大型国际会议策划合同

大型国际会议策划合同编号：__________

甲方（会议主办方）：__________

地址：__________

乙方（会议策划执行方）：__________

地址：__________

鉴于甲方拟于__________年__________月__________日举办一场大型国际会议，旨在促进国际间的交流与合作，提升我国在该领域的国际影响力；乙方具备丰富的会议策划与执行经验，愿意为甲方的会议提供全方位的服务。为明确双方的权利义务，经双方友好协商，特订立本合同，以资共同遵守。

本合同旨在明确甲乙双方在本次大型国际会议策划与执行过程中的权利义务，确保会议的顺利进行。

双方的责任和义务：

甲方责任和义务：

1.负责提供会议主题、时间、地点、参会人员名单等相关信息，确保信息的准确性和完整性。

2.在会议前与乙方进行充分沟通，明确会议目标、议程安排、预算分配等事项。

3.按照约定时间向乙方支付策划费用，确保会议筹备工作的顺利进行。

4.负责协调与会议相关的政府部门、企事业单位及社会团体，确保会议的顺利进行。

5.负责会议现场的安全保障、后勤保障及参会人员的接待工作。

6.按照约定时间向乙方提供会议所需的场地、设备、资料等。

7.对乙方在会议策划与执行过程中所提出的合理建议给予充分考虑。

乙方责任和义务：

1.根据甲方提供的信息，制定详细的会议策划方案，包括议程安排、场地布置、宣传推广、参会人员接待等。

2.在会议前与甲方进行充分沟通，确保策划方案的可行性和满意度。

3.按照约定时间完成会议策划方案，并向甲方提交策划报告。

4.负责会议现场的组织、协调和执行工作，确保会议的顺利进行。

5.在会议过程中，负责解答参会人员的疑问，提供必要的服务。

6.按照约定时间向甲方提交会议总结报告，包括会议成果、存在问题及改进措施等。

7.在会议结束后，按照甲方要求提供相关资料和文件，协助甲方进行后续工作。

双方权利：

1.甲方有权要求乙方按照约定时间完成会议策划与执行工作，确保会议质量。

2.甲方有权对乙方在会议策划与执行过程中提出合理建议，乙方应予以考虑。

3.乙方有权要求甲方按照约定时间支付策划费用，确保筹备工作的顺利进行。

双方义务：

1.甲方应按照约定时间向乙方支付策划费用，不得无故拖欠。

2.乙方应按照约定时间完成会议策划与执行工作，确保会议质量。

3.双方应遵守合同约定，不得擅自变更合同内容。

4.双方应保持沟通，及时解决会议策划与执行过程中出现的问题。

5.双方应妥善保管合同及相关文件，不得泄露对方商业秘密。

合同金额与支付方式：

本合同总金额为人民币__________元整（￥__________），具体金额如下：

1.策划费用：人民币__________元整（￥__________），用于会议的整体策划、宣传推广、资料制作等。

2.执行费用：人民币__________元整（￥__________），用于会议现场的组织、协调、执行等。

3.其他费用：人民币__________元整（￥__________），包括但不限于场地租赁、设备租赁、交通住宿等。

支付方式如下：

1.首付款：合同签订后__________日内，甲方应向乙方支付合同总金额的__________%，即人民币__________元整（￥__________）。

2.进度款：会议筹备期间，根据乙方提交的阶段性工作进展报告，甲方应在每个阶段结束后__________日内，向乙方支付该阶段费用的__________%，具体金额以实际发生为准。

3.尾款：会议结束后__________日内，乙方提交会议总结报告及发票后，甲方应在__________日内支付剩余款项，即合同总金额的__________%，即人民币__________元整（￥__________）。

财务条款具体如下：

1.甲方支付款项时，应将款项汇入乙方指定的银行账户，并注明款项用途。

2.乙方应在收到甲方支付款项后，向甲方开具正规发票。

3.若因甲方原因导致会议未能按期举行，甲方应向乙方支付合同总金额的__________%作为违约金。

4.若因乙方原因导致会议未能按期举行或质量不达标，乙方应退还甲方已支付的款项，并承担相应的违约责任。

5.双方应遵守国家相关财务规定，确保财务活动的合法性。

6.本合同涉及的任何财务纠纷，双方应友好协商解决；协商不成的，可依法向有管辖权的人民法院提起诉讼。

违约与争议解决机制：

一、违约责任

1.若甲方未按约定时间支付款项，每逾期一日，应向乙方支付未付款项的__________%作为违约金。

2.若甲方未能提供会议所需的场地、设备、资料等，导致会议无法按期举行或质量不达标，甲方应向乙方支付合同总金额的__________%作为违约金。

3.若乙方未按约定时间完成会议策划与执行工作，导致会议未能按期举行或质量不达标，乙方应退还甲方已支付的款项，并承担相应的违约责任。

4.若任何一方违反合同约定，给对方造成损失的，应承担相应的赔偿责任。

二、争议解决

1.本合同在履行过程中如发生争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权将争议提交至__________仲裁委员会仲裁。

2.仲裁应按照__________仲裁规则进行，仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。

3.若双方同意以诉讼方式解决争议，应将争议提交至__________市__________人民法院管辖。

4.在争议解决过程中，双方应继续履行合同义务，确保会议的顺利进行。

三、适用法律

本合同受中华人民共和国法律管辖，双方在履行合同过程中发生的任何争议，均应适用中华人民共和国法律。

四、其他

1.本合同一式两份，甲乙双方各执一份，自双方签字（或盖章）之日起生效。

2.本合同未尽事宜，由双方另行协商解决。

3.本合同如有变更或补充，应以书面形式签订补充协议，与本合同具有同等法律效力。

违约责任和争议解决机制的目的是确保合同的严肃性和双方的合法权益，任何一方违反合同约定，均应承担相应的法律责任。同时，双方应本着诚信、公平的原则，积极协商解决争议，维护良好的合作关系。

附则：

一、生效条件

本合同自甲乙双方签字（或盖章）之日起生效。合同生效前，双方应确保合同内容完整、准确，并经各自有权决策机构批准。

二、有效期

本合同的有效期为自合同生效之日起至会议结束后__________个工作日止。在此期间，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。

三、变更与终止条款

1.合同变更：在合同有效期内，如遇特殊情况需要变更合同内容，双方应书面协商一致，签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。

2.合同终止：以下情形导致合同终止：

a.合同约定的各项义务履行完毕；

b.双方协商一致，决定终止合同；

c.一方违约，另一方在接到违约通知后__________日内未采取补救措施，或采取补救措施仍无法达到合同目的；

d.由于不可抗力导致合同无法履行，经双方确认后终止合同。

3.合同终止后，双方应按照约定办理相关手续，并退还剩余款项。

四、通知

1.双方应按照合同约定及时、准确地向对方发送通知，包括但不限于变更、终止合同、履行义务等事项。

2.通知应以书面形式发送，并自发送之日起__________个工作日后视为送达。

五、合同解除

1.合同解除条件：在合同有效期内，如一方违约，另一方有权解除合同，并要求违约方承担违约责任。

2.合同解除程序：一方要求解除合同时，应书面通知对方，并说明解除原因。对方收到通知后__________日内未提出异议，视为同意解除合同。

六、不可抗力

1.不可抗力指因自然灾害、政府行为、社会异常事件等原因，导致合同无法履行或履行困难的情况。

2.发生不可抗力事件时，双方应及时通知对方，并采取一切可能的措施减轻损失。

3.因不可抗力导致合同无法履行或履行困难，双方可协商延长履行期限或解除合同。

七、争议解决

本合同的争议解决方式、适用法律、管辖法院等条款，与本合同正文部分的规定一致。

八、其他

本合同未尽事宜，由双方另行协商解决。本合同及补充协议的签订、效力、解释、履行、争议解决等均适用中华人民共和国法律。

附件：

1.会议策划方案：包括会议主题、议程安排、场地布置、宣传推广、参会人员接待等详细内容。

2.需求文档：详细列出甲方对会议的各项需求，如参会人数、场地要求、设备需求、餐饮安排等。

3.设计方案：包括会议现场布置图、宣传物料设计图、参会证件设计图等。

4.技术规格：列出会议所需的设备、软件、网络等的技术参数和标准。

5.合同签订双方的身份证明文件复印件：包括营业执照、法人代表身份证明、授权委托书等。

6.乙方资质证明文件复印件：包括企业资质证书、相关业务许可证书、专业团队介绍等。

7.会议预算明细表：详细列出