某公司采购管理办法范例

某公司采购管理办法范例第一章总则第一条目的为加强公司采购管理，规范采购行为，降低采购成本，确保所采购物资和服务符合公司需求，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司内所有物资采购、工程采购、服务采购等活动。第三条采购原则1.按需采购原则：根据公司实际生产经营需求，合理安排采购计划，避免盲目采购。2.质量优先原则：确保所采购的物资和服务质量符合相关标准和公司要求，优先选择优质供应商。3.成本效益原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。4.公平公正原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，保障供应商合法权益。5.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝商业贿赂等违法违纪行为。第二章采购组织与职责第四条采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批年度采购预算。3.决策重大采购项目的供应商选择、采购方式确定等事项。第五条采购执行部门公司设立采购部，作为采购执行部门，负责具体采购业务的实施。采购部职责如下：1.制定采购计划和采购流程。2.组织供应商开发、评估和选择。3.执行采购谈判，签订采购合同。4.跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.建立和维护采购档案，进行采购数据分析。第六条需求部门各需求部门负责提出物资和服务需求，配合采购部进行供应商选择、采购合同评审等工作，并对采购物资和服务的质量、使用效果等进行验收和评价。第七条财务部门财务部门负责审核采购预算、采购合同付款条款，办理采购款项支付，对采购成本进行核算和分析，监督采购资金使用情况。第八条审计部门审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况等，防范采购风险。第三章采购计划管理第九条采购需求预测各需求部门应定期对物资和服务需求进行预测，结合公司生产经营计划、市场变化等因素，提出详细的采购需求预测报告，提交给采购部。第十条采购计划制定采购部根据各需求部门的采购需求预测报告，结合库存情况，制定年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购物资和服务的名称、规格型号、数量、预计采购时间等内容。第十一条采购计划审批年度采购计划报采购决策委员会审批，季度和月度采购计划由采购部负责人审批。采购计划审批通过后，采购部应严格按照计划组织实施采购。第十二条采购计划调整如因市场变化、生产经营计划调整等原因需要调整采购计划，需求部门应及时通知采购部，采购部重新评估后提出调整方案，按原审批程序进行审批。第四章供应商管理第十三条供应商开发1.采购部应根据采购需求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。2.对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面情况，确定合格供应商名单。3.对于新开发的供应商，采购部应组织相关人员进行实地考察，了解其实际情况，填写供应商考察报告。第十四条供应商评估1.采购部定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商品质、交货期、价格、服务等方面。2.建立供应商评估指标体系，采用定量与定性相结合的方式对供应商进行评分。3.根据评估结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，对于不合格供应商，采购部应及时采取措施，如暂停合作、限期整改等，直至取消其合格供应商资格。第十五条供应商选择1.在采购项目实施前，采购部应根据采购需求和供应商评估情况，从合格供应商名单中选择合适的供应商。2.对于重大采购项目，应采用招标、竞争性谈判等方式选择供应商，确保采购过程公平、公正、公开。3.采购部与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。第十六条供应商关系维护1.采购部应与供应商保持密切沟通，定期召开供应商会议，及时解决合作过程中出现的问题。2.对于供应商提出的合理诉求，采购部应积极协调解决，维护良好的合作关系。3.采购部应定期对供应商进行回访，了解其合作满意度，不断改进供应商管理工作。第五章采购方式选择第十七条采购方式分类公司采购方式分为招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。第十八条招标采购1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。2.采购流程：采购部制定招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定入围供应商名单。组织开标、评标，确定中标供应商。采购部与中标供应商签订采购合同。第十九条竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.采购流程：采购部成立谈判小组，小组成员应包括采购人员、技术专家等。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、评定成交的标准等事项。确定参与谈判的供应商名单，并向其发出谈判邀请。组织谈判，谈判小组与供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行谈判。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购部根据谈判情况和最后报价确定成交供应商，并签订采购合同。第二十条询价采购1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购流程：采购部向不少于三家符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。供应商按照询价通知书的要求，在规定时间内提交报价文件。采购部对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。第二十一条单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购流程：采购部填写单一来源采购申请，说明采购理由、采购项目内容、拟采购供应商等情况。单一来源采购申请报采购决策委员会审批。审批通过后，采购部与单一供应商进行谈判，签订采购合同。第六章采购合同管理第二十二条合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同内容应包括采购物资和服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订前，采购部应组织相关部门对合同条款进行评审，确保合同条款合法、合规、合理，符合公司利益。第二十三条合同执行1.采购部负责跟踪采购合同执行情况，及时掌握供应商的生产进度、交货情况等信息。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行交货义务，采购部应及时组织验收。3.如在合同执行过程中出现问题，采购部应及时与供应商沟通协调，协商解决办法，如无法协商解决，可按照合同约定追究供应商的违约责任。第二十四条合同变更1.如因不可抗力、市场变化等原因需要变更采购合同，采购部应及时与供应商协商，签订合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、变更后的价格、交货期等条款，并经双方签字盖章确认。第二十五条合同终止1.采购合同履行完毕后，合同自然终止。2.如因供应商违约、不可抗力等原因导致合同无法继续履行，采购部可按照合同约定或法律规定提前终止合同。3.合同终止后，采购部应组织相关部门对合同执行情况进行总结和评价，清理合同档案。第七章采购验收管理第二十六条验收标准1.采购物资和服务的验收应按照合同约定的质量标准、技术规格等要求进行。2.对于国家有强制性标准的物资和服务，应按照国家标准进行验收。第二十七条验收流程1.采购物资到货前，采购部应通知需求部门做好验收准备工作。2.物资到货后，需求部门应及时组织相关人员进行验收，验收内容包括物资的数量、规格型号、外观质量、技术性能等方面。3.对于大型设备、工程项目等，应组织专业技术人员进行验收，并可邀请第三方检测机构进行检测。4.验收合格后，需求部门应填写验收报告，签字确认。如验收不合格，需求部门应及时通知采购部，采购部与供应商协商解决办法，如退货、换货、补货等。第二十八条验收记录采购部应建立采购验收记录档案，将验收报告、检验检测报告等相关资料进行归档保存，作为采购绩效评价和供应商管理的依据。第八章采购付款管理第二十九条付款申请1.供应商按照合同约定履行交货义务并验收合格后，采购部应及时向财务部门提交付款申请。2.付款申请应包括采购合同编号、供应商名称、付款金额、付款方式、付款期限等内容，并附上验收报告、发票等相关凭证。第三十条付款审批1.财务部门收到付款申请后，应按照公司财务管理制度进行审核，重点审核采购合同的执行情况、发票的真实性和合法性等。2.付款申请经财务部门审核通过后，按照公司审批流程提交相关领导审批。第三十一条付款执行1.审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和付款期限办理付款手续。2.如因特殊情况需要提前或延迟付款，财务部门应与采购部、供应商协商一致，并按照公司规定履行审批程序。第九章采购风险管理第三十二条风险识别与评估1.采购部应定期对采购过程中的风险进行识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、市场价格波动风险、质量风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。第三十三条风险应对措施1.针对不同的风险因素，采购部应制定相应的风险应对措施。例如，对于供应商违约风险，应加强供应商管理，签订详细的采购合同，明确违约责任；对于市场价格波动风险，可采用套期保值、签订框架协议等方式进行应对；对于质量风险，应加强验收管理，严格把控质量标准。2.采购部应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略。第三十四条风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，采购部应密切关注采购过程中的风险变化情况，及时发现潜在风险。2.设定风险预警指标，如供应商交货延迟率、采购成本超支率等，当指标达到预警值时，及时发出预警信号，采购部应采取相应措施进行处理。第十章采购绩效评价第三十五条评价指标体系1.建立采购绩效评价指标体系，包括采购成本、采购质量、采购效率、供应商管理等方面的指标。2.采购成本指标可包括采购价格差异率、采购成本节约率等；采购质量指标可包括验收合格率、退货率等；采购效率指标可包括采购周期、订单处理及时率等；供应商管理指标可包括供应商满意度、供应商投诉率等。第三十六条评价方法1.采用定量与定性相结合的评价方法，对采购绩效进行综合评价。2.定期收集采购相关数据，按照评价指标体系进行计算和分析，得出采购绩效评价结果。第三十七条评价结果应用1.根据采购绩效评价结果，对