办用品管理制度

办用品管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用、保管等行为，节约成本，提高工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.按需配备原则：根据工作实际需要，合理配备办公用品，避免浪费。2.节约使用原则：倡导员工节约使用办公用品，降低公司运营成本。3.规范管理原则：建立健全办公用品管理制度，确保办公用品管理工作规范、有序。二、办公用品的分类及标准（一）办公设备1.电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪等办公自动化设备。2.办公桌椅、文件柜、保险柜等办公家具。（二）办公文具1.书写工具：钢笔、圆珠笔、中性笔、铅笔等。2.纸张类：复印纸、打印纸、便签纸、笔记本等。3.装订用品：订书机、订书钉、胶水、胶棒、回形针、大头针等。4.桌面用品：计算器、文件夹、档案盒、文件袋、笔筒、台历、日历等。5.办公耗材：墨盒、硒鼓、色带、打印纸等。（三）办公生活用品1.清洁用品：扫帚、拖把、抹布、清洁剂等。2.饮用水：桶装水、饮水机等。3.一次性用品：纸杯、纸巾、垃圾袋等。（四）其他办公用品根据工作需要，经公司领导批准购置的其他办公用品。（五）办公用品配备标准1.办公桌椅：根据岗位和工作需求配备相应规格的办公桌椅。2.电脑：按照工作需要为员工配备台式电脑或笔记本电脑，配置应满足工作要求。3.打印机、复印机、传真机、扫描仪等：根据部门业务量和工作需要合理配置。4.办公文具：根据员工工作实际需要配备适量的书写工具、纸张类、装订用品、桌面用品等。5.办公生活用品：根据办公区域面积和员工数量配备适量的清洁用品、饮用水、一次性用品等。三、办公用品的采购（一）采购计划1.各部门应根据本部门办公用品的使用情况和工作需求，于每月[具体日期]前填写《办公用品采购申请表》，详细列出所需办公用品的名称、规格、数量、预计金额等信息，经部门负责人审核签字后报行政部门。2.行政部门对各部门提交的《办公用品采购申请表》进行汇总、审核，结合办公用品库存情况，编制《办公用品采购计划》，报公司领导审批。3.对于临时性或紧急需要的办公用品，使用部门可填写《办公用品紧急采购申请表》，经部门负责人签字后报行政部门，行政部门审核后报公司领导批准后进行采购。（二）采购流程1.行政部门根据批准的《办公用品采购计划》或《办公用品紧急采购申请表》，选择合格的供应商进行采购。2.采购人员应与供应商签订采购合同或协议，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。3.采购人员应按照采购合同或协议的要求，及时跟进供应商的交货情况，确保办公用品按时、按质、按量供应。4.办公用品到货后，采购人员应及时通知行政部门验收。行政部门应组织相关人员对办公用品的数量、规格、质量等进行验收，验收合格后办理入库手续。如发现质量问题或数量短缺，应及时与供应商联系协商解决。（三）采购预算1.公司财务部应根据公司年度经营计划和办公用品采购需求，编制年度办公用品采购预算，报公司领导审批。2.行政部门应严格按照年度办公用品采购预算进行采购，如因特殊情况需要超出预算采购办公用品，应提前填写《办公用品采购预算调整申请表》，报公司领导审批。（四）供应商管理1.行政部门应建立办公用品供应商档案，对供应商的基本信息、经营范围、产品质量、价格、售后服务等进行记录和评估。2.定期对供应商进行考核评价，根据考核结果调整供应商名单，优先选择产品质量好、价格合理、服务周到的供应商。3.与供应商保持良好的沟通与合作关系，及时反馈办公用品的使用情况和需求信息，共同推动办公用品管理工作的优化。四、办公用品的入库与保管（一）入库管理1.办公用品到货后，采购人员应及时将办公用品送至仓库，并填写《办公用品入库单》，详细记录办公用品的名称、规格、数量、供应商名称等信息。2.仓库管理人员应对办公用品进行验收，核对《办公用品入库单》与实物是否一致，验收合格后在《办公用品入库单》上签字确认，并将办公用品入库。3.对于验收不合格的办公用品，仓库管理人员应及时通知采购人员与供应商联系协商解决，如无法解决，应报行政部门和公司领导处理。（二）保管要求1.仓库应保持干燥、通风、整洁，确保办公用品的质量不受影响。2.办公用品应分类存放，标识清晰，便于查找和取用。3.建立办公用品库存台账，详细记录办公用品的入库、出库、库存数量等信息，定期进行盘点，确保账实相符。4.对贵重办公用品和易损办公用品应重点保管，采取必要的防护措施，防止损坏和丢失。5.仓库管理人员应定期对办公用品进行检查，如发现办公用品有损坏、变质等情况，应及时报告行政部门并进行处理。五、办公用品的领用（一）领用流程1.员工因工作需要领用办公用品时，应填写《办公用品领用申请表》，详细列出所需办公用品的名称、规格、数量等信息，经部门负责人审核签字后到仓库领用。2.仓库管理人员根据《办公用品领用申请表》发放办公用品，并在《办公用品领用申请表》上签字确认，同时在办公用品库存台账上记录领用情况。3.对于限量领用的办公用品，员工应按照规定的数量领用，不得超量领用。4.员工领用办公用品后，应妥善保管，不得随意丢弃或转借他人。（二）领用标准1.办公文具：按照办公用品配备标准和员工实际工作需要领用，原则上每人每月领用数量不得超过规定标准。2.办公耗材：根据打印机、复印机、传真机等办公设备的使用情况和工作需要领用，如墨盒、硒鼓、色带等，领用时应交回已使用完的空墨盒、硒鼓等。3.办公生活用品：根据办公区域面积和员工数量领用适量的清洁用品、饮用水、一次性用品等。（三）特殊情况领用1.因工作需要临时增加办公用品领用的，员工可填写《办公用品临时领用申请表》，经部门负责人审核签字后到仓库领用。2.对于跨部门使用的办公用品，由使用部门填写《办公用品领用申请表》，经本部门负责人和借用部门负责人审核签字后到仓库领用。六、办公用品的使用与维护（一）使用要求1.员工应按照办公用品的使用说明正确使用办公用品，不得随意拆卸、改装办公用品。2.节约使用办公用品，如双面打印、复印，减少纸张浪费；合理使用办公设备，延长设备使用寿命。3.爱护办公用品，保持办公用品的整洁和完好，不得故意损坏办公用品。4.对于公用的办公用品，使用后应及时归位，不得随意放置。（二）维护保养1.行政部门负责组织对办公设备进行定期维护保养，制定维护保养计划，确保办公设备正常运行。2.办公设备出现故障时，使用部门应及时通知行政部门，行政部门应安排专业人员进行维修。3.对于办公文具和办公生活用品，员工应注意保养，如定期清洁、检查，发现问题及时更换或维修。（三）报废处理1.办公用品因损坏、老化等原因无法继续使用时，使用部门应填写《办公用品报废申请表》，详细说明报废原因和报废办公用品的名称、规格、数量等信息，经部门负责人审核签字后报行政部门。2.行政部门对《办公用品报废申请表》进行审核，组织相关人员对报废办公用品进行鉴定，确认报废后报公司领导审批。3.经批准报废的办公用品，由行政部门统一处理，如变卖、捐赠等，处理所得收入交公司财务部入账。七、办公用品的盘点与清查（一）盘点周期1.仓库管理人员应每月对办公用品进行一次盘点，确保账实相符。2.行政部门应每季度组织一次全面的办公用品清查，对办公用品的采购、使用、库存等情况进行检查和分析。（二）盘点流程1.仓库管理人员在盘点前应做好准备工作，整理办公用品库存，核对办公用品库存台账，确保盘点数据准确。2.盘点时，仓库管理人员应逐一清点办公用品的数量、规格、质量等，如实记录盘点结果。3.盘点结束后，仓库管理人员应编制《办公用品盘点表》，详细记录盘点情况，包括实际库存数量、账存数量、盘盈盘亏数量及原因等。4.将《办公用品盘点表》报行政部门审核，行政部门根据盘点结果进行分析总结，查找存在的问题和原因，提出改进措施和建议。（三）清查结果处理1.对于盘点和清查中发现的账实不符情况，行政部门应及时查明原因，分清责任，进行相应的处理。2.如因人为原因造成办公用品丢失、损坏的，应追究相关人员的责任，要求其照价赔偿。3.对于盘盈或盘亏的办公用品，应及时调整办公用品库存台账，确保账实相符。八、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对办公用品的采购、使用、保管等情况进行监督检查。（二）检查内容1.办公用品采购计划的执行情况，包括采购流程是否规范、采购预算是否超支等。2.办公用品的入库、保管情况，包括库存台账是否准确、办公用品是否分类存放、保管是否妥善等。3.办公用品的领用情况，包括领用流程是否规范、领用标准是否执行、是否存在浪费现象等。4.办公用品的使用与维护情况，包括员工是否正确使用办公用品、办公设备是否定期维护保养等。（三）检查方式1.定期检查：行政部门定期对办公用品管理情况进行检查，检查结果以书面形式报告公司领导。2.不定期抽查：行政部门不定期对办公用品管理情况进行抽查，发现问题及时督促整改。（四）违规处理1.对于违反本制度规定的行为，行政部门应及时制止并责令改正。2.对于情节较轻的违规行为，给予警告处分