账款管理制度

账款管理制度一、总则1.目的本账款管理制度旨在规范公司账款的管理流程，确保账款的及时、准确收付，防范账款风险，保障公司资金的安全与正常周转，维护公司的合法权益。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及账款收付的业务活动，包括但不限于销售业务、采购业务、劳务服务、资金往来等。3.职责分工财务部门负责制定和完善账款管理制度及流程，并监督执行。负责账款的核算、记录、分析和报告，定期核对账目，确保账款数据的准确性。负责账款收付的审核、结算工作，及时办理相关手续，跟踪账款收付情况，对逾期账款进行预警和催收。配合其他部门进行账款管理相关工作，提供财务数据支持和专业建议。销售部门负责客户信用评估和管理，建立客户信用档案，及时更新客户信用信息。负责销售合同的签订、执行和跟踪，确保合同条款符合公司规定，明确账款收付方式、期限等条款。负责应收账款的催收工作，按照公司规定的催收流程及时与客户沟通，了解款项未收回原因，采取有效措施督促客户付款。采购部门负责供应商的选择和管理，建立供应商档案，评估供应商信用状况。负责采购合同的签订、执行和跟踪，确保合同条款明确账款支付方式、期限等内容。负责应付账款的核对和支付申请工作，按照公司规定的审批流程及时办理付款手续，确保供应商款项按时支付，维护公司良好信用。其他相关部门各部门应积极配合财务、销售、采购部门做好账款管理工作，按照公司规定及时提供相关业务资料和信息，确保账款管理工作的顺利进行。二、账款管理流程（一）应收账款管理流程1.信用评估销售部门在与客户建立业务关系前，应收集客户的基本信息，包括营业执照、法定代表人身份证明、税务登记证、银行开户许可证等，并对客户的信用状况进行评估。信用评估可采用多种方式，如查阅客户的信用报告、财务报表，了解客户的经营状况、财务实力、信用记录等；也可参考第三方信用评级机构的评级结果；还可通过与客户的过往交易记录、实地考察等方式进行综合评估。根据信用评估结果，销售部门将客户分为不同的信用等级，如A级（信用良好）、B级（信用一般）、C级（信用较差）等，并针对不同信用等级的客户制定相应的信用政策。2.合同签订销售部门与客户签订销售合同时，应明确合同条款，特别是账款收付条款。合同中应明确产品或服务的名称、规格、数量、价格、交货方式、付款方式、付款期限等内容。对于信用等级较低的客户，应尽量要求采用预付款、现款现货等较为安全的付款方式；对于信用良好的客户，可根据公司的销售策略和市场情况，适当给予一定的信用期限，但最长信用期限不得超过公司规定的上限。销售合同签订后，销售部门应及时将合同副本提交给财务部门备案，以便财务部门进行账款跟踪和管理。3.发货与开票销售部门根据销售合同的约定安排发货，并及时将发货信息通知财务部门。发货信息应包括发货日期、发货数量、发货单号、客户名称等。财务部门在收到发货信息后，根据销售合同和发货情况开具发票。发票开具应遵循国家税收法律法规的规定，确保发票内容真实、准确、完整。发票开具后，财务部门应及时将发票送达客户，并做好发票签收记录。同时，财务部门应将发票信息录入财务系统，作为应收账款核算的依据。4.账款跟踪财务部门应定期对应收账款进行跟踪，及时掌握账款的收付情况。跟踪周期可根据公司实际情况确定，一般为每周或每月。在账款跟踪过程中，财务部门如发现客户逾期未付款，应及时通知销售部门。销售部门应立即与客户沟通，了解款项未收回的原因，并采取相应的催收措施。对于逾期时间较长的应收账款，销售部门应制定详细的催收计划，明确催收责任人、催收方式、催收时间节点等，并及时向财务部门反馈催收进展情况。5.催收管理销售部门应根据应收账款的逾期情况，采取不同的催收方式。催收方式可包括电话催收、邮件催收、上门催收、发函催收等。对于逾期时间较短的客户，可先通过电话或邮件等方式进行友好提醒，告知客户逾期付款的事实和可能产生的后果，督促客户尽快付款。对于逾期时间较长且多次沟通仍未付款的客户，销售部门可考虑上门催收或发函催收。上门催收时，催收人员应注意自身安全和言行举止，避免与客户发生冲突；发函催收时，应确保函件内容明确、措辞恰当，并保留函件的发送记录和回执。如客户确实存在资金困难或其他特殊原因无法按时付款，销售部门应与客户协商解决方案，如延长付款期限、分期支付等。协商结果应及时通知财务部门，并签订相关补充协议。6.坏账处理对于经过多次催收仍无法收回的应收账款，财务部门应按照公司规定的坏账处理程序进行处理。首先，财务部门应组织相关人员对该笔应收账款进行全面审查，分析坏账产生的原因，评估坏账损失的可能性和金额。审查通过后，财务部门应填写坏账核销申请表，详细说明坏账的基本情况、形成原因、审查过程及处理建议等，并提交给公司管理层审批。公司管理层审批通过后，财务部门方可进行坏账核销处理。坏账核销后，财务部门应在财务账目中进行相应的账务处理，并将核销情况进行备案登记。已核销的坏账如日后又收回，财务部门应及时进行账务调整，将收回的款项计入公司当期收入，并按照公司规定进行相关处理。（二）应付账款管理流程1.供应商选择与管理采购部门负责供应商的选择和管理。在选择供应商时，采购部门应综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务、信用状况等因素。采购部门应对供应商进行实地考察或评估，了解供应商的生产经营情况、生产能力、质量控制体系等，并收集供应商的相关资质证明文件，如营业执照、生产许可证、税务登记证、产品质量认证证书等。根据考察和评估结果，采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、信用状况、合作历史、交易记录等内容，并定期对供应商档案进行更新和维护。2.合同签订采购部门与供应商签订采购合同时，应明确合同条款，特别是账款支付条款。合同中应明确采购产品或服务的名称、规格、数量、价格、交货方式、付款方式、付款期限等内容。付款方式应根据公司的资金状况、供应商信用状况等因素合理确定，尽量争取有利的付款条件。对于信用良好的供应商，可适当给予一定的信用期限，但最长信用期限不得超过公司规定的上限。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本提交给财务部门备案，以便财务部门进行账款支付跟踪和管理。3.收货与验收采购部门根据采购合同的约定安排收货，并及时通知质量检验部门进行验收。质量检验部门应按照公司规定的验收标准对采购货物进行检验，确保货物的质量符合要求。验收合格后，质量检验部门应出具验收报告，并将验收报告提交给采购部门。采购部门应根据验收报告和采购合同，填写收货单，详细记录收货日期、收货数量、货物名称、规格型号、供应商名称等信息。收货单经采购部门负责人签字确认后，一份留存采购部门，一份提交给财务部门作为应付账款核算的依据。4.发票审核与入账财务部门在收到供应商开具的发票后，应及时进行审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性，发票内容与采购合同、收货单是否一致等。如发票审核无误，财务部门应按照公司规定的账务处理流程将发票入账，并登记应付账款明细账。如发现发票存在问题，财务部门应及时与采购部门和供应商沟通，要求供应商重新开具发票或进行更正。5.账款支付采购部门应在付款期限到期前，根据采购合同和收货情况，填写付款申请单，详细说明付款金额、付款对象、付款原因、付款方式等内容，并提交给财务部门审核。财务部门收到付款申请单后，应按照公司规定的审批流程进行审核。审核内容包括付款申请是否符合合同约定、是否经过相关部门和领导审批、资金是否充足等。审核通过后，财务部门根据公司资金状况安排付款。付款方式可采用银行转账、支票、汇票等。付款后，财务部门应及时登记应付账款明细账，并将付款凭证归档保存。6.账款核对财务部门应定期与供应商进行账款核对，确保双方账目一致。账款核对周期可根据公司实际情况确定，一般为每月或每季度。在账款核对过程中，如发现双方账目存在差异，财务部门应及时与供应商沟通，查找差异原因，并进行相应的调整。调整后，应重新核对账目，直至双方账目一致。账款核对完成后，财务部门应编制账款核对报告，详细记录核对过程、差异情况及调整结果等内容，并提交给公司管理层审阅。三、账款风险防范与控制1.信用风险管理建立完善的客户信用评估体系，定期对客户信用状况进行评估和更新，根据客户信用等级制定合理的信用政策，防范信用风险。加强对客户信用信息的收集和分析，关注客户的经营状况、财务状况、市场信誉等变化情况，及时调整信用额度和信用期限。对于信用等级较低或存在信用风险的客户，采取谨慎的交易策略，如要求提供担保、增加预付款比例、缩短信用期限等，降低账款回收风险。2.合同风险管理加强销售合同和采购合同的管理，确保合同条款明确、合法、有效，特别是账款收付条款应具体、清晰，避免因合同漏洞导致账款风险。在合同签订前，组织相关部门对合同条款进行审核，重点审查账款收付方式、期限、违约责任等条款，确保合同符合公司利益和法律法规要求。合同签订后，严格按照合同约定履行义务，及时跟踪合同执行情况，如发现对方违约行为，应及时采取措施维护公司合法权益，同时注意保留相关证据。3.内部控制建立健全账款管理内部控制制度，明确各部门在账款管理中的职责分工，规范账款管理流程，加强各环节之间的相互制约和监督。加强财务部门对账款的核算和监督，确保账款数据的准确性和及时性。定期对账款进行账龄分析、坏账分析等，及时发现账款管理中存在的问题，并提出改进措施。加强对账款收付业务的审批管理，严格执行审批流程，防止未经授权的账款收付行为。对于重大账款收付事项，应实行集体决策制度。定期对账款管理制度的执行情况进行内部审计，检查制度执行是否到位，发现问题及时整改，确保账款管理工作规范、有效。4.信息沟通与协作加强销售、采购、财务等部门之间的信息沟通与协作，建立有效的信息共享机制。各部门应及时传递账款管理相关信息，如客户信用变化、合同执行情况、账款收付情况等，确保账款管理工作的协同推进。定期召开账款管理工作会议，通报账款管理工作进展情况，分析存在的问题，研究制定解决方案，协调各部门之间的工作，共同做好账款管理工作。加强与客户和供应商的沟通与协调，及时了解对方的经营状况和资金情况，对于账款收付过程中出现的问题，通过友好协商解决，维护良好的合作关系。四、监督与考核1.监督机制公司内部审计部门负责对账款管理制度的执行情况进行定期审计和监督检查。审计内容包括账款管理流程的合规性、账款数据的准确性、坏账处理的合理性等。审计部门应制定详细的审计计划，明确审计范围、审计方法、审计时间等，并按照审计计划实施审计工作。审计过程中，应收集充分的审计证据，对发现的问题进行深入分析，提出审计意见和建议。审计部门应定期向公司管理层提交审计报告，汇报账款管理制度执行情况的审计结果，对发现的问题进行详细说明，并提出改进措施和建议。公司管理层应根据审计报告及时督促相关部门进行整改，确保账款管理制度的有效执行。2.考核制度建立账款管理考核制度，对销售部门、采购部门、财务部门等相关部门在账款管理工作中的表现进行考核评价。考核指标可包括应收账款回收率、逾期账款发生率、应付账款按时支付率等。财务部门负责制定账款管理