会议本管理制度

会议本管理制度一、总则（一）目的为加强公司会议管理，规范会议本的使用与管理，提高会议效率和质量，确保会议精神得到有效传达和落实，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会、股东会、经理办公会、部门例会、专题研讨会等。（三）基本原则1.统一规范原则：对会议本的格式、内容记录要求等进行统一规范，确保记录的准确性和一致性。2.高效实用原则：以提高会议效率和效果为目标，使会议本的使用有助于会议的组织、决策和执行。3.安全保密原则：会议本涉及公司重要信息，应妥善保管，防止信息泄露。二、会议本的采购与发放（一）采购1.行政部门负责根据公司实际需求，统一采购会议本。2.采购会议本时，应选择质量可靠、规格合适的产品，并考虑价格因素，确保性价比最优。3.采购的会议本应具备足够的页数，以满足一段时间内会议记录的需求。（二）发放1.行政部门根据会议本的使用范围，将其发放至各部门或相关人员。2.对于定期召开会议的部门或岗位，应定期发放新的会议本；对于临时性会议较多的部门或人员，可根据实际情况随时发放。3.发放会议本时，应做好记录，包括领取人姓名、部门、领取时间等，以便进行管理和追溯。三、会议本的使用规范（一）记录要求1.会议记录人员应提前到达会议现场，准备好会议本和笔等记录工具。2.记录内容应完整、准确、清晰，包括会议名称、会议时间、会议地点、参会人员、主持人、会议议程、发言内容、决议事项等。3.对于重要发言，应尽量记录原话；对于决议事项，应明确记录决议内容、责任人、完成时间等。4.会议记录应使用规范的文字和符号，避免使用模糊、歧义或难以辨认的字迹。5.如有必要，可采用录音、录像等辅助记录方式，但应确保记录的合法性和有效性。（二）书写规范1.会议本应使用黑色或蓝色中性笔书写，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的笔。2.书写应工整、清晰，不得潦草、涂改。如需涂改，应在涂改处加盖记录人员的印章或签名，并注明涂改日期。3.会议记录应按照会议议程顺序依次记录，不得跳跃或遗漏。（三）分类记录1.对于不同类型的会议，应使用不同的会议本进行记录，以便于分类管理和查阅。2.在会议本的封面上应注明会议类型、年份、月份等信息，以便快速查找。3.同一会议本内，应按照会议日期顺序依次记录会议内容，每一页记录一个会议的相关信息。（四）备份与共享1.重要会议的会议本记录应进行备份，可采用电子文档或纸质复印件的形式保存。2.备份的会议本记录应妥善保管，存储在安全的地方，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。3.根据需要，会议本记录可在一定范围内进行共享，但应遵循公司的信息安全管理规定，确保信息的保密性和安全性。四、会议本的保管与存档（一）保管1.参会人员应妥善保管自己的会议本，不得随意丢弃或转借他人。2.会议结束后，记录人员应及时将会议本整理好，交至行政部门或指定的保管地点。3.行政部门应安排专人负责会议本的保管，确保会议本存放有序，便于查找和使用。（二）存档1.行政部门应定期对会议本进行整理和归档，按照年份、会议类型等进行分类存放。2.会议本的存档期限应根据公司档案管理规定执行，一般重要会议的会议本应长期保存。3.在存档过程中，应确保会议本的完整性和可读性，如有损坏或字迹模糊等情况，应及时进行修复或处理。五、会议本的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅会议本时，应填写《会议本查阅申请表》，注明查阅的会议名称、时间、查阅目的等信息。2.《会议本查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，交至行政部门。3.行政部门根据申请表的内容，为查阅人员提供相应的会议本，并做好查阅记录，包括查阅人姓名、部门、查阅时间、归还时间等。4.查阅人员应在行政部门指定的地点查阅会议本，不得将会议本带出指定区域，查阅过程中应爱护会议本，不得涂改、损坏或丢失。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅会议本的，应填写《会议本借阅申请表》，详细说明借阅的会议本名称、时间、借阅期限、借阅目的等信息。2.《会议本借阅申请表》经所在部门负责人和行政部门负责人签字同意后，方可借阅。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的会议本，不得转借他人或用于其他非借阅目的。如发生会议本丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。5.借阅人员归还会议本时，应确保会议本的完整性和可读性，行政部门应对归还的会议本进行检查，如发现问题，应及时与借阅人员沟通解决。六、会议本的销毁（一）销毁条件1.会议本已超过存档期限，且确认不再具有保存价值的。2.会议本因损坏、丢失等原因无法正常使用，且已无修复或替代可能的。（二）销毁流程1.行政部门负责提出会议本销毁申请，填写《会议本销毁申请表》，注明销毁的会议本名称、数量、年份、销毁原因等信息。2.《会议本销毁申请表》经行政部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。3.经审批同意后，行政部门安排专人负责会议本的销毁工作，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、销毁方式、参与人员等。4.会议本的销毁方式可采用粉碎、焚烧等安全可靠的方法，确保会议本中的信息无法恢复。5.销毁工作完成后，行政部门应将《会议本销毁申请表》及销毁记录存档，以备查阅。七、监督与考核（一）监督检查1.行政部门应定期对会议本的使用、保管、存档等情况进行监督检查，确保各项制度得到有效执行。2.监督检查内容包括会议本记录的准确性、完整性，会议本的保管情况，查阅与借阅手续的办理情况等。3.对于监督检查中发现的问题，行政部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核机制1.将会议本管理工作纳入公司绩效考核体系，对相关部门和人员进行考核。2.考核指标包括会议本记录质量、会议本保管情况、查阅与借阅手续办理及时性等。3.根据考核结果，对表现优秀的部门和人员给予奖励，对未达到要求的部门和人员进行相应的处罚。