医院采购工作流程-及制度

医院采购工作流程-及制度一、引言医院采购工作是保障医院正常运转、提供优质医疗服务的重要环节。合理、规范的采购流程和完善的采购制度，对于控制采购成本、保证物资质量、提高资金使用效益具有至关重要的意义。本文档旨在详细阐述医院采购工作的流程及相关制度，确保采购活动依法依规、公开透明、高效有序进行。二、采购工作流程（一）采购需求提出1.临床科室需求临床科室根据医疗业务开展情况，每月定期提交物资采购申请。申请内容包括物资名称、规格型号、数量、预计使用时间等详细信息。例如，外科科室可能会申请手术器械、缝合线等物资；检验科会申请各类试剂、耗材等。2.后勤部门需求后勤部门负责医院的基础设施维护、设备运行保障等工作。根据实际需要，提交办公用品、维修工具、水电耗材等采购申请。如总务科申请拖把、扫帚等清洁用品，设备科申请设备维修所需的零部件。3.特殊需求对于因特殊医疗项目、新技术开展或突发事件等产生的临时采购需求，相关科室应及时填写特殊采购申请表，并说明需求的紧急程度和必要性。（二）需求审核1.科室内部审核各申请科室负责人对本科室提交的采购申请进行初步审核，确保需求的合理性和必要性。审核内容包括物资的用途、现有库存情况、预算安排等。2.归口管理部门审核根据物资的类别，归口管理部门对采购申请进行进一步审核。例如，医疗设备由设备科审核，药品由药剂科审核，耗材由采购供应科审核等。审核重点包括技术参数的准确性、质量标准的合规性、采购数量的合理性等。3.财务部门审核财务部门对采购申请进行预算审核，确保采购项目在医院预算范围内。对于超出预算的申请，财务部门应提出调整预算或其他处理建议。（三）采购计划制定1.汇总分类采购供应科将经过审核的采购申请进行汇总分类，按照物资的属性、采购周期、采购金额等因素进行整理。2.制定计划根据汇总结果，结合医院的库存状况和资金安排，制定月度或季度采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、采购时间、预计到货时间等详细信息。例如，对于常用的低值耗材，可根据历史消耗数据和临床需求预测，制定每月的采购计划；对于大型医疗设备，可提前半年制定采购计划，以便有足够的时间进行市场调研、招标采购等工作。（四）供应商选择与管理1.供应商筛选采购供应科通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行资质审查，包括营业执照、生产许可证、经营许可证、产品质量认证、信誉状况等。筛选出符合要求的供应商，邀请其参与医院采购项目的投标或报价。2.供应商评估定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。采购供应科可通过实地考察、查阅供应商业绩记录、收集用户反馈等方式进行评估。对于评估不合格的供应商，及时采取警告、暂停合作或终止合作等措施。3.供应商合作关系维护与优质供应商建立长期稳定的合作关系，签订合作协议，明确双方的权利和义务。定期与供应商沟通交流，了解产品供应情况和市场动态，共同探讨改进采购工作的措施。（五）采购实施1.招标采购对于金额较大、技术复杂的采购项目，采用招标采购方式。采购供应科编制招标文件，明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标。组织开标、评标、定标等工作，确定中标供应商。2.竞争性谈判对于一些金额较小、时间要求较紧或技术规格不太明确的采购项目，采用竞争性谈判方式。采购供应科确定谈判供应商名单，组织谈判会议。与供应商进行多轮谈判，最终确定成交供应商。3.询价采购对于标准化程度高、市场价格透明的物资采购，采用询价采购方式。采购供应科向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价。比较各供应商的报价，选择价格合理、信誉良好的供应商成交。4.单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购供应科按照规定程序办理单一来源采购审批手续后，与供应商进行谈判并确定成交价格。（六）合同签订1.合同起草采购项目确定成交供应商后，采购供应科根据谈判结果或中标通知书起草采购合同。合同内容应包括物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等条款。2.合同审核合同起草完成后，提交至医院法务部门、财务部门等相关科室进行审核。审核重点包括合同条款的合法性、完整性、准确性，以及对医院权益的保障情况等。法务部门对合同的法律风险进行评估，提出修改意见；财务部门对付款方式、资金安排等进行审核。3.合同签订经审核通过的合同，由医院法定代表人或其授权代表与供应商签订。合同签订后，双方应严格履行合同约定的各项义务。（七）物资验收1.到货通知采购供应科在物资预计到货前，通知使用科室和相关验收人员做好验收准备。2.验收准备使用科室指定专人负责物资验收工作，验收人员应熟悉物资的性能、质量标准和验收方法。准备好验收所需的工具、设备和场地。3.验收实施物资到货后，验收人员按照合同要求对物资的数量、规格型号、外观质量、技术参数等进行逐一核对。对于需要进行功能测试或质量检验的物资，按照相关标准和规范进行测试检验。验收合格的物资，填写验收报告，办理入库手续；验收不合格的物资，及时与供应商联系，办理退换货等事宜。（八）付款结算1.发票审核物资验收合格并入库后，采购供应科将供应商提供的发票提交至财务部门进行审核。财务部门审核发票的真实性、合法性、完整性，包括发票的开具日期、发票号码、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务名称、金额、税率、税额等内容。2.付款申请采购供应科根据合同约定和验收情况，填写付款申请表，注明物资名称、规格型号、数量、合同金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息。提交付款申请表至财务部门进行审批。3.付款审批财务部门按照医院财务管理制度和审批流程，对付款申请进行审批。审批通过后，办理付款手续，将款项支付给供应商。（九）采购档案管理1.档案收集采购供应科负责收集采购活动过程中产生的各类文件资料，包括采购申请、需求审核记录、采购计划、招标文件、投标文件、评标报告、合同文本、验收报告、发票等。2.档案整理对收集到的文件资料进行分类整理，按照采购项目的类别和时间顺序进行编号、装订。确保档案资料的完整性和规范性。3.档案保管将整理好的采购档案存放在专门的档案柜中，妥善保管。档案保管期限按照国家有关规定执行，一般采购项目档案保管期限为10年，重要采购项目档案保管期限为30年。4.档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经相关部门负责人批准后，在档案管理人员的陪同下查阅。查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。三、采购工作制度（一）采购预算管理制度1.预算编制原则采购预算编制应遵循"统筹兼顾、保证重点、勤俭节约、收支平衡"的原则。根据医院的发展规划、年度工作计划和财务状况，合理安排采购资金。2.预算编制方法采购预算编制采用零基预算和滚动预算相结合的方法。零基预算是指在编制预算时，不考虑以往的预算执行情况，一切从实际需要出发，分析预算项目的必要性、合理性和可行性，确定预算金额。滚动预算是指预算期随着时间的推移而自行延伸，始终保持一定的期限。每过一个季度或半年，根据实际执行情况和市场变化，对剩余期间的预算进行调整和补充。3.预算审批与执行采购预算经医院预算管理委员会审核通过后，报医院党委审批。审批后的预算应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定程序办理审批手续。（二）采购内部控制制度1.岗位分离制度明确采购工作中各个岗位的职责和权限，实行岗位分离制度。采购申请与审批、采购与验收、采购合同的订立与审核、采购付款的申请与审批等不相容岗位应相互分离，不得由同一人兼任。2.授权审批制度建立采购业务授权审批制度，明确不同采购金额和采购项目的审批权限。采购人员应在授权范围内办理采购业务，对于重大采购项目，应实行集体决策审批。3.采购风险评估与防控定期对采购业务进行风险评估，识别可能存在的风险，如供应商选择不当、采购价格不合理、物资质量不合格、合同纠纷等。针对不同的风险，制定相应的防控措施，降低采购风险。（三）采购信息公开制度1.采购项目信息公开通过医院内部网站、公告栏等渠道，及时公开采购项目的名称、采购方式、采购预算、中标（成交）供应商等信息，接受医院内部职工的监督。2.供应商信息公开建立供应商信息库，在医院内部网站公开供应商的基本信息、资质情况、业绩表现等内容，方便医院职工了解供应商情况，参与监督采购活动。（四）采购绩效评估制度1.评估指标设定制定采购绩效评估指标体系，包括采购成本、采购质量、采购效率、供应商管理等方面的指标。例如，采购成本节约率、物资验收合格率、采购合同按时执行率、供应商满意度等。2.评估方法采用定量与定性相结合的评估方法，定期对采购工作进行绩效评估。通过数据分析、实地考察、问卷调查等方式收集评估数据，对采购工作进行全面、客观的评价。3.评估结果应用将采购绩效评估结果与采购人员的绩效考核、薪酬待遇、晋升等挂钩。对绩效优秀的采购人员给予奖励，对绩效不佳的采购人员进行培训和指导，如仍无改进，可调整其工作岗位。四、监督与检查1.内部审计监督医院内部审计部门定期对采购工作进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购制度的遵守情况、采购项目的合法性和效益性等。对审计中发现的问题，及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。2.纪检监察监督医院纪检监察部门对采购工作进行全程监督，严肃查处采购活动中的违规违纪行为。对违反采购制度、损害医院利益的单位和个人，依法依规追