招标代理及造价咨询公司管理制度

招标代理及造价咨询公司管理制度一、总则1.目的为加强公司内部管理，规范招标代理及造价咨询业务流程，提高服务质量和工作效率，确保公司业务合法、合规、有序开展，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工，包括招标代理业务团队、造价咨询业务团队、行政管理人员以及其他相关岗位人员。3.基本原则（1）依法合规原则：严格遵守国家法律法规、行业规范和政策要求，确保各项业务活动合法合规。（2）公正公平原则：在招标代理和造价咨询业务中，秉持公正、公平的态度，维护各方合法权益。（3）诚实守信原则：以诚信为本，履行合同承诺，保证服务质量，树立良好的企业形象。（4）专业高效原则：不断提升员工专业素质，优化业务流程，提高工作效率，为客户提供优质、高效的服务。

二、组织架构与岗位职责1.组织架构公司设立董事会、总经理办公会等决策机构，下设招标代理部、造价咨询部、市场部、财务部、行政部等职能部门。各部门分工明确，相互协作，共同推动公司业务发展。2.岗位职责（1）董事会职责-制定公司发展战略和经营方针。-审议批准公司年度工作计划、财务预算和决算报告。-决定公司重大投资、融资、资产处置等事项。-聘任或解聘公司总经理等高级管理人员。-监督公司经营管理活动，对公司重大事项进行决策。（2）总经理职责-全面负责公司的经营管理工作，组织实施董事会决议。-制定公司具体业务计划和经营目标，确保公司业务的顺利开展。-组织协调公司各部门工作，建立健全内部管理体系。-负责公司团队建设，选拔、培养和激励员工。-代表公司对外开展业务活动，维护公司利益和形象。（3）招标代理部职责-负责招标代理项目的承接、策划和组织实施。-编制招标文件，包括招标公告、资格预审文件、招标文件等。-组织开标、评标、定标等活动，确保招标过程的公正、公平、公开。-协助招标人签订合同，并对合同执行情况进行跟踪和监督。-整理和归档招标项目资料，建立项目档案。（4）造价咨询部职责-承接造价咨询项目，包括工程造价咨询、工程结算审核、工程招标控制价编制等。-收集、整理工程造价相关资料，进行现场勘查和计量。-运用专业知识和技能，对工程造价进行准确计算和分析，出具咨询报告。-参与工程造价纠纷的调解和仲裁，提供专业意见。-对造价咨询项目进行质量控制和风险评估，确保咨询成果的准确性和可靠性。（5）市场部职责-负责市场调研，了解行业动态和市场需求，制定市场推广策略。-拓展业务渠道，挖掘潜在客户，建立客户关系管理系统。-组织参加各类行业展会、商务活动，提升公司品牌知名度和影响力。-负责业务投标工作，编制投标文件，参与项目投标活动。-收集、分析市场信息，为公司业务决策提供参考依据。（6）财务部职责-制定公司财务管理制度和财务流程，规范财务管理工作。-负责公司财务核算，编制财务报表，定期进行财务分析。-管理公司资金，合理安排资金使用，确保资金安全。-负责公司税务申报和缴纳，进行税务筹划，降低税务风险。-参与公司项目预算编制和成本控制，对项目财务状况进行监督和评估。（7）行政部职责-负责公司行政管理工作，制定行政管理制度和工作流程。-组织公司会议、活动的筹备和安排，协调公司内部沟通与协作。-负责公司文件、档案、印章的管理，确保文件资料的安全和规范。-管理公司办公用品、设备等物资，做好后勤保障工作。-负责人事管理工作，包括员工招聘、培训、考核、薪酬福利等。-维护公司办公秩序，处理公司行政事务和突发事件。

三、业务流程规范1.招标代理业务流程（1）项目承接-市场部通过各种渠道获取招标代理项目信息，进行初步筛选和分析。-与潜在客户进行沟通，了解项目基本情况和需求，介绍公司服务优势和流程。-提交项目承接意向书，明确服务内容、收费标准、服务期限等条款，经客户确认后签订委托代理合同。（2）项目策划-招标代理部组建项目团队，明确项目负责人和团队成员职责。-收集项目相关资料，包括项目审批文件、技术规格要求、资金来源等。-与招标人沟通，了解项目特殊要求和关注点，制定招标方案，包括招标方式、评标办法、时间安排等。（3）文件编制-根据招标方案，编制招标文件，包括招标公告、资格预审文件、招标文件正文、评标标准和方法、合同条款等。-对招标文件进行审核，确保文件内容合法合规、条款清晰明确、无歧义。-发布招标公告，通过指定媒体、网站等渠道向社会公开招标信息。（4）资格预审（如有）-接收潜在投标人报名资料，进行资格预审文件的审查。-组织资格预审评审会议，对潜在投标人的资格条件进行评审，确定合格投标人名单。-向合格投标人发出资格预审合格通知书，告知其获取招标文件的时间、地点和方式。（5）开标评标-按照招标文件规定的时间、地点组织开标会议，公开开标，唱标记录。-组建评标委员会，评标委员会成员应从依法设立的评标专家库中随机抽取。-评标委员会对投标文件进行评审，按照评标标准和方法进行打分或排序，推荐中标候选人。-协助招标人确定中标人，向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（6）合同签订与备案-协助招标人与中标人签订合同，确保合同条款符合招标文件和中标人的投标文件要求。-将合同副本报相关部门备案，完成招标代理项目的全部工作。（7）项目归档-整理招标项目过程中形成的各类文件资料，包括招标文件、投标文件、开标记录、评标报告、合同等。-按照档案管理规定进行分类、编号、装订，建立项目档案，妥善保管。2.造价咨询业务流程（1）项目承接-市场部获取造价咨询项目信息后，与客户沟通，了解项目背景、规模、咨询内容和要求等。-组织专业人员对项目进行初步评估，确定项目可行性和收费标准。-签订造价咨询服务合同，明确双方权利义务、服务内容、收费方式、服务期限等条款。（2）项目准备-造价咨询部组建项目团队，安排具备相应资质和经验的人员担任项目负责人。-收集项目相关资料，包括项目立项文件、设计图纸、施工承包合同、变更签证等。-制定项目工作计划，明确工作步骤、时间节点和人员分工。（3）现场勘查与计量-项目团队成员到项目现场进行勘查，了解工程实际情况，收集与工程造价相关的现场资料。-根据设计图纸和现场实际情况，对工程量进行详细计量，确保计量准确无误。-对计量过程中发现的问题及时与相关方沟通协调，做好记录。（4）造价计算与分析-根据计量结果和相关计价规范、定额标准，进行工程造价的计算和分析。-考虑材料价格波动、市场行情变化等因素，合理确定工程造价。-对工程造价进行多方案比较和分析，为客户提供优化建议。（5）报告编制-根据造价计算和分析结果，编制造价咨询报告，报告内容应包括项目概况、咨询依据、造价计算过程、结果分析、结论和建议等。-对报告进行审核，确保报告内容真实、准确、完整，逻辑清晰，语言规范。-将审核后的报告提交给客户，并进行沟通解释，解答客户疑问。（6）项目跟踪与服务-在项目实施过程中，对工程造价进行跟踪，及时掌握工程进度和造价变化情况。-协助客户处理工程造价相关问题，提供专业意见和建议。-根据客户需求，提供工程造价咨询的后续服务，如工程结算审核、竣工决算审计等。（7）项目归档-整理造价咨询项目过程中形成的各类文件资料，包括项目合同、工作计划、现场勘查记录、计量清单、造价计算书、咨询报告等。-按照档案管理规定进行分类、编号、装订，建立项目档案，妥善保管。

四、质量控制与风险管理1.质量控制（1）建立质量控制体系制定质量控制制度和流程，明确质量控制目标、责任分工和操作规范。设立质量控制岗位，负责对业务项目进行质量监督和检查。（2）项目过程质量控制-在项目承接阶段，对项目的可行性、风险程度进行评估，确保承接的项目符合公司业务范围和质量要求。-在项目策划阶段，审核招标方案或造价咨询工作计划，确保方案和计划合理可行。-在文件编制阶段，对招标文件、造价咨询报告等进行严格审核，确保文件内容准确、规范、合法。-在开标评标或造价计算分析阶段，监督项目实施过程，确保操作符合规定程序和标准。-在项目完成后，进行项目质量回访，收集客户意见，对存在的问题及时整改。（3）质量考核与奖惩建立质量考核指标体系，对项目团队和个人的工作质量进行量化考核。根据考核结果，对质量优秀的团队和个人进行表彰和奖励，对质量不达标的进行批评和处罚。2.风险管理（1）风险识别与评估-定期对公司业务进行风险识别，包括政策法规风险、市场风险、信用风险、操作风险等。-对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（2）风险应对措施-针对不同等级的风险，制定相应的应对措施。对于政策法规风险，加强对法律法规的学习和研究，确保业务活动合法合规；对于市场风险，加强市场调研和分析，合理制定价格策略，拓展业务渠道；对于信用风险，建立客户信用评价体系，加强对客户的信用管理；对于操作风险，完善业务流程和内部控制制度，加强员工培训，提高员工风险意识和业务能力。（3）风险监控与预警建立风险监控机制，对风险状况进行实时监控。当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险处置措施，降低风险损失。

五、人员培训与发展1.培训计划制定根据公司业务发展需求和员工实际情况，制定年度培训计划。培训计划应包括培训目标、培训内容、培训方式、培训时间安排等。2.培训内容（1）业务知识培训-招标代理业务培训：包括法律法规、招标流程、招标文件编制、评标方法等。-造价咨询业务培训：包括工程造价计价规范、定额应用、造价软件操作、工程结算审核等。（2）专业技能培训-沟通技巧培训：提高员工与客户、同事、评标专家等沟通交流的能力。-团队协作培训：增强员工团队合作意识和协作能力。-项目管理培训：提升员工项目策划、组织、协调和控制能力。（3）法律法规与职业道德培训-国家法律法规培训：确保员工熟悉和遵守相关法律法规。-职业道德培训：培养员工诚实守信、廉洁自律、敬业奉献的职业道德品质。3.培训方式（1）内部培训由公司内部专业人员担任培训讲师，定期组织内部培训课程，进行业务知识和技能的传授。（2）外部培训根据培训需求，选派员工参加外部专业培训机构举办的培训课程、研讨会、讲座等，拓宽员工视野，学习先进的业务理念和方法。（3）在线学习利用网络学习平台，为员工提供丰富的在线学习资源，员工可以自主安排时间进行学习，提升自身素质。（4）实践锻炼通过项目实践，让员工在实际工作中积累经验，提高业务能力。同时，安排员工参与不同类型的项目，拓宽业务视野，培养综合能力。4.员工职业发展规划建立员工职业发展规划体系，为员工提供明确的职业发展路径。根据员工的专业技能、工作业绩和发展潜力，为员工制定个性化的职业发展计划，包括晋升通道、培训计划、岗位轮换等，激励员工不断提升自己，为公司发展贡献力量。

六、财务管理与审计监督1.财务管理（1）财务预算管理-每年末，财务部根据公司年度工作计划和经营目标，编制下一年度财务预算。-财务预算包括收入预算、成本预算、费用预算、利润预算等，经总经理办公会审议通过后执行。-定期对财务预算执行情况进行分析和评估，及时发现问题并采取措施进行调整，确保预算目标的实现。（2）收入与成本管理-加强业务收入管理，确保各项收入及时、足额入账。严格按照合同约定收取服务费用，对逾期未收款项进行跟踪催收。-控制业务成本，合理安排费用支出。对成本费用进行分类核算和分析，采取有效措施降低成本，提高经济效益。-建立成本控制制度，加强对项目成本的预算、核算和控制，确保项目成本在预算范围内。（3）资金管理-合理安排资金，确保公司资金链的稳定。根据业务需求和资金状况，制定资金使用计划，优化资金配置。-加强资金收支管理，严格执行资金审批制度，确保资金安全。定期对资金进行盘点和清查，做到账实相符。-拓展融资渠道，降低融资成本。根据公司发展需要，合理选择融资方式，确保公司资金需求得到满足。2.审计监督（1）内部审计制度建立健全内部审计制度，定期对公司财务收支、经济活动、内部控制等进行审计监督。内部审计机构独立行使审计职权，向董事会负责并报告工作。（2）审计内容与方式-财务审计：审查公司财务报表的真实性、合法性和完整性，检查财务收支情况、资金使用情况等。-业务审计：对招标代理和造价咨询业务项目进行审计，检查业务流程是否合规、服务质量是否达标、收费是否合理等。-内部控制审计：评估公司内部控制制度的健全性和有效性，发现内部控制存在的问题并提出改进建议。-审计方式包括定期审计、专项审计、离任审计等。（3）审计结果运用-及时向公司管理层反馈审计结果，针对审计发现的问题提出整改意见和建议。-跟踪整改落实情况，确保问题得到有效解决。将审计结果与员工绩效考核挂钩，对审计发现的违规行为进行严肃处理。

七、档案管理1.档案管理制度制定档案管理制度，明确档案管理的职责分工、档案分类标准、归档范围、保管期限、借阅流程等。2.档案分类与归档（1）业务档案-招标代理业务档案：包括招标项目的委托代理合同、招标文件、投标文件、开标记录、评标报告、中标通知书、合同副本等。-造价咨询业务档案：包括造价咨询项目的委托合同、工作计划、现场勘查记录、计量清单、造价计算书、咨询报告等。（2）行政管理档案-公司文件：包括公司章程、董事会决议、总经理办公会纪要、各类规章制度等。-人事档案：包括员工招聘、培训、考核、薪酬福利等相关资料。-行政事务档案：包括会议记录、活动资料、办公用品采购记录、设备维护记录等。（3）财务档案-会计凭证、账簿、报表等财务核算资料。-财务审计报告、税务申报资料、资金收支记录等。3.档案保管与借阅（1）档案保管-设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全和完整。-按照档案分类标准和保管期限，对档案进行分类存放，便于查找和管理。-定期对档案进行清查和整理，对破损、变质的档案及时