会计档案保管制度

会计档案保管制度一、总则1.目的为了加强会计档案管理，保证会计档案的安全、完整，提高会计档案的利用效率，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本单位实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于本单位及所属各部门的会计档案管理工作。会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料，是记录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。3.管理职责本单位财务部门负责会计档案的整理、立卷、归档、保管和销毁等工作，并指定专人负责会计档案管理工作。档案管理部门负责对会计档案进行统一保管，并提供查阅、借阅等服务。各部门应积极配合财务部门做好会计档案的收集、整理和移交工作。

二、会计档案的归档范围1.会计凭证包括原始凭证、记账凭证。原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证，如发票、收据、领料单等。记账凭证是根据审核无误的原始凭证编制的，用以确定会计分录，作为登记账簿依据的凭证。2.会计账簿包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。总账是根据总分类科目开设账户，用来分类登记全部经济业务，进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿。明细账是根据明细分类科目设置的，用来对某一类经济业务进行明细核算的账簿。日记账是按照经济业务发生或完成的时间先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。固定资产卡片是记录固定资产详细情况的卡片式账簿。3.财务会计报告包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。财务会计报告是指企业对外提供的反映企业某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量等会计信息的文件，包括会计报表、会计报表附注和财务情况说明书。会计报表至少应当包括资产负债表、利润表、现金流量表等报表。4.其他会计资料包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计电算化数据备份等。银行存款余额调节表是在银行对账单余额与企业账面存款余额的基础上，各自加上对方已收本单位未收账项数额，减去对方已付本单位未付账项数额，以调整双方余额使其一致的一种调节方法。银行对账单是银行和企业核对账务的联系单，也是证实企业业务往来的记录。纳税申报表是纳税人履行纳税义务，按期向税务机关申报纳税期应缴税额时应填报的表格。会计档案移交清册是记录会计档案从一个部门或人员移交至另一个部门或人员的清单。会计档案保管清册是记录会计档案保管情况的清册。会计档案销毁清册是记录会计档案销毁情况的清册。会计电算化数据备份是为防止会计电算化数据丢失或损坏而进行的数据备份。

三、会计档案的整理与立卷1.会计凭证的整理与立卷每月末，会计人员应对当月的会计凭证进行整理。首先，将记账凭证按照编号顺序排列，检查凭证的日期、编号、摘要、会计科目、金额等是否齐全、准确，附件是否完整。对于纸张规格不一致的原始凭证，应进行折叠或粘贴，使其规格统一。折叠时应注意保持原始凭证的内容完整，粘贴时应使用胶水或浆糊，避免使用订书钉等易生锈的物品。将整理好的记账凭证连同原始凭证，按照编号顺序装订成册。装订时应使用棉线或装订机进行装订，保证装订牢固，不松散。在装订线处应加封签，并由装订人员在封签处签名或盖章。在每册凭证的封面上应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止日期、起止编号、本月共几册、本册是第几册等信息，并由会计主管人员和装订人员签名或盖章。2.会计账簿的整理与立卷年度终了，会计人员应将各种会计账簿打印出来，并整理装订。总账、明细账应按账户顺序排列，日记账应按时间顺序排列。在账簿的封面上应注明单位名称、账簿名称、年度、月份等信息，并由记账人员、会计主管人员签名或盖章。对于活页式账簿，应抽出空白账页，并在账页的右上角编上页码，然后按照账户顺序排列，装订成册。在装订处应加封签，并由装订人员在封签处签名或盖章。在账簿的扉页上应附"账簿启用表"，注明单位名称、账簿名称、启用日期、账簿页数、记账人员和会计主管人员姓名，并加盖单位公章。记账人员或会计主管人员调动工作时，应在"账簿启用表"上注明交接日期、接办人员和监交人员姓名，并由交接双方签名或盖章。3.财务会计报告的整理与立卷年度终了，财务部门应将全年的财务会计报告进行整理。财务会计报告应按月份、季度、半年度、年度顺序排列，分别装订成册。在财务会计报告的封面上应注明单位名称、年度、月份、季度、半年度、报告种类等信息，并由单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名或盖章。对于财务会计报告中的会计报表附注和财务情况说明书，应与会计报表一并装订。4.其他会计资料的整理与立卷银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等应按月或按季整理成册，并在封面上注明单位名称、年度、月份、季度等信息。会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等应按年度整理成册，并在封面上注明单位名称、年度等信息。会计电算化数据备份应定期进行，备份的数据应存储在安全的介质上，并注明备份日期、备份内容等信息。备份数据应与原数据分开存放，并存放在不同的地点。

四、会计档案的保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿总账、明细账、日记账等保管期限为30年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年；年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年；纳税申报表保管期限为10年；会计档案移交清册保管期限为30年；会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保管；会计电算化数据备份在保管期限内按照相应的会计档案保管期限执行。

五、会计档案的保管要求1.保管地点会计档案应存放在专门的档案室或档案柜中，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等条件。档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合规定要求。档案柜应坚固耐用，能够有效保护会计档案。2.分类存放会计档案应按照归档范围进行分类存放，不同类别的会计档案应分别存放，并建立相应的索引和目录，便于查找和利用。3.标识清晰会计档案应在封面、脊背等部位标明档案的类别、年度、月份、起止日期、保管期限等信息，以便于识别和管理。4.定期检查财务部门应定期对会计档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、保管情况等。如发现问题应及时采取措施进行处理。检查记录应存档备查。5.电子档案管理对于会计电算化数据备份等电子会计档案，应按照国家有关电子档案管理的规定进行保管。电子档案应存储在安全的介质上，并定期进行备份。电子档案的存储环境应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等条件，存储设备应定期进行维护和检查，确保数据的安全和完整。

六、会计档案的查阅与借阅1.查阅要求本单位内部人员因工作需要查阅会计档案时，应填写"会计档案查阅申请表"，注明查阅日期、查阅内容、查阅目的等信息，并经本单位财务部门负责人批准。查阅时应在档案室或指定地点进行，查阅人员不得擅自将会计档案带出档案室或指定地点。查阅人员不得在会计档案上涂画、标记、拆封或抽换。查阅后应及时将会计档案归还档案室，并在"会计档案查阅登记表"上签名或盖章。2.借阅要求本单位外部人员因工作需要借阅会计档案时，应填写"会计档案借阅申请表"，注明借阅日期、借阅内容、借阅目的、归还日期等信息，并经本单位财务部门负责人和单位负责人批准。借阅时应办理借阅手续，由借阅人员在"会计档案借阅登记表"上签名或盖章，并将有效身份证件交档案室保管。借阅人员不得擅自将会计档案转借他人，不得在会计档案上涂画、标记、拆封或抽换。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期借阅，应办理续借手续。借阅人员应在规定的归还日期前将会计档案归还档案室，并由档案室管理人员进行核对，确认无误后在"会计档案借阅登记表"上注明归还日期，并退还借阅人员的有效身份证件。

七、会计档案的销毁1.销毁条件会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，编制"会计档案销毁清册"，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.审批程序"会计档案销毁清册"应经单位负责人批准后，方可销毁。单位负责人应当在会计档案销毁清册上签署意见。3.销毁方式会计档案销毁时，应由档案管理部门和财务部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照"会计档案销毁清册"所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在"会计档案销毁清册"上签名或盖章，并将监销情况报告本单位负责人。4.特殊情况处理保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当