管理文件手册（海运）《记录管理须知》

修改号：2.0

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1目的

本文件对SMS各种记录的管理、使用作出规定，旨在规范记录管理，使记录能如实反映SMS

运行情况，保持SMS有效运行。

2适用范围

本文件适用于进入SMS的公司领导、处室及船舶。

3定义

3.1记录：见《安全管理手册》E定义和缩写第7条；

3.2法定记录：指政府管理部门设置并进入体系的船舶所必须具有的手册、说明书和各种

记录。

4管理规定

4.1凡是SMS文件实施的情况必须如实地记录在相应的记录或表报中，如无特定的记录表

(簿)，则记入《SMS监控记录》，《SMS监控记录》原则上每页只能填写•项活动内容；

4.2记录必须记载清楚，书写端正，不得涂改，如书写发生错误，可用笔划抻，但原文应

能看出；

4.3处室的记录由专人保管，船舶的记录由船长保管或按船员职责分工保管；

4.4处室/船舶的记录必须分门别类进行记录，分工保管的文件夹应集中存放在一起；

4.5各种记录作为内审的首要文字依据，除内审员、主管机关的审核人员、安全总监及相

关处室的兼职安全监督人员，其余人员不得任意借用或查阅；

4.6人员调动或替代，记录作为规定移交项目，列入移交，不得在调动或临时离开时带走

记录；

4.7各种记录用完后，法定记录仍按原来途径领取，其池记录则由体系办统一格式以电子

文档的形式提供，处室/船舶自行打印、复制：

4.8未经批准不得任意改变SMS文件规定的记录格式内容，保持记录严肃性和有效性；

4.9各种记录按规定的保存期限保存，记录保存到期，处室/船舶将自行销毁；

4.10各种体系运行记录的流转、管理和存档可借助公司船舶管理信息系统(SM1S)进行。

5附录

《SMS记录清单》

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附录

SMS记录清单

(P3-1)

序号记录名称表单编号

1《SMS监控记录》CX0401-01

2《SMS运行跟踪季报表》CX0401-02

3《船长/大副技术档案》CX0601-01

4《轮机长技术档案》CX0601-02

5《船长适任资格评估表》CX0601-03

6《船员聘用审核评估表》CX0601-04

7《船长在船/离任考核表》CX0601-05

8《轮机长在船/离任考核表》CX0601-06

9《大副在船/离任考核表》CX0601-07

10《船员在船/离任考核表》CX0601-08

11《船员调动通知书》CX0601-09

12《岸基新聘和转岗人员熟悉职责表》CX0602-01

13《船长/大副/轮机长开航前指令执行表》CX0602-02

14《新聘和转岗船员开航前指令/热悉职责表》CX0602-03

15《培训需求表》CX0603-01

16《岸基/船舶培训和训练计划表》CX0603-02

17《培训和训练记录》CX0603-03

18《信息收发记录表》CX0604-01

19《公司应急反应程序执行记录》CX0802-01

20《船舶年度应急应变演习计划》CX0802-02

21《不符合规定情况、事故和险情的报告、调查、分析及纠正记录》CX0901-01

22《船舶年度预防检修计划表》CX1001-01

23《月度维护和预防检修项目执行情况表》CX1001-02

24《SMS文件签收记录》CX1101-01

25《SMS文件登记薄》CX1101-02

26《SMS文件修改申请单》CX1001-03

27《SMS文件修改通知单》CX1001-04

28《SMS文件废止、清除通知单》CX1001-05

29《内审员聘任登记表》CX1201-01

30《内审员工作情况反馈表》CX1201-02

31《内审员工作情况汇总表》CX1201-03

32《SMS审核检查表》CX1201-04

33《SMS内审记录》CX1201-05

34《SMS内审不符合报告》CX1201-06

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SMS记录清单

(P3-2)

序号记录名称表单编号

35《SMS公司内审报告》CX1201-07

36《SMS处室/船舶内审摘告》CX1201-08

37《安全管理体系有效性评价报告》CX1202-01

38《SMS管理复查报告》CX1203-01

39《配件、物料申请计划》XZ0303-01

40《船存配件清单》XZ0303-02

41《调度日志》XZ0304-01

42《船舶动态表》XZ0304-02

43《船舶SMS兔查报告》XZ0501-01

44《船长调动交接记录表》XZ0601-01

45《驾驶员（无线电操作员）调动交接记录表》XZ0601-02

46《轮机长调动交接记最表》XZ0601-03

47《轮机员（电机员）调动交接记录表》XZ0601-04

48《船上工作安排表》XZ0601-05

49《船员值班（工作）/休息时间记录表》XZ0601-06

50《船舶药品登记表》XZ0601-01

51《船舶药品申购表》XZ0601-02

52《船舶安全自查报告》XZ0901-01

53《船舶航行安全检查表》XZ0901-02

54《船舶劳动安全检查表》XZ0901-03

55《机务管理安全检直表》XZ0901-04

56《船舶防污染安全检查表》XZ0901-05

57《船舶消防安全检杳表》XZ0901-06

58《被滞留船舶单船情况报告表》XZ0901-07

59《DOC、SMC副正本发放记录》XZ1601-01

60《船舶应急资料清单》XZ0807-01

61《航次计划表》XZ0701-01

62《甲板部开航前检查核定表》XZ0701-02

63《轮机部开航前检行核定表》XZ0701-03

64《船舶抵港前设备测试表》XZ0701-04

65《水舱变动联系记录簿》XZ0719-01

66《夜航命令簿》XZ0720-01

67《航海图书资料登记簿》XZ0721-01

68《航海通告、航行警告，通电收改登记簿》XZ0721-02

69《海图小改正登记簿》XZ0721-03

70《“三报、狭水道”航行记录簿》XZ0723-01

71《船舶航次会议记录》XZ0724-01

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SMS记录清单

(P3-3)

序号记录名称表单编号

72《货物积载图》XZ0735-01

73《进入封闭场所作业申请表》XZ0738-01

74《GMDSS船舶电台工作日志》XZ0740-01

75《航行中明火作业申请、记录表》XZ0751-01

76《加油记录单》XZ0758-01

77《船舶救生设备检查表》XZ0760-01

78《救生设备来源、备品登记表》XZ0760-02

79《船舶防火档案》XZ0761-01

80《消防器材养护记录卡》XZ0761-02

81《通导设备维护保养记录》XZ1003-01

82《蓄电池月度维护保养记录》XZ1003-01

83《蓄电池供电的设备和/系统目录》XZ1003-01

84《油品化验报告单》XZ1004-01

85《船舶证书检索汇总表》XZ1005-01

86《船舶证书有效期检索