例会室管理制度

例会室管理制度一、总则（一）目的为规范例会室的使用与管理，提高会议室使用效率，确保各类会议及活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门在例会室召开的各类会议、培训、研讨及其他相关活动。（三）管理原则1.统一管理原则：例会室由公司行政部门统一管理和调配，确保资源的合理利用。2.预约优先原则：各部门如需使用例会室，应提前预约，按照预约顺序安排使用。3.高效利用原则：鼓励充分利用例会室资源，提高使用效率，避免资源闲置。4.爱护设施原则：使用部门和人员应爱护例会室内的设施设备，保持环境整洁。二、例会室使用规定（一）预约流程1.各部门使用例会室前，需填写《例会室使用申请表》，详细注明使用时间、使用部门、参会人数、会议主题等信息。2.将申请表提交至行政部门，行政部门根据例会室的使用情况进行审核和安排。3.审核通过后，行政部门将以邮件或其他方式通知申请部门预约成功，并告知具体的使用时间和注意事项。（二）使用时间1.例会室的正常使用时间为工作日的[具体时间段]，如有特殊需求，可提前与行政部门沟通协商。2.单次使用例会室的时间原则上不超过[X]小时，确因会议或活动需要延长使用时间的，需提前向行政部门说明情况并获得批准。（三）参会人数限制例会室的座位数量有限，为保证会议效果和参会人员的舒适度，各部门应根据实际参会人数合理预约会议室。一般情况下，[会议室名称]可容纳[X]人，[会议室名称]可容纳[X]人，以此类推。如参会人数超过会议室最大容纳人数，应提前与行政部门沟通，另行安排合适的会议室。（四）使用变更与取消1.如因特殊情况需要变更例会室使用时间或参会人员名单，申请部门应至少提前[X]小时通知行政部门，并提交变更后的《例会室使用申请表》。2.如因不可抗力等原因需要取消例会室预约，申请部门应及时通知行政部门，否则将按照未使用处理，并承担相应的责任。三、例会室设施设备管理（一）设施设备清单例会室内配备的设施设备包括但不限于桌椅、投影仪、音响设备、白板、电脑、空调等。行政部门应定期对设施设备进行检查和维护，确保其正常运行。（二）设施设备使用1.使用部门和人员在使用例会室设施设备时，应严格按照操作规程进行操作，避免因操作不当造成设备损坏。2.如需使用投影仪、音响设备等专业设备，应提前向行政部门申请，由行政部门安排专业人员进行操作和指导。3.使用过程中如发现设施设备出现故障或异常情况，应立即停止使用，并及时通知行政部门进行维修。（三）设施设备维护与保养1.行政部门应定期对例会室设施设备进行清洁、保养和检查，及时发现并解决潜在问题。2.对于易损部件和耗材，如投影仪灯泡、白板笔等，行政部门应建立库存管理制度，及时进行更换和补充，确保设施设备的正常使用。3.设施设备的维修和保养工作应由专业人员负责，严禁非专业人员擅自拆卸和维修设备。四、例会室环境卫生管理（一）卫生要求1.使用部门和人员应保持例会室内环境整洁，会议结束后及时清理桌面、地面，将垃圾带走。2.严禁在例会室内吸烟、吐痰、乱扔杂物等，保持空气清新。3.不得在例会室内张贴、涂写与会议无关的内容，如需张贴宣传资料等，应提前向行政部门申请并获得批准。（二）清洁安排1.行政部门负责例会室的日常清洁工作，每天在会议结束后对例会室进行全面清扫，包括桌面、地面、门窗、设备等的清洁。2.对于使用频率较高的例会室，行政部门可根据实际情况增加清洁次数，确保环境始终保持整洁。3.各部门在使用例会室过程中如发现环境卫生问题，应及时通知行政部门进行处理。五、安全管理（一）消防安全1.例会室内应配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并确保其处于正常可用状态。2.使用部门和人员应熟悉消防器材的位置和使用方法，不得随意挪动或损坏消防器材。3.严禁在例会室内私拉乱接电线、违规使用大功率电器等，防止发生火灾事故。4.会议结束后，应及时关闭电器设备、照明灯具等，切断电源，消除火灾隐患。（二）人员安全1.进入例会室的人员应遵守秩序，不得在室内追逐打闹、大声喧哗，确保自身和他人的安全。2.如遇紧急情况，如地震、火灾等，应保持冷静，按照应急预案迅速撤离现场，并及时通知相关部门。六、监督与考核（一）监督检查1.行政部门负责对例会室的使用情况、设施设备维护、环境卫生等进行定期监督检查，发现问题及时督促整改。2.公司其他部门有权对例会室的使用和管理情况进行监督，如发现违规行为可向行政部门举报。（二）考核办法1.对于严格遵守例会室管理制度、合理使用资源、爱护设施设备的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。2.对于违反例会室管理制度的部门和个人，行政部门将视情节轻重给予警告、罚款等处罚，并责令其限期整改。如因违规行为造成例会室设施