TS-QHSE-03-G023 公司经营合同管理规定

TS-QHSE-03-G023公司经营合同管理规定一、总则（一）目的为加强公司经营合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本规定。（二）适用范围本规定适用于公司及所属各部门、各子公司在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等的基础上，充分表达意愿，协商一致签订合同。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，严格履行合同约定的义务。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会1.组成：由公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各相关部门负责人为成员。2.职责：审议公司重大合同事项，包括合同的签订、变更、终止等。协调解决合同管理中的重大问题。监督合同的履行情况。（二）合同管理部门1.公司设立专门的合同管理部门（如法务部或综合管理部等），负责合同管理的日常工作。2.职责：制定和完善合同管理制度、流程和标准文本。参与合同的起草、审核、签订等工作。负责合同的登记、归档、保管等工作。跟踪合同履行情况，及时处理合同纠纷。对合同管理工作进行统计分析，提出改进建议。（三）合同承办部门1.公司各业务部门为合同承办部门，负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作。2.职责：负责收集、整理与合同相关的资料和信息。按照合同管理流程，办理合同的各项手续。严格履行合同约定的义务，及时处理合同履行过程中的问题。配合合同管理部门做好合同管理的相关工作。三、合同签订管理（一）合同相对方的选择1.合同承办部门应在签订合同前，对合同相对方的主体资格、经营状况、信用情况等进行调查了解。2.调查内容包括但不限于：营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、经营范围、资质证书、业绩情况、涉诉情况等。3.对于重大合同或风险较高的合同，合同承办部门应委托专业机构对合同相对方进行尽职调查。（二）合同文本的起草1.合同文本一般由合同承办部门负责起草。2.起草合同文本应遵循法律法规及公司合同管理制度的要求，明确双方的权利义务，条款应具体、清晰、准确、完整。3.合同文本应尽量采用公司制定的标准文本，如因特殊情况需要使用非标准文本的，应经合同管理部门审核同意。（三）合同的审核1.合同承办部门起草的合同文本应提交合同管理部门进行审核。2.合同管理部门应从法律、经济、技术等方面对合同文本进行全面审核，重点审核合同条款的合法性、合规性、完整性、可行性等。3.审核内容包括但不限于：合同主体资格、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等。4.合同管理部门应在规定的时间内完成审核工作，并出具审核意见。对于审核通过的合同，合同管理部门应在合同文本上加盖审核章；对于审核不通过的合同，合同管理部门应提出修改意见，合同承办部门应根据审核意见进行修改后重新提交审核。（四）合同的签订1.经审核通过的合同，由公司法定代表人或其授权的代理人签订。2.签订合同前，合同承办部门应确保合同双方已完成内部审批流程，并取得相关授权文件。3.合同签订时，应使用统一的合同专用章，并严格按照规定的程序进行盖章操作。合同专用章应由专人保管，使用时应进行登记。4.合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本提交合同管理部门进行登记、归档。四、合同履行管理（一）合同履行计划的制定1.合同签订后，合同承办部门应制定详细的合同履行计划，明确合同履行的步骤、时间节点、责任人等。2.合同履行计划应报合同管理部门备案。（二）合同履行的跟踪与监督1.合同承办部门应按照合同履行计划，及时履行合同约定的义务，并对合同履行情况进行跟踪检查。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行监督检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。3.对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，合同承办部门应及时向合同管理部门和公司领导报告，并采取有效的应对措施。（三）合同变更的管理1.合同履行过程中，如需要变更合同条款，合同承办部门应提出书面申请，并说明变更的原因、内容及对合同履行的影响。2.合同变更申请应提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应按照合同审核程序对变更申请进行审核，并出具审核意见。3.经审核同意的合同变更申请，由合同双方协商一致后签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。4.合同变更协议签订后，合同承办部门应及时将变更协议副本提交合同管理部门进行登记、归档。（四）合同终止的管理1.合同履行完毕或出现法定终止情形时，合同承办部门应及时办理合同终止手续。2.合同终止前，合同承办部门应对合同履行情况进行总结，并向合同管理部门提交书面报告。3.合同管理部门应对合同终止情况进行审核，并办理相关登记、归档手续。4.合同终止后，合同双方应按照合同约定及相关法律法规的规定，履行各自的后合同义务。五、合同纠纷管理（一）纠纷的预防1.合同承办部门在合同签订和履行过程中，应严格遵守法律法规及合同约定，积极预防合同纠纷的发生。2.合同管理部门应加强对合同履行情况的监督检查，及时发现和纠正合同履行过程中的问题，避免纠纷升级。（二）纠纷的处理1.当合同纠纷发生时，合同承办部门应及时收集、整理相关证据，并向合同管理部门报告。2.合同管理部门应会同合同承办部门分析纠纷的原因，研究制定解决方案。3.对于一般性合同纠纷，合同双方可通过协商、调解等方式解决；对于重大合同纠纷或协商、调解不成的合同纠纷，应及时寻求法律途径解决，如申请仲裁或提起诉讼。4.在合同纠纷处理过程中，合同承办部门和合同管理部门应积极配合，提供必要的支持和协助。六、合同档案管理（一）档案的收集与整理1.合同签订后，合同承办部门应及时将合同正本及相关附件、审批文件、变更协议、终止协议等资料收集齐全，并移交合同管理部门。2.合同管理部门应按照档案管理的要求，对合同资料进行分类、编号、装订等整理工作，确保档案资料的完整性和规范性。（二）档案的保管与查阅1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的保管设备，对合同档案进行妥善保管。2.合同档案的保管期限应按照国家法律法规及公司相关规定执行。保管期限届满后，如需销毁合同档案，应按照规定的程序进行审批和销毁。3.因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅人员应严格遵守档案查阅制度，不得擅自复制、涂改、销毁合同档案资料。七、合同信息化管理（一）建立合同管理信息系统1.公司应建立合同管理信息系统，实现合同管理的信息化、规范化、标准化。2.合同管理信息系统应涵盖合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止、纠纷处理、档案管理等全过程。（二）信息系统的使用与维护1.合同承办部门和合同管理部门应按照规定的权限使用合同管理信息系统，及时录入、更新合同相关信息。2.公司应指定专人负责合同管理信息系统的维护和管理，确保系统的正常运行和数据安全。八、考核与奖惩（一）考核1.公司建立合同管理考核制度，对合同承办部门和合同管理部门的合同管理工作进行考核评价。2.考核内容包括合同签订的规范性、履行的及时性、纠纷处理的有效性、档案管理的完整性等方面。3.考核结果作为部门和个人绩效评价、奖惩的重要依据。（二）