酒店业采购询价管理流程

酒店业采购询价管理流程一、制定目的及范围在酒店行业中，采购询价管理是确保物资质量、控制采购成本和提高采购效率的重要环节。本流程旨在为酒店的采购活动提供一套系统化、规范化的管理模式，涵盖从采购需求的提出到最终物资的验收与结算的全过程。本流程适用于酒店内所有采购活动，包括但不限于客房用品、餐饮原料、设施设备和服务外包等。二、采购原则1.所有采购活动应遵循“公平、公正、公开”的原则，确保选择合适的供应商。2.采购物资必须保证质量，优先选择信誉良好的供应商，确保其具备必要的资质和经验。3.各部门应明确采购责任，申购人与采购人应为不同人员，避免利益冲突。4.采购过程中的信息应保密，确保供应商的商业机密不被泄露。三、采购流程1.采购需求提出采购需求由各部门提出，需求人员需填写《采购申请单》，详细说明所需物资的规格、数量及用途。该申请单应附上部门负责人签字确认。2.需求审核采购部门接到申请后，需对需求进行审核，主要包括：确认需求的合理性和必要性检查预算是否符合公司规定对市场行情进行初步评估，确保价格合理3.供应商选择与询价采购审核通过后，采购人员开始进行供应商的选择与询价。采购人员应至少联系三家符合资质的供应商，索取报价单，确保信息的多样性与竞争性。在询价过程中，采购人员应向供应商明确采购要求、交货时间及其他相关条件。4.报价评估与核价收集到供应商报价后，采购人员需对报价进行评估，主要考虑以下几个方面：价格的合理性与市场一致性供应商的交货能力及信誉物资质量的保障措施售后服务的承诺与保障评估完成后，采购人员应填写《报价评估表》，并附上各供应商报价单，准备提交审批。5.审批流程报价评估表提交后，按公司规定的审批流程进行逐级审批。审批环节包括：采购部门负责人审核财务部门确认预算最高管理层最终审批经过审批后，采购人员可与中标供应商进行合同谈判。6.合同签署与订单确认在与供应商达成一致后，需签署《采购合同》，明确双方的权利与义务。合同中应包含以下内容：物资的详细描述交货时间与地点付款条件与方式违约责任与争议解决方式合同签署后，采购人员负责及时向供应商发送《订单确认单》。7.物资验收与入库物资到货后，相关部门应对到货物资进行验收，验收内容包括：数量与合同一致性质量与规格符合性有无损坏或过期情况验收合格后，物资进入仓库，填写《入库单》，并及时更新库存管理系统。8.付款与结算物资验收合格后，采购人员需向财务部门提交付款申请，附上《采购合同》、《入库单》及供应商发票。财务部门审核无误后，按合同约定进行付款。四、特殊情况处理1.紧急采购遇到紧急情况需要快速采购时，采购人员可进行简化流程，迅速联系供应商，确保物资及时到位。针对紧急采购，应在事后补充相关材料，并进行审核记录。2.变更采购若需对已签署的采购合同进行变更，应及时与供应商沟通并签署变更协议，所有变更应以书面形式确认。五、备案与档案管理所有采购活动结束后，采购人员需将相关文件进行整理与归档，包括：《采购申请单》《报价评估表》《采购合同》《入库单》供应商发票档案管理应遵循便于查阅与保密的原则，设定定期复查的时间表，以确保资料的完整性与有效性。六、流程优化与反馈机制在实施采购询价管理流程的过程中，应定期收集各部门的反馈意见，评估流程的有效性与执行情况。必要时，对流程进行优化调整，以适应酒店经营环境的变化。定期组织培训，提高相关人员的采购管理意识与技能，确保流程的持续改进。在设计这一套采购询价管理流程时，充分考虑了酒店行业的