执行前管理制度

执行前管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司执行前各项工作的管理流程，确保公司各项任务、项目或决策在正式执行前得到充分准备、有效规划和严格审核，从而提高工作执行效率、保证工作质量、降低风险，促进公司整体目标的顺利实现。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及新任务启动、项目开展、政策实施等执行前准备工作的部门、团队及个人。（三）基本原则1.充分准备原则：在执行前对任务或项目进行全面、细致的规划和准备，确保具备执行所需的人力、物力、财力等资源条件。2.流程规范原则：明确执行前各项工作的流程和标准，确保各项操作有章可循、规范有序。3.风险防控原则：对执行过程中可能出现的风险进行提前识别、评估和应对，制定相应的风险预案。4.沟通协作原则：强调各部门、团队及人员之间的沟通协作，形成工作合力，共同推进执行前准备工作的顺利进行。二、执行前规划管理（一）需求分析1.明确任务或项目来源对于来自上级领导指示的任务，需详细记录任务背景、目标、要求等关键信息。对于业务部门发起的项目，由业务部门提交项目发起申请，阐述项目的业务需求、预期收益等。2.收集相关信息通过市场调研、客户反馈、内部数据分析等方式，收集与任务或项目相关的市场动态、行业趋势、竞争对手情况等信息。了解公司内部现有资源状况，包括人力、物力、财力以及已有的业务流程和数据等。（二）目标设定1.确定具体、可衡量、可实现、相关联、有时限（SMART）的目标根据需求分析结果，明确任务或项目的执行目标，如销售额增长百分比、产品质量提升指标、项目完成时间节点等。确保目标具有可衡量性，能够通过具体的数据或指标进行评估。2.目标分解将总体目标分解为各个阶段、各个部门或个人的子目标，以便于执行和监控。明确各子目标之间的逻辑关系和时间顺序，确保整个执行过程的连贯性。（三）方案制定1.制定执行方案框架根据目标设定，确定执行方案的总体框架，包括工作步骤、工作方法、资源配置计划等。对于复杂的任务或项目，应制定详细的项目计划，采用项目管理工具（如甘特图、关键路径法等）进行进度安排和资源分配。2.细化执行措施在总体框架基础上，进一步细化各项工作的具体执行措施，明确每个步骤的责任人、工作内容、时间要求等。针对可能出现的问题和风险，制定相应的应对措施和预案。（四）方案审核1.部门内部审核执行方案制定完成后，由负责部门进行内部审核，确保方案的合理性、可行性和完整性。审核内容包括目标设定是否准确、执行措施是否得当、资源配置是否合理、风险应对是否有效等。2.跨部门审核涉及多个部门协作的任务或项目，需组织跨部门审核会议。各部门从自身专业角度对方案提出意见和建议，共同完善方案，确保方案能够满足各部门的工作需求和协同要求。3.高层审批经过部门内部审核和跨部门审核后的方案，提交公司高层领导进行审批。高层领导根据公司战略目标、资源状况等对方案进行最终决策，批准后的方案作为正式执行的依据。三、资源准备管理（一）人力资源准备1.人员需求规划根据执行方案，确定所需的各类人员数量、岗位要求、技能水平等。明确人员招聘、调配、培训等工作的时间节点和责任人。2.人员招聘与调配通过招聘渠道（如招聘网站、人才市场、内部推荐等）招募符合岗位要求的人员。对于内部人员，根据任务或项目需求进行合理调配，确保人员与工作任务相匹配。3.人员培训与发展对参与执行任务或项目的人员进行必要的培训，使其熟悉工作内容、掌握工作技能、了解工作流程和规范。根据员工的个人发展需求和任务或项目要求，提供相应的职业发展指导和培训机会，提升员工的综合素质和能力水平。（二）物力资源准备1.物资采购计划根据执行方案，制定物资采购计划，明确所需采购的物资种类、数量、规格、质量要求等。考虑物资的采购周期、供应稳定性等因素，合理安排采购时间，确保物资按时到位。2.物资采购与管理通过招标、询价、谈判等方式选择合适的供应商进行物资采购。建立物资采购合同管理制度，规范合同签订、执行、验收等流程，确保物资采购的质量和供应的及时性。加强物资库存管理，建立物资出入库台账，定期盘点物资，确保物资安全、完整。（三）财力资源准备1.预算编制根据执行方案，编制详细的预算计划，包括人员费用、物资采购费用、设备租赁费用、办公费用、差旅费等各项支出。对预算进行细化分解，明确各项费用的支出标准和时间节点，确保预算的准确性和可执行性。2.预算审核与控制预算编制完成后，提交公司财务部门进行审核。财务部门根据公司财务政策和实际情况对预算进行审核，提出修改意见。在执行过程中，严格控制预算支出，定期对预算执行情况进行监控和分析，及时发现并解决预算执行过程中出现的问题。四、沟通协调管理（一）内部沟通机制1.建立定期沟通会议制度对于重要的任务或项目，建立定期的沟通会议制度，如周会、月会等。在会议上，各部门汇报工作进展情况、存在的问题及解决方案，协调解决工作中的困难和矛盾。2.信息共享平台建设搭建公司内部信息共享平台，如企业微信工作群、项目管理软件等。各部门及时在平台上发布与任务或项目相关的信息、文件、资料等，实现信息的实时共享和快速传递。3.跨部门沟通协作流程明确跨部门沟通协作的流程和规范，确保各部门之间的沟通顺畅、协作高效。当涉及跨部门工作时，由牵头部门负责组织协调，相关部门积极配合，共同推进工作进展。（二）外部沟通管理1.与客户沟通建立与客户的定期沟通机制，及时了解客户需求和意见，反馈任务或项目的进展情况。在沟通中，注重倾听客户的声音，解答客户的疑问，处理客户的投诉和建议，提高客户满意度。2.与合作伙伴沟通对于与合作伙伴共同开展的任务或项目，建立有效的沟通协调机制。定期与合作伙伴进行沟通，分享工作进展、协调资源分配、解决合作过程中出现的问题，确保合作项目的顺利进行。3.与政府部门及相关机构沟通及时了解国家政策法规的变化，与政府部门及相关机构保持良好的沟通。按照要求办理各类审批手续，确保公司业务活动符合法律法规的要求。五、风险评估与应对管理（一）风险识别1.建立风险识别清单组织相关人员对任务或项目执行过程中可能出现的风险进行全面识别，建立风险识别清单。风险识别范围包括市场风险、技术风险、管理风险、人员风险、财务风险、法律风险等。2.风险因素分析对识别出的风险因素进行详细分析，评估其发生的可能性和影响程度。例如，市场风险可能包括市场需求变化、竞争对手推出新产品等；技术风险可能包括技术难题无法攻克、技术创新不足等。（二）风险评估1.制定风险评估标准根据风险因素的性质和特点，制定风险评估标准，明确不同等级风险的划分依据。例如，将风险发生的可能性分为高、中、低三个等级，将风险影响程度分为严重、较大、一般、较小四个等级。2.风险等级评定按照风险评估标准，对识别出的风险因素进行等级评定，确定每个风险因素的风险等级。对于高风险因素，需重点关注并制定相应的应对措施。（三）风险应对1.制定风险应对策略根据风险评估结果，针对不同等级的风险制定相应的应对策略。风险应对策略包括风险规避、风险减轻、风险转移、风险接受等。例如，对于高风险因素，如果无法有效控制风险发生的可能性和影响程度，可考虑采取风险规避策略；对于一些可以通过加强管理、增加资源投入等方式降低风险影响程度的因素，可采取风险减轻策略。2.风险应对措施制定与实施根据风险应对策略，制定具体的风险应对措施，并明确责任人和时间节点。相关责任人负责组织实施风险应对措施，确保风险得到有效控制。3.风险监控与调整建立风险监控机制，定期对风险应对措施的执行情况进行监控和评估。根据监控结果，及时调整风险应对策略和措施，确保风险始终处于可控状态。六、执行前监督与检查管理（一）监督检查主体与职责1.成立监督检查小组由公司内部相关部门人员组成监督检查小组，负责对执行前各项准备工作进行监督检查。监督检查小组设组长一名，负责全面统筹监督检查工作；设成员若干名，分别负责不同方面的监督检查任务。2.明确监督检查职责监督检查小组负责制定监督检查计划，明确检查内容、检查方式、检查时间等。对执行前各项准备工作进行实地检查、资料审查等，及时发现问题并提出整改意见。跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。（二）监督检查内容与方式1.监督检查内容执行方案的制定与审核情况，包括目标设定、执行措施、资源配置、风险应对等是否符合要求。资源准备情况，包括人力资源、物力资源、财力资源的准备是否充分、到位。沟通协调情况，包括内部沟通机制是否有效运行、外部沟通是否顺畅。风险评估与应对情况，包括风险识别是否全面、风险评估是否准确、风险应对措施是否有效。2.监督检查方式定期检查：按照监督检查计划，定期对执行前准备工作进行全面检查。不定期抽查：在执行过程中，不定期对重点环节、关键岗位进行抽查。专项检查：针对特定的问题或事项，开展专项监督检查。（三）问题整改与反馈1.问题发现与记录监督检查小组在检查过程中发现的问题，应及时记录下来，明确问题的表现形式、存在部门、责任人等信息。2.整改要求与期限针对发现的问题，向责任部门下达整改通知书，明确整改要求和整改期限。整改要求应具体、明确，具有可操作性，确保责任部门能够清楚知道如何进行整改。3.整改跟踪与验收责任部门按照整改通知书要求进行整改，监督检查小组跟踪整改