安全生产档案管理制度

安全生产档案管理制度一、总则1.目的为加强公司安全生产档案管理，规范安全生产档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保安全生产档案的完整性、准确性和系统性，为公司安全生产决策、管理和监督提供依据，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门、各项目及所属单位安全生产档案的管理。3.定义本制度所称安全生产档案，是指公司在安全生产管理活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。二、管理职责1.安全生产管理部门职责负责制定安全生产档案管理的规章制度和工作流程，并组织实施。指导、监督各部门、各项目安全生产档案的收集、整理、归档工作，确保档案资料的完整性和准确性。负责安全生产档案的集中统一管理，建立档案目录数据库，实现档案信息的数字化管理，方便查询和利用。定期对安全生产档案进行整理、鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。2.各部门、各项目职责负责本部门、本项目安全生产档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的真实、完整和及时。明确专人负责安全生产档案管理工作，按照规定的时间和要求将档案移交公司安全生产管理部门。配合公司安全生产管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助。三、档案的收集与整理1.收集范围国家和地方有关安全生产的法律法规、标准规范、政策文件等。公司安全生产管理制度、操作规程、应急预案等。安全生产会议记录、纪要、决议等。安全生产检查、隐患排查治理记录及报告。安全培训教育计划、教材、记录及考核资料。安全生产事故报告、调查处理资料及相关文件。安全设施设备的采购、安装、验收、维护、检测等资料。劳动防护用品的采购、发放、使用记录。安全生产投入费用的预算、使用情况及相关凭证。安全生产宣传活动资料、图片、影像等。与安全生产有关的其他文件、资料。2.收集要求各部门、各项目应指定专人负责安全生产档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整。档案收集人员应按照档案管理的要求，对收集到的资料进行分类、整理，剔除重复、无效的资料，保证资料的真实性和准确性。对于重要的安全生产文件、资料，应及时进行备份，防止丢失。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，做到分类科学、编号统一、排列有序。档案整理应做到纸质档案与电子档案同步整理，确保两者内容一致。4.整理方法分类：将安全生产档案分为法律法规类、制度标准类、会议记录类、检查隐患类、培训教育类、事故管理类、设施设备类、劳动防护类、投入费用类、宣传活动类等十大类。编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查询和管理。编号格式为：年份+类别代码+顺序号，如2023AJ001，表示2023年法律法规类第1份档案。装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式，保持页面整洁。编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。目录应打印或抄写清晰，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。四、档案的归档1.归档时间各部门、各项目应在次年一季度前将上一年度的安全生产档案移交公司安全生产管理部门归档。对于重大安全生产事件、重要安全生产项目等形成的档案，应在事件结束或项目完成后及时归档。2.归档手续档案移交部门应填写档案移交清单，详细列出移交档案的名称、数量、编号等信息，并由移交人和接收人签字确认。档案接收部门应对移交的档案进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。如发现问题，应及时与移交部门沟通解决。3.归档要求归档的档案应符合整理要求，做到分类准确、编号清晰、装订整齐、编目规范。电子档案应与纸质档案同步归档，电子档案应存储在移动硬盘、光盘等存储介质上，并按照档案编号建立文件夹，命名规范，便于查找和管理。对于归档的档案，应编制档案检索工具，如索引、目录等，方便档案的查询和利用。五、档案的保管1.保管场所公司应设立专门的安全生产档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。2.保管期限安全生产档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案包括：公司安全生产管理制度、操作规程、应急预案；安全生产事故报告、调查处理资料及相关文件；国家和地方有关安全生产的法律法规、标准规范等。长期保管的档案包括：安全生产会议记录、纪要、决议；安全生产检查、隐患排查治理记录及报告；安全培训教育计划、教材、记录及考核资料；安全设施设备的采购、安装、验收、维护、检测等资料；劳动防护用品的采购、发放、使用记录；安全生产投入费用的预算、使用情况及相关凭证等。保管期限为10年。短期保管的档案包括：安全生产宣传活动资料、图片、影像等。保管期限为3年。3.保管要求档案管理人员应定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。备份存储介质应异地存放，确保数据安全。严格遵守档案保密制度，对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应采取加密存储、限制访问等措施，防止档案信息泄露。六、档案的利用1.利用原则安全生产档案的利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案的正确使用。利用档案时应注意保护档案的原始风貌，不得对档案进行涂改、伪造、损毁等行为。2.利用方式查阅：因工作需要查阅安全生产档案的，查阅人员应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、范围等，经部门负责人或项目负责人签字同意后，到公司安全生产管理部门查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场，提供必要的协助，并做好查阅记录。借阅：因特殊情况需要借阅安全生产档案的，借阅人员应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、归还日期等，经公司分管领导签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、复印、泄露档案内容，按时归还档案。复制：因工作需要复制安全生产档案的，复制人员应填写档案复制申请表，注明复制内容、用途等，经部门负责人或项目负责人签字同意后，到公司安全生产管理部门办理复制手续。档案管理人员应按照规定的格式和数量进行复制，并做好复制记录。3.利用记录档案管理人员应对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，记录内容包括利用时间、利用人姓名、利用目的、查阅或借阅档案名称及编号、归还日期等。利用记录应妥善保管，保存期限与档案保管期限一致。七、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、准确判定的原则，确保档案鉴定结果的科学性和准确性。鉴定工作应在公司分管领导的领导下，由安全生产管理部门组织相关人员进行。2.鉴定内容对保管期限已满的档案进行鉴定，审查档案的价值，确定是否继续保存或销毁。对已失去保存价值的档案，如重复文件、过期文件、无利用价值的文件等，进行清理和鉴定。3.鉴定方法直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析档案的内容和形式，判断其保存价值。集体鉴定法：组织相关人员对档案进行集体讨论，综合考虑档案的历史、现实和未来利用价值，形成鉴定意见。4.销毁程序经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清单，清单应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，并由鉴定人员签字确认。档案销毁清单经公司分管领导批准后，由档案管理人员组织实施销毁。销毁档案时