寻比价管理制度

寻比价管理制度一、总则（一）目的为规范公司采购寻比价行为，确保采购活动公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率和质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目的寻比价活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等采购。（三）基本原则1.公开透明原则：寻比价过程应公开进行，所有参与采购的供应商都应知晓采购要求和流程，确保机会均等。2.公平竞争原则：为供应商提供公平的竞争环境，不得偏袒任何一方，依据客观标准进行评审和选择。3.公正评价原则：对供应商的报价、质量、交货期等因素进行公正的评价，选择最优供应商。4.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，通过寻比价降低采购成本，提高公司经济效益。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定采购计划，明确采购需求。2.组织实施寻比价活动，发布寻比价信息，收集供应商报价。3.对供应商进行初步筛选和评估，推荐合格供应商。4.与选定的供应商进行商务谈判，签订采购合同。（二）需求部门1.提出准确的采购需求，包括规格、型号、数量、质量标准、交货期等要求。2.参与对供应商的评估和选择，提供专业意见。3.协助采购部门进行商务谈判和合同签订。（三）财务部门1.参与采购预算的编制和审核。2.对采购成本进行核算和分析，提供财务建议。3.负责对采购合同的付款条款进行审核。（四）法务部门1.对采购合同进行法律审核，确保合同合法合规。2.处理采购过程中的法律纠纷。三、寻比价流程（一）采购申请需求部门根据业务需要填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预计交货期等信息，并提交给采购部门。（二）采购审批采购部门对采购申请进行审核，核实需求的合理性和必要性。对于金额较大或重要的采购项目，需提交公司领导审批。（三）制定寻比价文件采购部门根据采购需求制定寻比价文件，包括询价函、报价单、技术规格书、合同条款等。询价函应明确采购项目的基本信息、报价要求、交货期、付款方式等内容。（四）发布寻比价信息采购部门通过多种渠道发布寻比价信息，如公司内部网站、采购平台、行业媒体、供应商库等，邀请合格供应商参与报价。发布信息时应明确报价截止时间和地点。（五）供应商报价供应商在收到寻比价文件后，应按照要求填写报价单，注明产品规格、数量、单价、总价、交货期等信息，并在规定时间内提交给采购部门。报价应清晰、准确，不得涂改。（六）报价评审1.采购部门组织相关人员对供应商的报价进行评审，评审内容包括价格、质量、交货期、售后服务等方面。2.对于技术复杂或有特殊要求的采购项目，可邀请技术专家参与评审。3.评审人员根据评审标准对各供应商的报价进行打分或排序，推荐得分较高或排名靠前的供应商作为候选供应商。（七）商务谈判采购部门与候选供应商进行商务谈判，进一步协商价格、交货期、付款方式、售后服务等条款。谈判过程中应保持公正、公平，维护公司利益。（八）确定供应商根据商务谈判结果，采购部门确定最终供应商，并报公司领导审批。审批通过后，向供应商发出中标通知书。（九）签订合同采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同应符合法律法规要求，条款清晰、明确，避免潜在风险。（十）合同执行与验收1.供应商按照合同约定履行交货义务，采购部门负责跟踪合同执行情况。2.采购项目完成后，需求部门组织相关人员进行验收，验收合格后办理入库或结算手续。四、寻比价信息管理（一）供应商信息库采购部门建立供应商信息库，收录合格供应商的基本信息、联系方式、经营范围、产品报价、业绩情况等内容。供应商信息库应定期更新和维护，确保信息的准确性和完整性。（二）寻比价记录采购部门对每次寻比价活动进行记录，包括采购项目名称、寻比价文件编号、发布时间、报价供应商名单、报价明细、评审结果、合同签订情况等信息。寻比价记录应妥善保存，以备查阅和审计。五、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购寻比价活动进行审计，检查采购流程是否合规，评审过程是否公正，合同签订是否规范等。2.纪检监察部门对采购活动中的违规行为进行监督和查处，确保采购活动廉洁、透明。（二）供应商考核1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行考核评价，评价结果作为供应商后续合作的重要依据。2.对于考核不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应暂停或终止合作。六、违规处理（一）供应商违规处理1.供应商在寻比价过程中如有提供虚假信息、恶意低价竞争、串通报价等违规行为，采购部门应取消其参与本次采购项目的资格，并将其列入黑名单，禁止其今后参与公司任何采购活动。2.对于给公司造成损失的供应商，公司有权依法追究其法律责任，要求其赔偿相应损失。（二）公司员工违规处理1.公司员工在采购寻比价活动中如有违反本制度规定，如泄露采购信息、收受供应商贿赂、偏袒供应商等行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处分。2.对于给公司造成重大损失的员工，公司将依法追