《全国计算机等级考试一级教程》课件-4-2

4.2Word的基本操作

4.2.1创建新文档创建Word新文档的方法有如下几种：

（1）执行“文件/新建”命令。在“可用模板”窗格选择“空白文档”，单击右侧窗格中的“创建”。如图4-3所示。

（2）单击“自定义快速访问工具栏”中的“新建空白文档”按钮

。（新建空白文档需添加到“自定义快速访问工具栏”。方法为：单击“自定义快速访问工具栏”中下拉箭头

单击“新建”。）

（3）直接按快捷键Ctrl+N。4.2.2打开已存在的文档

1．打开一个或多个Word文档

打开一个或多个已存在的Word文档有下列几种常用方法：

（1）执行“文件/打开”命令。

（2）单击“自定义快速访问工具栏”中的“打开”按钮

。（“打开”需添加到“自定义快速访问工具栏”。方法为：单击“自定义快速访问工具栏”中下拉箭头

单击“打开”。）

（3）按快捷键Ctrl+O。。

执行“打开”操作时，Word会显示一个“打开”对话框。在“打开”对话框选定要打开的文档名，单击“打开”。

选定一个文档名的情况比较简单，只要单击所要打开的文档名即可。

如果选定多个文档名，则可同时打开多个文档。如果要打开的多个文档名是连续排列在一起的，则可以先单击第一个要打开的文档名，然后，按住Shift键，再单击最后一个要打开的文档名，这样，包含在这两个文档名之间的所有文档全被选定；如果要打开的多个文档名是分散的，则可以先单击第一个要打开的文档名，然后，按住Ctrl键，再分别单击每个要打开的文档名来选定文档。

当文档名选定后，单击对话框中的“打开”按钮，则所有选定的文档被一一打开，最后打开的一个文档成为当前的活动文档。

每打开一个文档，任务栏中就有一个相应的文档按钮与之对应，可单击此按钮进行文档间的切换；也可以通过单击“窗口”下拉菜单中所列的文档名进行文档切换。2．“打开”对话框的使用

如果要打开的文档名不在当前文件夹中，则应利用“打开”对话框来确定文档所在的驱动器和文件夹。如图4-4所示。

（1）可以通过“导航窗格”，单击所选定的驱动器或双击打开所选的文件夹。

（2）在“文件列表”窗格中，双击选定的文件夹图标，打开该文件夹，直到打开包含有要打开的文档名的文件夹为止。3．打开最近使用过的文档

打开最近使用过的文档，Word提供了两种更快捷的操作方式：

（1）单击“文件”按钮，选择“最近所用文件”，如图4-5所示。在“最近使用的文档”窗格中单击所要打开的文件名。

（2）单击“自定义快速访问工具栏”中的“打开最近使用过的文件”图标

，在“最近使用的文档”窗格中，单击所要打开的文件名。（“打开最近使用过的文件”需添加到“自定义快速访问工具栏”。方法为：单击“自定义快速访问工具栏”中下拉箭头

单击“打开最近使用过的文件”。）4.2.3输入文本

新建一个空白文档后，在窗口工作区的左上角有一个闪烁着的黑色竖条“|”称为插入点，它表明输入的字符将出现的位置。输入文本时，插入点自动后移。Word有自动换行的功能，当输入到每行的末尾时不必按Enter键，Word就会自动换行，只有单设一个新段落时才按Enter键。按Enter键标志一个段落的结束，新段落的开始。

中文Word既可输入汉字，又可输入英文。中英文之间可以互相切换。单击通知区域中的语言栏按钮，在弹处的菜单中选择所需输入法。1．“即点即输”

利用“即点即输”功能，可以在文档空白处的任意位置处快速定位插入点和对齐格式设置，输入文字、插入表格、图片和图形等内容。

在输入时应注意如下几方面问题：

（1）空格

空格在文档中占的宽度，不但与字体和字号大小有关，也与“半角”或“全角”空格有关。“半角”空格占一个字符位置，“全角”空格占两个字符位置。（2）回车符

在每个自然段结束时键入回车键。键入回车键后显示回车符为“

”。（3）换行符

如果要另起一行，不另起一个段落，可以输入换行符。输入换行符有2种方法：

①按组合键Shift+Enter。

②单击“页面布局”选项卡，“页面设置”组，“分隔符/分节符/连续”。2．插入符号

输入（或插入）特殊符号的操作步骤如下：

（1）把插入点移动到要插入符号的位置。

（2）选择“插入”选项卡，“符号”组，单击“符号/其他符号”，打开如图4-6所示的“符号”对话框。

（3）在“符号”选项卡中选定所需符号，再单击“插入”按钮就可将所选择的符号插入到文档的插入点处。

（4）单击“关闭”按钮，关闭“符号”对话框。3．插入日期和时间

插入日期和时间的操作步骤如下：

（1）把插入点移动到要插入日期和时间的位置。

（2）选择“插入”选项卡，“文本”组，单击“日期和时间”，打开如图4-7所示的“日期和时间”对话框。

（3）在“语言”下拉列表中选定“中文（中国）”或“英文（美国）”，在“可用格式”列表框中选定所需的格式。如果选定“自动更新”复选框，则所插入的日期和时间会自动更新，否则保持原插入时的值。

（4）单击“确定”按钮，即可在指定的插入点插入当前的日期和时间。4．插入脚注和尾注

插入脚注和尾注的操作步骤如下：

（1）将插入点移到需要插入脚注和尾注的文字之后。

（2）选择“引用”选项卡，“脚注”组，单击

，打开如图4-8所示的“脚注和尾注”对话框。

（3）在对话框中选定“脚注”或“尾注”单选项，设定注释的编号格式、自定义标记、起始编号和编号方式等。如果要删除脚注或尾注，则选定脚注或尾注号，按Delete键。5．插入另一个文档

插入另一个文档的操作步骤如下：

（1）把插入点移动到要插入另一个文档的位置。

（2）选择“插入”选项卡，“文本”组，单击“对象”下拉箭头，在下拉列表中单击“文件中的文字”，打开如图4-9所示的“插入文件”对话框。

（3）在“插入文件”对话框中，选定要插入文档所在的文件夹和文档名。

（4）单击“插入”按钮，就可在插入点指定处插入所需的文档。4.2.4文档的保存和保护

1．文档的保存

（1）保存新建文档保存新建文档的方法有如下几种：

①单击“自定义快速访问工具栏”中的“保存”按钮

。

②执行“文件/保存”命令。③接按快捷键Ctrl+S。

第一次保存文档时，会弹出如图4-10所示的“另存为”对话框，用户应在对话框的“组织”导航窗格中选定所要保存文档的文件夹，在“文件名”列表框中输入新的文件名（其余操作与“打开”对话框的相应操作类似），最后单击“保存”按钮。（2）保存已有的文档

对已有的文件保存，可单击“自定义快速访问工具栏”中的“保存”按钮

。（3）用另一文档名保存文档。（3）用另一文档名保存文档

用另一文档名保存文档的操作步骤如下：

（1）单击“文件/另存为”，弹出“另存为”对话框。

（2）在“导航”窗格中，单击选定的文件夹图标，在“文件名”列表框中输入新的文件名，在“保存类型”列表框中选中存储格式。

（3）单击“保存”按钮。2．保护文档

（1）设置“打开文件时的密码”保护文档的操作步骤

①单击“文件/另存为”，弹出“另存为”对话框。

②单击“工具/常规选项”，弹出“常规选项”对话框。在“打开文件时的密码”文本框中输入密码，单击“确定”按钮。如图4-11所示。

③单击“确认”按钮，此时会出现一个“确认密码”对话框，要求用户再次重复键入所设置的密码。

④在“确认密码”对话框的文本框中重复键入所设置的密码并单击“确定”按钮。

如果想要取消已设置的密码，可以按下列步骤操作：

①用正确的密码打开该文档。

②单击“文件/另存为”，弹出“另存为”对话框。单击“工具/常规选项”，弹出“常规选项”对话框。在“打开文件时的密码”文本框中按Delete键删除密码。

③单击“确定”按钮。

（2）设置“修改文件时的密码”保护文档的操作步骤

①单击“文件/另存为”，弹出“另存为”对话框。

②单击“工具/常规选项”，弹出“常规选项”对话框。在“修改文件时的密码”文本框中输入密码，单击“确定”按钮。

③此时会出现一个“确认密码”对话框，要求用户再次重复键入所设置的密码。

④在“确认密码”对话框的文本框中重复键入所设置的密码并单击“确定”按钮。（3）设置文件为“标记为最终状态”

标记为最终状态让读者知道此文档是最终版本，并将其设为只读。

当读者打开文档时，此文档功能区将显示“标记为最终版本”，如认为仍需改动则单击“仍然编辑”，如图4-12所示。由上可见，将文件属性设置成“只读”也是保护文件不被修改的一种方法。将文件设置成为或取消只读文件的方法是：

①单击“文件/打开”命令。

②在“打开”窗口浏览至该文件，再右键单击文件。

③在弹出的快捷菜单中单击“属性”，再在“属性”对话框中勾选或取消“只读”复选框。4.2.5基本编辑技术

在文本某处插入新的文本、删除文本的几个或几行字、修改文本的某些内容、复制和移动文本的一部分、查找与替换指定的文本等都是最基本的编辑操作技术。在做编辑操作前，需要掌握插入点的移动和文本选定这两个最基本的操作。1．插入点的移动

在文本区域中，插入点是一个不断闪烁着的黑色竖条“|”，称为插入点光标。每输入一个字符或汉字，插入点右边的所有文字相应右移一个位置。除了用鼠标移动插入点外，移动插入点的其他方法还有：1）用键盘移动光标

可以用键盘上的移动光标键移动插入点（光标）。表4-1列出了利用键盘移动插入点的几个常用键的功能。2）设置“书签”移动光标

（1）插入/删除书签插入书签的操作步骤如下：

①光标定位到要插入书签的位置。

②选择“插入/链接”，单击“书签”。

③在“书签”对话框输入书签名，然后单击“添加”按钮。

删除书签，在“书签”对话框选择要删除的书签名，单击“删除”按钮。（2）光标快速移到书签

将光标快速移到指定的书签位置的操作步骤如下：

①选择“插入/书签”，在“书签”对话框的列表中选择要定位的书签名。

②单击“定位”按钮。3）选择“定位”命令移动光标选择“定位”命令移动光标的操作步骤如下：

（1）选择“开始/编辑”，单击“替换”打开“查找和替换”对话框。

（2）在弹出的“查找和替换”对话框，单机“定位/定位目标”列表中要定位的对象。

（3）反复单击前一处或后一处按钮，光标依次定位到当前光标之前或之后的对象。2．文本的选定1）用鼠标选定文本

单击所要选定文本区的起点，然后拖动鼠标直到所选定的文本区的终点松开鼠标左键。2）用键盘选定文档

按上下左右箭头，将插入点移到所选文本区的起点，然后按住Shift键，按上下左右箭头移动到选定区域的终点。3．插入与删除文本1）插入文本

反复双击状态栏中的“改写”框可在“改写”与“插入”方式之间切换。

在“插入”方式下，只要将插入点移到需要插入文本的位置，输入新文本就可以了。插入时，插入点右边的字符和文字随着新的文字的输入逐一向右移动。

在“改写”方式下，则插入点右边的字符或文字将被新输入的文字或字符所替代。2）删除文本

选定要删除的文本，然后按Delete键。4．移动文本1）使用剪贴板移动文本具体操作步骤如下：

（1）选定所要移动的文本。

（2）选择“开始/剪贴板”，单击“剪切”按钮

，或按快捷键Ctrl+X。

（3）将插入点移到文本要移动到的新位置。

（4）选择“开始/剪贴板”，单击“粘贴”按钮

或按快捷键Ctrl+V，所选定的文本便移动到指定的新位置上。2）使用快捷菜单移动文本具体操作步骤如下：

（1）选定所要移动的文本。

（2）鼠标右键单击选定的文本区，弹出快捷菜单。

（3）在弹处的快捷菜单中单击“剪切”命令。

（4）将插入点移到要移动到的新位置上，右键单击，弹出快捷菜单。

（5）在弹出的快捷菜单中，单击“粘贴”选项中的一种粘贴方式。5．复制文本1）使用剪贴板复制文本具体的步骤如下：

（1）选定所要复制的文本。

（2）选择“开始/剪贴板”，单击“复制”按钮

，或按快捷键Ctrl+C。

（3）将插入点移到文本要复制到的新位置。

（4）选择“开始/剪贴板”，单击“粘贴”按钮

，或按快捷键Ctrl+V，所选定的文本的副本被复制到指定的新位置上。2）使用快捷菜单复制文本具体操作步骤如下：

（1）选定所要移动的文本。

（2）鼠标右键单击选定的文本区，弹出快捷菜单。

（3）在弹处的快捷菜单中单击“复制”命令。

（4）将插入点移到要移动到的新位置上，右键单击，弹出快捷菜单。

（5）在弹出的快捷菜单中，单击“粘贴”选项中的一种粘贴方式。6．查找与替换1）常规查找文本具体操作步骤如下：

（1）选择“开始/编辑”组，单击“查找/高级查找”或按快捷键Ctrl+F，打开“查找和替换”对话框，如图4-13所示。

（2）单击“查找”标签，在“查找内容”列表框中键入要查找的文本。

（3）单击“查找下一处”按钮开始查找。当查找到后，就将该文本移到窗口工作区内，并反白显示所找到的文本。2）高级查找

单击“查找和替换”对话框中的“更多”按钮，打开一个能设置各种查找条件的详细对话框，设置好这些选项后，可以快速查找出符合条件的文本。单击“高级”按钮所打开的“查找和替换”对话框如图4-14所示。

（1）查找内容：在“查找和替换”列表框中键入要查找的文本，或者单击列表框右端的

按钮，列表中列出最近4次查找过的文本供选用。

（2）搜索范围：在“搜索”列表框中有“全部”、“向上”和“向下”三个选项。“全部”选项表示从插入点开始向文档末尾查找，然后再从文档开头查找到插入点处；“向上”选项表示从插入点开始向文档开头处查找；“向下”选项表示从插入点向文档末尾处查找。

（3）“区分大小写”和“全字匹配”复选框：主要用于高级查找英文单词。

（4）使用通配符：选择此复选框可在要查找的文本中键入通配符实现模糊查找。

（5）区分全/半角：选择此复选框，可区分全角或半角的英文字符和数字，否则不予区分。

（6）区分前缀、区分后缀：选择此复选框，可区分前缀/的英文字符，否则不予区分。

（7）忽略标点符号、忽略空格：选择此复选框，可忽略查找内容中的标点符号、空格，否则不予区分。

（8）“特殊格式”按钮：如要找特殊字符，则可单击“特殊格式”按钮，弹出“特殊字符”列表，从中选择所需要的特殊字符。

（9）“格式”按钮：单击“格式”按钮，选择“字体”项可打开“字体”对话框，使用该对话框可设置所要查找的指定的文本的格式。

（10）“更少”按钮：单击“更少”按钮可返回“更少”查找方式。3）替换文本具体操作步骤如下：

（1）选择“开始/编辑”，单击“替换”或按快捷键Ctrl+H，打开“查找和替换”对话框的“替换”选项卡，如图4-15所示。

（2）在“查找内容”列表框中键入要查找的内容。

（3）在“替换为”列表框中键入要替换的内容。

（4）在输入要查找和需要替换的文本和格式后，根据情况单击下列按钮之一：

①“替换”按钮：替换找到的文本，继续查找下一处并定位。

②“全部替换”按钮：替换所有找到的文本。

③“查找下一处”按钮：不替换找到的文本，继续查找下一处并定位。7．撤销与恢复

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