接待流程手册

接待流程手册

2022-08-23

接待工作的智慧离不开完整严谨的工作流程，细致的接

待工作流程是接待智慧的精华。制定缜密的接待方案是完成

好一项接待任务的重要抓手，掌握以下这套大型活动接待任

务的流程清单，是你成为接待专家迈出的重要一步。

•方案制定

1.方案导语。简明扼要表述接待对象的姓名、职务、人

数、时间、来连目的、活动内容等基本信息。

2.迎送陪同。明确机场、车站或高速路口的迎送人员，

从严控制陪同人数，不搞层层陪同。

3.食宿安排。食宿安排严格按照中央八项规定精神执行。

严格控制陪餐人数；接待对象在10人之内的，陪餐人数不超

过3人；超过10人的，陪餐人数不超过接待对象人数的三

分之一。党和国家领导人不安排超规格套间，省部级干部安

排普通套间，厅局级及以下干部安排普通单间或标准间。

4.任务分工。明确接待安排、会务安排、文字材料等责

任部门。

5.新闻报道。明确新闻单位、记者人数和报道要求等。

6.安全保卫。明确由公安部门具体负责。

7.车辆要求。根据任务级别和人数，相应安排任务用车。

8.日程安排。按照时间节点详细列出活动日程。

9.人员名单。详细列出接待对象姓名、职务等。

10.会议安排。明确会议时间、地点、议程、出席人员等。

•任务准备

1.明确职责。接待方案确定后，第一时间向任务涉及单

位和人员下发通知，明确工作要求。遇接待任务时间从紧的

情况时，可向有关单位提前下发预备通知。

适时召开接待任务协调会，参加人员为承担任务的有关

单位，会议明确迎送、食宿、车辆、考察、线路、会议、安

保、信访、环境、通信、疫情防控等工作职责。

2.前期沟通。与上级单位密切联系，提前了解客人的饮

食要求、生活习惯和注意事项。

3.实地检查。及时前往住地、考察点（图板内容、影像

资料、展品摆放、引导线路等）、会场，友用房、用餐、考察

点、会议安排等事项进行检查，确保万无一失。

4.其他事项。做好应对天气变化、行程变更等突发情况

的应急预案。根据夹宾需要做好车船机票等票务工作。

连云港花果山

•任务实施

1.前站。在来宾外出考察开始前，前站人员至少提前30

分钟到达考察点，对沿线卫生、道路交通、现场布置、迎候

人员、讲解人员、考察线路等再次检查。如有不符合规定的

情况，通知相关单位及时调整。

2.迎送。提前确认抵离时间、抵离方式、迎送地点、迎

送领导、随行人员、迎送车辆。

3.考察。在考察活动过程中，与各相关单位保持密切联

系，及时沟通、交流与反馈。

（1）点位安排：提前检查考察线路、汇报内容、展板图

片、影像资料、领导站位等安排，内外环境整洁有序，图板

内容简洁明晰、合理合规、摆放有序，音视频设备运行良好，

合理安排卫生间、休息室。

（2）沿途保障：及时掌握途经道路情况。严格按照交通

信号灯行驶。

（3）车辆准备：统筹引导车、考察车、警卫车、备用车、

行李车、摆渡车等车辆安排，排定乘车方案，张贴车辆编号，

进行车辆安检，汇总车辆信息。做好现场车辆调度（上下车

点）、人员清点、饮用水更换等车上服务工作等。提前掌握停

车场、加油站等情况。

（4）环境情况：掌握考察点内外地理状况、点内交通、

室内环境消毒消杀等情况。乘坐船只时，要掌握潮汐、风向、

天气、码头等情况。

4.住宿

（I）客房安排：合理排定房号，住地不搞突击装修装饰,

房间不摆放鲜花、高档生活用品和豪华家具等设施。无特殊

要求时，房间应确保温度适宜，空气清新无异味。

（2）住地服务：提前制作房卡，楼层服务员现场值守，

重要来宾安排“一对一”服务。离店退房时及时检查房间是

否有物品遗漏，记录重要来宾生活习惯等信息，形成客史档

案。

5.用餐

（1）严格把控：工作陪餐严格按照中央八项规定精神落

实。不提供鱼翅、燕窝等高档菜肴和用野生保护动物制作的

菜肴，不提供香烟，不摆放鲜花。禁止饮酒和含酒精饮料,

不使用私人会所、高消费餐饮场所。

（2）精心安排：菜品要以家常菜为主，要体现地方特色

和时令特点，菜单制定应遵守营养均衡、口味适当、搭配科

学、尊重习俗、反对浪费原则。餐厅空气清新、卫生状况良

好，摆台简洁大方，空间布局合理。

（3）现场服务：做好来宾随身物品的管理工作，安排专

人引领重要来宾入座，观察席间个性化需求，指挥服务人员

做好现场服务工作。

（4）其他事项：记录重要来宾用餐情况、饮食习惯，做

好桌型、位次、菜亘等资料的收集整理。菜品按规定留样备

查。

6.会议。会场布置要简朴，不制作背景板，不摆放花草、

香烟、水果，不安排茶歇，不发放材料袋、笔和记录本。

7.行李。在抵离住地前，通知客人将行李提前放置在指

定地点，由专人逐一收取、核记、统一运送，并与客方做好

交接。

8.专机专列。由公安部门会同火车站、机场负责专机专

列的安全保障工作。安排专机专列工作人员的生活保障工作。

9.警卫安保。公安部门按警卫任务要求落实。

10.信访稳定。信访部门会同有关单位做好住地、考察

点及活动沿线的信访稳定工作。

11.医疗保障。卫健部门安排保健医生全程驻点保障，

负责指导驻地开展相关疫情防控工作。

12.食品安全。市场监管部门按相关要求检查酒店食品

安全措施落实情况。

13.电力保障。供电部门提前到驻地做好供电保障工作。

14.通信保障。专用通信部门做好通讯保障工作。

15.安全保障。消防和应急管理部门按照要求提前检查

驻地及考察点的安全措施落实情况。

•保密要求

1.严格