文书拟写与档案管理 模块二 项目二 收文办理 巩固训练参考答案 学习资料

模块二项目二收文办理巩固训练参考答案一、思考并回答1.怎样理解公文处理工作的基本原则？答：2012年7月实施的《党政机关公文处理工作条例》第一章总则中明确规定：“公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。”这四条原则，是对党政机关公文处理工作原则的科学总结，是经济社会发展对公文处理工作的客观要求，也是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的客观需要。（1）实事求是原则。实事求是要求做到深入调查研究，掌握全面而真实的情况，充分进行论证，广泛听取意见。要有的放矢，切实解决问题，切忌空泛和不着边际的空文。公文的材料及有关出处要确凿可靠。（2）准确规范原则。准确规范是公文处理工作的质量要求，它既包括公文拟制的质量，也包括公文办理、管理等一系列相互关联的各个环节的质量。（3）精简高效原则。精简、优质、改进文风是公文处理的又一重要原则。任何公文的处理都要注意质量，做到文字精练，言简意明，逻辑严密，条理清楚，文理通顺，要控制发文量，有的放矢地解决问题。同时，公文处理必须遵循高效原则，掌握公文的时效性，及时办理公文，提高工作效率。（4）安全保密原则。维护公文处理工作的安全，应保证公文内容和公文实体的安全，严守公文管理的保密规定，做到不泄密、不失密。只有严守党和国家以及单位的机密，认真贯彻《保密法》和有关规定，才能保证公文的绝对安全。《党政机关公文处理工作条例》规定的这四条公文处理工作的基本原则，对所有单位的公文工作都有指导意义。2.什么是承办和传阅？怎样做好承办和传阅工作?答：(1)承办是指根据来文的性质和内容、要求，具体承担办理的相关部门或人员进行的承接办理工作。承办包括两方面的工作内容：一是从业务部门来说，针对来文所提出的问题去具体执行或解决；二是文书工作来说，对应办办复的文件要根据领导指示意见办理复文。只有经过承办，公文才能产生切实的效用，它是公文办理过程中的关键环节。在承办时应注意：一是熟悉与公文内容有关的法律、法规、方针政策和上级有关公文，熟悉有关业务。二是为使公文所针对的问题得到有效处理，必须深入实际，加强调查研究。三是加强协商，努力协调各方面关系。四是有效运用面谈、会议、电话沟通、现场办公等多种承办方式。五是分清主次，区别缓急，科学安排承办次序。六是各级领导要积极参与承办。七是对紧急公文应当明确办理时限；承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。八是注重对承办结果的检查与监督。（2）传阅是指单份或份数较少的文件以及一些阅知性的公文，需要经机关单位各领导人和多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。传阅文件首先应根据文件内容、急缓程度，遵循先主办后协办，先办事后阅知的原则，分清主次，安排好传阅顺序，应先送给机关单位的主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读，然后再送其他需要阅知的对象。其次，在传阅过程中或传阅完毕后，对领导有批示的应及时处理。第三，传阅文件应认真填写“文件传阅登记单”。第四是传阅文件不要在应阅人之间“横传”，应由文秘人员采用“一送一退”的方法直接传阅。3.提出拟办意见是辅助决策的具体工作，你认为什么样的拟办意见有价值？答：(1)拟写拟办意见的人，应当熟悉党的方针政策和国家的法律法规，熟悉各个部门的业务范围和相互关系，了解各个重要事项的办理程序和处理重要业务的有关规定，这样提出的拟办意见才会准确、有可操作性。(2)为使领导准确批办，文秘人员在提出拟办意见时，应把有关资料和政策依据一并附上，供领导参考。(3)来文内容如需与有关部门、单位沟通意见时，拟办前要了解清楚，商洽妥当。二、案例分析某管理局通信员李小平给金城机床厂递送一份《╳╳省财政厅、审计厅关于开展╳╳╳╳财务专项资金检查的通知》╳财字〔2003〕34号。金城机床厂办公室秘书小王收到文件后，应怎样迅速处理该文件？答：秘书小王应按以下收文程序迅速处理该文件：（1）签收。签收是收文办理的第一道程序，指收到文件后，经清点和检查无误后，在公文投递单或送文簿上签署收件人姓名和收到日期。其作用，一是为明确交接双方的责任提供凭证；二是为了保证文件运行的安全。（2）启封。秘书应在授权范围内拆封文件；标明亲收的亲启件，由领导人或相关人员亲启；启封后应检查公文的完整情况，有附件的按附件号逐一清点，并用回形针将正件与附件别在一起。（3）登记。凡属正式的往来文书和需要答复办理的文书要逐件登记。登记的形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。登记时应注意：收文与发文，平件、密件与急件一般应分别进行；分清轻重缓急，急件随到随登，平件分批登，但也应当日到当日登；登记序号应不留空号，不出重号；字迹工整、不滥用简称；所有登录项目都应完整准确；对于无标题文件应代为拟出简明、确切的标题；要填写收文登记表。（4）初审。就是对收到的公文进行初步审核，以便转入承办环节。对不符合规定的公文，说明理由及时退回来文单位。（5）承办。承办是指根据来文的性质和内容、要求，具体承担办理的相关部门或人员进行的承接办理工作。（6）传阅。传阅是指单份或份数较少的文件以及一些阅知性的公文，需要经机关单位各领导人和多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。（7）催办。根据承办时限和有关要求对公文承办过程实施的催促和检查过程。文秘部门催办应做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。（8）答复。将公文的办理形成文字，及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。或者答为：答：秘书小王应按收文程序迅速处理该文件。首先签收该文件，并在收文登