大型活动标准化执行手册

大型活动标准化执行手册

流程安排是纲领

前期准备是基础

合作执行是关键

控制应变是保障

细节的把控决定效果

后期跟踪是超越的所在

目录

一、手册说明.................................................2

二、活动环节一：信息沟通.....................................2

三、活动环节二：方案制定.....................................4

四、活动环节三：开会分工......................................6

五、活动环节四：活动筹备.....................................6

六、活动环节五：全体排练.....................................9

七、活动环节六：现场执行.....................................9

八、活动环节七：会后跟进...................................11

九、工作人员礼仪...........................................13

一、手册说明

本手册讨论对象为接待等项目，由于大型公开性活动工作较为复杂，涉及赞助招商、媒体宣传

以及更多繁杂的现场服务等事宜，因此，大型公开性活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执

行方案，本执行手册仅为大型公开性活动提供原则性指导。

本手册将活动执行分为七个环节：信息沟通、方案制定、开会分工、活动筹备、全体排练、现

场执行和会后跟进，以供执行负责人把握整个执行过程，避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或

偏差，实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、完美的现场执行和持

续到位的会后跟进，最终完成一个完美的活动执行过程。

二、活动环节一：信息沟通

信息沟通是活动执行中的第一环节，充分的信息沟通以及对活动成熟地思考是活动举办成功的

基础，也能尽可能避免由于活动理解偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。因此活

动执行负责人须在活动正式筹备之前，与领导和其它人士进行充分沟通，在可允许的范围内争取了

解尽可能多的信息，填写下列活动信息沟通表，再筹划下一步工作。

活动信息沟通表

活动名称

活动时间活动地点

举办单位协办/联办单位

执行负责人活动规漠

执行单位执行单位负责人

活动目的

活动意义

主要领导

嘉宾邀请

媒体邀请

主要流程

接待标准

其它要求

三、活动环节二：方案制定

活动方案是活动执行的指导性文件。在活动信息沟通完成之后，执行负责人填写活动信息沟通

表，自己或执行方制定活动方案与活动执行方案（初稿），组织各处室讨论，根据修改建议形成活动

执行方案（第二版），提交给领导审阅，最后根据领导反馈意见制定活动执行方案（最终版）。其整

体流程如下：

C、现场任务列项。

D、人员分工安排；

活动后期工作A、后期事项明细；

B、人员分工安排；

C、完成时限要求。

活动财务预算

活动合同签订

活动应急方案

其它事项大型公开活动同时需制定招商赞助方案。

四、活动环节三：开会分工

活动前期，成立活动小组，由小组负责人定期召开活动信息沟通会议，进行初步的工作分工。

活动方案确定后，执行负责人召集全体工作人员，举行活动工作安排会，详细介绍活动信息及

其具体人员安排，同时了解全体人员时间和工作任务情况，听取反馈建议，及时进行工作调整与方

案完善，最终确定全体人员分工：（根据活动的规模及性质，报请领导召开各部分协调会，得到更多

的部分协助）

工作安排会三个目的：

1、讲述活动各项情况；

2、明确人员分工安排；

3、听取反馈意见。

工作安排会环节：

1、执行负责人主持会议，介绍活动基本情况；

2、执行负责人介绍人员分工安排；

3、工作人员重述自身职责与安排；

4、听取反馈意见并及时协调；

5、领导总结发言。

分工管理方法：

由于活动现场的参与人员数量大、事物繁杂。为了提高活动实施阶段的管理效率，实施操作程

序的管理。

由项目负责人制定整体工作分工方案，然后由各项工作的具体负责人再去制定针对自身工作的

详细分工计划，再交于项目负责人进行计划汇总，以此控制整个活动进程。

项目负责人制。项目负责人的统一安排，团结协作互相配合，所安排的人员，从活动筹备前期

到活动现场执行，再到活动后期，一直负责到底，从而进一步保证活动的进程速度和效率。

部门职能负责人执行方备注

总指挥活动的总体策划、盛督、协调、控制

副总指挥项目的监督、协调、控制

副

会务1、各处室协调组长：

总

协调2、各部门协调组员：

指3、召开协调会

领导

挥1,领导邀请（名单）组长：时接：后勤

待

接

2、领导餐宿、签到组员：

3、领导用车、礼品

4、领导演讲稿

5、领导参会路线检查

嘉宾1、嘉宾邀请（名单）组长：

接待2、嘉宾餐宿组员：

3、嘉宾用车、礼品

长

媒体

1、媒体邀请（名单）•

员

接待

2、媒体餐宿•

3、媒体签到、礼品

舞美1、舞美督促、检查组长：

设计2、证件管理组员：

3、各区域视觉管理

文字1、新闻通槁组长：

资料2、领导演讲稿组员：

3、主持人串词

4、会务文字资料

5、通讯录

后勤

L生活用水组长：

保障

2、餐宿、用车、礼品组员：

3、其他

安保1、证件检查组长：

消防2、现场引导组员：

3、现场管理

摄

影

1、筹备前的影像

摄

像

2、现场影像

3、活动资料收集

息

信

K志星者

理

管2、礼仪

他

其3、信息共享、通知

五、活动环节四：活动筹备

在明确活动方案和人员分工，正式进入活动筹备环节，活动筹备是活动的真正执行环节，是细

化深入的过程，主要包括以下内容：现场勘查、来宾邀请接待、活动进度、物料准备、现场布置、

应急预案、公安消防、后勤保障、财务预算与文件管理。

1、来宾邀请接待及接待方案：

领导邀请和接待

嘉宾邀请和接待

媒体邀请和接待

•邀请媒体名单

•新闻夹内容

•媒体签到

•住宿登记表

•媒介分工（活动现场位置）

•接待物料

•专访安排（名单、Q&A、）

2活动进度

制定严格的活动筹备各项内容的进度表:

'ft?''''45689

371011主要负责人参加人员

—四五六日—

活动要求告知

执行公司征集

话动方案提交活动提案

活动提案定案

签定服务合同

■

确定活动场地一

活动场地

确定交通路线1

活动场地勘察

提交初步设计方案

舞美设计确定场地设计方案

制作开始及监督

制作物运输及进场

■

邀请媒体建议

确定媒体名单

媒体遗清

媒体邀请RSVP

确认媒体出席名单

提交邀请函设计

确认遨清函设计

毓导邀请邀请函印刷酎作

发放逾请函

出席人数确认

活动日程指南

到词费料活动新阊通底

嘉宾演讲恭

■

现场运动用水一

礼品管理

■

■

其它准脊安保消防预案

应急预案

交通车安排

3物料准备

4现场布置

5应急预案

AV部分

•现场所有AV设备（包括笔记本电脑）均需在活动进场前、进场后进行多次检查，以确保所

有设备的良好运转。

•活动进行中对所有文件同时在两台笔记本上备份，以防现场一部出现问题马上可切换另一

部

天气变化

安保事件

•在活动区域周围及主要通道处安排工作人员及保安，防止中途发生突发事件，如发生意外

变化及时疏导来宾。

•如场内发生混乱时由场内的工作人员及礼仪迅速引领领导到安全区域，确保在场领导的安

全。

•同时负责人利用场内广播对场内的人员进行引导和疏散。

6公安消防

­活动的时间、地点、人数、规模、内容及组织方式；

•安全工作人员情况、数量和任务分配、识别标志；

•场地建筑和设施的消防、安全情况；

•入场票证的管理、查验措施；

•场地人员的核定容量；

•迅速疏散人员的预备措施。

7后勤保障

•安排专门工作人员负责用餐预订及送达

•指定工作人员用车和司机

・文件打印

•资料装袋、运输和存放

•物品领取登记

•生活用水、礼品

8财务预算

9文件管理

活动中所涉及到的文件档案主要包括各种审批的行政文件、相关合同协议、新闻宣传稿件、策

划方案、工作计划、相关证件票据等，需及时整理，让文件在活动的过程在各个需要文件的工作人

员中及时传递。让工作人员能及时了解整个活动过程，从而提高工作效率。

10活动相关物资

会议物资项目基本内容

会务文具打卬机、订书机、纸笔、胶带等

会议电子材料演讲PPT、开场背景PPT、背景音乐、视频

会议发放材料嘉宾签到簿、活动议程单、会议介绍、会务其它资料

六、活动环节五：全体排练

针对重大公开活动，或其它有重要领导参加的活动，需提前对重要环节进行排练，以熠加工作

人员活动执行的熟练度，发现其中存在的问题。需要排练的重要环节通常包括领导接待环节、活动

开场环节、重要仪式环节、领导欢送环节，其中重要仪式环卡由于其中工作较多，需要多人的配合，

通常需要进行多次排练。

■排练人员安排

•排练总导演：执行负责人

•排练人员：被排练环节的工作执行人员；

•陪练人员：其它环节工作人员，表演与会嘉宾；

•问题纪录人员：

七、活动环节六：现场执行

1、再次排查：

于活动正式开始前，所有工作人员提前就位，执行负责人须结合排练情况，对现场工作进行全

面排查，尤其排查涉及领导安排的重要环节。

•人员分工：工作人员重述自己的工作职责，确保所有人员全部到位；

•物品摆放：现场桌椅、桌牌、茶水、资相、鲜花、信纸和笔是否摆放整齐；

•房屋摆设：房屋内部摆设是否美观、干净、整洁；

•电子设备：电子设备是否运行正常，所有音频、PPT等电子资料是否已完全到位；

•领导礼品：检查礼品是否到位并摆放整齐，工作人员是否清楚不同领导的礼品类别。

2、领导接待：

设立活动接待组，分设多个接待小组，每个小组由两人组成，由接待组组长负责小组间的协调，

及时调配。当领导到场时，小纽其中一名接待人员负责引导休息室，另一名于接待处迎接其它领导。

重要领导由公关人员陪同部门领导到门口进行迎接。

接待工作的通常流程：

•联系领导或其部门领导，确认活动地址、交通路线图等信息，预先告诉迎接事宜；

•领导即到时，接待小组须注意来往车辆，到迎接处准备好，车辆一到即主动上前迎接；

•对于须由部门领导亲自迎接的领导，领导即到时接待小组负责人提前电话告知部门领导；

•活动礼仪引导领导入休息室，并马上安排茶水。

•活动开始接待人员负责引导至活动现场；

3、现场配合：

活动执行负责人根据活动执行方案，列明现场需要执行的工作，并进行工作人员细致安排，以

配合现场活动流程中的所有工作。

4、活动用餐：

•提前安排好用餐座次，于餐桌上预先整齐摆放桌牌；

•及时引导领导至用餐地点，直至每位领导就座完成；

•在至用餐地点路上，需注意提包、拿衣服和活动材料，并确认是否有领导物品遗落；

•用餐现场至少有一名工作人员，及时调配服务员，服务现场。

5、欢送领导及礼品发送

•首先集体欢送国家领导人和省部级重要领导，再欢送其它领导或企业家；

•对于有司机或部门领导的领导，提前将礼品给领导司机或部门领导；

•对于未带司机的参与领导，活动结束后由专门工作人员负责跟进发送礼品。

八、活动环节七：会后跟进

会后跟进工作也是活动的重要环节。于活动结束之后，需及时对活动进行跟进整理，具体包括

如下几个方面：

1、感谢短信发送

于活动结束后，需及时对与会领导的参会和支持表示感谢。

2、会议/活动纪要

于活动结束后，工作人员及时整理活动录音、视频和会叹记录，撰写会议/活动纪要，针对重要

活动，需要形成活动记录，甚至形成会议/活动成果书籍。

3、活动新闻稿

活动结束的当天晚上，工作人员整理活动新闻稿，保证第二天及时进行新闻发布。

4、音像资料整理

活动结束后及时对活动图片、视频等音像资料进行整理、修饰和剪辑，重要活动的视频和图片

还须进行刻盘，连同其它活动成果资料、洗印照片等

5、活动文件归档

在会后跟进的基本工作完成之后，对活动文件进行归档整理。

九、工作人员礼仪

1、着装礼仪：

■男士着装礼仪：

男士须穿正装（深色套装、领带、皮鞋），佩戴中工作证，于活动前检查衣着是否整齐;

■女士着装礼仪：

女士宜穿正装（套装、丝袜、皮鞋），佩戴中工作证，于活动前检查衣着是否整齐；

2、仪态仪容：

在整个:动过程中，工作人员都要以最饱满的精神状态提供服务，注意自己的仪态仪容。

保持微笑，热情大方。

3、迎接礼仪：

4、现场礼仪：

目录

第一章前言3

一、编制目的3

二、使用说明...........................................................................3

第二章联盟活动操作总体标准................................................................4

一、联盟活动...........................................................................4

二、主办方与承办方职责.................................................................4

三、）励操作总体要求...................................................................4

四、活动会务组织架构与职能分工.........................................................5

第三章活动前操作内容.......................................................................9

一、合作商家选择.......................................................................9

二、酒店...............................................................................9

三、旅行社..............................................................................9

四、会务公司..........................................................................10

五、物料公司..........................................................................10

六、合作商寻找及沟通时间节点控制.......................................................11

七、，励邀约..........................................................................11

第四章活动中操作内容......................................................................15

一、接待环节..........................................................................15

二、接机部分..........................................................................16

三、签到部分..........................................................................17

四、返程送机..........................................................................19

五、课程环节..........................................................................19

六、项目推介环节......................................................................21

七、商务环节..........................................................................24

八、旅游环节..........................................................................25

九、晚宴部分..........................................................................26

第五章;励后期工作........................................................................30

一、；励清理..........................................................................30

二、上励结算..........................................................................30

三、上励总结..........................................................................30

四、下期活动准备......................................................................31

第六章联盟主体活动差异化操作说明..........................................................32

第七章附件................................................................................33

第一章前言

一、编制目的

本手册为智慧中国企业发展联盟总部编制，旨在为活动的主办方及承办方提供联盟会务活动操作范本。本手册制定

的联盟活动总体会务操作标准适用于各项活动。同时，本手册亦对各项活动的差异化操作加以说明。由于地域性的

差异，本手册内容暂时不适用于海外活动的操作指引，同时根据境内的具体活动开展内容情况将在本手册基础上进

行微调。

二、使用说明

本手册作为联盟各项会务活动的工具指南，供总部工作人员和城市服务中心工作人员使用。不能保证在今后的活动

中会出现与之相悖的问题，如问题产生时将直接根据问题现场进行方式方法的改善，本手册仅作为活动苦办的参考

性文件，此版本为内容经过深化的最新版本，如发现问题请与方案制定方联系，我们将不断进行活动内容形式的添

加、修改以及完善。

第二章联盟活动操作总体标准

"智慧中国企业发展联盟”总部全年固定举办3项活动。每项活动性质、举办形式及举办频率等虽有不同，但

作为“联盟"旗下主体活动,联盟总部对每项活动的执行与操作均制定了统一标准。

一、联盟活动

・新商界•益友汇

•智慧中国•智慧城市

・"智慧中国"高峰论坛

上述3项活动均由联盟总部主办或与政府联合主办；承办方可由联盟总部担任，或由活动承办商担任。

二、主办方与承办方职责

主办方职责

•制定活动策划方案及设计案

•全程书旨挥和指导活动的组织与实施

•协助承办方邀请参会嘉宾

•协助承办方邀请参会企业家

•通过联盟自身宣传渠道对活动进行同步及后期宣传

2・2地方主办方的职责

•筹备与组建活动组委会

•活动前期筹备活动（会议会场、住宿、餐饮的预定安排；所有物资的制作）

•当地参会企业家组织及邀约

•参会嘉宾及企业家的接待；全体参会人员及会务人员的财务和人身安全保障

•活动期间各项活动的全程实施、执行

•负责地方性媒体联系、报道等工作

三、活动操作总体要求

3.1活动策划及设计要求：

•在符合联盟理念和精神的嬲下，策划方案需突出当期活动主题，根据该主题展开写作；

•将主题与企业家诉求进行结合，具备一定的高度和深度；

•措词优美，文风精炼，简要介绍下活动所要参观的旅游景点；

•设计方案要紧扣策划案的思想，并在其形式上做更大的延伸。

3.2会务工作人员要求：

•服从组织的调度；

•全程保持通讯工具畅通；

•明晰任务分工并按质按量完成任务，临时调度须确保原有职责不受影响；

•对待联盟会员要热情耐心，展现活力；

•会务期间会务人员统一着正装，主持人看专业服装，礼仪人员看礼仪服装；

•严禁活动期间擅自离岗。

四、活动会务组织架构与职能分工：

为保证每次活动顺利圆满完成，联盟总部结合自身活动的需求，特制定会务组织架构，同时对组织架构中每个

同位分工和职能加以详细说明。每次活动均可根据该会务组织架构和职能分工，迅速组织会务小组，开展会务工作，

4.1活动会务组织架构

如图所示，会务组织架构共分3层II组。

总指挥

应急处理

联盟活动会务组织架构图

4.2活动职能部门分工：

总指挥：L负责整个活动内容的统筹、规划、协调、安排、监控与执行

2、负责协调、处理活动期间出现的各种应急事项

应急处理人：负责处理活动中一切突发情况

总策划：1、统筹策划组、设计组、影视制作组工作，协调承办方确定最终活动方案

2、负责协助指挥组的工作，完善、跟进各小组工作方案

3、负责配合总指挥在活动期间的工作协调与配合

活动秘书长：1、接受地方城市服务中心活动举办申请，资质审核；

2、统筹协调公关、后勤、交通、会务接待等各组工作

3、负责活动期间节目内容的确定、节目资料的收集

4、负责活动期间文档资料（包括活动文件、讲义文件）的收集、确认

5、确定主讲嘉宾，保持与主讲嘉宾的协调沟通

6、负责活动期间各种对应资料的传达、送达

会场总监：L负责会场的整体流程统筹、控制、秩序维护

2、负责摄影、摄像、音响、场务等人员的管理统筹

财务总监：1、根据组委会各小组提供的物料制定会务预算表单

2、管理整个会务中的财务支出、财务管理、财务统计

主持人：1、负责会务执行环节全程主持及引荐嘉宾事宜，衔接好会务活动的各个环节

2、负责晚会现场全程主持，衔接好活动的各个环节

策划组：1、负责活动整体创意构思

2、负责活动简案、详案的编写

3、负责活动相关的文字资料的编写，表单文档的制作

设计组：负责活动所需物料的设计，包括:背景板、易拉宝、宣传条幅、欢迎条幅、参会人员胸

牌、工作人员工作证、签到册、活动手册等物料的设计

影视组：1、负责活动宣传片、影视资料片的制作；

2、负责活动现场全程的摄影、摄像工作

3、负责后期活动纪录片的制作

网络推广组：1、负责活动网络推广，即时更新活动相关信息；

2、负责中创联官方网站及官方微博的维护

客服组：1、负责会前酒店、会场预定事宜；

2、联系各游玩景点，确定导游；

3、负责活动前所有参会嘉宾/联盟会员的邀约，告知参会人员活动内容、发送相关

电子文件；

4、负责确认参会企业家人数（包括:家属）的确认及对个人信息的收集、确认；

5、负责提前告知参会嘉宾/企业家赶往活动报到地点的路线、地址，对前往报到地的

指导；

6、负责活动相关演讲嘉宾的邀约事宜及到场服务事宜；

7、负责嘉宾/企业家的回程沟通、提示、指导

后勤组：1、负责活动前所需表单、文件打印及物料制作事宜，如:背景板、易拉宝、宣传条幅、欢迎条幅、参

会胸牌、工作证、签到册、活动手册等物料的制作。

2、负责所有嘉宾、与会人员、会务组工作人员的用餐事项；

3、确认用餐时间、餐单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作；

4、准备活动所需要的物品,如:矿泉水、水果、笔、纸、投影仪、电源排插等物品；

5、提供意外情况下的医疗保健服务；

6、行李寄存、延住房办理和房间特殊服务（鲜花、水果、酒水、网线、笔记本电脑等）

交通组：1、与公关组对接，负责参会嘉宾的交通接待（根据需要接待的嘉宾，安月浑辆接待）；

2、负责重要嘉宾/企业家机场接站；

3、负责整个活动过程中的所有车辆租用、调度等事项等；

会务接待组：1、负责对与会人员和重要嘉宾的接送机事项（与交通组对接）；

2、负责签到、物品分发、房间登记等事项；

3、负责嘉宾接待和其他礼仪事项；

4、配合后勤组对会员退房，行李寄存、延长住房办理的协调；

招商组：1、活动前赞助支持单位的洽谈；

2、活动中招商签约的落单，组织、执行。

协议组：1、招商方案的编写、打印；

2、签约合作协议的编写、制作打印。

安保组：1、确保本期活动（包括:会议、景点游玩、晚会）中所有人员安全；

2、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作，保障所有人员人财物等安全工年

场地组：1、与公关组对接，联系酒店相关人员，负责对会议厅的安排；

2、负责活动前调试会议厅设备，及会场布置事宜

会务执行组：1、负责活动现场的电脑、投影仪、电子设备、灯光f口音响等设备的调试、衔接与运作，保证设

备的正常使用；

2、负责活动期间会场现场的布置，如:背景板、条幅、易拉宝、桌椅、矿泉水摆放、文件摆放等

（协调会场方，布置好背景、易拉宝、条幅等）；

3、负责会场PPT\Word文件与设备的衔接、播放，保证文件的正常使用；

4、负责会场音乐、视频文件的衔接、播放执行，负责灯光和音乐的搭配、执行等，保证文件的

活动现场的正确使用、对接；

5、负责会务会场现场秩序的调控和管理（包括:主题演讲、论坛、洽谈签约等环节X

晚会组：L配合会务执行组对欢迎晚宴、会员联欢、惜别晚宴整体内容、流程的制定、执行（包括:晚会的人

员接待、入场安排、签到、合影、座位安排、节目表演环节的衔接等）；

2、协助场地组完成晚会现场的布置，确保晚会现场环境装饰到位,以及晚会现场的音响、灯光

等设备的调试、运行，确保现场运行无误；

3、负责晚会中涉及到的道具、服装的制作，道具的布置摆放、服装的安排；

4、确认节目表演人员、表演节目内容，保持与节目表演人员的沟通协调；

5、负责节目表演人员、主持人的化妆、催场工作；

6、确认晚会主持人，保持与主持人的沟通；

7、协助安保组对晚会现场秩序的维护与管理，确保现场所有人员的安全，落实安保,

消防工作

43活动各小组工作节点

组别任务流程时间节点备注

策划组会务整体流程策划，部分物料、表单活动开始前20天前期进行策划

工作，活动时进

制作与设计

行新闻采集

新闻采集，活动报道与回顾活动中即时发布

活动组会务各环节形式制定、流程指导执行提前■①天

确定主讲嘉宾、演拼主题，与嘉宾进提前3C天确定之后与策

划组联系，以完

行沟通

成各项手册

联系旅行社，确定旅游事宜提前■€1天

客服组邀约联盟会员，确认服务事宜活动开始前10天

政府、媒体邀约活动开始前1•天

联系酒店，确定会员住宿事宜提前疑）天与策划组联系，

提交酒店信息

招商组活动前赞助支持的洽谈协商活动方案形成的同时与策划组核对

招商方案

推广组活动预告，活引新闻造势宣传活动开始前2个月全程参与，由新

闻采集人员提

活动实时跟踪报道即时

供新闻稿件，借

活动回顾性新闻宣传活动结束后1天内，持续2周助官网平台以

回顾性宣传及微博平台宣

传报道

交通组负责会务车辆租用、调度提前■天

场地组与酒店方进行联系，负责场地布置事提前2天完成布置与客服绢进行

交接，联系酒店

宜，包括灯光音响的调试等工作

方

后勤组负责会前各小组所需物料统计，后勤提前2天各项物资到位

组负责发包制作，到货确认、保存等

负责会务期间工作人员及联盟会员的提前，天

就餐事宜

会务接待负责与会人员及嘉宾的接送机事宜提前2天确定联盟会员及嘉宾与客服组和交

抵达信息，以便安排接机事宜

组通组进行协调

第三章活动前操作内容

一、合作商家选择

合作商家承担活动中重要的后勤工作，故选择上应当严格谨慎。以下各项为合作商家选择要求及操作规范，其

中旅行社为境外活动时使用，境内活动用会务公司即可。

1.1酒店

A选择标准

0第一选

择为五星级

酒店，有特

殊情况则选

择其他星级

酒店，标准住宿条件为标准双人间（酒店可灵活更换房型）

0根据活动预定人数，酒店能够有Sluice的空余标准间并且在酒店房间调整调配上有灵;舌性方案以方便联盟会

员对于房间需求的不同

0酒店地址以交通方便为主要选择标准，靠近活动所要参观的旅游景点，离景点车程不超过1小时

取协调事宜

0活动期间，酒店自有物资、媒介的相关使用权及各布置地点、内容的沟通与支持

0酒店大堂、会议室夕旧共区域的使用区域及使用冠围沟通

0联盟会员的入住、退房手续办理的协助与流程;叫早服务及具体时间

旅行社

选择

标准

•当地旅行社中有口碑和实力的正规单位作为首选，以①A、4A级旅行社为首选；

•旅行社的规模和经营管理模式，核实旅行社的注册资金及证件是否齐全；在当地或景区有无一定的出票及提供

特殊服务能力；尤其应当注意旅行社的经营管理模式，在管理上实行负责制；

・商誉。考虑旅行社的商誉对于旅行社而言十分重要。旅行社应当有可靠的偿付能力和履行合同的信誉。这方面

的情况一般可从有关的银行机构或通过特别调查进行了解；

【?・协调事宜

•接机/送机、接站/送站车辆安俳，包括车辆类型、车辆数量、发生时间等;

•旅游景点的确定，旅游路线的制定及时间节点安排；

•旅游行程中的用餐方式确定及安排；

•其他与旅游、交通有关的应特别注意事项。

13会务公司

手，才

，各个

拥有高素质的礼仪人员,精通礼仪接待服务

1»能够提供机动性车辆，以便于不时之需

©整体收费合理，服务态度良好

1・4物料公司

1.S合作商寻找及沟通时间节点控制

至少提前一个月尸始进彳j1共应商寻找工作，做

相应的询价，同在有条件的情况下，进行实地

考察或其他方式考察，保证相应的服务质量.

至少提前20天，完成供应商的选定工作，确定需

由供应商完成的项习及费用，约定后期接口负责

人及相应时间节点.

活动前15天，双方对事项进展进行沟通，对酒店

方，开始人数及房间数量沟通，保障酒店的相应

接待能力；对旅行社方，进行人数与车辆沟通。

提前7天,再次与酒店方进行相应的人数沟通,

并对前期沟通事项进展进行追踪。对礼仪公司，

开始逐步传送相应设计稿件及制作要求。

提前三天，对三方完成最后一次沟通，所有准备

工作应全部就绪，等待活动开始。

二、活动邀约

活动邀约对象主要为参会嘉宾和参会企业家。

参会嘉宾由主办方负责或协助承办方共同邀约。参会嘉宾包括演讲讲师、社会名士及政府部门领导。参会企业

家由主办方及承办方共同负责邀约.

2.1活动嘉宾邀约

A嘉宾标准

•该嘉宾的研究领域符合本次活动的主题；

•能够给企业家带来新的理念和知识，能够让到场企业家有收益；

•具备一定的知名度，所讲内容与企业发展有关；

•在前三项的前提下，根据活动预算进行邀约。

R嘉宾沟通事宜

•将活动的相关时间、地点、土逗、活动行程以邀请函的形式告知欲邀请嘉宾，与嘉宾确定能否出席；

•与活动嘉宾沟通宣传资料：高清晰个人照一张；高清晰工作照/演讲活动照24张；确切个人职位/身份详细介

绍文字1AC$€€字；上台发言或授课的主题；

•与活动嘉宾沟通相关行程安排，并沟通是否需要进行针对性的安排，方便组委会进行相应的接待安排；

C嘉宾准备物料

•嘉宾介绍易拉宝/C架；嘉宾介绍「「T（简单）；

•对于确定嘉宾，如有条件，官方网站进行相应介绍，2M单及活动手册上给予介绍、宣传.

D活动嘉宾介绍实例

樊登著名主持人

毕业于西安交通大学材料系，获得了西安交通大学材料系获工学学士学位和西安交通

大学管理学院获管理学硕士学位，在大学期间获得过全国名校辩论邀请赛冠军，全国

大专辩论会冠军等荣誉称号，曾主持过湖北卫视《财智时代》，安徽卫视《金点子行

动》等地方台栏目，2<rr年后在央视主持节目至今，是中央电视台最优秀的节目主

持人之一。

三嘉宾邀约稿写作要求：

•务必得体大方，言辞恳切，明白清晰

•交代清楚活动的主题内容，及希望嘉宾所演讲的主题，会员邀请函需清楚交待

课程时间安排、内容等活动大致流程

•说明活动的意义，活动能够给会员带来的收获

『邀请函范例：

｛活动主题｝邀请函

尊敬的（先生/女士）

中国先进的企业家组织一智慧中国企业发展联盟（以下简称联盟）将于20年月日至20年月日期间在举行

第届大型活动，届时将有名来自海内外的会员参加，集众思，阔心境，交会员，悟天下。

在联盟数千名会员中，众多会员希望能够通过您的加入，为所有企业家带来新的思想和新的进步。在此，

联盟特邀请您能够出席本届活动，给我们带来关于方向的知识与思想的课程/演讲同时对联盟的工作进行指导。

活动信息：

时间：20年月日至20年月日

地点：省市酒店

主题：｛活动主题及完整活动名称｝

活动日程：

日期时间点活动环节活动内容

｛具体日期｝｛具体时间｝｛活动环节名称｝｛对本环节的内进行相应的简略介绍｝

再次诚挚的邀请您能够担任活动嘉宾，为我们带来全新视野、更大进步！

智慧中国企业发展联盟GGGG活动组委会

2.2媒体选择

•以活动举办地媒体为主要选择对象，扩大在当地的联盟品牌知名度；

•提前联系网络媒体，由联盟主办方提供新闻局牛；

•对于到场媒体记者按照级别的不同准备好相应的红包；

•在时效性上对于电视媒体、报亚媒体以及杂志媒体的选择比例按照如如1的比例进行选择

23政府邀约

•提前与活动举办地相关部门进行联系、邀约，确定到场嘉宾

•具体联系可由当地企业家会员负责出面协调及接待

•由于政府领导出席活动的特殊性，在活动邀约的抬头上尽量以公益性活动为主

2.4会员邀约

2/J会前通知

•方式：电话、邮件或书面通知；

•内容：时间、地点、参加人员范围、行程内容、会期、报到地点、注意事宜等；

•注意：所发活动资料需落实有关负责人是否收到且已阅，并及时吕更踪、记录进度.

•统计制作参会人员名单，包括参会人员所属区域、姓名、性别、企业、职务，并最后按照其职务统计分类

•统计交通路线，到达时间与方式，安排接送，详细写清楚参会人员所述航班号、姓名、电话

2・4・2包装文案制作标准

0邀请函

•阐明活动相关信息：时间、地点、主题

•文案简洁流畅，突出举办此次武盟的目的与参会价值，呼应主题

•文案与企业发展相结合，具有一定的高度与深度

•适当对活动举办地的名胜古迹，进行文案描绘

0传真函

•阐明活动相关信息：时间、地点、主题

•文字言简意赅，突出举办此次我盟的目的与参会价值

0活动收益

•告诉联盟会员通过联盟，能得到的最大收获是什么，明确收获的具体指向。

•根据当期活动的特点，呼应当期活动的主题，对联盟会员进行活动受益的阐述。

•通过联盟当期活动设置的各个环节（如总裁游学团、共享汇、座谈会、实地考察等）阐明联盟会员从中得到的

具体受益。

•结合当地特色风景名胜，阐述活动受益.

243参会收费

•明确收费人群及收费标准

•细化收费用途、收费开支

•会务费用尽量在活动开始前收取

2.4.4参会企业展示信息采集

•联盟为更好的为企业宣传，活动现场设置企业展示环节，

•企业将有机会把公司的企业文化、最新产品及信息以某种形式展示给大家

2・46企业家信息采集：

•联盟为更好的为企业宣传，将免费为参会企业制作一本《企业家风采展示录》，企业将有机会把自身的优势、需

求及产品信息免费制作在手册当中；

•参会企业活动前20日将完整的手册所需信息提交到承办方；

•提供企业家电子版清晰的个人照片，详细准确的个人文字介绍。目子版照片大小要求2M以上。

《参会企业家及企业风采展示手册》信息统计表

企业家姓名性别

企业家个人介绍（限定字数100字以内）

办公电话

电子邮箱QQ/MSN

企业名称所在地址

企业网址