数字档案管理制度

数字档案管理制度总则目的为加强公司数字档案管理，确保数字档案的真实、完整、有效和安全，便于档案的查阅、利用和共享，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在数字档案形成、整理、存储、保管、利用等过程中的管理活动。定义1.数字档案：指公司在各项业务活动中形成的，以数字形式存储在电子介质上的各种文件、资料、图表、数据等信息。2.电子文件：指公司在履行职能过程中形成的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件。管理原则1.统一管理原则：公司数字档案由综合管理部门统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.全程管理原则：对数字档案的形成、积累、整理、鉴定、归档、保管、利用等全过程进行管理，确保档案管理工作的连续性。3.安全保密原则：采取有效措施确保数字档案的安全，防止档案信息的泄露、篡改和丢失，对涉及公司机密的数字档案严格保密。4.便于利用原则：遵循方便快捷、高效服务的宗旨，建立科学合理的数字档案管理体系，便于档案的查阅和利用。数字档案管理职责综合管理部门职责1.负责制定和完善公司数字档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门数字档案的形成、整理、归档等工作。3.负责公司数字档案的集中存储、保管和维护，确保档案数据的安全。4.建立和维护公司数字档案管理系统，实现档案的信息化管理。5.负责组织数字档案的鉴定、销毁等工作。6.提供数字档案的查阅、利用服务，根据规定办理档案借阅手续。各部门职责1.负责本部门数字档案的形成、积累和整理工作，确保档案的真实、完整。2.按照公司数字档案管理制度的要求，定期将本部门的数字档案移交综合管理部门归档。3.配合综合管理部门做好数字档案的管理工作，提供必要的协助和支持。4.在工作中需要查阅数字档案时，按照规定办理借阅手续。档案管理人员职责1.熟悉数字档案管理业务，掌握相关技术和技能，确保档案管理工作的质量。2.负责数字档案的收集、整理、编目、存储、保管等具体工作。3.对数字档案进行定期检查和维护，及时发现并处理档案信息的安全问题。4.为档案利用者提供优质、高效的服务，做好档案查阅、借阅登记等工作。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。数字档案的形成与收集数字档案的形成要求1.公司各部门在业务活动中应及时形成数字档案，确保档案信息的原始性和真实性。2.数字档案应采用通用格式和标准，保证数据的可读性和兼容性。3.电子文件应按照相关规定进行标识、加密、备份等处理，确保文件的安全性。数字档案的收集范围1.各类公文、报告、通知、决议等文件材料。2.业务合同、协议、订单等经济往来文件。3.项目规划、方案、总结、验收报告等项目文档。4.财务报表、审计报告、税务资料等财务文件。5.人事档案、培训记录、绩效考核等人事文件。6.技术资料、研发报告、专利文件等技术文件。7.其他与公司业务相关的数字文件材料。数字档案的收集流程1.各部门指定专人负责本部门数字档案的收集工作，定期对业务活动中产生的文件进行梳理和收集。2.收集的数字档案应进行初步整理，确保文件的完整性和准确性，并填写档案收集登记表。3.对于重要的数字档案，应进行备份，并妥善保存备份介质。4.按照规定的时间和要求，将收集整理好的数字档案移交综合管理部门。数字档案的整理整理原则1.遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索，提高档案利用效率。整理方法1.分类：根据公司业务特点和档案内容，对数字档案进行分类。一般可分为行政管理、财务管理、人力资源管理、业务管理、技术管理等类别，每个类别下再细分若干二级类目。2.编号：为每份数字档案赋予唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式。3.著录：对数字档案的基本信息进行著录，包括文件题名、日期、来源、保管期限等，形成档案目录数据库。整理流程1.综合管理部门接收各部门移交的数字档案后，进行集中整理。2.按照分类方案对档案进行分类，确定每份档案的类别和编号。3.对档案进行著录，录入档案目录数据库。4.对整理好的数字档案进行审核，确保整理质量。数字档案的存储与保管存储方式1.公司数字档案应采用安全可靠的存储设备，如磁盘阵列、磁带库、光盘库等，进行集中存储。2.存储设备应具备冗余备份功能，确保数据的安全性和可靠性。3.定期对存储设备进行检查和维护，及时发现并处理存储设备故障。存储环境1.数字档案存储场所应保持适宜的温度、湿度和通风条件，防止档案因环境因素受损。2.存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全。3.建立存储场所的管理制度，对进出存储场所的人员进行严格登记和管理。保管期限1.根据国家有关规定和公司实际情况，确定数字档案的保管期限。保管期限一般分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公司重要的规章制度、财务报表、人事档案等；长期保管的档案一般为10年以上，短期保管的档案为10年以下。3.定期对保管期限已满的数字档案进行鉴定，根据鉴定结果进行销毁或继续保管。保管流程1.将整理好的数字档案按照存储方式和存储环境要求进行存储。2.建立数字档案保管台账，记录档案的存储位置、保管期限等信息。3.定期对数字档案进行清查和核对，确保档案的完整性和准确性。4.对保管期限已满的数字档案，按照规定的鉴定程序进行鉴定，经批准后进行销毁。数字档案的利用利用原则1.严格遵守国家有关法律法规和公司档案管理制度，确保档案利用的合法性和规范性。2.按照规定的程序和权限提供档案利用服务，保障档案信息的安全。3.充分发挥数字档案的作用，为公司的各项工作提供有力支持。利用方式1.查阅：档案利用者可通过数字档案管理系统查阅授权范围内的数字档案。查阅时应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、内容等信息。2.借阅：因工作需要确需借阅数字档案的，应按照规定办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制：根据档案利用者的需求，可为其提供数字档案的复制服务。复制应经档案管理人员审核，并注明复制用途。利用流程1.档案利用者向综合管理部门提出利用申请，填写档案利用申请表。2.综合管理部门对申请进行审核，根据利用者的权限和档案的保密级别，决定是否批准申请。3.经批准后，档案管理人员按照规定为利用者提供查阅、借阅或复制服务，并做好相关记录。4.利用者归还档案时，档案管理人员应进行核对，确保档案的完整性和准确性。数字档案的安全管理安全防护措施1.建立数字档案安全防护体系，采用防火墙、入侵检测、加密技术等手段，防止外部网络攻击和数据泄露。2.定期对数字档案管理系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。3.对数字档案存储设备进行加密处理，确保档案数据在存储过程中的安全性。访问控制1.对数字档案管理系统的访问进行严格权限控制，根据人员的工作职责和业务需求，设置不同的访问级别。2.实行用户身份认证和密码管理，用户应定期更换密码，确保账户安全。3.对涉及公司机密的数字档案，应严格限制访问范围，只有经过授权的人员才能访问。数据备份与恢复1.建立数字档案数据备份制度，定期对档案数据进行备份。备份数据应存储在与原数据不同的介质上，并异地存放。2.定期对备份数据进行检查和测试，确保备份数据的可用性。3.制定数据恢复计划，在数据遭受破坏或丢失时，能够及时进行恢复，保证公司业务的正常运行。安全审计1.建立数字档案安全审计机制，对档案管理系统的操作进行审计记录。审计内容包括用户登录、文件访问、数据修改等操作。2.定期对审计记录进行分析，发现异常情况及时进行处理，防范安全风险。3.配合相关部门对数字档案安全事故进行调查和处理，总结经验教训，完善安全管理措施。数字档案的鉴定与销毁鉴定原则1.依据国家有关规定和公司档案管理制度，对数字档案进行科学、合理的鉴定。2.从档案的历史价值、现实利用价值等方面进行综合评估，确定档案的保管期限和存毁价值。鉴定组织成立数字档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成。鉴定工作小组负责制定鉴定标准和程序，对数字档案进行鉴定。鉴定流程1.定期对保管期限已满的数字档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.鉴定工作小组对档案清单中的档案进行逐一鉴定，根据鉴定结果填写档案鉴定意见书。3.对拟销毁的档案，经公司主管领导批准后，进行销毁处理。销毁程序1.编制数字档案销毁清册，详细记录拟销毁档案的题名、日期、编号、存储位置等信息。2.采用安全可