大厂合同管理制度

大厂合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及各部门对外签订的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规和政策的规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理部门及职责（一）法务部门1.负责合同的合法性审查，对合同条款是否符合法律法规进行把关。2.参与重大合同的谈判，提供法律意见和建议。3.处理合同纠纷，维护公司合法权益。（二）业务部门1.负责合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作。2.对合同履行过程中出现的问题及时反馈，并提出解决方案。3.协助法务部门处理合同纠纷。（三）财务部门1.负责对合同的资金收付进行审核和监督。2.根据合同约定及时办理款项收付手续。3.参与合同执行情况的财务分析。（四）审计部门1.负责对合同的签订、履行等情况进行审计监督。2.对发现的问题提出审计意见和建议。三、合同签订流程（一）合同立项业务部门根据业务需要提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、对方当事人、合同标的、金额、履行期限等内容。经部门负责人审核后，报分管领导审批。（二）合同起草业务部门负责合同的起草工作，合同文本应符合法律法规和公司要求，明确双方的权利义务、违约责任等内容。对于格式合同，应采用公司统一制定的格式文本，并根据实际情况进行修改和补充。（三）合同审核1.业务部门将起草好的合同文本提交法务部门进行合法性审查。法务部门应在[X]个工作日内完成审查，并出具审查意见。2.业务部门根据法务部门的审查意见对合同文本进行修改完善后，提交财务部门进行资金收付审核。财务部门应在[X]个工作日内完成审核，并出具审核意见。3.业务部门将修改后的合同文本连同法务部门和财务部门的审查意见一并提交分管领导审批。分管领导应在[X]个工作日内完成审批。（四）合同签订1.经分管领导审批通过的合同，由业务部门负责与对方当事人签订。签订合同前，应确保合同双方当事人的主体资格合法有效，合同签字盖章手续齐全。2.合同签订后，业务部门应及时将合同副本交法务部门、财务部门等相关部门存档。四、合同履行（一）合同执行1.业务部门负责合同的具体执行工作，应按照合同约定的时间、地点、方式等履行合同义务。2.在合同履行过程中，业务部门应及时跟踪合同履行情况，如发现问题应及时与对方当事人沟通协商，并采取有效措施解决。（二）合同变更1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容等，经部门负责人审核后，报分管领导审批。2.经分管领导审批通过的合同变更申请，由业务部门负责与对方当事人协商签订合同变更协议。合同变更协议应作为原合同的补充文件存档。（三）合同解除1.合同履行过程中，如需解除合同，业务部门应填写《合同解除申请表》，详细说明解除合同的原因、依据等，经部门负责人审核后，报分管领导审批。2.经分管领导审批通过的合同解除申请，由业务部门负责与对方当事人协商签订合同解除协议。合同解除协议应明确双方的权利义务、解除时间等内容，并作为原合同的终止文件存档。五、合同监督与检查（一）定期检查1.审计部门定期对公司合同的签订、履行等情况进行审计检查，每年至少开展[X]次全面审计检查。2.审计检查的内容包括合同的签订程序是否合规、合同条款是否符合法律法规和公司要求、合同履行情况是否良好等。（二）专项检查1.根据公司实际情况，针对特定合同或合同履行过程中出现的重大问题，开展专项检查。2.专项检查由相关部门组成联合检查组进行，检查结果应形成专项检查报告，并及时反馈给公司领导和相关部门。（三）问题处理1.对于合同监督与检查中发现的问题，审计部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应按照整改通知书的要求，认真落实整改措施，并将整改情况及时反馈给审计部门。六、合同纠纷处理（一）纠纷协商合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应首先与对方当事人进行协商，争取通过友好协商解决纠纷。协商过程中应做好记录，并及时向公司领导汇报。（二）纠纷调解如协商不成，业务部门可根据合同约定或双方协商一致，申请第三方调解机构进行调解。调解过程中应积极配合调解机构，提供相关证据和资料，争取达成调解协议。（三）纠纷仲裁或诉讼如调解不成，业务部门应及时收集相关证据，按照合同约定或法律法规的规定，向仲裁机构申请仲裁或向人民法院提起诉讼。在仲裁或诉讼过程中，法务部门应全程参与，提供法律支持和服务。七、合同档案管理（一）档案收集合同签订后，业务部门应及时将合同正本、副本及相关附件、审批文件等资料收集齐全，并移交公司档案室统一归档管理。（二）档案整理档案室应按照档案管理的要求，对合同档案进行分类整理、编号、装订等工作，确保档案的完整性和规范性。（三）档案保管档案室应妥善保管合同档案，配备必要的保管设施，确保档案的安全。合同档案的保管期限应按照国家法律法规和公司规定执行。（四）档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人审核后，报分管领导审批。查阅人员应在档案室指定的地点查阅档案，不得擅自复印、拍照、涂改档案内容。八、合同信息化管理（一）建立合同管理系统公司应建立合同管理系统，实现合同的在线起草、审核、签订、履行、变更、解除等全过程信息化管理。（二）系统功能要求合同管理系统应具备合同模板管理、流程审批、权限管理、数据统计分析、预警提醒等功能，方便公司各部门对合同进行管理和监控。