实名字管理制度

实名字管理制度一、总则（一）目的为了加强公司员工实名字管理，规范员工个人信息的使用和保护，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工及劳务派遣员工等。（三）基本原则1.真实性原则：员工应提供真实、准确、完整的个人信息，不得虚报、瞒报或伪造个人信息。2.合法性原则：公司对员工个人信息的收集、使用、存储和保护应符合国家法律法规的相关规定。3.保密性原则：公司严格保密员工个人信息，未经员工书面同意，不得向任何第三方泄露员工个人信息，但法律法规另有规定的除外。4.必要性原则：公司收集和使用员工个人信息应限于实现公司管理目的所必需的范围，不得过度收集或滥用员工个人信息。二、实名字信息的收集与登记（一）入职信息收集1.新员工入职时，人力资源部门应向其发放《员工信息登记表》：包括姓名、性别、出生日期、民族、身份证号码、户籍地址、现居住地址、联系电话、电子邮箱、学历、毕业院校、专业、入职时间、劳动合同期限、岗位名称、试用期薪资、转正薪资、社保缴纳情况、紧急联系人姓名及电话等信息。2.员工应如实填写上述信息：并签字确认。如有虚假信息，公司有权解除劳动合同，并追究员工相应责任。（二）其他信息收集1.因工作需要，公司可能会要求员工提供其他相关个人信息：如职业资格证书、培训经历、获奖情况、健康状况等。员工应积极配合公司提供真实有效的信息。2.对于涉及员工隐私或敏感信息的收集：公司应提前告知员工收集的目的、范围和方式，并获得员工的书面同意。（三）信息登记与审核1.人力资源部门负责对员工提交的信息进行登记和整理：建立员工个人信息档案。对信息的完整性和准确性进行初步审核，如发现信息不完整或不准确，应及时通知员工补充或更正。2.对于重要信息：如身份证号码、银行账号等，人力资源部门应进行二次审核，确保信息的真实性和准确性。审核通过后，将员工个人信息录入公司人力资源管理系统，并进行妥善保存。三、实名字信息的使用与管理（一）内部使用1.公司各部门可根据工作需要，在权限范围内查阅和使用员工个人信息：用于员工考勤管理、薪资核算、绩效评估、培训安排、岗位调配、福利发放等人力资源管理工作。2.人力资源部门应建立员工个人信息使用审批制度：各部门如需查阅或使用员工个人信息，应填写《员工个人信息使用申请表》，注明使用目的、使用范围、使用期限等内容，经部门负责人签字同意后，报人力资源部门审批。人力资源部门审核通过后，方可提供相关信息。3.公司应确保员工个人信息在内部使用过程中的安全性和保密性：限制对员工个人信息的访问权限，只有经过授权的人员才能查阅和使用相关信息。禁止员工私自拷贝、传播或泄露公司存储的员工个人信息。（二）外部使用1.在法律法规允许的情况下，公司可能会因业务合作、政府监管等原因，向外部第三方提供员工个人信息：如向社保机构提供员工社保参保信息、向银行提供员工工资发放账号信息等。2.公司向外部第三方提供员工个人信息时：应与第三方签订保密协议，明确第三方对员工个人信息的保密义务和责任。确保第三方在使用员工个人信息时遵循合法、正当、必要的原则，不得超出约定的范围使用员工个人信息。3.对于涉及员工个人隐私或敏感信息的外部提供：公司应提前告知员工，并获得员工的书面同意。如员工不同意公司向外部第三方提供其个人信息，公司应根据实际情况调整业务安排，避免因提供个人信息给员工造成不利影响。（三）信息更新与维护1.员工个人信息发生变更时：应及时向人力资源部门提交《员工个人信息变更申请表》，注明变更事项及变更后的信息内容。人力资源部门应在收到申请后的[X]个工作日内对变更信息进行审核和更新，并同步更新公司人力资源管理系统及相关档案资料。2.人力资源部门应定期对员工个人信息进行梳理和核对：确保信息的准确性和完整性。对于离职员工的个人信息，应按照公司档案管理制度进行妥善保管，保存期限按照国家法律法规及公司相关规定执行。3.公司应建立员工个人信息安全防护机制：采取必要的技术措施和管理措施，防止员工个人信息泄露、丢失、篡改等安全事故的发生。定期对公司信息系统进行安全评估和检查，及时发现并修复安全漏洞。四、实名字信息的保密与安全（一）保密措施1.公司与员工签订的劳动合同或保密协议中：应明确员工对个人信息的保密义务。员工应妥善保管个人信息，不得随意透露给他人。在工作场合，应遵守公司的信息安全规定，不得在非工作需要的情况下谈论或传播员工个人信息。2.公司对涉及员工个人信息的文件、资料、电子数据等应进行严格管理：限制访问权限，采用加密存储、加密传输等技术手段，确保信息在存储和传输过程中的安全性。对于废弃的员工个人信息载体，如纸张、光盘、硬盘等，应进行妥善销毁，防止信息泄露。3.公司定期对员工进行信息安全培训：提高员工的信息安全意识和保密意识，使其了解个人信息保护的重要性和相关法律法规要求，掌握基本的信息安全防范措施。（二）安全管理1.公司设立信息安全管理岗位：负责制定和实施公司信息安全管理制度，监督和检查公司信息系统的安全运行情况，及时处理信息安全事件。2.建立信息安全应急响应机制：制定信息安全应急预案，明确信息安全事件发生时的应急处理流程和责任分工。定期组织应急演练，提高公司应对信息安全事件的能力。3.对于因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致员工个人信息泄露的：公司应及时采取措施进行补救，如通知受影响的员工、向相关部门报告、采取措施防止损失扩大等，并按照法律法规要求承担相应的责任。五、实名字信息的查询与权限管理（一）员工查询1.员工有权查询自己的个人信息：可通过公司人力资源管理系统或向人力资源部门提出申请，填写《员工个人信息查询申请表》，注明查询内容和查询目的。人力资源部门在收到申请后的[X]个工作日内进行审核，审核通过后向员工提供相关信息。2.员工对查询到的个人信息如有异议：可向人力资源部门提出更正申请，说明异议内容和理由。人力资源部门应进行调查核实，如确属信息错误，应在[X]个工作日内进行更正，并将更正结果通知员工。（二）其他人员查询1.除员工本人外，其他人员如需查询员工个人信息：应符合法律法规规定及公司相关制度要求，并履行相应的审批手续。如因工作需要，司法机关、政府部门等有权机关依法要求查询员工个人信息的，公司应积极配合，按照法定程序提供相关信息。2.公司内部其他部门因工作协作需要查询员工个人信息的：应填写《员工个人信息查询申请表》，经部门负责人签字同意后，报人力资源部门审批。人力资源部门审核通过后，方可提供相关信息。查询人员应对查询到的员工个人信息严格保密，不得泄露给无关人员。（三）权限管理1.公司根据员工的岗位职责和工作需要：设定不同的信息访问权限。如人力资源部门员工可查询和修改全体员工的个人信息；其他部门员工只能查询本部门员工的个人信息，且不得修改。对于涉及员工隐私或敏感信息的访问权限，应进行严格限制，只有经过特定授权的人员才能访问。2.公司定期对员工的信息访问权限进行审查和调整：根据员工岗位变动、职责调整等情况，及时更新员工的信息访问权限，确保权限设置与员工工作实际需求相符。同时，对离职员工的信息访问权限及时进行注销，防止离职员工继续访问公司员工个人信息。六、实名字信息的违规处理（一）违规行为界定1.员工存在以下行为之一的：视为违反本制度关于实名字信息管理的规定：提供虚假个人信息；私自拷贝、传播或泄露公司存储的员工个人信息；违反公司信息安全规定，导致员工个人信息泄露；未经授权查阅或使用员工个人信息；拒绝配合公司对个人信息进行审核、更新或查询；其他违反本制度或法律法规关于员工个人信息保护规定的行为。（二）处理措施1.对于首次违反本制度的员工：公司将给予警告处分，并责令其立即改正违规行为。同时，对因违规行为给公司或其他员工造成损失的，应承担相应的赔偿责任。2.对于多次违反本制度或违规行为情节严重的员工：公司将视情节轻重给予记过、降职、撤职、解除劳动合同等处分。如违规行为涉及违法犯罪的，公司将依法移交司法机关处理。3.对于因员工违规行为导致公司遭受