胸卡管理制度

胸卡管理制度一、总则（一）目的为加强公司规范化管理，维护公司正常秩序，提高员工归属感和责任感，特制定本胸卡管理制度。本制度旨在规范公司胸卡的制作、发放、使用、保管及回收等相关事宜，确保胸卡能准确反映员工身份信息，便于公司内部管理及安全防范。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、实习生、外包服务人员以及因工作需要临时进入公司的各类人员（以下统称"人员"）。（三）基本原则1.真实性原则：胸卡所登记的信息必须真实、准确、完整地反映持卡人的身份及工作相关信息。2.唯一性原则：每位人员对应唯一的胸卡编号，不得私自转借、冒用他人胸卡。3.规范性原则：胸卡的样式、标识、信息填写等应符合公司统一规定，保持规范、统一。4.严肃性原则：全体人员应严格遵守胸卡管理制度，对违反规定的行为将予以严肃处理。二、胸卡制作（一）设计与样式1.公司胸卡由人力资源部门会同行政部门统一设计，设计样式应简洁大方、易于识别，包含公司标志、员工姓名、部门、职位、照片、胸卡编号、有效期等必要信息。2.胸卡分为正式员工胸卡、实习生胸卡、临时人员胸卡等不同类型，以颜色或标识加以区分，便于快速识别人员身份类别。（二）信息采集1.员工信息：新员工入职时，人力资源部门负责收集员工的个人资料，包括但不限于姓名、性别、身份证号码、照片、所在部门、职位等信息，并录入公司人力资源管理系统。2.实习生信息：对于实习人员，由接收实习的部门提供实习生基本信息，包括姓名、学校、专业、实习岗位、实习期限等，经人力资源部门审核后录入胸卡制作系统。3.临时人员信息：因工作需要临时进入公司的人员，由邀请部门填写临时人员信息登记表，注明姓名、单位（如有）、工作内容、进入公司时间、预计停留期限等信息，经所在部门负责人签字确认后，交至行政部门办理胸卡。（三）制作流程1.人力资源部门将审核通过的人员信息提交至行政部门，行政部门根据胸卡设计样式及信息内容进行排版制作。2.胸卡制作完成后，行政部门进行质量检查，确保胸卡信息清晰、照片与本人相符、卡片无损坏等问题。3.检查合格的胸卡由行政部门统一保管，按照人员类别及发放计划准备发放。三、胸卡发放（一）发放对象胸卡发放对象为已办理入职手续的正式员工、签订实习协议的实习生以及经公司批准临时进入公司工作的人员。（二）发放时间1.正式员工：新员工入职培训结束后，由人力资源部门统一发放胸卡。2.实习生：在实习人员到岗并完成信息采集后的[X]个工作日内发放胸卡。3.临时人员：临时人员信息审核通过后的[X]个工作日内发放胸卡。（三）发放方式1.集中发放：对于新入职员工、实习生人数较多的情况，采取集中发放的方式。由人力资源部门组织，行政部门协助，在指定地点集中发放胸卡，并现场指导员工正确佩戴。2.个别发放：对于人数较少或因特殊情况未能参加集中发放的人员，由人力资源部门或行政部门工作人员将胸卡送至员工所在部门，由部门负责人转交给员工，并告知相关使用规定。（四）领取确认员工领取胸卡时，需在胸卡发放登记表上签字确认。如因特殊原因委托他人代领胸卡，代领人需出示有效身份证件，并在登记表上注明代领原因及代领人与被代领人的关系。四、胸卡使用（一）佩戴要求1.全体人员在公司办公区域内必须佩戴胸卡，胸卡应佩戴在胸前明显位置，不得遮挡或故意损坏胸卡上的任何信息。2.胸卡正面朝外，保持平整、清洁，不得随意涂改、粘贴其他物品。3.如胸卡损坏或遗失，应及时向行政部门申请补办，在补办期间需佩戴临时胸卡或按照行政部门指定的方式证明身份。（二）用途说明1.身份识别：胸卡是公司人员身份的重要标识，用于公司门禁管理、考勤记录、内部活动出入等场合，以便公司准确识别人员身份，维护公司正常秩序和安全。2.权限证明：不同职位和部门的员工胸卡具有不同的权限设置，例如某些区域的门禁权限、文件查阅权限、系统操作权限等。员工应凭借胸卡使用相应权限，不得私自转借或冒用他人胸卡获取权限。3.工作交流：胸卡上的信息有助于公司内部员工之间的沟通与交流，方便同事之间快速了解对方的部门、职位等信息，提高工作效率。（三）特殊情况处理1.访客胸卡：因工作需要来访公司的外部人员，由接待部门填写访客登记表，并引导访客到行政部门办理访客胸卡。访客胸卡应注明访客姓名、单位、来访部门、来访时间、有效期等信息，访客需在规定时间内佩戴访客胸卡进出公司指定区域，并在离开公司时交回访客胸卡。2.临时借用胸卡：因工作需要临时借用他人胸卡的，需经胸卡所有者及所在部门负责人同意，并报行政部门备案。借用期限不得超过[X]个工作日，借用期间借用人员应妥善保管胸卡，如因借用胸卡产生的任何问题，由借用人和胸卡所有者共同承担责任。五、胸卡保管（一）个人保管责任1.每位人员应对自己的胸卡妥善保管，不得随意丢弃、转让或故意损坏胸卡。如因个人原因导致胸卡遗失、损坏，应承担补办胸卡的相关费用。2.员工离职或实习结束、临时人员工作结束离开公司时，应将胸卡交回行政部门。如未交回胸卡，公司将按照规定从工资中扣除相应的胸卡成本费用。（二）公司保管措施1.行政部门负责胸卡的日常保管工作，设立专门的胸卡保管区域，确保胸卡存放安全、有序。2.定期对胸卡进行盘点和检查，核对胸卡数量与人员信息是否一致，及时发现并处理胸卡保管过程中出现的问题。（三）遗失补办1.如员工胸卡遗失，应立即向行政部门挂失，并填写胸卡补办申请表。行政部门核实人员身份信息后，为员工补办胸卡，并收取一定的补办费用（费用标准为[X]元/张）。2.补办胸卡的信息应与原胸卡一致，如有变更，需提供相关证明材料，经人力资源部门审核通过后进行补办。3.胸卡补办完成后，行政部门通知员工领取新胸卡，并收回挂失声明。（四）损坏更换1.胸卡如有损坏，员工应及时向行政部门提出更换申请。行政部门检查胸卡损坏情况，如确认属于正常使用导致的损坏，为员工免费更换胸卡。2.如因员工故意损坏胸卡而申请更换的，行政部门除收取胸卡成本费用外，将视情节轻重给予相应的纪律处分。六、胸卡回收（一）回收情形1.员工离职时，所在部门应在员工办理离职手续的同时，督促员工将胸卡交回行政部门。2.实习生实习期满、临时人员工作结束离开公司时，由所在部门负责收回胸卡，并交至行政部门。3.员工因岗位调动、部门变动等原因需要更换胸卡时，原胸卡由行政部门收回。（二）回收流程1.部门负责人在员工离职或结束相关工作前，告知员工胸卡回收要求，并提醒员工清理胸卡上的个人信息。2.员工将胸卡交至所在部门，部门负责人核对胸卡信息及完整性后，在胸卡回收登记表上签字确认，并将胸卡统一交至行政部门。3.行政部门收到胸卡后，再次核对胸卡信息，确认无误后进行销毁或存档处理。对于不再使用的胸卡，定期进行集中销毁，销毁过程需进行记录，包括销毁时间、胸卡数量、销毁方式等信息。七、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对胸卡管理制度的执行情况进行日常监督检查，人力资源部门及各部门负责人应积极配合行政部门的工作，确保胸卡管理制度的有效实施。（二）检查内容1.人员是否按规定佩戴胸卡，胸卡佩戴位置是否正确、信息是否完整清晰。2.胸卡的使用是否符合权限规定，有无转借、冒用他人胸卡获取权限的情况。3.胸卡的保管是否妥善，有无遗失、损坏未及时补办的情况。4.访客胸卡的办理、使用及回收是否符合规定。（三）违规处理1.对于首次发现未按规定佩戴胸卡的人员，行政部门将给予口头警告，并提醒其正确佩戴胸卡。2.对于多次违反胸卡管理制度或情节严重的行为，公司将视情况给予相应的纪律处分，包括但不限于书面警告、罚款、降职降薪、解除劳动合同等。3.因转借、冒用胸卡给公司造成损失的，公司将追究当事人的责任，并要求其赔偿相应损失。八、附则（一）解释权本制度由公司人力资源部门负