广告单管理制度

广告单管理制度一、总则（一）目的为规范公司广告单的设计、制作、发放、使用及管理，确保广告单能够准确传达公司产品或服务信息，有效提升公司品牌形象和市场竞争力，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工在广告单相关活动中的行为规范和管理。（三）基本原则1.合法性原则广告单内容必须符合国家法律法规及相关政策要求，不得含有虚假、误导、欺诈等违法违规信息。2.准确性原则广告单所传达的产品或服务信息应真实、准确、完整，避免因信息错误给公司和客户造成损失。3.规范性原则广告单的设计、制作、排版等应遵循公司统一的视觉识别系统和规范要求，保持公司形象的一致性。4.效益性原则在保证广告单质量和效果的前提下，合理控制成本，提高广告单的投放效益。二、广告单设计管理（一）设计需求提出1.各部门根据业务需要，填写《广告单设计需求申请表》，详细说明广告单的用途、目标受众、主要内容、设计风格等要求。2.申请表需经部门负责人审核签字后提交至市场部。（二）设计方案审核1.市场部收到设计需求申请表后，组织相关人员进行初步评估，确定设计方向和重点。2.将设计任务分配给合作的广告设计公司或内部设计团队，要求其在规定时间内提交设计初稿。3.设计初稿完成后，由市场部牵头，组织销售部、客服部、法务部等相关部门对设计方案进行审核。审核内容包括：内容准确性：检查广告单上的产品或服务信息、公司名称、联系方式等是否准确无误。合法性：确保广告单内容符合法律法规，不存在侵权、虚假宣传等问题。视觉效果：评估设计风格、色彩搭配、排版布局等是否符合公司品牌形象和目标受众喜好，是否具有吸引力和可读性。实用性：考虑广告单的尺寸、材质、印刷工艺等是否适合实际使用场景和投放渠道。4.审核人员对设计方案提出修改意见，设计公司或团队根据意见进行修改完善，直至设计方案通过审核。（三）设计定稿1.经审核通过的设计方案即为定稿，由市场部负责保存设计源文件，并将定稿后的广告单设计稿提交给制作部门。2.制作部门依据设计定稿进行广告单的制作。三、广告单制作管理（一）制作供应商选择1.制作部门负责建立广告单制作供应商名录，定期对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行评估和筛选。2.优先选择具有良好口碑、制作工艺先进、价格合理且能按时交付的供应商合作。（二）制作合同签订1.与选定的制作供应商签订制作合同，明确双方的权利和义务，包括制作内容、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。2.合同签订前，需经法务部审核，确保合同条款合法合规，避免潜在法律风险。（三）制作过程监控1.制作部门应指定专人负责广告单制作过程的跟踪和监督，确保供应商按照合同要求进行制作。2.定期与供应商沟通制作进度，及时了解制作过程中出现的问题，并协调解决。对于可能影响交货时间或质量的问题，应提前采取措施加以防范。（四）制作质量检验1.广告单制作完成后，制作部门按照合同约定的质量标准进行检验。检验内容包括：外观检查：查看广告单表面是否有划痕、污渍、褶皱、色差等缺陷。内容核对：检查广告单上的文字、图片、图案等内容是否与设计定稿一致，有无错印、漏印等情况。尺寸测量：确保广告单的尺寸符合设计要求。2.对于检验不合格的广告单，制作部门应及时通知供应商进行整改，直至达到质量标准为止。四、广告单发放管理（一）发放计划制定1.市场部根据公司营销计划和广告投放安排，制定广告单发放计划，明确发放时间、地点、数量、目标受众等。2.发放计划需经公司分管领导审核批准后实施。（二）发放人员安排1.根据发放计划，组织安排合适的人员负责广告单的发放工作。发放人员可以是公司内部员工，也可以是临时招聘的兼职人员。2.对发放人员进行培训，使其熟悉广告单的内容和发放要求，掌握与目标受众沟通的技巧。（三）发放现场管理1.发放人员应按照规定的时间、地点和方式进行广告单发放，确保发放过程有序进行。2.在发放现场，要注意维护公司形象，礼貌待人，积极向目标受众介绍公司产品或服务信息，解答疑问。3.对发放过程中收集到的潜在客户信息进行记录和整理，及时反馈给市场部。（四）发放数量统计1.发放工作结束后，发放人员要对实际发放的广告单数量进行统计，并填写《广告单发放统计表》。2.《广告单发放统计表》需经发放负责人签字确认后提交至市场部，作为广告单发放效果评估和后续工作参考的依据。五、广告单使用管理（一）使用范围规定1.明确广告单的使用范围，仅限于公司产品推广、品牌宣传、市场活动等相关业务场景。2.禁止将广告单用于非公司业务目的或未经授权的其他用途。（二）使用过程监督1.各部门在使用广告单时，应严格按照公司规定的流程和要求进行操作，确保广告单的正确使用。2.市场部负责对各部门广告单的使用情况进行不定期检查，发现问题及时督促整改。（三）剩余广告单处理1.活动结束后，各部门应及时清理剩余的广告单，并将其交回市场部统一保管。2.市场部对交回的剩余广告单进行清点核实后，按照规定进行妥善处理，如销毁、回收利用等，防止广告单外流或被滥用。六、广告单回收管理（一）回收渠道设置1.在广告单发放现场或相关业务场所设置广告单回收箱，方便目标受众主动交还广告单。2.鼓励公司员工在日常工作中积极收集客户交还的广告单。（二）回收统计分析1.定期对回收的广告单进行清点和统计，分析回收数据，了解广告单的发放效果和受众反馈。2.根据回收统计结果，总结经验教训，为后续广告单的设计、制作和发放提供参考依据，不断优化广告单投放策略。七、广告单存档管理（一）存档内容1.广告单设计过程中的相关资料，包括设计需求申请表、设计初稿、审核意见及修改记录、设计定稿等。2.广告单制作过程中的文件，如制作合同、制作进度跟踪记录、质量检验报告等。3.广告单发放过程中的资料，如发放计划、发放统计表、发放现场照片等。4.广告单使用和回收过程中的相关记录。（二）存档方式1.建立电子档案和纸质档案相结合的存档方式，确保广告单相关资料的完整性和可查阅性。2.电子档案按照公司统一的文件管理系统进行分类存储，纸质档案应妥善装订成册，并标注档案名称、日期、编号等信息，存放在专门的档案柜中。（三）存档期限1.广告单相关档案的存档期限为[X]年，自广告单活动结束之日起计算。2.存档期限届满后，按照公司档案管理规定进行销毁或移交。八、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自设计、制作、发放广告单。2.广告单内容存在虚假、误导、欺诈等违法违规信息。3.未按照公司规定的流程和要求使用广告单，如擅自更改广告单内容、将广告单用于非授权用途等。4.广告单发放过程中出现管理不善，导致广告单丢失、损坏或被滥用。5.未及时回收广告单或对回收的广告单未进行妥善处理。6.违反本制度的其他行为。（二）违规处理措施1.对于首次违规且情节较轻的员工，给予口头警告，并责令其立即整改。2.对于多次违规或情节严重的员工，视情节轻重给予书面警告、罚款、降职、辞退等处理措施。3.因违规行为给公司造成经济损失的，违规