外购煤管理制度

外购煤管理制度一、总则（一）目的为加强公司外购煤管理，规范外购煤采购、运输、验收、储存及使用等环节的工作流程，确保外购煤质量符合公司要求，满足生产经营需要，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有外购煤的采购、运输、验收、储存及使用等相关活动。（三）基本原则1.按需采购原则：根据公司生产计划和实际用煤需求，合理安排外购煤采购量，避免积压或短缺。2.质量优先原则：严格把控外购煤质量，确保其各项指标符合公司生产要求，优先选择优质供应商。3.成本控制原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略、谈判技巧等，降低外购煤采购成本。4.规范操作原则：明确各环节工作流程和标准，确保外购煤管理工作规范、有序进行。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定外购煤采购计划，根据公司生产需求和库存情况，合理安排采购数量和时间。2.寻找、筛选、评估和确定合格的外购煤供应商，建立供应商档案。3.与供应商签订采购合同，明确采购数量、质量标准、价格、交货时间、付款方式等条款。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保按时、按质、按量完成采购任务。（二）质量检验部门1.制定外购煤质量检验标准和检验流程，负责对外购煤进行质量检验。2.在煤源地、运输途中或到厂后进行采样、制样和化验分析，确保外购煤质量符合公司要求。3.对检验结果负责，及时出具检验报告，对于不合格煤要明确标识并及时通知相关部门。（三）运输部门1.根据采购部门的要求，负责安排合适的运输车辆和运输路线，确保外购煤安全、及时运输到公司。2.做好运输过程中的防护措施，防止煤在运输途中发生损耗、污染等情况。3.配合相关部门做好外购煤的交接工作，提供运输过程中的相关信息。（四）仓储部门1.负责外购煤的接收、储存和发放管理，合理安排储存场地，确保煤的储存安全。2.建立外购煤库存台账，准确记录煤的出入库数量、质量、批次等信息，定期盘点库存。3.按照公司规定的发放流程，及时、准确地将煤发放到使用部门。（五）使用部门1.根据生产计划，合理安排用煤量，及时提交用煤需求计划给采购部门。2.配合相关部门做好外购煤的验收、储存和使用工作，对煤的质量和使用情况进行反馈。三、采购管理（一）采购计划制定1.采购部门应每月末根据公司下月生产计划和当前外购煤库存情况，制定次月外购煤采购计划。采购计划应明确采购煤种、数量、质量要求、预计到货时间等内容。2.在制定采购计划时，要充分考虑市场价格波动、供应商生产能力、运输条件等因素，确保采购计划的合理性和可行性。3.采购计划需经采购部门负责人审核后报分管领导审批，审批通过后方可执行。（二）供应商选择与管理1.采购部门应通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对收集到的供应商进行初步筛选，筛选标准包括企业资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.组织相关人员对初步筛选合格的供应商进行实地考察，考察内容包括企业生产规模、生产工艺、质量控制体系、环保措施等。4.根据考察结果，建立供应商档案，对供应商进行分类管理。对于合格供应商，定期进行评估和考核，对于不符合要求的供应商及时淘汰。5.与选定的供应商签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务，特别是关于质量标准、价格调整、交货期、违约责任等条款。（三）采购合同签订与执行1.采购合同由采购部门负责起草，经法务部门审核后，报公司领导审批。2.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，确保各部门了解合同内容和要求。3.采购部门要跟踪采购合同执行情况，定期与供应商沟通，掌握生产进度、质量状况、运输安排等信息。4.如因供应商原因导致合同无法按时、按质、按量履行，采购部门应及时与供应商协商解决，并采取相应的补救措施，如调整采购计划、寻找替代供应商等，确保公司生产不受影响。四、质量检验管理（一）检验标准制定质量检验部门应根据公司生产要求和相关国家标准、行业标准，制定外购煤质量检验标准。检验标准应明确煤的发热量、灰分、挥发分、硫分、水分等主要指标的具体要求。（二）检验流程1.煤源地检验在煤源地进行采样时，应按照相关标准和规范进行操作，确保所采样品具有代表性。采样后及时将样品送至具备资质的化验室进行制样和化验分析，化验室应在规定时间内出具检验报告。如煤源地检验发现质量不合格，采购部门应及时与供应商沟通，协商解决办法，如退货、降价处理等。2.运输途中检验根据实际情况，可在运输途中对外购煤进行抽检。抽检工作由质量检验部门负责组织实施。运输途中检验主要检查煤的外观质量、是否有损耗或污染等情况。如发现问题，应做好记录，并及时通知采购部门和运输部门采取相应措施。3.到厂检验外购煤到厂后，仓储部门应及时通知质量检验部门进行检验。质量检验部门按照规定的采样、制样和化验流程进行检验，确保检验结果准确可靠。到厂检验合格的煤方可办理入库手续，不合格煤应单独存放，并标识清楚，及时通知采购部门处理。（三）检验报告管理1.质量检验部门应妥善保存外购煤检验报告，检验报告应包括煤样编号、采样地点、采样时间、检验项目、检验结果、检验人员等信息。2.检验报告应按照档案管理规定进行归档，保存期限应符合相关要求，以便日后查询和追溯。五、运输管理（一）运输方式选择1.根据外购煤的数量、产地、运输距离等因素，采购部门应选择合适的运输方式，如公路运输、铁路运输、水路运输等。2.在选择运输方式时，要综合考虑运输成本、运输时间、运输安全性等因素，确保运输过程高效、经济、安全。（二）运输合同签订1.运输部门应与选定的运输单位签订运输合同，明确运输任务、运输价格、运输时间、运输安全责任等条款。2.运输合同签订后，运输部门应及时将合同副本分发给采购部门和仓储部门，以便各部门协调工作。（三）运输过程管理1.运输部门要对运输车辆进行定期检查和维护，确保车辆性能良好，符合运输要求。2.在运输过程中，要采取必要的防护措施，如覆盖篷布、防止煤洒落等，避免煤在运输途中发生损耗、污染等情况。3.运输部门要及时掌握运输车辆的位置和行驶状态，确保按时、安全到达目的地。如遇特殊情况，应及时通知采购部门和相关部门。4.运输完成后，运输部门要配合仓储部门做好外购煤的交接工作，提供运输过程中的相关信息，如运输时间、运输里程、煤的损耗情况等。六、仓储管理（一）储存场地规划1.仓储部门应根据公司外购煤的储存量和周转情况，合理规划储存场地。储存场地应具备良好的通风、排水条件，防止煤受潮、自燃等。2.按照煤种、质量等级等对储存场地进行分区，不同煤种和质量等级的煤应分开存放，并有明显标识。（二）入库管理1.外购煤到厂后，仓储部门应组织人员进行验收，验收内容包括数量、质量、品种等。2.验收合格的煤方可办理入库手续，入库时要按照规定的堆存方式进行堆放，确保堆放整齐、安全。3.仓储部门应及时填写外购煤入库台账，记录煤的入库时间、供应商名称、煤种、数量、质量等信息。（三）库存管理1.仓储部门应定期对库存外购煤进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般每月或每季度进行一次全面盘点。2.在盘点过程中，如发现账实不符情况，应及时查明原因，并进行相应的调整。3.要关注库存煤的质量变化情况，对于长期存放可能影响质量的煤，应及时采取措施，如倒垛、通风等。（四）出库管理1.使用部门应根据生产需要，提前提交用煤申请，经审批后到仓储部门领取。2.仓储部门按照规定的发放流程，核实用煤申请和相关审批手续后，组织人员进行发煤。发煤时要确保数量准确、质量符合要求。3.发煤完成后，仓储部门应及时更新外购煤出库台账，记录煤的出库时间、使用部门、煤种、数量等信息。七、成本控制（一）采购成本控制1.采购部门要通过市场调研、供应商谈判、招标采购等方式，降低外购煤采购价格。2.与供应商建立长期稳定的合作关系，争取更优惠的采购条件，如批量折扣、价格调整机制等。3.加强采购过程中的成本核算和分析，及时发现成本控制中的问题，并采取有效措施加以解决。（二）运输成本控制1.运输部门要合理规划运输路线，优化运输方案，提高运输效率，降低运输成本。2.与运输单位协商合理的运输价格，通过招标、比价等方式选择性价比高的运输合作伙伴。3.加强运输过程中的成本管理，减少运输损耗，降低运输事故造成的损失。（三）库存成本控制1.仓储部门要根据公司生产需求和库存情况，合理控制外购煤库存水平，避免库存积压或缺货。2.优化库存管理流程，降低库存管理费用，如仓储场地租赁费用、保管费用等。3.对库存煤进行定期盘点和清理，及时处理积压煤或变质煤，减少库存成本。八、监督与考核（一）监督机制1.公司成立外购煤管理监督小组，由采购、质量检验、仓储等部门相关人员组成，负责对外购煤管理各环节工作进行监督检查。2.监督小组定期或不定期对外购煤采购、运输、验收、储存及使用等环节进行检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.设立举报邮箱和电话，鼓励公司员工对外购煤管理过程中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（二）考核制度1.制定外购煤管理