会场管理规范与制度范本

会场管理规范与制度范本一、总则1.目的为了加强会场管理，确保各类会议、活动的顺利进行，提高会场使用效率，营造良好的会议环境，特制定本规范与制度。2.适用范围本规范与制度适用于公司内所有会议室、报告厅、培训室等会场的管理。3.职责分工行政部门负责会场的统筹安排、日常维护和管理。制定会场使用计划，协调各部门的会议需求。对会场设施设备进行定期检查和维修，确保正常运行。使用部门提前提交会议申请，明确会议主题、时间、参会人数等信息。按照规定使用会场，爱护会场设施设备，保持会场整洁。会议结束后，及时清理会场，关闭相关设备。二、会场申请与安排1.申请流程使用部门填写《会场使用申请表》：详细填写会议主题、时间、预计时长、参会人数、特殊要求等内容。提交申请：将申请表提交至行政部门。行政部门审核：根据会场使用情况和申请部门的需求，进行审核并安排合适的会场。反馈申请结果：行政部门将审核结果及时反馈给申请部门。2.优先安排原则公司重要会议：优先安排公司高层会议、董事会会议等重要会议。紧急会议：对于紧急召开的会议，根据实际情况优先协调会场。按申请先后顺序：在满足重要会议和紧急会议的前提下，按照申请提交的先后顺序安排会场。3.会场变更如需变更会议时间、地点或参会人数：申请部门应提前[X]小时通知行政部门。行政部门根据变更情况：重新安排会场，并及时通知相关部门。三、会场使用规范1.会前准备使用部门提前到达会场，按照会议要求布置会场，如摆放桌椅、资料、茶水等。检查会场音响、投影仪、灯光等设备是否正常运行，如有问题及时通知行政部门。行政部门在会议开始前[X]分钟，安排专人再次检查会场设施设备，确保会议顺利进行。如遇特殊情况，及时与使用部门沟通协调，采取相应措施。2.会中管理参会人员遵守会议纪律，按时到达会场，不得迟到、早退。将手机调至静音或关机状态，不得在会议期间接打电话、玩手机。保持会场安静，不得随意交谈、走动，如有特殊情况需要离开会场，应向主持人请假。会议主持按照会议议程主持会议，确保会议有序进行。控制会议时间，避免会议超时。行政人员在会议期间，安排专人负责茶水服务，及时为参会人员添加茶水。关注会场设备运行情况，如有问题及时处理。维护会场秩序，确保会议正常进行。3.会后清理使用部门会议结束后，组织参会人员清理会场，将桌椅摆放整齐，带走会议资料和垃圾。关闭会场音响、投影仪、灯光等设备，并通知行政部门。行政部门安排专人对会场进行全面检查，确保设施设备完好无损，会场整洁干净。对会议期间发现的问题进行记录和整理，及时安排维修和整改。四、会场设施设备管理1.设施设备清单行政部门应建立会场设施设备清单，详细记录每个会场的音响、投影仪、灯光、桌椅、空调等设备的型号、数量、购置时间等信息。2.定期检查与维护行政部门每月对会场设施设备进行一次全面检查，检查内容包括设备运行状况、外观是否损坏、线路是否正常等。对于检查中发现的问题，及时安排维修人员进行维修，并做好记录。定期对设备进行保养，如清洁、润滑、调试等，确保设备性能良好。3.设备报修使用部门在使用过程中发现设备故障：应及时通知行政部门，并填写《设备报修单》，注明故障现象、发生时间等信息。行政部门接到报修单后：立即安排维修人员进行维修，并跟踪维修进度，确保尽快恢复设备正常运行。4.设备更新与报废根据实际使用情况和设备老化程度，行政部门定期对会场设施设备进行评估，提出设备更新计划。对于已损坏且无法修复或已达到报废年限的设备，按照公司固定资产管理规定办理报废手续。五、会场安全管理1.消防安全会场内应配备足够数量的灭火器材，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。严禁在会场内吸烟和使用明火，如需使用电气设备，应确保符合安全规定。保持会场疏散通道畅通，不得堆放杂物。定期组织员工进行消防安全培训和演练，提高员工的消防安全意识和应急处置能力。2.用电安全会场内的电气设备应由专业人员进行安装和维修，不得私自乱拉乱接电线。严禁使用大功率电器设备，如电暖器、电炉等。在使用电器设备时，应严格按照操作规程进行操作，避免因操作不当引发安全事故。3.其他安全事项加强会场的安全保卫工作，防止无关人员进入会场。对会场内的贵重物品和重要文件资料，应妥善保管，防止丢失或被盗。在举办大型活动时，应制定相应的安全应急预案，确保活动安全顺利进行。六、会场环境卫生管理1.日常清洁每天安排专人对会场进行清洁，包括地面清扫、桌面擦拭、门窗玻璃清洁等。及时清理会场内的垃圾和杂物，保持会场整洁干净。2.特殊清洁在会议或活动结束后，对会场进行全面清洁，包括对桌椅、地面、墙面、设备等进行深度清洁。根据会议或活动的性质和要求，进行针对性的清洁工作，如对会议室进行消毒等。3.卫生监督行政部门定期对会场环境卫生进行检查，对不符合卫生要求的情况及时提出整改意见，并督促相关人员进行整改。鼓励员工共同维护会场环境卫生，对保持会场整洁的行为给予表扬和奖励。七、违规处理1.对违反会场使用规范的行为：如迟到、早退、在会场内吸烟、大声喧哗等，行政部门将给予口头警告，并记录在案。2.对多次违反会场使用规范或造成严重影响的行为：行政部门将视情节轻重给予相应的处罚，如罚款、限制使用会场等。3.对损坏会场设施设备的行为：使用部门或个人应照价赔偿，并承担相应的维修费用。如因故意损