BT-x03项目宣传档案管理及款项拨付管理制度

BT-x03项目宣传档案管理及款项拨付管理制度一、总则（一）目的为加强BTx03项目宣传档案管理，规范款项拨付流程，确保项目宣传工作的顺利开展，保障项目资金的合理使用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于BTx03项目宣传活动的档案管理及相关款项的拨付管理。（三）基本原则1.档案管理原则集中统一管理原则：项目宣传档案由专门部门或人员进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。真实性原则：档案内容必须真实反映项目宣传活动的实际情况。完整性原则：涵盖项目宣传活动的各个环节，包括策划、执行、总结等过程中形成的各类文件资料。保密性原则：对涉及项目机密的档案严格保密，防止信息泄露。2.款项拨付原则合规性原则：款项拨付必须符合国家法律法规、项目合同及相关财务制度的规定。准确性原则：确保拨付金额准确无误，依据充分。及时性原则：按照规定的时间和程序及时拨付款项，保障项目宣传工作的正常推进。二、宣传档案管理（一）档案分类1.策划类档案项目宣传策划方案：包括整体宣传策略、阶段性宣传计划、活动策划书等。市场调研资料：如项目目标受众分析、市场竞争对手情况调研等。2.执行类档案宣传活动执行方案：详细描述各项宣传活动的具体实施步骤、人员安排、时间进度等。宣传物料制作资料：如海报设计稿、宣传单页小样、视频脚本等，包括初稿、修改稿及最终定稿。媒体合作资料：与各类媒体签订的合作协议、媒体投放计划及执行记录等。活动现场照片、视频资料：记录宣传活动现场的实际情况，包括活动场景、参与人员、互动环节等。3.总结类档案项目宣传活动总结报告：对宣传活动的效果、经验教训进行总结分析，提出改进建议。宣传效果评估报告：通过数据分析、受众反馈等方式对宣传活动的效果进行量化评估。客户反馈资料：收集客户对项目宣传活动的意见和建议。（二）档案收集1.项目宣传活动启动后，各相关部门和人员应及时将各自工作中形成的文件资料整理收集，并定期移交至档案管理部门。2.档案管理部门应指定专人负责跟踪档案收集情况，对未按时移交的部门和人员进行督促。（三）档案整理1.档案管理人员按照档案分类标准对收集到的文件资料进行分类整理，确保同一类档案集中存放。2.对每份文件资料进行编号、编目，建立清晰的档案索引，便于查找和利用。3.对纸质档案进行装订、装盒，对电子档案进行分类存储，并做好备份。（四）档案保管1.设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.建立档案保管制度，定期对档案进行检查和盘点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。3.严格限制无关人员进入档案库房，档案管理人员应做好档案借阅登记和归还记录。（五）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，需填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、用途、借阅时间等信息。2.经档案管理部门负责人批准后，方可借阅档案。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印档案，如需复印，需经档案管理部门同意。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时查明原因并追究借阅人员的责任。（六）档案销毁1.对已失去保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，填写档案销毁申请表。2.经项目负责人审核、公司领导批准后，按照规定的程序进行销毁。3.档案销毁过程应进行记录，包括销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，记录由档案管理人员和监销人员签字确认。三、款项拨付管理（一）款项拨付流程1.申请项目宣传活动执行部门根据工作进度和实际需要，填写款项拨付申请表，详细说明申请拨付的款项用途、金额、依据等信息。申请表经部门负责人审核签字后，提交至项目财务部门。2.审核项目财务部门收到款项拨付申请表后，对申请内容进行审核，包括款项用途的合理性、金额计算的准确性、相关凭证的完整性等。财务部门审核通过后，将申请表提交至项目负责人审批。3.审批项目负责人对款项拨付申请表进行审批，重点审查申请款项是否符合项目预算、是否与项目宣传活动实际进展相符等。审批通过后，申请表流转至公司财务部门。4.拨付公司财务部门根据审批后的款项拨付申请表，按照规定的支付方式和时间，将款项拨付至项目宣传活动执行部门指定的账户。财务部门在款项拨付后，应及时进行账务处理，并将相关凭证归档保存。（二）款项拨付依据1.项目宣传活动合同：明确双方的权利义务、服务内容、费用标准及支付方式等条款，款项拨付应严格按照合同约定执行。2.项目宣传活动预算：经公司审批通过的项目宣传活动预算是款项拨付的重要参考依据，确保款项使用在预算范围内。3.实际工作进度和成果：根据项目宣传活动的实际执行情况，如已完成的宣传任务、达到的宣传效果等，作为款项拨付的重要考量因素。（三）款项拨付监督1.公司内部审计部门定期对项目宣传款项的拨付情况进行审计监督，检查款项拨付是否符合规定的流程和依据。2.项目财务部门应建立款项拨付台账，详细记录每笔款项的拨付时间、金额、用途、支付对象等信息，便于查询和核对。3.对于发现的款项拨付违规问题，应及时进行整改，并追究相关责任人的责任。四、附则（一）解释权本制度由BTx03项目管理团队负责解释。（二）修订与完善本制度将根据项目宣传工作的实际情况和国家法律法规、公司制度的变化，适时进行修订和完善。（三