oracle-EBS-采购功能点操作手册

P0模块功能点操作手册

作者：韩业邦

李亚军

创立日期:2012年3月6日

更新日期:2012年3月7日

版本：1.0

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本期

201韩业邦根据P。的知识点目录做的

.02年3月6

日

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目录

文档控制....................................................................................i

更新记录....................................................................................i

审阅........................................................................................i

分发.......................................................................................ii

一、采购设置..................................................................................5

1.1财务选项................................................................................5

1.2采购选项：..............................................................................8

L?订单类型..............................................................................II

1.4行类型.................................................................................13

二、供给商管理...............................................................................14

2.1供给商信息录入及维护....................................................................14

2.2供给商合并..............................................................................20

2.3合并供给商列表.........................................................................21

三、请购.....................................................................................21

3.1采购请购................................................................................21

3.2内部请购...............................................................................23

四、询价.....................................................................................23

4.1询价单.................................................................................23

4.2自动创立...............................................................................25

五、报价.....................................................................................27

5.1报价单.................................................................................27

5.2报价分析...............................................................................29

六、采购.....................................................................................30

6.1标准采购订单...........................................................................30

6.2方案采购订单...........................................................................34

6.3合同采购订单............................................................................35

6.4一揽子采购协议..........................................................................37

6.5自动创立...............................................................................40

6.6采购发放...............................................................................42

七、审批与平安控制...........................................................................44

7.1职务、职位弹性域设置..................................................................44

7.2职务、职位设置.......................................................................47

7.3人员设置、人员分配职务和职位.........................................................53

7.4审批职位层次...........................................................................59

7.5平安性结构............................................................................61

7.6平安性控制.............................................................................63

7.7审批组.................................................................................63

7.8审批分配...............................................................................66

7.9审批通知...............................................................................69

7.10授权规则..............................................................................72

八、采购接收.................................................................................74

8.1三种接收途径............................................................................74

8.2接收更正...............................................................................79

8.3采购退货...............................................................................80

8.4内部请购内部销售时请购单的接收..........................................................81

九、采购期间.................................................................................81

9.1采购期间控制............................................................................81

十、采购事务查询.............................................................................83

10.1采购订单查询...........................................................................83

10.2请购单查询.............................................................................84

10.3审批历史记录查询......................................................................85

10.4接收事务处理查询......................................................................87

十一、采购与应付.............................................................................88

11.1二、三、四维匹配......................................................................88

11.2应付发票匹配接收或者采购..............................................................88

一、采购设置

1.1财务选项

概念

系统的财务选项设置主要为EBS系统的应付模块、采购模块、资产模块提供控制和协调机制及相关默认

值。由「采购模块所必需的供给商定义是在应付模块中完成的原因，为了保证采购系统具有可用的定义的供

给商，并能够顺利向应付模块传送会计信息，必须在启用采赅模块系统前对财务选项做正确的设置。

设置：路径：采购）设置〉组织〉财务选项

对于输入的所有新供给商，系统会将此帐户作为歌认负债帐户分配给他们。

：供给商地点发票的对应预付款帐户和说明。

：如果选择将折扣分配到系统的应得折扣帐户，系统会使用此帐户来记录付款的应得折扣。

费用结算：系统将此帐户用作临时帐户，记录有关使用发票导入程序从自助费用管理系统导入的信用卡

事务处理信息。

设置”会计〃页签主要是为供给商、应付发票提供相关默认总账账户及应付系统需使用的某些特定账户。

将来期间：仅表示应付系统可自动翻开的将来期间，一经设定便不可更改。

O财务系获选项OnB_PUCH_nAM)

业务实体HYB.BUISINESSGROUP

会计供应商-采购保曾款税人力♦源

收货/收单地点：对应于系统默认值的收货/收单地点的名称。

库存组织：输入库存组织，该组织中定义的物料可用于采购管理系统。

发运方式：与供给商一起使用的承运人。

运费条款：供给商的运费条款可以标识是我们支付收到货物的运费，还是供给商支付。

财务选项的设置是按业务实体0U隔离的，采购系统也是按业务实体0U进行隔离的。

“供给商一一采购"页签中，库存组织为必填字段，它为“采购系统”的可用物料限定了物料“主组织〃。

采购系统只能为这里输入的库存组织的“主组织〃定义的物料执行采购,即“采购系统会以这里输入的库存

组织的主组织验证物料的可用性"。

发运方式：发运方式字段可用的值取决于已选定“库存组织〃的已分配“发运方式"；由于Oracle的

“发运方式”定义是捆绑“承运人”定义进行的，故指定了“发运方式”实际就是指定了承运人。发运方式、

FOB、运费条款将为相关采购单据提供默认值。

o财务系统选项(KYB_PUCH_MAN)BEl

业务实体HYB.BUISINESSGROUP

会计供应商-采购保辑款税人力资源

业务组S3.BUISIIiESSGROUP

费用报捎地址住宅

使用审批层次结构（U）

员工编号

方法Automatic

下一自动编号8

费用报销地址：为员工费用报表选择用于付款的默认地址：住宅或办公室。系统会为输

入的每个新员工使用此默认值。

使用审批层次结构：要使用职位和职位层次结构来确定采购管理系统中的单据审批路径，

请启用此选项。如果要根据主管结构来确定审批路径，请禁用此选项。

方法：我们可以人工输入员工编号，或让系统生成连续员工编号。

自动：在输入新员工时系，统会自动为每个员工分配唯一连续编号；

人工：在输入员工时亲自输入员工编号；使用国家标识号：系统会自动输入员工的国家标识号作为员工

编号C

下一自动编号：如果选择“自发动工编号〃方法，请输入起始值（需要系统将其用于

生成唯一连续员工编号）。在输入编号并保存所做的更改之后，系统会显示下一个编号

O财务系统选项0<YB_PUCM_MAH）BBQ

业务实体HYB.BUISIHESSGROUP

会计供应商-采购,保符款税人力资源_

r使用请购单保留款值）

r完成时保留（G

匚使用£0保苗款（P）

使用请购单保存款：要为申请保存资金，启需用此选项。如果启用了此选项，采购管理

系统会创立日记帐分录并将其传送至总帐管理系统，以便为采购申请保存费金。

完成时保存：如果启用了“使用申请保存款"，请指明是否需要申请编制人可以选择保

留资金。如果未启用此选项，则只有申请审批人才可以选择保存资金。

使用P0保存款：要为采购订单、与发票匹配的采购订单知接收，以及根本发票（不与

采购订单匹配）保存资金，请启用此选项。如果启用了此选项，则在审批与发票匹配的

采购订单和接收期间，采购管理系统会为采购订单保存资金，而应付款管理系统会为差

异保存资金。如果启用了此选项，但输入的某个采购订单不与发票匹配，则应付款管理

系统仍将在审批期间为该采购订单保存资金。在创立会计分录时，系统将冲销应付款

管理系统的所有保存款。如果启用了“使用申请保存款"，则还必须启用此选项。

单击“税”标签，输入成员国、增值税登记编号等参数值，其中成员国是指公

司或组织所在地，增值税登记号是指组织的增值桥登记号。

“人力资源”页签可以设置是否“使用审批层次结构"来决定采购单据的审批路径。如不选定，则表示

采购单据将使用员工的“主管”结构来进行审批。“员工编号”方法默认自业务组定义时的“员工编号生成"

方法设置。

L2采购选项:

概念

“采购选项”是采购系统的一项重要的基础设置工作，其中大局部选项在系统安装时均有默认置。它包

括以下几个方面的内容：单据衿制、单据默认值、接收会计、单据编号等内容。

设置：路径：采购》设置》组织〉采购选项

米跳选项.业务实体|HYB_BUISINESSGROUPJI开始I

♦表示必带字段

Lg，（UI|«g|a」

年据控看

「强制价格容限

「强制价格允差金额

「显示处理消息

g通知一搅子PO是否存在

厂允许更新产品说明

厂强制使用采购员姓名

Q强制暂挂供应商

「连续发票编号

厂要求询价

由于“采购选项”是按业务实体来隔离的，它允许选择不同的0U,切换上下文环境以完成不同0L•的相

关采购设置。

“价格允差百分比"或“价格允差金额"，检查采购订单行价格或金额不应高于采购申请PR行价格的

匕率或金额差值，否则系统将发出警告。如果同时选定“强制价格允差”或“强制价允差金额”，则将只能

创立而不能审批超出此允差的采购订单，“价格允差〃与“金额允差〃两者之中，只要有一人允差控制被违

反，则控制条件即满足。

“强制全部批量〃用于控制“内部申购”行的物料，由于采购系统的内部申购行默认使用物料的“发放

单位〃，当以非“发放单位〃输入需求数量。选项有三：“无〃表示不转换单位及舍入取整；“自动”表示强

制转换单位及舍入取整；“建议’表示系统将发出是否转换单位及“舍入”的询问信息，由月户决定。

”接收关闭点"表示采购的发运行接收功能被关闭的流程环节点，可选”已接受、已入库、已接收"。

在“接收关闭点"到达”接收关闭允差”的数量要求，P0行采购任务已经完成。“取消申请”的选项有三：

“始终”表不在取消采购订单的同时一并取消采购申请；“决不”表不在取消果购订单时，不取消米购申请，

并可用之重新Autocreate采购订单；”可选〃表示在取消采收订单时，系统将发出信息，由用户自行决定。

通知一揽子P0是否存在：如果希望系统在我们创立申请、采购订单或一揽子采购协议

行时通知现有的一揽子采购协议，请选定“存在一揽子P0时通知”。

允许更新产品说明：对于每个物料，可以定义是否允许在创立申请、RFQ、报价单或采购订单行期间更

新其说明。此更新仅影响正在创立的行。

要求询价：指定在采购订单上为物料自动创立相应的申请行之前，是否必须要求询价。我们可以为每个

物料或申请行改写此值。

扶敦会计

“申请导入分组依据”表示每次在运行采购系统的“PR导入流程"，从"PR开放接口表〃向正式导入

数据时,按何种依据对PR数据诜行分组.每组PR数据将分配一个PR编号,可用诜项为“会部、采购员、

类别、物料、地点或供给商〃。系统的默认值是物料。

“匹配审批层"可选值有三：“双向”表示在对相应发票付款前，采购订单和发票数量必须在允差范围

内相互匹配；"三维”在对相应发票付款前，采购订单、接收和发票数量必须在允差范围内进行匹配；“四维”

在对相应发票付款前，采购订单、接收、检验和发票数量必须在允差范围内进行匹配。

“分段价格类型”表示将默认到一揽子采购协议的分段价格类型，可选值有：“累计”表示价格分段适

用于物料的所有发放的发运累计数量；“非累计”价格分段适用于物料的单一发放的发运数量。

“开票结算允差"表示供纶商开来的发票物料行数理与采购订单发运行数量比较的允差比例，即如果采

购订单发运行的已开单数量已在“开票结算允差〃之内，系统将自动关闭发运行。

报价警告延迟：输入报价磐告延迟，即在报价单到期之前提前接收到期警告的天数。在报价单距离到期

日尚余此处提供的无数时，我们将在“通知〃窗口中收到以下消息：报价单有效期或距离到期日尚余：［数

字］。

接收关闭允差：输入发运的接收关闭允差百分比。如果在接收关闭点时发运处于接收关闭允差范围内，

采购管理系统将自动关闭发运以便接收货物。

行类型：选择申请、询价、报价单和采购订单行的默认行类型。

应计费用物料|期间终止日期.自动柢销方法|无习

应计庠存物料|接一—二'我用AP应计限户101,011.500101.0102

公Z.也土。心.冬日.各用

“应计费用物料〃字段可选值：“接收时”表示立即产生会计分配（在“查看接收事务处理”界面可通

过工具栏“查看会计科目〃查看到会计分配），“期末”则表示系统不会在接收时产生会计分配（无法通过“查

看会计科目”进行查看），只能在期末运行“接收应计一一期末〃流程时才产生会计分配。”应计库存物料"

宅段可选值只有“接收时〃一个，表示立即为接收产生会计分配。“自动抵销方法”是指系统的接收会计功

能自动创立并使用“接收检脸账户”的具体方式。可选值有：“尢”表不直接使用”接收选项“中定义的”接

收库存账户”作为接收检验账户，系统无需另行创立；“平衡〃表示系统需自动创立一个“接收检验账户"，

该账户以''接收库存账户〃为基础，使用“P0费用账户”的平衡段来取代原''接收库存账户”的平衡段；“账

户”表示系统以“P0费用账户"为基础，使用“接收库存账户”的账户科目段取代原“费用账户”中的账

户科目段。

单据编号

单据录入类型下一个墉号

询价编号人工▼字母数字▼

报价单编号无L▼字母数字▼

PO编号AI▼字母数字▼

申请编号人工▼字母数字▼

“单据编号”页签可以为询价单RF0、报价单、采购订单、采购申请单设置单据的编号方式。

录入：为询价单、报价单、采购订单和申请编号选择单据编号录入方法，自动：每次创立单据时，将由

采购管理系统自动为每个单据分配唯一的序号；人工：在输入单据时，人工录入单据编号；（注意：单据编

号录入方法可以随时更改。但如果原先启用的是人工录入，则在切换至自动录入时请确保所瑜入的“下一个

编号”大于人工分配的最大编号。)

类型：选择用于询价单、报价单、采购订单和申请编号的单据编号类型：数字或字母数字。(注意：如

果选择“自动”录入单据编号，则只能生成数字单据编号，但仍可以从另一采购系统中导入数字或字母数字

值。)

下一个编号：如果选择“自动”录入单据编号，则采购管理系统将在生成唯一的连续单据编号时，使用

此值作为起始值。

1.3订单类型

概念

ORACLEEBS采购系统的采购订单有四种类型：标准采购订单(SPO).方案采购订单(PPO)、一揽子采

购协议(BPA)、合同采购协议(CPA).尽管它们被设计成共享同一个表单窗口，但从系统流程处理及其功能

应用角度来看，它们具有不同的本质。

以下以标准订单类型的设置为例来说明如果设置一订单类型。

设置：路径：采购〉设置〉采购〉单据类型

际购协议一福于1一揽子采购协议一揽子协议样OracleContracts

式表条款模板

兼购协议合同1合同采购协议合同协议样式OracleContracts

裹条款模板©

采购订单已计划计划采购订单0

屎购订单标准标准采购订单标准采购订单OracleContracts

样式表条款模板0

点击“采购订单标准〃后面的更新按钮。如以下图:

ORACLe,采购

n浏览部▼ft收武页▼诊断首选项关闭窗口

更新单梃类型：采购订单标准(HYBBUISINESSGROUP)

*表示必福字段

取消应用(£)

*单据名府准采购订单

*单据类型布局标准采购订单样式表

*合同条款布局OracleContracts条款模板

审批控制

7责任人可以审批访问级别I全部」

“责任人可以修改

「可以更改转发接收人

审批工作流P0审批力Q

工作沆启动流程PO审批最高级流程qa

转发方法I层次结构刁

取消回I应用©J

”责任人可以审批”表示单据编制人可以审批其自己创立的单据。

“审批人可以修改”表示当前审批人可以修改单据。''可以更改审批层次结构"表示当前单据提交人或

亩批人可以更改”审批单据〃窗口中定义的审批”职位层次结构〃。

“平安级别”可选项包括：“公用”表示所有系统用户均可以访问该类型单据；“私有〃表示只有订单责

任人及后续审批人可以访问该类型单据；“采购”表示只有单据责任人，后续审批人和定义为采购员的员工

可以访问该类型单据；“层次结构”表示只有单据责任人，后续审批人和平安性层次结构中的员工可以访问

该类型单据。

“访问级别”包括："全部'表示访问员工可以查看、修改、冻结、关闭、取消和最终关闭该类型中的

单据；“修改〃表示访问员工可以查看、修改和冻结该类型单据；“仅查看〃表示访问员工只能查看该类型单

据。

存档：请选择以下选项之一，审批：单据在审批后存档，此选项为默认值，只在选定了

此选项后，“更改单”工作流才会开始；打印：单据在打印之后存档。

可以更改转发接收人：指明用户可以更改接收单据转发的人员。

可以更改审批层次结构：指明审批人可以更改“审批单据”窗口中的审批层次结构。

转发方法：请选择以下选项之一，直接：默认审批人是编制人审批路径中第一个有足够

审批权限的审批人；

层次结构：默认审批人是编制人审批路径中的下一个审批人，而不管其有无权限。

采购订单的类型比较如下:

标准采方案采一揽子合同采

购订单购订单采购协议购协议

条款和是是是是

条件

货物或是是是否

效劳

定价是是K确定否

数量是是否否

账户分是是否否

配

交货方是不确定否否

案

可保存是是否否

可保存不适用是是不适用

发放

1.4行类型

概念

在采购申请及采购订单行上，系统通过“行类型”所具有的某些功能内在属性来控制采购流程及其相关

功能。对于每一个“行类型〃来说，其最关键的内在属性是“值基准、采购基准、可否是外协加工”属性之

间的组合。

设置：路径:采购〉设置〉采购〉行类型

步骤1：在翻开的如以下图所示的界面中单击“创立”按钮，创立新的行类型。

截图：

搜索

Ek：

说明

1

创建1④上一步|1.10二|后10条记录＞

更

名称说明值基准采购基准终止日期新

316-3外协加工费率临时人工

31所类型货物数量货物

31所类型2服务金额服务

344固定价格服务

65454固定价格后时人工

AmountBasedAmountBasedValueBasisline金颔服务

typeexample

CoitalCapitalExpense数量货物

ConsultingConsultingServices金额服务

Consulting-ConsultingServices敷量货物

Quantity

ExpenseExpenseItem金额服务

1创建|＜）上一步।i-io—3后1。条记录）

las：^lel：

步骤2：在如以下图所示的对话框中输入行名称、说明、类别、值基准、采购基准、单位、价格等参数

值，重要参数作如下说明：

截图:

“值基准”可可选值为“数量”时表示数量接收物料，此时“采购基准”只能是"货物”，并且只有“数

量一一货物〃组合，才可以同时也是“可外协加工”0

当“值基准”是“金额”时，表示只能按金额接收物料，并且采购订单上的单位与单价不能更改，此是

“采购基准”只能是"效劳”。

当“值基准”是"1固定价格”时，适用于与“EBS效劳采购系统”连用的场合，表示只能按金额接收,

并且采购订单行上的单位与单价不能更改，此时“采购基准”只能是"效劳〃或"临时人工”。

当“基准值”是“费率”Br,适用于与“EBS效劳采购〃连用的场合，表示只能按金额接收，此时“采

购基准”只能是“临时人工〃。

通过情况下，“数量一一货物（外协加工）"组合，以及“金额一一效劳”组合已经能够满足大局部业

务场合的应用需求。

外协加工：选择“外协加工”，以将此行类型限制为采购外协加工。此外，如果对采购单据使用外协加

工行类型，则只能选择外协加工物料。只有在使用在制品管理系统，并且使用的值基准为“数量”时，才可

以选择此复选框。

要求接收：如果要将此采购类别作为此行类型的采购单据发运的默认值，请选择“要求接收”。

二、供给商管理

2.1供给商信息录入及维护

概念

在企业的管理实践过程中，涉及“供绐商”的管理信息系统的设计主要有两方面内容，一是与供给商在

日常业务过程的商务协同，包括供给商门户、订单协同、方案协同、询报价、招投标等内容；另一方面是供

给商的生命周期与关系管理，包括供给商准入管理、资格认证、协议与合同管理、绩效考评等内容。这两局

部内容的主要连接点是“供给商主数据"，前者涉及供给商主数据的使用，后者则涉及供给商主数据的创立

与维护。

设置：路径：采购）供给来源〉供给商

ORACLG*应付帐款

n浏览器▼ft收藏页▼关闭窗口首选项诊断

供应商＞

创建供应商

*表示必需字段

取消(L)应用(£)

取消(D|应用(£)|

»4

系统要求“供绐商名称〃具有唯一性，但已经存在的供绐商名称可以更改，且并不影响系统已经的相关

业务数据，供给商一旦定义就无法删除，但可以通过“无效日期”设置使其不能输入发票或采购订单。供给

商编号具有唯一性，且不可更新，可以手工输入，也可以由系统自动生成。供给商的编号设置与0U无关，

是跨0U定义的。

税详短信息供应商名称中国河南内乡同乡伙伴供应商编号10076

地址建

联系人目录地址详加信息联系人详级信息和用途

业务分类

联系详细信息I-对所有为此地址仓

产品和服务

电话区号~

掘行详细信息

调查电话号码

期限和控制传直区号

会计

纲税和申报传直号日

采购电子吗牛地址

接收地｝止用途17采购

付款明细司f寸款

关系

---------rWTWT

发票管理

ContextValue

供给商的接收属性(仅在供给商层可以设置，为地点层所共用)

Jr中国河南内乡同乡伙伴.10076:接收

取消出）保存住）

强制收货地点警告二1允许提前接收的天效

接收方式要求：直接接收□Q允许延迟接收的天数

匹配审批层三问二允许替代接收

接收数量允差W允许未订购接收

篌收日期例外

接收数量例外警告习[1^3

IR^(L)保存©

允许替代接收：接收者可以接收替代物料（以替代已订购物料）。但我们必须先前已在“外购物料关系"

窗口中为已订货项定义了可接受替代物料。

允许未订购接收：接收者可以接收未订购项。我们可以为特定项改写此选项。如果启用了此选项，则稍

后可以将未订购接收与采购订单匹配。

允许提前/延迟接收的天数：提前/延迟接收的最大可接受天数。

强制收货地点：在此字段中输入的值可确定接收地点是否必须与收货地点相同，无：接收地点可以不同

于收货地点；拒收：如果接收地点不同于收货地点，采购管理系统将不允许接收；警告：如果接收地点不同

于收货地点，则采购管理系统将显示一则警告消息，但仍允许接收。

接收数量允差：可接受的最大超量接收允差百分比。

接收方式：分配货物的默认接收程序：直接交货、要求检验或标准接收。

供给商的联系人属性（仅在地点层可以设置，为某些单据的联系人字段提供值）

ORACLG,应付怅款

n浏览器▼»收在页▼主页注销首选项帮助诊断

供应商

供应商地址簿>管理地点>更新中国河南内乡同乡伙伴•10076:联系人目录>

・快速更新

创建联系人

・公司配置文件

O组织取消（U应用（eT

税详拙信息

电话区号

O地址簿

联系人目录电话号码

O业务分类电话分机号

产品和服务

传真区号

O银行详细信息

调查传真号码

・期限和控制无效日期

O会计

彳梅和申报

O采购用户帐户

接收

付款明细为此联系人仓।雇用户帐户厂

关系

发票管理联系人地址

地址名称地址详细信息联系人说明性弹性域・除

未独到结果。

添加另二行

供给商及地点层的采购属性（可以在供给商层及地点层进行维护）

“采购〃页签

•快速更被量哥中国河京内乡同乡伙伴J0076:乐曲________________________________________________________________________________

・公司配置文件|取一回|保磴J

o想织

来颇T单智桂厂所有新订单

税详细信息

厂根据RTS事务处理创建借项通知由

地址建

联系人目录

O业务分类

产Rfn照务地点状本卜克效引地点名称|业务灾传|r^n

堤行详细信息

调查家购自晌开票送中

•期限和控裔7ar]

给十

地点名称业务实体做育地点收单地点发苣方式

哪由申报

谀备-用肖HYB_BU15rNESSOROUP|hyb_hometgmQ|“xi电点1二]Q

米购

set

O付款明纲

O关系

发票管理

取消©]保育里

收货地点：供给商发送货物/效劳发运的目的地地点。此字段的默认值是为收货地点定义的财务系统选

项。

收单地点：供给商为货物或效劳发送发票的目的地地点。比字段的默认值是为收单地点定义的财务系统

选项。

发票汇总层：选择一下选项，支付地点：为此供给商支付地点创立一张发票；装箱单：为此供给商支付

地点的每张装箱单创立一张发票；接收：为此供给商支付地点的每个接收创立一张发票。

自动开票"页签

“付款方式”如果设为空值，表示供给商不允许使用自动开票功能；如果选择其它值，表示该供给商允

许启用“自动开票”功能。”替代支付地点”表示"自动开票‘不使用当前供给商地点，而是使用另一个可

开票的供给商地点作为发票字段值。如果当前地点是非开票地点，则必须为之设定“替代支付地点"，如果

要使用当前地点作为自动开票，且当前地点是可开票地点，则将此字段留空。”发票汇总层”的选项包括''付

款地点、接收、装箱单”，如果为“付款地点〃，表示为具有相同日期的事务处理的此供给商支付地点创立

一张发票；如果为“装箱单”表示为具有相同日期的事务处理的供给商支付地点的每张装箱单创立一张发票；

“接收”表示为此供给商支付地点的每个接收创立一张发票。

“运费〃页签