办公室分类管理规定

办公室分类管理规定一、总则1.目的为了规范办公室的管理，提高办公效率，确保各项工作的顺利开展，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司内所有办公室区域，包括但不限于各部门办公室、会议室、接待室等。3.基本原则遵循科学合理、高效有序、节约环保的原则，对办公室进行分类管理。二、办公室区域划分1.部门办公室根据公司组织架构，划分各部门独立的办公区域，用于部门日常办公活动。2.公共区域包括走廊、楼梯、电梯间、茶水间、卫生间等，为员工提供公共服务和通行空间。3.特殊功能区域如会议室、接待室、档案室、机房等，满足特定的办公需求。三、部门办公室管理1.布局规划各部门应根据工作流程和人员数量，合理规划办公室内的办公桌椅、文件柜等设备的摆放，确保工作区域整洁、有序，便于员工开展工作。办公桌椅应摆放整齐，保持一定的间距，便于人员走动和操作。文件柜应分类存放文件资料，标识清晰，便于查找。2.环境卫生各部门负责本办公室区域的日常环境卫生清扫，每天下班前应清理桌面、地面，倒掉垃圾。定期对办公室进行全面清洁，包括门窗玻璃、办公设备等，保持环境整洁。不得在办公室内乱扔垃圾、随地吐痰，严禁吸烟（如有明确禁烟标识的区域除外）。3.安全管理员工应妥善保管个人财物，离开办公室时应锁好抽屉和文件柜。严禁在办公室内私拉乱接电线，使用大功率电器（如有特殊工作需要，需提前申请并经批准）。熟悉办公室内的消防设施位置和使用方法，不得随意挪动或损坏消防设施。下班时应关闭电脑、打印机、空调等电器设备电源，关好门窗，确保安全。四、公共区域管理1.环境卫生公共区域的环境卫生由专门的清洁人员负责，按照规定的时间和标准进行清扫。保持走廊、楼梯、电梯间干净整洁，无杂物、灰尘，地面无污渍。茶水间应定期清理，保持桌面、水槽清洁，饮水机定期消毒。卫生间应随时保持清洁卫生，无异味，卫生纸、洗手液等用品应及时补充。2.设施维护对公共区域的设施设备，如门窗、照明灯具、电梯等，定期进行检查和维护，确保正常使用。发现设施设备损坏时，应及时报修，并做好记录。维修人员应及时进行维修，确保维修质量。不得随意破坏公共区域的设施设备，如有违反，照价赔偿。3.秩序管理保持公共区域的秩序，严禁在走廊、楼梯间大声喧哗、追逐打闹。不得在公共区域堆放杂物，影响通行和美观。车辆应按指定位置停放，不得乱停乱放。五、特殊功能区域管理1.会议室管理会议室由行政部门统一管理和调配，各部门如需使用会议室，应提前预约。使用部门应在会议结束后，清理会议室，保持桌椅摆放整齐，关闭电器设备和门窗。爱护会议室的设施设备，如投影仪、音响设备等，如有损坏，及时报告并照价赔偿。2.接待室管理接待室用于公司对外接待活动，应保持整洁、舒适、大方。接待人员应热情、礼貌地接待来访客人，为客人提供必要的服务。接待结束后，及时清理接待室，补充茶水、水果等用品。3.档案室管理档案室是公司重要文件资料的存放场所，实行专人管理。档案管理人员应严格遵守档案管理制度，做好档案的收集、整理、归档、保管和查阅工作。档案室应保持清洁、干燥、通风良好，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗设施。查阅档案应履行登记手续，不得擅自涂改、抽取、销毁档案。4.机房管理机房是公司信息化设备的集中管理区域，未经允许，非机房管理人员不得进入。机房管理人员应定期对设备进行检查、维护和保养，确保设备正常运行。严格遵守机房操作规程，做好设备的安全防护工作，防止病毒入侵和数据丢失。保持机房环境整洁，温度、湿度应符合设备运行要求。六、办公用品管理1.采购办公用品由行政部门统一采购，各部门根据实际需要填写办公用品申请表，经部门负责人审批后提交行政部门。行政部门应根据库存情况和申请数量，合理采购办公用品，确保满足工作需求，避免浪费。采购办公用品时，应选择质量可靠、价格合理的供应商，建立供应商档案，定期进行评估和调整。2.发放行政部门根据办公用品申请表，将采购的办公用品发放到各部门。各部门应指定专人负责办公用品的领取和保管，建立办公用品领用台账，记录领用时间、数量、用途等信息。员工领取办公用品时，应签字确认，不得代领。3.使用与节约员工应爱护办公用品，合理使用，避免浪费。提倡无纸化办公，尽量减少纸张的使用，双面打印、复印文件资料。对于可重复使用的办公用品，如文件夹、笔记本等，应妥善保管，延长使用寿命。七、文件资料管理1.文件分类文件资料分为行政文件、业务文件、财务文件等类别，各部门应根据文件性质进行分类整理。行政文件包括公司规章制度、通知、报告等；业务文件包括项目文档、合同协议等；财务文件包括财务报表、凭证等。2.文件编号对重要文件资料应进行编号管理，以便于查找和追溯。编号规则由行政部门统一制定。文件编号应包含年份、部门代码、文件顺序号等信息，确保编号的唯一性。3.文件归档各部门应定期将文件资料整理归档，按照分类和编号顺序存放于文件柜或档案室。归档文件应齐全、完整，字迹清晰，签署完备。档案管理人员应及时对归档文件进行检查和核对，确保归档质量。4.文件查阅因工作需要查阅文件资料时，应填写文件查阅申请表，经部门负责人或相关领导审批后，到档案室或文件保管部门查阅。查阅人员应在规定的地点查阅文件，不得擅自将文件带出。如需复印或摘录文件，应经档案管理人员同意，并登记相关信息。查阅结束后，应及时归还文件，保持文件的完整性。八、设备管理1.办公设备配备根据工作需要，为员工配备必要的办公设备，如电脑、打印机、复印机、传真机等。办公设备的配备标准由行政部门根据公司实际情况制定，并报公司领导审批。2.设备登记与领用行政部门对办公设备进行统一登记管理，建立设备台账，记录设备名称、型号、购置时间、使用部门等信息。员工领用办公设备时，应填写设备领用申请表，经部门负责人审批后到行政部门领取，并签字确认。3.设备维护与保养办公设备的维护保养由行政部门负责组织实施，定期对设备进行检查、清洁、维修和保养。设备使用人员应正确操作设备，发现设备故障时应及时报告行政部门，不得擅自拆卸或维修设备。对于使用寿命到期或无法正常使用的设备，行政部门应及时进行报废处理，并做好记录。4.设备报废设备报废应按照公司固定资产管理规定进行审批，填写设备报废申请表，附设备报废原因说明等材料，经相关部门审核、公司领导批准后执行。报废设备应统一交由指定的回收单位进行处理，严禁私自处置。九、人员出入管理1.门禁管理公司设置门禁系统，员工凭有效门禁卡进出办公室区域。门禁卡由行政部门统一制作和发放，员工应妥善保管，不得转借他人。如有员工门禁卡丢失或损坏，应及时到行政部门挂失和补办。2.来访人员管理外来来访人员应在公司前台进行登记，说明来访事由、被访部门和人员等信息，经被访人员同意后，由前台人员通知被访部门，方可进入公司。来访人员应佩戴临时访客证，在公司指定区域活动，不得随意进入其他办公区域。对于重要来访人员，公司可安排专人陪同。十、监督与检查1.定期检查行政部门定期对办公室区域的环境卫生、安全管理、设施设备等情况进行检查，填写检查记录。对检查中发现的问题，及时通知相关部门或人员进行整改，并跟踪整改情况。2.不定期抽查公司领导或行政部门不定期对办公室区域进行抽查，重点检查各部门的工作秩序、环境卫生、安全措施等方面的落实情况。对抽查中发现的问题，及时提出批评和整改要求，对违反规定的行为进行严肃处理。3.考核与奖惩将办公室分类管理工作纳入部门