会见室管理制度

会见室管理制度目的为规范公司会见室的使用与管理，确保会见活动安全、有序、高效进行，维护公司正常办公秩序，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内部各部门、员工以及因业务往来需要进入公司会见室进行会见活动的外部人员。基本原则1.安全第一原则：确保会见室设施安全，保障参与会见人员的人身安全和公司信息安全。2.规范有序原则：明确会见流程和要求，使会见活动按照规定的程序和标准进行。3.服务高效原则：为会见人员提供必要的便利和支持，提高会见效率，促进业务开展。会见室使用规定会见室预约1.预约主体公司内部员工因工作需要使用会见室，需提前[X]个工作日向行政部门提交预约申请。外部人员需进入公司会见室进行业务洽谈、合作交流等活动，由相关业务对接部门负责提前[X]个工作日向行政部门提交预约申请，并注明会见时间、时长、参与人员等信息。2.预约方式预约申请可通过公司内部办公系统提交预约表单，也可填写纸质预约申请表交至行政部门。行政部门收到预约申请后，应及时进行审核，审核通过后将预约信息反馈给申请人，并在会见室预约管理台账中进行记录。3.预约变更与取消申请人如需变更预约时间、时长或参与人员等信息，应至少提前[X]小时向行政部门提出变更申请。如因特殊情况需要取消预约，申请人应提前[X]小时告知行政部门。对于无故取消预约或未提前告知取消预约且未按时使用会见室的，行政部门将视情节轻重给予相应处理。会见室分配1.根据预约申请的会见人数、会见性质等因素，行政部门合理分配会见室。一般情况下，小型会见安排在[具体会见室名称1]等较小规模的会见室；中型会见安排在[具体会见室名称2]；大型会见或重要会见安排在[具体会见室名称3]等较大规模且设施齐全的会见室。2.若多个部门或人员同时申请同一时间段的会见室，行政部门将根据申请的先后顺序以及会见的紧急程度进行协调安排，确保各方面需求得到妥善解决。会见室使用时间1.公司会见室的正常使用时间为工作日上午[具体开始时间]下午[具体结束时间]。2.如需在非工作时间使用会见室，需提前向行政部门提出申请，并经相关领导批准。非工作时间使用会见室的，应按照公司规定支付相应的场地使用费用（如有）。会见室使用要求会见人员要求1.参与会见的公司内部员工应严格遵守公司的各项规章制度，维护公司形象。2.外部人员进入公司会见室前，需在公司前台进行登记，出示有效身份证件，并由业务对接部门人员陪同进入。3.会见人员应保持良好的行为举止，不得在会见室内吸烟、随地吐痰、乱扔垃圾等，不得大声喧哗、争吵或进行其他影响公司正常办公秩序的行为。会见物品管理1.会见人员如需携带文件、资料、设备等物品进入会见室，应提前做好准备，并在会见结束后及时清理带走，不得遗留在会见室内。2.行政部门应在会见室配备必要的办公用品，如桌椅、纸笔、饮用水等。会见人员如需使用其他特殊设备或物品，可提前向行政部门提出申请。会见室设施使用1.会见人员应爱护会见室内的设施设备，不得随意损坏或拆卸。如因使用不当造成设施设备损坏的，应照价赔偿。2.使用会见室内的电器设备时，应严格按照操作规程进行操作，不得超负荷使用，确保用电安全。会见结束后，应及时关闭电器设备电源。3.如需使用会见室内的多媒体设备（如投影仪、音响等），应提前向行政部门申请，由行政部门安排专人进行操作和维护。会见室安全管理安全设施配备1.会见室内应配备必要的安全设施，如灭火器、应急照明设备、门禁系统等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。2.门禁系统应设置合理的权限，仅限经授权的人员进入会见室。会见人员进入会见室时，应通过门禁系统进行身份验证。安全检查1.行政部门应在会见活动开始前对会见室进行安全检查，确保室内无安全隐患。检查内容包括设施设备是否正常、门窗是否关闭、电器设备是否断电等。2.在会见过程中，如发现安全问题或异常情况，会见人员应立即停止会见，并及时报告行政部门或相关安全管理部门。信息安全1.涉及公司机密信息的会见活动，应严格遵守公司的保密制度。会见人员不得在会见室内谈论、传播公司机密信息，如需使用相关资料，应妥善保管，不得随意复印、带出会见室。2.行政部门应对会见室的信息安全进行监督管理，采取必要的技术措施，防止公司信息泄露。会见室卫生管理日常清洁1.行政部门应安排专人负责会见室的日常清洁工作，确保会见室地面干净、桌面整洁、设备无灰尘。2.每次会见活动结束后，会见人员应将会见室内的垃圾清理带走，并将桌椅摆放整齐。定期消毒1.行政部门应定期对会见室进行全面消毒，特别是在流感高发季节、疫情防控期间等特殊时期，增加消毒频次。2.消毒工作应按照相关卫生标准和操作规范进行，确保消毒效果。会见室服务管理茶水服务1.行政部门应在会见室为会见人员提供茶水服务。一般情况下，会见开始前[X]分钟将茶水送至会见室。2.茶水服务应保持良好的质量，根据会见人员的需求提供不同种类的饮品。其他服务1.如会见人员有其他合理需求，行政部门应根据实际情况提供必要的协助和支持，如会议设备调试、文件复印等。2.对于重要会见或特殊会见活动，行政部门可根据需要安排专门的服务人员，提供更加周到的服务。会见室监督与考核监督机制1.行政部门负责对会见室的使用情况进行日常监督检查，包括预约执行情况、使用规范遵守情况、安全卫生情况等。2.公司设立意见箱，鼓励会见人员对会见室的管理和服务提出意见和建议。行政部门应及时收集整理意见和建议，并采取有效措施进行改进。考核办法1.对公司内部员工使用会见室的情况进行考核，考核结果与员工绩效挂钩。对于违反会见室管理制度的员工，将视情节轻重给予相应的处罚，如警告、扣减绩效分等。2.对外部人员使用会见室的情况进行记录，如发现违反规定的行为，及时与相关业务对接部门沟通，并采取相应措施。