总队企业部信息管理制度

总队企业部信息管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范总队企业部信息管理工作，确保信息的准确性、完整性、及时性和安全性，提高工作效率，促进企业部各项业务的顺利开展。2.适用范围本制度适用于总队企业部全体员工以及与企业部业务相关的合作伙伴和外部机构。3.信息定义本制度所指信息包括但不限于企业部的各类文件、报告、数据、合同、协议、电子邮件、会议记录、客户信息、市场信息等。二、信息管理职责1.企业部负责人职责全面负责企业部信息管理工作的领导和决策。审批重要信息的发布、共享和使用。协调解决信息管理工作中出现的重大问题。2.信息管理员职责负责企业部信息系统的日常维护和管理，确保系统的稳定运行。制定和执行信息收集、整理、存储、检索、备份等管理制度。对信息进行分类、标注和索引，方便查询和使用。协助各部门进行信息的收集和整理工作。定期对信息进行清理和归档，确保信息的时效性和完整性。3.各部门职责负责本部门信息的收集、整理、审核和报送工作。按照企业部信息管理制度的要求，规范本部门信息的使用和管理。配合信息管理员做好信息系统的相关工作。三、信息收集1.收集渠道内部渠道：包括各部门日常工作产生的文件、报告、数据等；员工主动提交的信息；会议、培训等活动产生的信息。外部渠道：包括政府部门发布的政策法规、行业动态；市场调研机构提供的报告；合作伙伴、客户提供的信息等。2.收集要求信息收集应遵循全面、准确、及时的原则，确保收集到的信息能够反映实际情况。对于重要信息，应进行详细记录和核实，确保信息的真实性和可靠性。信息收集应明确责任主体，确保信息收集工作的落实。四、信息整理1.分类标准按照信息的性质和用途，分为行政办公类、业务经营类、财务类、人力资源类、客户关系类等。行政办公类包括企业部的各类文件、通知、会议记录等。业务经营类包括市场调研报告、项目方案、业务数据等。财务类包括财务报表、预算报告、成本核算等。人力资源类包括员工档案、考勤记录、培训计划等。客户关系类包括客户基本信息、合作项目记录、客户反馈等。2.整理方法对收集到的信息进行分类、编号和标注，建立信息目录和索引。对信息进行审核和校对，确保信息的准确性和完整性。对重要信息进行加密和备份，防止信息丢失和泄露。五、信息存储1.存储方式采用电子存储和纸质存储相结合的方式，确保信息的安全性和可追溯性。电子存储应使用企业部指定的信息系统或存储设备，定期进行数据备份。纸质存储应按照档案管理的要求，进行分类、装订和归档，存放于专门的档案柜中。2.存储要求信息存储应遵循安全、保密、便捷的原则，确保信息的安全存储和有效利用。对存储的信息应进行定期检查和维护，确保信息的完整性和可读性。对于涉及企业机密的信息，应采取加密存储、访问控制等措施，防止信息泄露。六、信息检索1.检索方式提供多种检索方式，包括关键词检索、分类检索、日期检索等，方便员工快速查找所需信息。在信息系统中建立检索索引，提高检索效率。2.检索权限根据信息的敏感程度和使用范围，设置不同的检索权限。对于机密信息，应严格限制检索权限，只有经过授权的人员才能进行检索。七、信息共享1.共享原则信息共享应遵循合法、合规、安全、可控的原则，确保信息的合理使用和保护。对于共享的信息，应明确共享的范围、目的和使用方式，避免信息滥用。2.共享方式通过企业部内部网络、信息系统等方式进行信息共享。对于需要与外部机构共享的信息，应签订保密协议，明确双方的权利和义务。3.共享流程由信息需求部门提出信息共享申请，说明共享的信息内容、共享对象和共享目的。信息管理员对申请进行审核，报企业部负责人审批。审批通过后，信息管理员按照共享要求进行信息共享操作，并记录共享情况。八、信息使用1.使用原则信息使用应遵循合法、合规、正当、必要的原则，确保信息的合理使用和保护。员工在使用信息时，应严格遵守企业部的信息管理制度，不得擅自将信息用于非工作目的。2.使用流程员工因工作需要使用信息时，应向信息管理员提出申请，说明使用的信息内容、使用目的和使用期限。信息管理员对申请进行审核，报企业部负责人审批。审批通过后，信息管理员按照申请要求提供信息，并记录使用情况。3.使用限制禁止员工擅自修改、删除、传播企业部的信息。对于涉及企业机密的信息，应严格按照保密规定使用，不得泄露给无关人员。九、信息安全与保密1.安全措施建立健全信息安全管理制度，加强信息系统的安全防护，防止信息泄露、篡改和丢失。安装防火墙、杀毒软件等安全防护软件，定期进行系统漏洞扫描和修复。对信息系统的访问进行权限控制，设置不同的用户角色和权限，防止非法访问。2.保密制度制定保密制度，明确保密责任和保密范围。对涉及企业机密的信息进行标识和管理，采取加密存储、访问控制等措施，防止信息泄露。加强员工的保密教育，提高员工的保密意识，签订保密协议，明确员工的保密义务。3.安全事件处理制定信息安全事件应急预案，明确应急处理流程和责任分工。发生信息安全事件时，应立即采取措施进行处理，及时报告企业部负责人，并配合相关部门进行调查和处理。对信息安全事件进行总结和分析，采取措施防止类似事件再次发生。十、信息清理与归档1.清理原则定期对信息进行清理，确保信息的时效性和有效性。清理信息应遵循合法、合规、安全的原则，防止信息丢失和泄露。2.清理流程信息管理员制定信息清理计划，明确清理的范围、时间和方式。按照清理计划对信息进行清理，删除过期、无用的信息。对清理过程进行记录，并存档相关资料。3.归档要求按照档案管理的要求，定期对信息进行归档，确保信息的完整性和可追溯性。归档的信息应进行分类、编号和标注，建立档案目录和索引。档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全存储和有效利用。十一、监督与考核1.监督机制建立信息管理监督机制，定期对信息管理工作进行检查和评估。信息管理员应定期向企业部负责人汇报信息管理工作情况，及时发现和解决存在的问题。企业部负责人应不定期对信息管理工作进行抽查，确保信息管理工作的规范执行。2.考核制度制定信息管理考核制度，明确考核的内容、标准和方式。对信息管理工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖