

1.材料需求计划

材料需求计划是指工程部或维保部根据工程需要确定一种或几种物料，并按照规

定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。

2.材料需求计划单的要素

3.完整的材料需求计划单应包括以下要素：

⑴材料需求的部门；

(2)需求物品所属项目；

⑶需求的用途；

(4)需求的物品名；

(5)需求的物品数量；

(6)需求的物品规格；

⑺需求物品的样品、图纸或技术资料等；(非常规材料)

⑻需求的物品的要求时间；

(9)需求如有特殊需要请备注；

⑩材料需求计划单项目负责人，填写人签名；

(11)材料需求计划部门经理签名；

⑫材料需求计划单最终审核人签名；

(13)材料计划每周最多申报二次，特殊情况除外；

(14)流程：

制订出总的材料计划

项FI部根据工程进度计划

V

片区项目经理审核

工程部经理审核

分管领导审核J

采购部询价采购

财务

部监

督

总经理审批

3.材料需求计划单及其提报规定

（1）材料需求计划单应按照要素填完整、清晰，由公司领导审核后交采购部门采购；

⑵请购部门在提报计划单是应要求采购部签字接收人请购部门备份；

⑶涉及到计划数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的单子文

档也需一并提交；

（4）遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得

同意后提报采购部门，签字确认手续后补。；

⑸计划单的更改应以书面形式由公司领导签字后报采购部。

4.公司物资材料需求计划单的提报部门

（1）公司各部门专用的物资由各部门自行提报。

二.材料计划单的接收及分发规定

1.材料计划的接收要点

⑴采购部在接收计划单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清嘶，检查请购单

是否经过公司领导审批；

⑵接收计划单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不

全不采购，库存足够的物资不采购的原则；

⑶应有物资管理人员核查请购物资是否有库存的签核；

⑷对于不符合规定和撤销的计划物资应及时通知请购部门。

2.计划单的分发规定

⑴对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理：

⑵对于紧急请购项目应优先处理；

⑶无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；

⑷重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。

3.采购周期的规定

1.泵和控制柜：生产周期是45天

2.风机控制柜双电源：生产周期10天，及控制柜电缆10天

3.气体灭火（气溶胶）：图纸确认OK后10天：

长*宽*高*0.14*1.1：例：保护面积长12.78米*宽4.28米*高4.3米*O.14*L1=36KG

4.防火卷帘：现场通知量尺寸供应商最晚第三天到场，量好尺寸后生产周期是25天。

5.报警主机：25个工作日

6.防火门：安装工量好尺寸：木质门20天，钢质门25天

7.常规线3天，定制品牌线10天

8.元安消火栓箱子生产周期10天，南昌本地生产周期5天

9.指定防排烟设备外省供应周期是35天，本地防排烟供应周期为15天

1。屋顶水箱：基础制作好后，生产周期10天到工地

11.订制200以上沟槽件/镀锌管供应周期10天

12.常规材料时间提前1-2天

13.报警设备厂家下午及双休日都不发货

请购部门应按照以上规定的时间提前提报请购单采购部如未能按时完成采购任务时应向领导说

明原因；但遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。

三.询价及其规定

I.询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应

及时的与请购部门沟通；

2.属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；

3.对于紧急请购项目应优先处理；

10）双方的公司信息;

11）其他约定。

⑵合同签订及其规定

1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密贡任；

2）拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；

3）为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单；

4）遇货物订购数量较大且价格较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点；

5）质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品保质期：

6）详细约定发票的提供时间及要求；

7）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；

8）违约责任一定要详细、具体；

9）比价汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作：

10）合同签订审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；

11）签订的所有合同应及时报送财务部门。

七.付款及合同执行

I.付款规定

⑴按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款；

⑵按照贵公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写付款申请单，经审批后

提交财务部付款；

⑶财务部门在接到付款审批单后应按合同规定付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇

特殊情况延期付款的应及时通知采购部并汇报公司领导。

2.合同执行

（1）已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采

购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导；

⑵已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪

并督促其保质保量，按时履约；

⑶合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合

同。

八项目采购流程：

项目部根据工程的整体计

划制订出总的材料计划

/（可根据总工办优化意见）

公司采购管理程序

一、目的

为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对

优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本

制度。

二、范围

适用于本公司所有采购的物料及耗材品

三、定义

3.1物料：指本公司所经营所需之直接与间接物料

3.2采购人员：采购部执行采购业务人员

3.3需求人员：各部门开具请购申请之人员

四、采购作业流程

4.1.请购的定义：请购是指某人或者某部门根据市场及门店需求确定一种或

几种物料，并按照规定的格式填写物料申请给部门经理审核后提交采

购部。

4.2采购作业是从接受物料需求一选择适当的厂商，并确定物料之名称，规

格质理交货期等要求，和订单发出，确认及物料接收并按时请款之过程

4.3应在合格供应商中选择供应商，如需采购物品现有的供货商无法达成，

就在网上或朋友介绍开发新的供应商，则由采购部对其供货商进行选择

及评估流程对供应商进行选择，考核等作业。如需采购的产品中有被客

户批准或指定的供应商，则采购部在采购产品时，必须从客户批准和指

定的供应商名单上采购有关产品，如采购部要从其他供货商处采购时，

必须将此供货商提供给客户批准，并经客户批准被列与客户指定的供应

商后，采购方可从该供应商处采购物料。如客户有新批准的供应商名单

或客户对原批准的供应商名单做修改和更改时，采购人员必须及时对此

客户批准的供应商名单进行更新

4.4对直接购买的物料，由采购人员收到请购单时对请购的物料进行审核及

供应商价格，数量及交期等的确认。如果是重复性的采购，采购直接在

系统里生产采购订单并打印，经采购部主管经理签核后传真给供应商，

如果是新物料或新供应商，则进行供应商选择和评估及样品评估流程，

进行记录。然后才能执行采购流程传真给供应商。采购须进行采购追踪

及监控采购的物料，及时准确的到达公司入库，然后财务根据送货单，

入库单进行对账。如供应商无法按交期交货时，采购应征求相关单位是

否调料，或采取紧急对应措施（自行提货）如周期较长的物料可先行订

货，但要征求采购部门主管及经理的同意.

4.5间接物料采购，由需求人员填写采购申请单，经部门经理批准并写申请

单号后交采购人员进行采购作业。采购人员对申请单进行审核以及交期

确认。如采购的产品之质量对提交给客户的产品质量基本上无任何影响

的物料采购（如：文具，消耗品，劳保等）由需求部门根据其实际工作

需要报经采购经理审批，由采购员直接进行采购作业。

4.6采购产品的质量要求应在采购单上说明，如所采购的产品质量无法描述

清楚时，则需求部门或品质部应附上相关的采购产品的质量标准，要

求。且采购须与供应商确认采购物料之版次是否相符。

五、供应商选择及评估流程

5.1新供应商的选择

客户指定之供应商由客户依据其本身规定进行评估，须注明针对某客

户，且不能因此而直接被推存为成其他客户的供应商

5.2供应商的评估和考核

根据采购部的预选供应商名单及供应商评估调查表，采购部负责组织

SQA部门和采购人员组成评估小组到预选供应商处进行供应商的评估和

考核，并将评估和考核的结果记录与供应商评估调查中，评估小组根据

质量体系和特定的质量保证要求和供应商调查表中的项目及内容对供应

商提供的相关资料和样品以及供应商的生产现场和生产能力等进行评估

和考核

5.3合格供应商核准

SQA部将供应商评估和考核的结果及资料进行整理后呈报公司领导核

准，经公司领导批准后的供应商被列为合格供应商，由SQA部将其登记

合格供应商清册，并将其资料整理建档，同时将合格供应商名单包采购

部。如供应商符合或具备以下条件，只需对其建立供应商评估调查表，

即可。无须对其进行其他评估和考核，此资料经公司领导特准后，可将

其列为合格供应商。

5.4采购过程中产品质量监控

依公司对采购产品之质量耍求，检验员应对供应商所提供的采购产品

之质量进行统计，并将统计的结果和状况记录于供应商绩效监控统计

表中，对连续3批检验不合格并拒收和退货的供应商，由SQA部按

《纠正和预防措施程序》填写“纠正预防措施表”通知供应商整改，

并在供应商限期改善的时间内对其执行纠正和预防措施做效果确认

5.5供应商定期评估、考核

供应商定期评分为月评估和年度考核，供应商月评估：采购部每月应对

供应商的质量、交期、配合度或服务进行评估（统计时段为上月结日一

本月月结日）于次月10日前实施供应商月评估经采购经理核准后提交

SQA部，对于月交货少的供应商可以按季度进行评估。

3.请购单及其提报规定

（1）请购单应按照要求填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部

门；

（2）固定资产申购按照附表一（固定资产购置申请表）的格式进行填写提

报；

（3）其他材料设备及工程项目申购按照附表二（物资采购申请表.）的格式填

写提报；

（4）日常零星采购按照公司印制的按照附表三（物资兴购审批单）的格式填

写提报；

（5）请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份；

（6）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清

单的电子文档也需一并提交；

（7）请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。

4.公司物资请购单的提报部门

（1）公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门

提报；

（2）公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办

公室提报；

（3）公司各部门专用的物资由各部门自行提报。

二、采购部接收请购单作业流程

1、请购的接收要点

（1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、

清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；

（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，

图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；

（3）通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存；

（4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。

2、请购单的分发规定

（1）对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；

（2）对于紧急请购项目应优先处理；

（3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；

（4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。

3、采购周期的规定

（1）单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下

采购的物资及产品的采购周期不应超过5天；

（2）单次采购金额预算在5万元以下的项目比价采购，采购周期不应超过

15天;

（3）单次采购金额预算在20万元以上的项目采购部自行招标采购，采购

周期不应超过40天；

（4）请购部门应按照以上（1）-（3）条中规定的时间提前提写请购单采

购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因；

（5）遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略；

三、询价及其规定

1.询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技

术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通；

2.属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；

3.对于紧急请购项目应优先处理；

4.所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代

理或各种中介机构询价就最好的；

5.对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替

代品；

6.遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于10万的采购情况，询价

前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况，按照附表（拟报

价/招标单位名单）的格式提报公司领导批准方可询价或发放订单；

7.询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价：

8.除固定资产外单次采购金额在5千以下项目可以自行采购；单次采购金

额预算金额在5千元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价或招

标采购，比价或招标项目应至少邀请三家以上单位参与；曲次采购金额预算价格

在1万元以上的项目应由采购部组织招标，公司相关领导参与监督；单次采购金

额预算价格在5万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标；

9.比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供

或完成我公司所需物资和项目的能力；

10.比价采购或招标采购应按照附表（材料或设备询价表）的格式或拟定完

整的招标文件格式进行询价；

11.在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示,

三、比价、议价

1.对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；

2.对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，

所报价格的综合条件更加突出；

3.收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况，设定议

价目标或理想中标价格；

4.重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审

查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；

5.参考目标或理想中标价格与以合作单位或以中标单位进行价格及条件的

进一步谈判。

四、比价、议价结果汇总

1.比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总；

2.比价、议价结果汇总应按照附表（比价/招标汇总表）的格式完整列出报

价、工期、付款方式及其他价格条件、列出以选用单位及选用理由，按照一定顺

序逐一审核；

3.如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。

五、合同的签订及其规定。

1.合同

合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的

合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。目

前我们的采购工作主要涉及五金产品买卖合同。

（1）合同正文应包含的要素

一、合同名称、编号、签订时间、签订地点；

二、采购物品/项目的名称/、规格、数量/清单、技术文件与确认图纸是

合同不可分割的部分；

三、包装要求；

四、合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明；

五、付款方式；

六、质量保证期；

七、质量要求及规范；

A、违约责任和解决纠纷的办法：

九、双方的公司信息；

十、其他约定。

（2）合同签订及其规定

1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；

2）以定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；

3）为防止合同订单增加或增加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报

价清单；

4）遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来

场协助清点；

5）质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期；

6）详细约定发票的提供时间及要求；

7）针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预

付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款

条件等

8）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；

9）违约责任一定要详细、具体；

10）比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作；

11）合同签定签应按照附表七（合同审查批准单）的格式对合同初稿进行巡签

审查；

12）合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；

13）签订的所有合同应及时报送财务部门。

六、付款及合同执行

1.付款规定

（1）所有己签订合同付款时应参照公司《修造船公司材料采购付款及报销

流程VI.修改版》及《修造船公司资金支出审批及报销签字权限及管理制》中的

相关规定执行；

（2）按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款：

（3）按照贵司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写附表八

（资金支出审批单）或附表九（付款审批单），该审批单巡签完毕后提交财务部

付款；

（4）财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行

和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。

2.合同执行

（1）己签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监

督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公

司领导；

（2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任

的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；

（3）合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商

并签订补充合同；

七、报验与入库

1.报验

（1）供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知质检部门进行验

收；

（2）对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司质检部门的相关规

定执行；

（3）达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请质检部门进行质

检、验收；

（4）质检部门在接到采购部报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明

书，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责

任；

（5）用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。

2.入库

（1）公司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的

检验或验收；

（2）合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及

时安排卸货与搬运；

（3）质检部门未及时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作

为暂存物资接受；

（4）质检部门己经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单；

（5）外协加工件应按照原材料入库；

（6）质检合格后的固定资产及服务按照公司财务规定不入库。

附表

固定资产购置申请表

企业名称：编号：

申请部门申请时间

购置资产名称购置数量

预算单价预算金额

购置原因：

购置后效益分析：

部门负责人分管领导

分管财务副总总经理

年月日

附表二

采购申请表

申请部门：填报日期：年月日

采购类别：口材料口工程□服务口其他

购置原因：

序规格型号数量估价（总交货期

名称备注

号/工程概况/工程量价）/工期

1

2

3

4

5

6

7

8

备注：

编制人：部门经理：分管副总：

采购副总：财务副总：总经理：

附表三

物资采购审批

部门名称年月日

序号项目名称规格单位数量单价金额审批备注

总经理：

财务副总

分管副总：

财务审核：

合计金额大写：¥:

经办人:部门负责人:复核人:

附表四

拟报价/招标单位名单

单位名称；填1WU期：年_月_曰

序

投标单住名称青盾情况业缙情况及乐人电话/传具手机电子怀痛各注

号

1

2

3

4

5

经办人：采购部：技术副总:采购副总：财务副总：总经理:

附表五

材料（设备）询价表

日期：年月日需求单位：

序号材料名称规格型号单位数量单价小计备注

1

2

3

4

5

6

7

合计：

报价单位（盖章）：

供货

供

方周期付款方式

息

信

联系人电话传真

邮箱公司网址

办公地址：

公司名称：

商务：

联系人电话传真

需方

技术：

信息

邮箱公司网址

办公地址：邮编：

备注：1.本报价含17%的增值税，含运费;

2.本单只做询价用，非正式订单。

附表六

比价/招标汇总表

企业名称；制衣时间；年月日

包

物料单衣付款选定

标

规格巾公司名称1次报价二次报价工期联系人

名称位方式厂家

采购部意见：

径办人：采购部：技术副总；分管副总；财务副总；总件理h

缶注:

附表七

合同审查批准单

合同编号：

合同名称：

合同标的物:

产品（承揽）单价/合同总额：

¥：元（人民币：元整）。

招（评）标情况：

详见报价及合同。

合同洽谈人:

公司律师意见:

技术副总意见:

分管副总意见:

分管财务副总意见:

公司总经理意见:

附表八

资金支出审批单

部门名称年月日

序号项目名称支付依据合同金额已付金额申请金审批备注

额

总经理：

财务副总

分管副总：

财务审核：

合计金额大写：¥：

经办人：部门负责人：复核人:

付款申请审批单

合同编号：

合同名称：

付款依据:

合同金额、已付款额：申请付款方式、付款金额:

合同金额：¥元；

已付款额：¥元；

申请付款金额：¥元；质保金：

本次申请付款大写：

合同洽谈人:

分管副总意见:

财务副总意见:

总经理意见:

公司采购流程管理制度

为了提高公司采购效率、明确采购内容及岗位职责、有效降低采

购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，

加强与各部门间的配合，特制订本制度。

一、目的

保证公司所需的产品，提高采购工作的品质管理，特制定本管

理规程。

二、范围

北京时代感恩励志教育文化传播中心（简称“时代感恩”）网

络商城配套的影音教材及益智玩具等和各部门工作所需的其他产

品。

三、职责

1.热爱本职工作，勤于创新，学习新技术，了解新产品，注意市

场信息的积累。

2.廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道

德。

3.负责时代感恩商城所需的产品材料的采购工作。

4.负责供应商的开发、管理及维护工作。

5.坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。

6.大额项目必须做招标工作，其他产品（非唯一性）询价必须三

家以上的供应商或合作伙伴参与。

7.积极了解产品的短缺、发货、验收等实际情况，早知道，早处

理。

8.及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商或合

作伙伴进行付款。

9.做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。

10.完成领导交办的其他工作。

四、人员配置及岗位分工

L人员配置：采购经理或采购总监1名，采购主管1名，采购

若干

2.分工

采购经理或采购总监：

1.主持采购部的全面工作

2.主要负责本部门的规章制度及操作制度的文件制定，确保采购

部所有人员能够严格顺利进行工作，并遵守各项制度

3•同时负责整个公司战略物资的计划、安排、统筹，并做好与其

他各部门的协调工作

4.负责对采购部所有人员进行管理培训及工作安排，按部门的工

作职能做好工作

5.提升采购部门的整体凝聚力与业务能力，并对员工的采购过程

进行监管，对下属存在的问题进行及时纠正和引导

6.监控项目物流的状况，控制不合理的物资采购和消费

7.进行采购收据的规范指导和审批工作，协助财会进行工程的审

核及成本的控制

采购主管：

L执行采购部经理安排的各项任务，做好上报下达

2.配合采购部经理对部门文件进行编制，并报由采购经理审批

3.做好采购人员的管理，确保采购人员的凝聚力与业务能力

4.在对于重要的产品采购事，采购主管实时跟进，并随时上报下

达

5.新产品，新材料供应商的寻找，资料收集及开发工作，对新供

应商品质体系状况的评估及认证，以保证供应商的优良性

采购：

1.主要产品的估价和询价及细节落实

2.供应商产品的品质初步确认

3.材料样板的初期制作与更改

4.替代产品和供方的搜寻及落实

5.采购部门有关技术、品质文件的拟制

6.与技术、需求部门有关技术、品质问题的沟通与协调

7.与供应商有关技术、品质问题的沟通与协调

五、程序

采购部在公司经营中担负着不可推卸的重要责任，采购工作

的好坏，直接影响公司产品的品质、交期、成本、风险等。建立高

效、实用、完善的采购工作流程是提高采购效率，降低成本和风险

最有效的方法。在整个采购过程中，采购部需要运营、营销、技

术、控制、财务、验收（通常称为验收）等各个部门的大力支持才

能顺利的完成采购工作，每个部门之间的联系需要一个标准来规

划，来提升工作效率，减少工作失误，为公司的整体发展做出各自

的贡献。

（-）请购及其规定

1.《请购单》要填写完整，具体应包括以下要素：

二、请购的部门；

三、请购产品所属项目；

四、请购的用途；

五、请购的产品名；

六、请购的产品数量；

七、请购的产品细节参数或规格；

八、请购产品的样品、图片或详细参数资料（技术标准及使用要

求）等；

九、请购的产品的需求时间（使用时间）；

请购如有特殊需要请备注说明

2.提报规定

（1）采购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准

后报采购部；

（2）固定资产申购按照（固定资产购置申请表）的格式进行填写

提报；

（3）请购部门在提报采购单时，应要求采购部签字接收人，请购

部门备份;

(4)涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提

高效率该清单的电子文档也需一并提交；

(5)遇公司急需的产品时，公司领导不在的情况，可以电话或其

他形式请示，征得同意后提报采购部门，并在采购单上写上说明。

(6)如果是单一来源采购或指定采购公司及品牌的产品，请购部

门必须作出说明。

(7)采购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购

部。

(8)其中涉及到明确的文化属性产品，如音像、读物资料必须填

写清楚音像的基础要求，出版方、出品方、文化属性、时间长度、

内容清晰度或分辨率以及各式要求确保产品的唯一性。

(-)《请购单》的接收及分发规定

1、请购的接收要点

(1)采购部在接收采购单时应检查采购单的填写是否按照规定填写

完整、清晰，检查采购单是否经过公司领导审批；

(2)接收采购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不

采购，图片或详细参数资料不全不采购，库存已超储积压的物资不

采购的原则；

(3)对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。

2、采购单的分发规定

(1)对于采购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理;

（2）对于紧急请购项目应优先处理；

（3）无法在请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；

（4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。

3、采购周期的规定

（1）常规商品采购周期在7天时间；

（2）遇到紧急采购，应汇报公司领导采取快速优先采购的策略，紧

急采购商品周期在3天时间内；

（三）询价及其规定

1.询价应认真审阅采购单的品名、产品属性、规格、参数，了

解产品及其技术要求的各项信息，遇到问题应及时的与请购部门领

导（需求部门）沟通；

2.属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购

3.对于紧急请购项目应优先处理；

4.所有采购项目必须向供方源或服务商直接询价，原则不能通

过中间商询价；

5.对于请购部门需求的产品如有成本较低的替代品可以推荐采

购替代品；

6.遇到重要的产品或预估单次采购金额大于5万的采购情

况，询价前应先向公司相关领导汇报，并说明基本情况；

7.询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；

8.单次采购总金额在5000元以下且单项不高于500元的项目

可以由采购部自行采购；单次采购总金额预算在5000元以上的所

有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价（单项单价低于500

元除外）；单次采购总金额预算价格在20万元以上的项目应由采

购部组织招标，公司相关领导参与监督；单次采购总金额预算价格

在100万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招

标；

9.比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实

力，具有提供或完成我公司所需产品和项目的能力；

10.在询价时遇到特殊情况应及时报请公司领导批示。

4.比价、议价

1.对供应商的供应能力和产品质量，交货时间及服务品质进行确

认；

2.对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他公司的价

格最低，所报价格的综合条件更加突出；

3.重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行

验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；

4.参考目标或理想价格与合作单位进行价格及条件的进一步谈

判；

5.在比价或跟供方谈判之前，了解采购的产品市场行情和预采购

方的优点和缺点，以便在谈判议价的过程中掌握主动权

（五）合同的签订及其规定

1.合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协

议。依法成立的合同，受法律保护。

12）合同正文应包含的要素：合同品名、编号、签订时间、

签订地点；采购产品、参数规格、数量、单价、总价及合同总额，

清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分；音像资料必须

填写清楚音像的基础要求，文化属性，时间长度，内容清晰度或分

辨率包装要求；合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应

注明；付款方式；交货日期；品质保证期；品质要求及规范；

违约责任和解决纠纷的办法；双方的公司信息；其他约定。

13）合同签订及其规定

1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；

2）拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；

3）为防止合同数量追加或追加无依据，采购时要求供货方提供报

价清单；

4）质保期或合作期限及使用时间一定要明确从什么时候开始到什

么时间结束，产品类并应尽量要求厂商延长产品质保期；

5）详细约定发票的提供时间及要求；

6）针对不同的合同约定不同的付款方式，如产品类的合同一般应

分按照预付款、验收款、品质保证金的顺序明确付款额度、付款时

间和付款条件等；

7）与初次合作的单位合作时\应少付预付款或不付预付款；

8）违约责任一定要详细、具体；

9）合同签定应按照统一的格式进行《合同审批单》流程；

11）《合同审批单》流程通过后应由公司负责人签字，加盖公司

合同章方可生效；

12）如本合同的商品系乙方根据甲方的设计等智力成果加工制作

而成，则乙方保证不向任何第三人透露，否则造成甲方损失的由乙

方赔偿。

13）合同双方未经对方同意，均不得将合同内容及相关各自商业

秘密向任何第三人透露，否则赔偿给对方造成的一切损失。

14）签订的所有合同应及时报送财务部门并归档；

（六）付款及合同执行

1.付款规定

（1）所有己签订合同付款时应按照合同规定的付款；

（2）按照进度付款的采购产品必须确保验收合格方可付款；

（3）按照公司规定和合同约定达到付款条件时，该《付款审批

单》巡签完毕后提交财务部付款；

（4）财务部门在接到付款审批单后根据签署的合同和《付款审批

单》付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付

款的应及时的通知采购部。

2.合同执行

（1）已签订合同由采购部负责采购人员负责跟进，由采购部负责

人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并

及时通知请购部门领导及公司领导；

（2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握产品情况，跟踪并督

促其保质保量，按时履约;

（3）合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜

应及时协商并签订补充合同；

（七）验收与入库

1.报验

12）供应商已经履行完毕的合同，产品进公司时采购部应及时的通

知接收人员（商品类一般为保管员或库管，信息资料类则有所需部

门或技术部门）进行确认验收；

13）对材料验收标准参照合同或公司技术部门的相关要求执行；

14）达到验收和报验条件的产品应在第一时间报请验收部门进行验

收；

15）验收部门（需求部门）在接到报验通知后应及时报验，对于验

收不及时延误生产部门使用或不能入库的情况验收部门应负主要责

任；

2.入库

（1）公司所有的采购产品在入库前均应通过验收部门的验收；

（2）产品在运达公司后采购部应及时通知验收部门（需求部

门），由保管员及时安排卸货与搬运；

（3）验收部门（需求部门）未及时验收的产品，仓库在收到送货

清单后应将其作为暂存物资接受；

（4）验收部门（需求部门）已经验收的产品仓库应及时的入库，

并及时出具入库清单；

（九）争议或退货

在商品或信息资料类采购过程中供方产品出现差异，则紧急告

知需求部门及采购部领导，采购部和需求部进行商讨解决，确定是

否退货，若务必退货的情况下，原则上由采购部发起退货并以书面

的形式提交，详见《退（更换）货单》；同时必须保证公司的利益

不受损害。

六、采购文件编制要求

采购部流程管理制度及其他所属文件和表单由采购部编制、修

订过程中要最化符合公司发展需要。对于相关文件由人力资源部进

行效验和后续归档，总经办批准；后续内容如有更改，必须报备总

经办，同意之后由采购部进行修订，修订的次数既为版本的次。

公司采购内控管理制度

十、目的

为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续

供应，降低采购成本，提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公

司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制

度。

十一、适用范围

适用于本公司生产用设备、原材料、辅助材料、生产用耗材等公司生产性物资采购过

程，包括出口物资的采购。

十二、职责

3.1总经理负责采购管理制度的审批。

3.2采购部负责合格供方的开发和管理，合格供方物资供应能力应涵盖公司所有生产性物

资需求；对供方在制过程和生产进度控制；对供方库存的核对与控制；与供方的协调与沟

通。

3.2工程部和销售部负责提供详细的物资的图纸或参数、材质、规格、工艺等属性。必要

时由工程部出图，并由销售部门经客户确认后以请购单的形式提报给采购部。

3.3销售部负责对物资样品发出后的跟踪和客户反馈的记录。

3.4财务部负责对采购物资预付款和货款的结算和给付。

十三、采购岗位职责

4.1寻找物料供应来源，并分析相关市场。

4.2与供货商洽谈，并安排工厂参观、建立供货商之数据。

4.3要求报价与进行议价并做出比价分析。

4.4获取所需之物料。

4.5查证购进物料之数量与质量。

4.6建立采购业务进行顺遂所需要之数据和合格供应商名录。

4.7了解市场趋势，搜集市场供给与需求价格等适时数据加以成本分析。

4.8呆料与废料之预防与处理。

十四、物资采购工作程序

5.1采购工作流程图

5.销售部工程部采购部财务部

选择供应商

填写《请购审核请购单

出图纸参数

销售与客户沟

登录

涌施U圉即

《合格供应商名录》

注：工程部门提报的请购单，则由工程部

直接提交采购部进入采购流程。

询价比价

发出订单

不合格

制程跟踪与反馈

________合及________________1Vj'________________

报关出货<=］产品质量检验k=|供应商交货।库存的核对与处理

审核应付货款।।>1结算货最

5.2新供应商开发评定工作流程图

如请购的项目在《合格供应商名录》中没有找到合适的供方，需开发新供应商。新供应

商开发评定工作流程如下图：

7.

8.销售部工程部采购部财务部

9.

5.3样品管制流程图

10.销售部工程部采购部财务部

6、请购及其规定

6.1请购的定义

请购是指某人或者某部门根据业务需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份

要求获得这些物料的单子的整个过程。

6.2《请购单》的要素

完整的请购单应包括一下要素：

(1)请购的部门；

(2)请购物品所属项目；

(3)请购的用途；

(4)请购的物品名；

(5)请购的物品数量；

(6)请购的物品规格;

(7)请购物品的样品、图纸或技术资料等；

(8)请购的物品的需求时间；

(9)请购如有特殊需要请备注；

(10)请购单填写人；

(12)采购负责人;

6.3《请购单》及其提报规定

14)请购单应按照要素填写完整、清晰，由请购部门领导审核批准后提报工程部；

(2)请购人应及时与客户沟通确认图纸参数等要素尽可能详细地提供给工程和采购部门；

(3)工程部进行审核，如需要图纸，工程部要附上审核后的图纸和《请购单》一起返给请

购人；

(4)请购部门确认无误后把请购单与确认后的图纸一起提报给采购部门；

(5)请购人在提报请购单后是应要求采购部请购单接收人签字回执.；

(6)涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档

也需一并提交；

(7)遇公司业务急需的物资，部门领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意

后提报采购部门，签字确认手续后补。

(8)如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。

(9)请购单的更改和补充应以书面形式由部门领导签字后报采购部。

6.4公司物资请购单的提报部门

(1)公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由工程部门提报；

(2)公司销售业务物资或样品由销售部门提报。

6.5请购单的接收及分发规定

6.5.1《请购单》的接收要点

(1)采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查

请购单是否经过部门领导审批，图纸是否经过确认，有无确认签字；

(2)接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资

料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；

(3)联系供应商管理人员核查请购物资是否有库存，确认库存数量；

(4)对于不符合规定和已经撤销的请购物资应及时通知请购部门。

6.5.2《请购单》的分发规定

(1)对于《请购单》采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理：

(2)对于紧急请购项目应优先处理；

(3)无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门，沟通变更供货日期；

(4)重要的项目采购前应征求公司相关领导的意见。

6.6采购周期的规定

(1)单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的

物资及产品的采购周期不应超过5天；

(2)单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天

(3)按订单生产的公司业务性物资销售部门应在充分考虑供应商生产能力的前提下请购部

门与采购部门共同制货日期；

(4)新产品研发及样品采购部门应特别注意沟通跟进确保生产进度和交期。

(5)请购部门应按照上述条款中规定的时间提前提报请购单，采购部如未能按时完成采购

任务时应向公司领导说明原因；

(6)遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略；

7供方开发和选择的规定

7.1采购部开发新供应商要通过各种渠道对其进行调查摸底，通过情况汇总认为可•以进行

合作，将供应商的情况登记到《合格供方登记表》中，交由工程部进行供应商资格评定。

7.2工程部应对选出的重点供方进行培训和沟通，让对方理解我公司的产品结构、工艺和

理念。

7.3工程部对评定合格的供应商要在《合格供方登记表》上签字确认，由采购部录入《合

格供应商名录》与《合格供方登记表》一起存档。

8样品管制的规定

8.1采购部门要及时跟踪供应商样品制作的过程，遇到问题要及时反应给销售和工程部

门，避免因各方沟通不及时造成的样品生产错误。

8.2采购部门对供应商生产产品质量、数量和工期负有跟踪和管制的责任。

8.3取得样品后采购部门要进行自检并在《样品评测表》签字确认，再与样品实物一起提

交给工程评测确认签字，最后交由销售和客户进行确认，由采购对本单进行存档备查。

9询价及其规定

9.1询价比价原则

除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购；单次采购金额预算金额在1

万元以上的所有项目都应要求至少对三家以上的供应商进行询价；由三家以上供应商提供

报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合

评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。

9.2低价搜索原则：

采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价

格，实现最优化采购。所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过

其代理或各种中介机构询价；

9.3询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，对请

购产品的规格型号、产品工艺、及表面处理等各种信息进行了解，迅速由外行变为内行。

遇到问题应及时的与请购部门沟通；

9.4属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类如果采购周期相差不多应集中打包采

购；对于紧急请购项目应优先处理；

9.5对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品，但必须

与请购人进行沟通并征得同意由请购人在请购单背面进行背书签字；

9.6询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；

9.7比价采购所询问的单位均应具备一定资质和实力，并能提供三证合一的资质证明具有

提供或完成我公司所需物资和项目的能力；

9.8比价采购应按照《询价对比分析表》的格式填写完整询价比价分析内容与请购人进行

沟通，并存档备查；

9.9在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。

10比价、议价

10.1对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；

10.2对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综

合条件更加突出；

10.3收到供应单位第一次报价后应向请购部门领导汇报情况，设定议价目标价格；

10.4重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行

实地考察了解供应商的各方面的实力等：

10.5参考目标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。

10.6廉洁原则：

（1）自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。

（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。

（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

（4）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。

（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。

11比价、议价结果汇总

11.1比价、议价结果汇总应按照《询价对比分析表》的格式完整列出报价、工期、付款

方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核；

11.2如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。

11.3供应商选择：

（1）具有合法经营主体者。

（2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。

（3）信誉良好者。

（4）客户认可的供应商。

12合同的签订及其规定。

12.1合同

合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受

法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。目前我们的采购工作

主要涉及工矿产品买卖合同。

12.1.1合同正文应包含的要素

（1）合同名称、编号、签订时间、签订地点；

（2）采购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额，清单、技术

文件与确认图纸是合同不可分割的部分；

（3）包装要求；

（4）合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明；

（5）付款方式;

（6）工期；

（7）质量保证期；

（8）质量要求及规范；

（9）违约责任和解决纠纷的办法；

（10）双方的公司信息；

（11）其他约定。

12.1.2合同签订及其规定

供应商经送样审查合格后，经总经理批准，由采购部门与选定的供应商签订合同。

交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。具体要求如下：

1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；

2）拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低：

3）为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单；

4）遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点；

5）质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期；

6）详细约定发票的提供时间及要求；

7）针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同•般应分按照预付款、验收款,

调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等

8）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款;

9）违约责任一定要详细、具体；

10）比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作；

11）合同签定签应按照《合同范不》的格式对合同初稿进行巡签审查；

12）合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；

13）签订的所有合同应及时报送财务部门.并将合同原件及扫描件分别进行存档。

付款及合同执行

13.1付款规定

1）所有已签订合同付款时应参照公司财务中的相关规定执行；

2）按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款；

3）按照公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写（资金支出审批单）或

（付款审批单），该审批单巡签完毕后提交财务部付款；

4）财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇

特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。

13.2合同执行

13.2.1