12合同评审程序

浙江航佳工贸有限公司文件编号QEOM/HJ211-2016生效日期2016-07-26标题：合同评审控制程序发行版本B/01.目的明确鉴定顾客对产品使用、交货等各方面的需求，双方理解一致，确保本企业有能力满足顾客需求和合同的要求。2.适用范围适用于本企业顾客需求和销售合同的评审协调和修订控制。3.职责3.1总经理负责协调特殊合同的评审和特殊合同的批准。3.2业务部负责了解鉴定顾客需求，并组织合同评审。3.3技术部、生产部等部门的有关人员负责相关内容的评审。4.工作程序4.1顾客需求鉴定：4.1.1需求调查：业务人员应对市场需求进行调查，详细了解顾客的各种需求；业务人员可以通过电话、访问等方式，调查了解并预知顾客对我公司产品的需求；业务人员在对顾客需求进行详细了解的基础上，尽量使用文件、图形、照片、样品等形式明确记录顾客需求内容，必要时应将文件、图形、照片、样品等给顾客予以确认；顾客需求信息应包括与产品及服务有关的全部信息，如产品品种、型号、规格、包装、服务、交货期、使用条件、交货地点、产品数量、产品质量、运输方式、购买方式以及其它特殊要求等资料；除非惯例或隐含信息，一般需求信息均应清楚明确、不能模棱两可；若顾客未明确其需求的某些方面，业务人员应向顾客说明本企业的规定或一贯做法，请顾客确认；4.1.2需求鉴定；在了解到顾客需求、正式接受合同订单前，应将顾客需求与本公司供货或服务能力进行鉴定比较，评估企业能否达到顾客要求；确保合同订单在接受前已确认本公司有能力满足顾客要求；确认顾客需求信息的同时，业务人员应会同技术、品管人员根据相关国家标准、法规、章程等内容鉴定顾客需求的合法性，以合法途径为顾客提供产品/服务；若评估鉴定不能达到顾客要求，业务部应向顾客做好解释说明工作、以获得顾客的谅解、取得协商解决的途径。4.2合同分类4.2.1特殊合同属于下列情况之一的为特殊合同：a)不在产品目录范围内且质量上有特殊要求的合同；合同金额在100万元人民币以上的合同；4.2.2一般合同指在产品目录范围内，在质量上无特殊要求的并且在数量上及交货期均在本公司正常生产能力范围内的合同。4.3评审依据4.3.1经济合同法和其他法规4.3.2企业利益和风险4.3.3企业技术、设备、材料来源等资源状况4.3.4交付期和价格4.4合同评审内容4.4.1合同要求是否合理、明确4.4.2本公司质量保证能力与合同规定是否适应4.4.3生产能力、技术水平、原料供应情况能否按合同要求准时交付产品4.4.4价格是否合理4.4.5客户资信情况4.5合同洽谈4.5.1在合同正式签订以前，销售部业务人员应充分了解客户的需要，内容包括产品名称、型号、规格、数量、质量要求、执行标准、使用条件、价格、交付时间、地点、方式、资信情况、包装、服务要求及其他需约定的事项。必要时可去客户所在地进行实地调查。4.6合同评审4.6.1业务部根据合同的性质组织进行分类评审。4.6.2特殊合同由总经理协调，业务部组织相关部门负责人进行评审。参加评审人员根据评审依据、内容及职责进行评审，并在《合同评审记录表》中签署明确评审意见，注明日期，以确保理解合同内容，解决各种不一致。有关部门主评内容分为：a)业务部主评产品交付方式、价格、货款回收；b)生产部主评生产能力、交货日期等；c)采购部主评原材料来源及供应能力；d)技术部主评技术能力、生产工艺及执行标准，品管部主评质量指标及检测能力。合同评审以后，评审结果与客户要求一致，且无不定条款，可由业务人员与客户签订合同。一般合同由业务部业务人员直接在合同或订单上签字后报总经理批准，视为已进行评审，必要时传递至其他部门评审，并作出评审结论。4.7合同执行业务部在合同签订后，将合同以复印件形式传递至生产部、采购部以便其组织安排生产。4.7.2各有关部门、车间按业务部的《生产任务单》或《生产订单》进行职责范围内的实施。4.8合同更改4.8.1由于本公司内部原因，希望对已签订的合同进行更改的，需经合同原批准人批准，由业务部与客户商量，取得一致意见后方能更改。对客户要求更改已签订的合同，由客户提供书面依据，对以电话等口头方式提出的合同更改，应由业务部经办人详细准确记录，业务部必须准确理解更改内容及要求，并按更改的内容及性质选择相应的方式评审。4.8.3合同更改后由业务部负责签发《合同更改通知单》，及时将更改信息通知有关各方及部门。4.8.4业务部对合同的履行进行登记，并填写《合同履行情况登记表》。4.9与顾客的沟通4.9.1业务部应经常向客户提供各项产品信息，并通过展销会、走访、函电等多种形式进行收集和分析客户的意见及需求，充分、准确地掌握客户对产品等方面的各项要求。4.9.2对合同或订单的查询、修改等事宜，业务部应及时与顾客进行联系、协商，妥善解决，并填写《电话记录单》。4.9.3顾客对产品或服务质量进行投诉时（如产品的退货或调换），业务部应及时组织有关部门查明原因，并就具体问题的处理，与顾客进行协商，最终达成一致，以使顾客获得满意和信赖。4.1