印章室管理制度

印章室管理制度目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司印章的权威性、严肃性和安全性，保障公司合法权益，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的印章管理。印章定义本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章以及其他具有法律效力或代表公司对外行使权力的各类印章。印章的刻制与启用印章刻制1.公司各类印章的刻制均需由行政部门统一办理。2.行政部门应根据公司实际需要，填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、材质等信息，并经公司法定代表人或其授权人审批。3.审批通过后，行政部门应选择具有资质的印章制作单位进行刻制。印章制作单位必须严格按照公安部门规定的印章刻制标准进行制作，确保印章质量和安全性。4.印章刻制完成后，行政部门应及时将印章领取并带回公司。领取时需与印章制作单位办理交接手续，核对印章数量、规格、材质等信息是否与申请表一致，并在《印章刻制交接清单》上签字确认。印章启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，详细注明印章名称、启用日期、使用范围等信息，并经公司法定代表人或其授权人审批。2.审批通过后，行政部门应将新印章的印模留存归档，并在公司内部发布印章启用通知，明确印章的使用范围、审批流程等相关事项。3.印章启用后，原相关印章同时废止。如有需要，行政部门应及时将废止印章进行封存或销毁，并在印章管理台账中注明。印章的保管保管原则1.实行专人专管制度，确保印章安全存放和使用。2.印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理制度。保管职责1.公章、法定代表人章由公司法定代表人或其授权的专人保管；合同专用章由合同管理部门指定专人保管；财务专用章由财务部门指定专人保管；发票专用章由税务管理部门指定专人保管。其他印章根据实际使用情况，由相关部门指定专人保管。2.印章保管人员应设立专门的印章保管箱或保险柜，将印章存放其中，并妥善保管钥匙。保管箱或保险柜的密码应由保管人员本人严格保密，不得告知他人。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损、字迹清晰。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时向部门负责人报告，并采取相应的措施。保管要求1.印章必须存放在安全可靠的地方，不得随意放置或带出公司。因工作需要携带印章外出时，必须经过严格的审批流程，并由专人陪同。2.严禁将印章交予他人代管或使用，如有特殊情况需要委托他人办理盖章事宜，必须经过公司法定代表人或其授权人的书面批准，并在《印章使用登记表》上详细记录委托事项、委托时间、委托人等信息。3.印章保管人员如因工作调动、离职等原因不再负责印章保管工作时，必须及时办理印章交接手续，确保印章安全移交给新的保管人员。交接过程中，双方应在《印章交接清单》上签字确认，并由部门负责人监交。印章的使用使用范围1.公章：用于公司对外的正式文件、报告、合同、协议、证明等；代表公司签署具有法律效力的各类文件；办理公司营业执照、税务登记证等相关证照的年检、变更等手续；其他需要使用公章的事项。2.法定代表人章：用于公司法定代表人授权范围内的文件签署、财务报销等相关事项。3.合同专用章：用于公司对外签订的各类合同、协议等经济合同文件。4.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等相关财务事项。5.发票专用章：用于公司开具的各类发票。6.其他印章：根据其具体用途，在规定的范围内使用。使用流程1.用印申请申请人填写《印章使用申请表》，详细注明用印事项、文件名称、文号、用印份数、用印时间等信息，并加盖申请人所在部门公章。用印事项涉及多个部门的，应由相关部门共同签署意见。用印申请需经部门负责人审核签字，确保用印事项真实、合法、合规。2.审批签字根据用印事项的重要程度和审批权限，分别提交公司法定代表人、分管领导或其他授权人审批签字。对于涉及重大事项、金额较大的合同等文件，必须经公司法定代表人审批签字后方可用印。3.印章使用印章保管人员收到经审批签字的《印章使用申请表》后，应对申请表内容进行仔细核对，确保用印事项与审批意见一致。核对无误后，印章保管人员应在印章使用登记表上详细记录用印时间、用印事项、文件名称、文号、用印份数、申请人等信息，并按照规定的用印方式进行盖章。盖章时应确保印章清晰、端正，位置准确，不得模糊、重叠或漏盖。4.用印登记印章保管人员在用印完成后，应及时将《印章使用申请表》、文件等资料归档保存，并在印章管理台账中更新相关信息。同时，应对用印情况进行定期统计和分析，以便及时发现问题并采取相应的措施。使用审批权限1.公章：涉及公司重大决策、重要合同、对外投资、融资担保等事项的用印，必须经公司法定代表人审批签字；其他一般性文件的用印，由分管领导审批签字。2.法定代表人章：在公司法定代表人授权范围内的用印事项，由法定代表人授权人审批签字。3.合同专用章：合同金额在[X]万元以下的合同用印，由分管领导审批签字；合同金额在[X]万元以上（含[X]万元）的合同用印，必须经公司法定代表人审批签字。4.财务专用章：财务报销、资金收付等常规财务事项的用印，由财务部门负责人审批签字；涉及重大财务决策、大额资金支出等事项的用印，必须经公司法定代表人审批签字。5.发票专用章：按照税务管理规定，在发票开具时使用，由税务管理部门负责人审批签字。6.其他印章：根据其具体用途和审批权限，由相关部门负责人或公司法定代表人审批签字。使用禁止事项1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因工作需要确需先行加盖印章的，必须在印章使用登记表上详细注明用途、使用期限、份数等信息，并经公司法定代表人或其授权人审批签字。2.严禁将印章用于与公司业务无关的事项。3.严禁未经审批擅自使用印章。印章的废止与销毁废止情形1.公司名称变更、重组、注销等原因导致印章不再使用。2.印章损坏、遗失等原因无法继续使用。3.根据公司规定，印章已达到使用期限或不再具备使用价值。废止程序1.当印章出现废止情形时，印章保管人员应及时填写《印章废止申请表》，详细注明印章名称、废止原因、废止日期等信息，并经部门负责人审核签字后，提交公司法定代表人或其授权人审批。2.审批通过后，行政部门应将废止印章的印模留存归档，并在公司内部发布印章废止通知，明确废止印章的相关信息。销毁程序1.对于废止的印章，行政部门应按照规定进行销毁。销毁前，行政部门应填写《印章销毁申请表》，详细注明印章名称、数量、销毁方式等信息，并经公司法定代表人或其授权人审批。2.审批通过后，行政部门应选择具有资质的销毁单位进行销毁。销毁单位必须严格按照公安部门规定的印章销毁标准进行操作，确保印章彻底销毁，无法恢复使用。3.销毁过程中，行政部门应安排专人进行监督，并在《印章销毁记录》上详细记录销毁时间、地点、销毁方式、销毁人员等信息。销毁完成后，监督人员和销毁人员应在《印章销毁记录》上签字确认。4.销毁后的《印章销毁申请表》、《印章销毁记录》等资料应及时归档保存，以备查阅。印章的监督与检查监督部门公司行政部门负责对印章管理工作进行日常监督检查，确保印章管理制度的严格执行。检查内容1.印章保管情况：检查印章保管人员是否按照规定妥善保管印章，印章存放是否安全可靠，是否存在随意放置或带出公司的情况。2.印章使用情况：检查印章使用是否按照规定的流程进行审批，用印登记是否完整准确，是否存在未经审批擅自使用印章或在禁止事项上使用印章的情况。3.印章废止与销毁情况：检查印章废止与销毁是否按照规定的程序进行，相关资料是否及时归档保存。检查频率行政部门应定期对印章管理工作进行检查，每月至少检查一次，并形成检查报告。对于发现的问题，应及时督促相关部门进行整改，并跟踪整改情况。违规处理违规行为界定1.未经审批擅自使用印章。2.在禁止事项上使用印章。3.未按照规定流程进行印章使用审批。4.印章保管不善，导致印章损坏、遗失或被盗用。5.擅自将印章交予他人代管或使用。6.其他违反印章管理制度的行为。处理措施1.对于违规使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、降职、撤职等。2.如因违规使用印章给公司造成经