旧印章管理制度

旧印章管理制度目的为加强公司旧印章的管理，确保旧印章的妥善保管、规范使用及安全销毁，维护公司的合法权益，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构在经营管理活动中涉及的旧印章管理。定义1.旧印章：指公司因机构变更、名称变更、印章损坏、停用等原因不再使用的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章等。管理职责行政部门职责1.负责制定和完善旧印章管理制度，并监督执行。2.统一收集、保管公司各部门交回的旧印章，并进行登记造册。3.定期对旧印章进行盘点，确保印章的安全存放。4.按照规定程序办理旧印章的销毁手续。使用部门职责1.负责本部门旧印章的清理和上缴工作，确保旧印章完整无损。2.在旧印章上缴前，对印章的使用情况进行自查，确保无未了结的业务。3.配合行政部门做好旧印章的管理工作，提供必要的协助和信息。旧印章的收缴收缴范围1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏、停用等原因不再使用的印章。2.已完成使用使命，无需继续留存的临时印章。收缴流程1.使用部门填写《旧印章上缴申请表》，详细说明印章停用原因、上缴日期等信息，并经部门负责人签字确认。2.将申请表及需上缴的旧印章一并交至行政部门。3.行政部门对上缴的旧印章进行核对，确认印章的名称、规格、数量等信息与申请表一致，并在申请表上签字接收。旧印章的保管保管原则1.安全保密原则：确保旧印章的存放安全，防止印章丢失、被盗用或私自使用。2.专人负责原则：指定专人负责旧印章的保管工作，明确保管人员的职责和权限。3.分类存放原则：按照印章的种类、用途等进行分类存放，便于管理和查找。保管方式1.行政部门设立专门的旧印章保管库，配备必要的安全设施，如保险柜、监控设备等。2.将旧印章存放在保险柜中，并设置密码锁。密码由保管人员妥善保管，不得泄露。3.对旧印章保管库的出入进行严格登记，记录出入时间、人员、事由等信息。保管人员职责1.负责旧印章的日常保管工作，确保印章存放安全。2.定期对旧印章进行检查，发现印章有损坏、变形等情况及时报告行政部门。3.不得擅自将旧印章带出保管库，如有特殊情况需要使用，须经行政部门负责人批准，并在监督下使用。4.严格遵守印章管理制度，不得私自使用、外借旧印章。旧印章的使用使用规定1.旧印章原则上不得再行使用。如因特殊情况需要使用旧印章，须经公司总经理批准，并在行政部门的监督下使用。2.使用旧印章时，应填写《旧印章使用申请表》，详细说明使用原因、使用时间、使用范围等信息，并经相关部门负责人签字确认。3.行政部门对申请表进行审核，报公司总经理批准后，方可提供旧印章使用。使用流程1.使用部门填写《旧印章使用申请表》，提交至行政部门。2.行政部门审核申请表，如符合规定，报公司总经理批准。3.总经理批准后，行政部门通知保管人员取出旧印章，并在使用现场进行监督。4.使用完毕后，保管人员及时收回旧印章，并进行检查，确保印章完好无损后，重新存入保管库。5.行政部门对旧印章的使用情况进行记录，并存档备案。旧印章的销毁销毁条件1.旧印章已不再使用，且无留存价值。2.旧印章因损坏、丢失等原因无法继续使用。销毁流程1.行政部门定期对旧印章进行清理，提出销毁意见，并填写《旧印章销毁申请表》。2.《旧印章销毁申请表》经行政部门负责人审核后，报公司总经理批准。3.总经理批准后，行政部门会同财务部门、审计部门等相关人员组成销毁小组，对旧印章进行销毁。4.销毁过程应进行现场拍照或录像，记录销毁情况。5.销毁完成后，销毁小组成员在《旧印章销毁登记表》上签字确认。6.《旧印章销毁申请表》、《旧印章销毁登记表》等相关资料由行政部门存档保管。监督与检查监督机制1.公司内部审计部门定期对旧印章的管理情况进行审计监督，检查印章的收缴、保管、使用、销毁等环节是否符合规定。2.行政部门定期对旧印章保管库进行检查，确保印章存放安全。违规处理1.对违反本制度规定，擅自使用、外借、销毁旧印章的，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.对因保管不善导致旧印章丢失、被盗用的，保管人员应承担相应的赔偿责任；如给公司造成重大损失的，公司将依法追究其法律责任。附则解释权本制度由公司行政部