财务制度部门五项费用支出管理办法

财务制度部门五项费用支出管理办法一、总则1.目的为加强公司部门五项费用（办公费、差旅费、业务招待费、通讯费、车辆使用费）的支出管理，规范费用报销流程，提高资金使用效益，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司各部门五项费用的支出管理。3.基本原则五项费用支出管理遵循以下原则：预算控制原则：各项费用支出应严格控制在预算范围内，不得超预算支出。审批合规原则：所有费用报销必须经过规定的审批流程，确保合规性。据实报销原则：费用报销应依据实际发生的业务和合理的标准进行，严禁虚报、假报。效益优先原则：在满足业务需求的前提下，尽量降低费用支出，提高资金使用效益。二、办公费管理1.定义办公费是指公司各部门为满足日常办公需要而发生的各项费用，包括办公用品、办公设备耗材、印刷费、邮寄费等。2.预算编制各部门应根据年度工作任务和实际需求，编制本部门办公费年度预算。预算应详细列出各项办公费用的预计金额，并提交至财务部门审核汇总。财务部门结合公司整体经营目标和资金状况，对各部门办公费预算进行审核调整，报公司管理层审批后确定年度办公费预算总额。3.采购管理办公用品采购应遵循集中采购与分散采购相结合的原则。对于常用的、金额较小的办公用品，可由行政部门统一采购；对于专业性较强、金额较大的办公设备及耗材，可由使用部门提出采购申请，经审批后由专业采购人员进行采购。采购前应进行市场调研，选择质量可靠、价格合理的供应商。采购过程中应严格按照公司采购流程执行，签订采购合同或协议，明确采购物品的规格、数量、价格、交货期等条款。采购完成后，采购人员应及时办理入库手续，填写入库单，注明物品名称、规格、数量、单价、总价等信息，并由仓库管理人员签字确认。入库单应一式三联，一联交仓库留存，一联交财务部门记账，一联交采购部门备查。4.领用管理各部门根据实际工作需要，填写办公用品领用申请表，注明领用物品名称、规格、数量等信息，经部门负责人审批后到仓库领取。仓库管理人员应根据领用申请表发放办公用品，并在领用申请表上签字确认。领用申请表应定期交财务部门核对，确保办公用品领用记录与库存记录一致。对于贵重办公用品（如笔记本电脑、打印机等），应建立领用台账，详细记录领用人员、领用时间、归还时间等信息，实行专人专用管理。5.报销规定办公费报销应提供合法有效的发票及相关凭证，发票内容应与实际采购物品相符。报销时应填写费用报销单，注明报销日期、报销部门、报销事由、金额等信息，并附上采购发票、入库单、领用申请表等相关凭证。费用报销单应经部门负责人审核签字、财务部门审核签字后，报公司领导审批。审批通过后，财务部门方可办理报销手续。对于批量采购的办公用品，应按照实际使用情况分期摊销，不得一次性全额报销。三、差旅费管理1.定义差旅费是指公司员工因公务出差而发生的交通、住宿、餐饮、市内交通等费用。2.出差审批员工因公出差前，应填写出差申请表，注明出差事由、目的地、出差时间、预计费用等信息，经部门负责人审批后报公司领导批准。出差申请表应提前提交至公司办公室备案，办公室负责审核出差的必要性和合理性，并对出差行程进行统筹安排。3.交通费用员工应根据出差的实际情况选择经济、便捷的交通方式。乘坐飞机应严格按照公司规定的等级标准执行，特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，应提前报公司领导批准。乘坐火车、轮船等交通工具，应按照相应的票价标准报销。因工作需要乘坐出租车的，应在报销单上注明事由、起止地点、金额等信息，并经部门负责人签字确认。交通费用报销应提供合法有效的车票、机票等凭证，凭证上应注明出差人员姓名、起止地点、时间等信息。4.住宿费用员工出差应根据公司规定的住宿标准选择合适的酒店或住宿地点。住宿标准根据出差地区的经济发展水平和消费水平分为不同档次，具体标准由公司另行制定。住宿费用报销应提供酒店开具的正规发票，发票上应注明住宿日期、房间单价、总价等信息，并附上酒店住宿清单。实际发生的住宿费用超过公司规定标准的部分，由出差人员自行承担；低于标准的，按照实际发生额报销。5.餐饮费用公司按照出差天数给予员工一定标准的餐饮补贴，补贴标准根据出差地区的不同分为不同档次，具体标准由公司另行制定。餐饮补贴已包含员工在出差期间的日常餐饮费用，员工应自行解决餐饮问题，不再另行报销餐饮发票。如有特殊情况需要报销餐饮费用的，应事先报部门负责人批准，并在报销单上注明事由、金额等信息。6.市内交通费用员工在出差地市内因公务需要乘坐公交车、地铁等公共交通工具的，可凭有效票据实报实销；因特殊情况需要乘坐出租车的，应按照上述交通费用报销规定执行。市内交通费用报销应提供合法有效的车票凭证，凭证上应注明起止地点、时间等信息。7.报销规定差旅费报销应在出差结束后及时办理，填写差旅费报销单，注明出差日期、出差部门、出差事由、交通费用、住宿费用、餐饮补贴、市内交通费用等信息，并附上出差申请表、车票、机票、住宿发票、住宿清单等相关凭证。差旅费报销单应经部门负责人审核签字、财务部门审核签字后，报公司领导审批。审批通过后，财务部门方可办理报销手续。对于多人一起出差的情况，应分别填写差旅费报销单，不得合并报销。四、业务招待费管理1.定义业务招待费是指公司为开展业务活动需要而发生的宴请、礼品、娱乐等费用。2.预算编制各部门应根据年度业务发展计划和实际需要，编制本部门业务招待费年度预算。预算应详细列出业务招待费的预计金额、招待对象、招待事由等信息，并提交至财务部门审核汇总。财务部门结合公司整体经营目标和资金状况，对各部门业务招待费预算进行审核调整，报公司管理层审批后确定年度业务招待费预算总额。3.审批流程业务招待费支出应遵循"先审批、后支出"的原则。每次业务招待前，经办人应填写业务招待费申请表，注明招待对象、招待事由、预计金额等信息，经部门负责人审核签字后报公司领导批准。对于重要客户或重大业务活动的招待，应提前制定招待方案，明确招待标准、招待方式、陪同人员等内容，报公司领导审批后执行。4.支出标准业务招待费应严格控制支出标准，根据招待对象的不同分为不同档次，具体标准由公司另行制定。招待用餐应尽量选择经济实惠、符合公司形象的餐厅，不得铺张浪费。招待礼品应选择具有一定纪念意义、价格适中的物品，不得赠送高档礼品或现金。业务招待费支出应取得合法有效的发票及相关凭证，发票内容应与实际招待事项相符。5.报销规定业务招待费报销应填写费用报销单，注明报销日期、报销部门、报销事由、招待对象、招待时间、金额等信息，并附上业务招待费申请表、发票、消费清单等相关凭证。费用报销单应经部门负责人审核签字、财务部门审核签字后，报公司领导审批。审批通过后，财务部门方可办理报销手续。财务部门应对业务招待费支出进行定期统计分析，检查是否符合公司规定的支出标准和审批流程，对于超标准、超范围的支出应及时提出整改意见。五、通讯费管理1.定义通讯费是指公司员工因工作需要发生的手机话费、固定电话费、网络费等费用。2.补贴标准公司根据员工的工作岗位和工作性质，制定不同的通讯费补贴标准。补贴标准分为固定补贴和按实际发生额报销两种方式，具体标准由公司另行制定。享受通讯费补贴的员工，不再另行报销手机话费、固定电话费等相关费用。3.报销规定对于不享受通讯费补贴的员工，手机话费、固定电话费、网络费等费用可凭合法有效的发票在规定标准内实报实销。报销时应填写费用报销单，注明报销日期、报销部门、报销事由、金额等信息，并附上发票等相关凭证。费用报销单应经部门负责人审核签字、财务部门审核签字后，报公司领导审批。审批通过后，财务部门方可办理报销手续。员工应确保通讯费用的支出与工作相关，不得将个人通讯费用混入公司报销。如有发现违规行为，公司将予以严肃处理。六、车辆使用费管理1.定义车辆使用费是指公司车辆在使用过程中发生的燃油费、过路过桥费、停车费、维修保养费、保险费等费用。2.车辆管理公司车辆实行集中管理，由办公室统一调度和安排使用。办公室应建立车辆使用台账，详细记录车辆的使用情况，包括使用时间、使用部门、使用事由、行驶里程等信息。车辆使用应优先满足公司公务需要，严禁公车私用。因特殊情况需要使用车辆办理私人事务的，应事先报公司领导批准，并按照规定缴纳车辆使用费。3.费用报销燃油费、过路过桥费、停车费等车辆运行费用，应凭合法有效的发票实报实销。报销时应填写费用报销单，注明报销日期、报销部门、车辆牌号、行驶里程、费用明细等信息，并附上发票、加油小票、过路过桥费票据等相关凭证。车辆维修保养费应按照公司规定的维修保养流程执行。维修保养前，应填写车辆维修申请表，注明维修保养项目、预计费用等信息，经部门负责人审核签字后报办公室审批。维修保养完成后，应提供维修保养发票、维修清单等凭证，按照费用报销流程办理报销手续。车辆保险费应按照公司规定的保险方案统一购买，保险费发票由办公室统一保存，根据实际情况分期摊销。4.费用控制办公室应定期对车辆使用情况和费用支出进行统计分析，采取有效措施控制车辆使用费的增长。如发现车辆油耗过高、维修费用异常等情况，应及时查明原因并采取相应的措施进行处理。公司鼓励员工合理使用车辆，节约能源，减少不必要的车辆使用。对于能够合理安排行程、拼车出行等节约车辆使用成本的行为，公司将给予一定的奖励。七、监督与考核1.监督检查财务部门应定期对各部门五项费用的支出情况进行检查，检查内容包括预算执行情况、费用报销凭证的真实性和合规性、审批流程的执行情况等。审计部门应不定期对五项费用的支出进行审计，重点检查是否存在违规支出、浪费现象等。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。2.考核评价公司将五项费用支出管理纳入部门绩效考核体系，对各部门五项费用预算执行情况、费用控制效