公司酒管理制度

公司酒管理制度总则目的为加强公司酒的管理，规范酒的采购、储存、使用、销售等行为，确保酒的使用安全、合理、高效，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司内部所有涉及酒的采购、使用、管理等相关活动，包括但不限于商务宴请、招待客户、员工福利等场景下酒的使用。基本原则1.合法合规原则：严格遵守国家有关酒类生产、销售、管理的法律法规。2.预算控制原则：酒的采购、使用等活动应纳入公司预算管理，确保费用合理、可控。3.审批规范原则：所有酒的相关活动必须经过严格的审批流程，确保合规性和必要性。4.责任明确原则：明确各部门和人员在酒管理过程中的职责，做到责任到人。采购管理采购计划1.需求预测：各部门根据业务开展情况，提前预测酒的需求数量和种类，于每月[具体日期]前将下月酒的采购需求清单提交至行政部门。2.审核与汇总：行政部门对各部门提交的采购需求清单进行审核，结合库存情况，汇总编制月度酒采购计划，报公司领导审批。3.计划调整：因业务变化等原因需临时调整采购计划的，相关部门应提前[X]个工作日向行政部门提出申请，经审批后执行。供应商选择1.供应商资质：选择具有合法经营资质、信誉良好、产品质量可靠的酒类供应商。优先考虑与长期合作且能提供优质产品和服务的供应商。2.考察与评估：行政部门会同财务、审计等相关部门定期对供应商进行考察与评估，评估内容包括产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。根据评估结果，建立供应商名录，并实行动态管理。3.新供应商引入：如需引入新供应商，由使用部门提出申请，行政部门进行初步筛选后，组织相关部门进行实地考察和评审，评审通过后报公司领导审批。采购流程1.采购申请：各部门根据批准的采购计划，填写酒采购申请表，详细注明酒的名称、规格、数量、用途等信息，经部门负责人签字后提交至行政部门。2.审批：行政部门对采购申请表进行审核，报分管领导审批。审批通过后，由行政部门负责实施采购。3.采购执行：行政部门根据审批后的采购申请表，选择合适的供应商进行采购。采购人员应与供应商签订采购合同，明确采购数量、价格、交货期、质量标准等条款。4.验收：酒到货后，行政部门会同使用部门、质量检验人员等进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、包装等方面。如发现问题，应及时与供应商沟通协商解决。验收合格后，办理入库手续。库存管理仓库设置1.仓库选址：选择安全、干燥、通风良好的仓库作为酒的储存地点。仓库应远离火源、水源、电源等危险区域。2.仓库布局：仓库应合理划分存储区域，设置货架或货柜，按照酒的种类、规格、批次等进行分类存放，并设置明显的标识牌。3.安全设施：仓库应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置、通风设备、温湿度控制设备等，确保酒的储存安全。入库管理1.入库登记：酒到货后，仓库管理人员应及时办理入库手续，填写入库单，详细记录酒的名称、规格、数量、供应商、入库日期等信息。入库单应一式三联，一联仓库留存，一联交财务部门记账，一联交采购部门备查。2.验收签字：仓库管理人员应在入库单上签字确认，并注明验收情况。如发现问题，应及时与采购人员联系处理。库存盘点1.定期盘点：仓库管理人员应定期对酒的库存进行盘点，每月至少进行一次全面盘点，每季度进行一次抽盘。盘点结果应填写盘点表，详细记录酒的实际库存数量、规格、批次等信息。2.差异处理：盘点结束后，仓库管理人员应将盘点表与库存台账进行核对，如发现差异，应及时查明原因，并填写差异报告。差异报告应包括差异金额、差异原因、处理建议等内容。经审批后，按照相关规定进行处理。库存安全1.安全防护：仓库管理人员应加强对仓库的安全管理，确保仓库门窗关闭、门锁完好，防止酒被盗、被抢等情况发生。2.温湿度控制：根据酒的储存要求，合理控制仓库的温湿度，确保酒的质量不受影响。3.消防管理：仓库应配备足够数量的消防器材，并定期进行检查和维护，确保消防器材完好有效。仓库管理人员应熟悉消防器材的使用方法，掌握火灾应急处理技能。使用管理使用审批1.申请流程：因业务需要使用酒的部门或个人，应提前填写酒使用申请表，详细注明酒的名称、规格、数量、用途、使用时间、使用地点等信息，经部门负责人签字后提交至行政部门。2.审批权限：酒使用申请表根据使用金额大小，按照以下审批权限进行审批：使用金额在[X]元以下的，由行政部门负责人审批；使用金额在[X]元至[X]元之间的，由分管领导审批；使用金额在[X]元以上的，由公司总经理审批。3.特殊情况处理：如遇紧急情况需要临时使用酒的，可先口头向行政部门申请，经同意后先行使用，但事后应及时补办书面申请和审批手续。使用标准1.商务宴请：根据宴请对象、规格等因素，合理安排酒的档次和种类。一般商务宴请可选择中低档酒，重要商务宴请可选择中高档酒。具体标准如下：宴请一般客户或合作伙伴，可选择价格在[X]元/瓶左右的酒；宴请重要客户或合作伙伴，可选择价格在[X]元/瓶以上的酒。2.招待客户：根据客户来访情况，合理安排酒的供应。一般情况下，可提供茶水或饮料，如需提供酒，应选择适量的中低档酒。具体标准如下：日常来访客户，可提供价格在[X]元/瓶左右的酒；重要来访客户，可提供价格在[X]元/瓶以上的酒。3.员工福利：公司根据实际情况，定期为员工发放酒作为福利。福利酒的选择应考虑员工的喜好和需求，一般选择中低档酒。具体标准如下：每位员工每年的酒福利金额不超过[X]元；福利酒的价格一般在[X]元/瓶左右。使用记录1.记录要求：使用部门或个人应在酒使用后及时填写酒使用登记表，详细记录酒的名称、规格、数量、使用时间、使用地点、使用人等信息。酒使用登记表应一式两份，一份交行政部门留存，一份交财务部门记账。2.统计分析：行政部门应定期对酒的使用情况进行统计分析，包括使用数量、使用金额、使用对象、使用时间等方面。通过统计分析，掌握酒的使用规律和趋势，为采购计划的制定和使用管理的优化提供依据。销售管理销售原则1.合法合规：公司酒的销售活动应严格遵守国家有关法律法规，不得进行非法销售或不正当竞争行为。2.价格合理：酒的销售价格应根据成本、市场行情等因素合理确定，确保价格公平、公正、合理。3.客户优先：以客户需求为导向，提供优质的产品和服务，满足客户的合理要求，维护客户关系。销售渠道1.内部销售：公司内部各部门如有酒的需求，可按照本制度规定的采购和使用流程进行采购和使用。如需从公司购买酒用于其他用途，应按照市场价格进行购买，并办理相关手续。2.外部销售：公司如有剩余酒或因其他原因需要对外销售的，应按照以下程序进行：行政部门会同财务、审计等相关部门对拟销售的酒进行评估，确定销售价格和销售方式。发布销售信息，通过公司网站、社交媒体、行业平台等渠道发布酒的销售信息，吸引潜在客户。洽谈与签约，与有意向的客户进行洽谈，达成销售意向后签订销售合同。合同应明确销售数量、价格、交货期、付款方式等条款。发货与收款，按照销售合同的约定，及时发货，并办理收款手续。财务部门负责对销售款项进行核算和管理。销售记录1.记录内容：行政部门应建立酒销售台账，详细记录酒的销售日期、客户名称、销售数量、销售价格、销售金额、收款情况等信息。销售台账应定期进行核对和更新，确保记录准确、完整。2.统计分析：行政部门应定期对酒的销售情况进行统计分析，包括销售数量、销售金额、销售利润、客户分布等方面。通过统计分析，掌握酒的销售动态和市场需求，为销售策略的调整和产品优化提供依据。监督与考核监督机制1.内部审计：公司内部审计部门定期对酒的采购、储存、使用、销售等环节进行审计，检查制度执行情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.财务监督：财务部门负责对酒的采购、使用、销售等活动的费用进行核算和监督，确保费用支出合理、合规。对不符合规定的费用支出，有权拒绝报销。3.日常检查：行政部门负责对酒的仓库管理、使用情况等进行日常检查，及时发现和处理存在的问题。对违反本制度的行为，应及时制止并报告公司领导。考核办法1.考核指标：建立酒管理考核指标体系，包括采购成本控制、库存管理水平、使用合规性、销售业绩等方面。具体考核指标如下：采购成本节约率=（预算采购成本实际采购成本）/预算采购成本×100%库存周转率=销售成本/平均库存余额使用合规率=合规使用次数/总使用次数×100%销售增长率=（本期销售额上期销售额）/上期销售额×100%2.考核周期：考核周期为每季度一次，每季度末对各部门和相关人员的酒管理工作进行考核评价。3.考核结果应用：考核结果与部门和个人的绩效挂钩。对酒管理工作表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对酒管理工作存在问题的部门和个人，进行批评教育，