集团会议管理制度

集团会议管理制度一、总则1.目的为规范集团会议管理，提高会议效率，确保会议质量，促进集团各项工作的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于集团总部及各下属子公司、分公司召开的各类会议。3.会议分类集团会议分为：集团例会、专题会议、临时会议、视频会议、现场会议等。二、会议组织与职责1.集团办公室负责集团各类会议的统筹安排，包括会议时间、地点、议程、参会人员的通知等。协助会议主办部门准备会议资料，如会议文件、报告、演示文稿等。负责会议记录，整理会议纪要，并按照规定的流程进行分发和存档。对会议决议的执行情况进行跟踪和反馈，确保决议得到有效落实。负责会议场地的预定、布置以及会议设备的调试和维护等后勤保障工作。2.会议主办部门负责提出召开会议的申请，明确会议主题、目的、议程、参会人员范围等内容。负责会议资料的准备，确保资料内容准确、完整、清晰，并提前提交给集团办公室。负责组织本部门参会人员按时参加会议，在会议中积极发言，参与讨论，并负责落实与本部门相关的会议决议。如需邀请外部嘉宾参加会议，负责提前与嘉宾沟通，确认参会事宜，并向集团办公室提供嘉宾相关信息。3.参会人员按时参加会议，遵守会议纪律，不得迟到、早退或无故缺席。认真准备会议相关资料，积极参与会议讨论，发表真实、客观的意见和建议。严格执行会议决议，按照要求及时完成相关工作，并定期向会议主办部门反馈工作进展情况。三、会议申请与审批1.申请流程会议主办部门如需召开会议，应提前填写《会议申请表》，详细说明会议主题、目的、议程、参会人员范围、会议时间、地点、预计时长等内容。将填写好的《会议申请表》提交至集团办公室，由集团办公室进行初步审核，审核通过后报集团领导审批。2.审批权限集团例会、重要专题会议等由集团总裁审批。一般专题会议、临时会议等由集团分管领导审批。各子公司、分公司召开的会议，由子公司、分公司负责人审批，并报集团办公室备案。3.特殊情况处理如遇紧急情况需要临时召开会议，可先电话请示相关领导同意后召开，但需在会议结束后24小时内补办《会议申请表》审批手续。四、会议准备1.资料准备会议主办部门应根据会议主题和议程，准备详细的会议资料，包括但不限于会议文件、报告、数据统计、演示文稿等。会议资料应确保内容准确、完整、清晰，数据真实可靠，并按照会议议程顺序进行整理和装订。如有需要，应提前将会议资料发送给参会人员，以便参会人员提前了解会议内容，做好准备。2.场地准备集团办公室根据会议规模和要求，提前预定合适的会议场地。会议场地应保持整洁、舒适，配备必要的会议设备，如投影仪、音响设备、麦克风、桌椅等，并确保设备正常运行。根据会议主题和氛围，对会议场地进行适当布置，如摆放绿植、悬挂横幅、放置指示牌等。3.设备调试在会议开始前，集团办公室应安排专人对会议设备进行调试，确保投影仪、音响设备、麦克风等正常工作，画面清晰，声音正常。检查会议资料是否能够在设备上正常显示和播放，如有问题及时进行解决。五、会议召开1.会议签到参会人员应提前到达会议现场，在会议签到处进行签到。会议工作人员负责核对参会人员名单，对未签到的人员进行记录，并及时通知相关人员。2.会议主持会议一般应由会议主办部门负责人或指定人员主持。会议主持人应熟悉会议议程和内容，把握会议节奏，引导参会人员积极参与讨论，确保会议顺利进行。在会议过程中，主持人应维护会议秩序，对偏离主题、发言时间过长等情况进行适当提醒和引导。3.会议发言参会人员应按照会议议程顺序进行发言，发言内容应简洁明了、重点突出，围绕会议主题展开。如需进行演示或展示，应提前做好准备，确保演示内容清晰、准确，演示设备正常运行。在发言过程中，应尊重他人意见，不得打断他人发言，如有不同意见，可在他人发言结束后进行补充或讨论。4.会议记录集团办公室应安排专人负责会议记录，记录会议的主要内容、讨论要点、决议事项等。会议记录应客观、准确、完整，使用规范的语言和格式，确保能够真实反映会议情况。在会议过程中，记录人员应认真倾听，及时记录，如有遗漏或不清楚的地方，应及时向发言人或主持人进行询问。5.会议秩序参会人员应遵守会议纪律，保持会场安静，不得在会议期间交头接耳、接听电话、玩手机或从事其他与会议无关的事情。如有特殊情况需要离开会场，应向会议主持人请假，经同意后方可离开。会议工作人员应加强会场秩序管理，对违反会议纪律的行为进行及时制止和提醒。六、会议纪要1.纪要撰写会议结束后，集团办公室应在[X]个工作日内完成会议纪要的撰写工作。会议纪要应根据会议记录进行整理和提炼，突出会议的主要内容、讨论要点、决议事项、责任部门和完成时间等关键信息。会议纪要应语言简洁、逻辑清晰，避免冗长和复杂的表述，确保能够准确传达会议精神。2.纪要审核会议纪要初稿完成后，应提交给会议主办部门负责人进行审核，审核通过后报集团分管领导审批。会议主办部门负责人应认真审核会议纪要内容，确保纪要准确反映会议情况，决议事项明确，责任部门和完成时间清晰。集团分管领导应重点审核会议纪要的准确性、完整性和合规性，对存在的问题提出修改意见。3.纪要分发经审批后的会议纪要应按照规定的范围进行分发，分发对象包括参会人员、相关部门和领导等。会议纪要应通过电子邮件、内部办公系统等方式进行分发，并确保所有分发对象能够及时收到。对于涉及机密或敏感信息的会议纪要，应按照集团保密制度的要求进行管理和分发。七、会议决议执行与跟踪1.责任落实会议决议形成后，会议主办部门应根据决议内容，明确责任部门和责任人，并将决议事项进行分解，制定详细的工作计划。责任部门和责任人应按照工作计划，认真组织实施，确保决议得到有效落实。2.进度跟踪责任部门应定期向会议主办部门汇报决议事项的执行进度，会议主办部门应及时掌握工作进展情况。集团办公室负责对会议决议的执行情况进行跟踪和检查，对执行过程中出现的问题及时协调解决。对于执行进度滞后的责任部门，集团办公室应及时发出提醒，并督促其加快工作进度，确保按时完成任务。3.结果反馈责任部门完成决议事项后，应及时向会议主办部门提交工作总结报告，汇报工作完成情况、取得的成果以及存在的问题和建议。会议主办部门应将责任部门的工作总结报告进行整理和分析，及时向集团领导反馈会议决议的执行结果。八、会议费用管理1.费用预算会议主办部门在申请召开会议时，应根据会议规模、时长、地点等因素，编制详细的会议费用预算，包括场地租赁、设备租赁、资料印刷、餐饮、交通等费用。会议费用预算应报集团办公室审核，经集团领导审批后执行。2.费用报销会议结束后，会议主办部门应按照集团财务制度的要求，及时整理会议费用报销凭证，并填写费用报销单。费用报销单应注明会议名称、时间、地点、参会人数、费用明细等信息，并附上相关发票、收据等原始凭证。集团办公室对费用报销凭证进行审核，审核通过后报集团财务部门进行报销。3.费用控制会议主办部门应严格控制会议费用支出，确保费用不超出预算范围。如因特殊情况需要增加会议费用，应提前向集团办公室提交书面申请，说明增加费用的原因和金额，经集团领导审批后执行。九、会议纪律与处罚1.纪律要求参会人员应严格遵守会议时间，提前到达会议现场，不得迟到、早退或无故缺席。遵守会议秩序，保持会场安静，不得在会议期间交头接耳、接听电话、玩手机或从事其他与会议无关的事情。认真准备会议资料，积极参与会议讨论，不得敷衍了事或故意推诿责任。严格执行会议决议，按照要求及时完成相关工作，并定期向会议主办部门反馈工作进展情况。2.处罚措施对于违反会议纪律的参会人员，视情节轻重给予相应