某销售公司购销合同管理办法

某销售公司购销合同管理办法一、总则1.目的为加强公司购销合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，维护公司合法权益，提高经济效益，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司及所属各部门在国内开展的各类购销业务所签订的合同。3.基本原则依法签订原则：合同的签订必须遵守国家法律法规的规定。平等互利原则：合同双方的权利和义务应对等，不得损害任何一方的利益。协商一致原则：合同条款应经过双方充分协商，达成一致意见。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同签订管理1.合同签订流程合同立项：业务部门根据业务需要，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的背景、目的、主要内容、预计金额等信息，经部门负责人审核后报公司领导审批。合同起草：业务部门根据立项审批意见，指定专人起草合同文本。合同文本应明确双方的权利和义务，条款应具体、准确、完整，避免模糊不清或产生歧义。合同审核：合同起草完成后，应提交公司法律合规部门进行审核。法律合规部门对合同的合法性、合规性进行审查，提出修改意见。业务部门根据审核意见对合同进行修改完善。合同审批：修改后的合同文本提交公司领导进行审批。公司领导根据合同的重要性、风险程度等因素进行审批，审批通过后方可签订合同。合同签订：合同经审批通过后，由业务部门与对方当事人签订合同。签订合同应使用公司统一的合同专用章，并按照规定的程序进行盖章登记。2.合同签订注意事项主体资格审查：在签订合同前，应对对方当事人的主体资格进行审查，包括营业执照、经营范围、法定代表人身份证明等，确保对方具有签订合同的合法资格。条款审查：仔细审查合同条款，确保条款合法、合理、明确，避免出现漏洞或风险。对于重要条款，应进行重点审查，如价格条款、质量条款、付款方式条款等。授权委托审查：如果对方当事人委托代理人签订合同，应审查代理人的授权委托书，确保代理人具有合法的代理权。合同形式审查：合同应采用书面形式签订，一式多份，双方各执一份，确保合同的完整性和可追溯性。三、合同履行管理1.合同履行责任合同签订后，业务部门应负责组织合同的履行。业务部门应按照合同约定的时间、地点、方式等要求，全面履行合同义务。业务部门应建立合同履行台账，详细记录合同的履行情况，包括发货时间、数量、质量验收情况、付款情况等，确保合同履行过程可追溯。2.合同变更管理在合同履行过程中，如需要变更合同内容，业务部门应及时与对方当事人协商，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等信息，并按照合同签订的审批程序进行审批。3.合同纠纷处理在合同履行过程中，如发生合同纠纷，业务部门应及时与对方当事人沟通协商，寻求解决方案。如果协商不成，业务部门应及时向公司法律合规部门报告，法律合规部门应根据具体情况，采取协商、仲裁、诉讼等方式解决纠纷。在处理合同纠纷过程中，业务部门应积极配合法律合规部门，提供相关证据和资料，维护公司的合法权益。四、合同归档管理1.合同归档范围公司签订的所有购销合同及相关资料，包括合同文本、合同审批表、合同变更协议、合同履行记录等，均应进行归档管理。2.合同归档流程合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料整理齐全，移交公司档案管理部门进行归档。档案管理部门对移交的合同资料进行审核，确保资料完整、准确、规范。审核通过后，将合同资料进行分类、编号、装订，存入档案库。3.合同查阅管理公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同查阅申请表》，经部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应建立合同查阅登记制度，详细记录查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。查阅人员不得擅自复印、摘抄合同档案内容，如因工作需要确需复印、摘抄的，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定办理相关手续。五、合同监督检查1.监督检查部门公司审计部门负责对购销合同的签订、履行、变更、终止等情况进行监督检查。2.监督检查内容合同签订是否符合规定的流程和审批程序。合同条款是否合法、合理、明确，是否存在风险。合同履行情况是否良好，是否存在违约行为。合同变更是否按照规定的程序进行审批。合同纠纷处理是否及时、有效，是否维护了公司的合法权益。3.监督检查方式定期检查：审计部门定期对公司的购销合同进行检查，形成检查报告，向公司领导汇报。不定期抽查：审计部门不定期对公司的购销合同进行抽查，发现问题及时督促整改。专项检查：针对公司某一时期或某一类合同存在的突出问题，开展专项检查，深入分析原因，提出改进措施。六、奖惩措施1.奖励对在合同管理工作中表现突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。奖励方式包括荣誉称号、奖金、晋升等。2.惩罚对违反本办法规定签订、履行合同，给公司造成损失的部门和个人，公司将视情节轻重给予批评教育、经济处罚、行政处分等处理。经济处罚包括罚款、赔偿损失等；行政处分包括警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等。七、附则