分部促销赠品管理规定

分部促销赠品管理规定一、总则1.目的为规范公司各分部促销赠品的管理，确保促销活动的顺利开展，有效控制成本，提高促销效果，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司旗下各分部在开展促销活动时涉及的赠品管理。3.基本原则合法性原则：促销赠品的选择、采购、发放等活动必须符合国家法律法规的要求。成本效益原则：在保证促销效果的前提下，合理控制赠品成本，实现成本效益最大化。公平公正原则：确保赠品的发放过程公平、公正，避免出现不公平竞争或歧视消费者的情况。可追溯原则：对促销赠品的采购、库存、发放等环节进行详细记录，以便于追溯和查询。二、赠品的选择与确定1.选择依据与促销活动主题相关：赠品应紧密围绕促销活动的主题进行选择，能够突出活动的特色和卖点，增强消费者对活动的认知和兴趣。具有吸引力：选择的赠品应具有一定的吸引力，能够吸引目标消费者的关注和参与。赠品可以是实用的生活用品、时尚的装饰品、热门的电子产品等，但要避免选择过于廉价或质量低劣的物品。符合目标消费者需求：根据目标消费者的年龄、性别、职业、兴趣爱好等特征，选择适合他们需求的赠品。例如，针对年轻消费者可以选择时尚的手机配件、运动装备等；针对家庭主妇可以选择厨房用品、家居清洁用品等。便于携带和使用：赠品应便于消费者携带和使用，这样可以提高赠品的实用性和传播性。例如，选择小巧轻便的礼品盒、易于收纳的家居用品等。2.确定流程提出建议：各分部促销活动策划人员根据促销活动的主题、目标消费者群体等因素，提出赠品的选择建议，并填写《赠品选择建议表》，详细说明赠品的名称、规格、数量、预计成本等信息。审核评估：分部负责人对促销活动策划人员提出的赠品选择建议进行审核评估，综合考虑赠品的选择依据、成本预算、市场反馈等因素，提出修改意见或批准建议。审核通过后的《赠品选择建议表》作为赠品采购的依据。最终确定：对于重大促销活动或涉及金额较大的赠品采购，需报公司总部市场部门进行审核。公司总部市场部门根据各分部的实际情况和市场整体策略，对赠品的选择进行最终确定。三、赠品的采购管理1.采购计划制定根据审核通过的《赠品选择建议表》，各分部采购人员制定赠品采购计划，明确采购的赠品名称、规格、数量、采购时间、预计到货时间等信息。采购计划应提前提交给分部负责人审批。采购人员在制定采购计划时，应充分考虑赠品的市场供应情况和价格波动因素，合理安排采购时间和数量，避免因采购不及时或采购过量导致的库存积压或缺货现象。2.供应商选择与管理供应商选择原则：选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、供货及时的供应商作为赠品的采购渠道。优先选择与公司有长期合作关系、口碑良好的供应商。供应商评估与筛选：采购人员对潜在供应商进行评估和筛选，收集供应商的相关资料，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、价格报价等信息，并进行实地考察或样品检验。根据评估结果，选择合适的供应商建立合作关系。供应商管理：与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。定期对供应商的供货质量、交货及时性、价格合理性等进行评估和考核，对于表现不佳的供应商及时进行整改或更换。3.采购实施采购人员按照采购计划与选定的供应商进行采购谈判，确定最终的采购价格、交货方式、付款方式等细节。在采购过程中，要严格遵守公司的采购流程和相关规定，确保采购活动的合法性和合规性。采购人员及时跟进采购订单的执行情况，与供应商保持密切沟通，确保赠品按时、按质、按量到货。对于采购过程中出现的问题或异常情况，及时向分部负责人汇报并采取相应的解决措施。4.验收与入库赠品到货后，分部仓库管理人员按照采购合同和相关标准对赠品进行验收。验收内容包括赠品的数量、规格、质量、外观等方面。如发现赠品存在数量短缺、质量问题或与合同约定不符的情况，应及时与供应商联系协商解决。验收合格的赠品办理入库手续，仓库管理人员填写《赠品入库单》，详细记录赠品的名称、规格、数量、入库时间、供应商名称等信息。入库后的赠品应按照类别、规格、批次等进行分类存放，便于管理和查询。四、赠品的库存管理1.库存管理制度建立健全赠品库存管理制度，明确库存管理的职责和流程。仓库管理人员负责赠品的日常保管和出入库登记工作，定期对库存进行盘点和清查，确保库存数量的准确性和账实相符。制定赠品库存的安全管理制度，加强对库存赠品的防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保赠品的质量不受影响。2.库存盘点定期对赠品库存进行盘点，盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。盘点过程中，仓库管理人员应认真核对库存实物与《赠品入库单》、《赠品出库单》等账目记录是否一致，如有差异应及时查明原因并进行调整。编制库存盘点报告，详细记录盘点结果，包括库存数量、盘盈盘亏情况、差异原因分析等内容。盘点报告经仓库管理人员签字确认后，提交给分部财务人员进行审核和账务处理。3.库存预警设定赠品库存的安全库存和最低库存预警值，当库存数量低于最低库存预警值时，仓库管理人员及时向采购人员发出补货通知，采购人员根据库存情况和销售预测，及时安排采购补货。当库存数量高于安全库存时，应采取相应的促销策略或调整采购计划，以减少库存积压，降低库存成本。五、赠品的发放管理1.发放原则公平公正原则：按照预先制定的促销活动规则和条件，公平、公正地向符合要求的消费者发放赠品。不得随意改变发放标准或条件，确保每个消费者都有平等的机会获得赠品。实名登记原则：在赠品发放过程中，对消费者的相关信息进行实名登记，包括姓名、联系方式、身份证号码、购买凭证等。实名登记信息应妥善保管，确保消费者个人信息的安全和保密。限量发放原则：根据促销活动的预算和赠品数量，合理设定赠品的限量发放标准。每个消费者在活动期间内获得赠品的数量应符合规定要求，避免出现过度发放或浪费现象。2.发放流程消费者参与活动：消费者在参与促销活动时，按照活动规则完成相应的购买行为或其他指定任务，获得赠品领取资格。信息登记：消费者凭购买凭证或其他有效证明到指定的赠品发放地点进行信息登记。工作人员核对消费者的身份信息和购买凭证等资料，确保信息的真实性和准确性。赠品发放：工作人员根据登记信息，按照赠品发放标准和库存情况，向消费者发放赠品。发放赠品时，应要求消费者在《赠品发放登记表》上签字确认，确保发放过程的可追溯性。库存核销：赠品发放后，仓库管理人员及时在库存系统中核销相应的库存数量，确保库存数据的准确性。同时，对已发放的赠品进行标记或记录，防止重复发放。3.特殊情况处理赠品短缺：如在赠品发放过程中出现赠品短缺的情况，应及时向消费者说明原因，并协商解决方案。可以考虑为消费者提供替代赠品或给予一定的补偿措施，以维护消费者的权益和满意度。消费者信息错误：如发现消费者登记的信息存在错误或虚假情况，应拒绝发放赠品，并及时与消费者沟通核实。对于故意提供虚假信息的消费者，应按照相关规定进行处理。发放争议处理：如消费者对赠品发放的标准、流程或结果存在争议，应及时进行调查和处理。可以通过查看相关记录、核实消费者信息、与工作人员沟通等方式，查明事实真相，并向消费者做出合理的解释和处理决定。六、赠品的成本核算与控制1.成本核算方法建立赠品成本核算制度，明确赠品成本的核算范围和方法。赠品成本包括采购成本、运输成本、仓储成本、发放成本等直接成本以及与促销活动相关的间接成本。采购成本按照实际采购价格计算，包括赠品的货款、运费、税费等。运输成本根据实际发生的运输费用进行核算。仓储成本按照库存占用的资金成本、仓储设施折旧、仓储管理人员工资等因素进行分摊计算。发放成本包括工作人员的工资、场地租赁费用、宣传物料费用等。间接成本按照合理的分摊方法计入赠品成本，如按照促销活动的销售额、销售量、赠品数量等比例进行分摊。2.成本预算编制在促销活动策划阶段，根据赠品的选择和预计发放数量，编制赠品成本预算。成本预算应详细列出各项成本费用的预计金额，并进行合理性分析和审核。赠品成本预算经分部负责人审核批准后，作为赠品采购、库存管理、发放等环节成本控制的依据。在活动执行过程中，严格按照成本预算进行费用支出控制，确保实际成本不超过预算金额。3.成本控制措施采购成本控制：通过与供应商谈判、招标采购、批量采购等方式，争取更优惠的采购价格。同时，加强对采购过程的监督和管理，防止采购过程中的腐败行为和浪费现象。库存成本控制：合理控制赠品的库存水平，避免库存积压或缺货现象。通过优化库存管理流程、提高库存周转率等方式，降低库存占用的资金成本和仓储成本。发放成本控制：在赠品发放过程中，合理安排工作人员数量和工作时间，提高工作效率，降低发放成本。同时，优化发放场地和宣传物料的使用，减少不必要的费用支出。成本分析与监控：定期对赠品成本进行分析和监控，对比实际成本与预算成本的差异，找出成本控制的薄弱环节，并采取相应的改进措施。如发现成本超支情况，及时进行原因分析，并提出调整方案，确保成本控制在合理范围内。七、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门定期对各分部的促销赠品管理情况进行审计监督，检查赠品的选择、采购、库存、发放等环节是否符合本规定的要求，成本核算是否准确，相关记录是否完整等。分部负责人应对本分部的促销赠品管理工作进行日常监督，确保各项管理规定得到有效执行。对于发现的问题及时进行整改，并向公司总部报告整改情况。2.外部监督接受政府相关部门、消费者协会等外部机构的监督检查，积极配合其工作，如实提供有关促销赠品管理的资料和信息。对于外部机构提出的意见和建议，及时进行整改和落实。关注消费者的反馈和投诉，对于消费者反映的赠品质量问题、发放不公等情况，及时进行调查处理，并将处理结果反馈给消费者。通过良好的售后服务，维护公司的品牌形象和市场信誉。八、违规处理1.对于违反本规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚警告：对于初次违反规定且情节较轻的行为，给予警告处分，责令限期整改。罚款：对于违反规定导致公司经济损失或造成不良影响的行为，根据损失金额或影响程度给予相应的罚款处罚。罚款金额从责任人的绩效奖金或工资中扣除。辞退：对于严重违反规定、给公司造成重大损失或恶劣影响的行为，公司将予以辞退处理，并依法追究其法律责任。2.因违规行为给公司造成的经济损失，由责任人承担相应的赔偿责任赔偿金额根据实际损失