盖公章管理制度

盖公章管理制度一、总则（一）目的为了加强公司公章的管理，规范公章的使用流程，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益和形象，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属子公司、分公司。公司所有部门及员工在涉及使用公章的业务活动中，均应遵守本制度。（三）定义本制度所称公章，是指公司正式对外使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等。二、公章的刻制与启用（一）公章的刻制1.公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等的刻制，须由公司行政管理部门根据公司实际需要提出申请，经公司法定代表人批准后，统一到公安机关指定的刻章单位刻制。2.申请刻制公章时，应填写《公章刻制申请表》，详细注明公章名称、规格、用途等信息，并提交公司法定代表人签字的授权书。3.刻章单位完成公章刻制后，应及时将公章及相关印模交付公司行政管理部门，并办理交接手续。交接时，双方应在《公章交接清单》上签字确认。（二）公章的启用1.新刻制的公章启用前，行政管理部门应将公章印模及启用时间、使用范围等信息以书面形式通知公司各部门，并在公司内部公告栏进行公示。2.各部门在收到公章启用通知后，应严格按照规定的使用范围使用公章。未经公司行政管理部门批准，任何部门和个人不得擅自启用新公章。三、公章的保管（一）保管原则1.公司公章实行专人保管制度，确保公章的安全存放和妥善使用。2.公章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，不得擅自将公章转借他人或带出办公区域。（二）保管人员职责1.负责公章的日常保管工作，确保公章存放安全，防止公章丢失、被盗或损坏。2.严格按照公章使用流程和审批权限办理公章使用手续，对不符合规定的用章申请有权拒绝盖章。3.对公章使用情况进行详细登记，记录用章时间、用章事由、用章部门、用章人等信息，并定期将公章使用登记表提交公司行政管理部门备案。4.发现公章丢失或被盗时，应立即向公司行政管理部门报告，并采取相应的措施防止损失扩大。（三）保管地点1.公司公章应存放在专门的保险柜或保险箱内，并置于公司行政管理部门指定的安全地点。2.因工作需要临时外出使用公章时，应经公司行政管理部门负责人批准，并采取必要的安全措施确保公章安全。四、公章的使用（一）使用范围1.公司公章主要用于以下事项：以公司名义对外签订的合同、协议、承诺书等具有法律效力的文件。公司对外发布的各类公文、函件、通知、公告等正式文件。公司出具的各类证明、介绍信等文件。其他需要加盖公司公章的事项。2.法定代表人章主要用于办理公司法定代表人授权范围内的相关业务，如签署合同、文件等。3.合同专用章主要用于公司对外签订的各类合同。4.财务专用章主要用于公司财务结算、票据开具等相关业务。（二）使用流程1.用章申请人填写《公章使用申请表》，详细注明用章事由、用章文件名称、用章份数等信息，并提交相关文件资料。2.用章申请人所在部门负责人对用章申请进行审核，签署审核意见并签字确认。3.如需公司领导审批，用章申请人应将《公章使用申请表》及相关文件资料提交公司领导审批，公司领导签署审批意见并签字确认。4.用章申请人将经审核和审批通过的《公章使用申请表》及相关文件资料提交公章保管人员。5.公章保管人员对用章申请进行再次审核，确认无误后，按照规定的使用范围和审批权限在相关文件资料上加盖公章，并在《公章使用登记表》上详细记录用章情况。6.用章完毕后，公章保管人员应及时将公章收回保险柜或保险箱妥善保管，并将《公章使用申请表》及相关文件资料整理归档。（三）特殊情况用章1.因紧急情况无法事先履行用章审批手续的，用章申请人应电话或口头向公司行政管理部门负责人或公司领导报告，经同意后可先行用章，但事后应及时补办审批手续。2.涉及重大事项或金额较大的合同、协议等文件用章，应经公司法律顾问审核后，再按照规定的用章流程办理盖章手续。五、公章的停用与销毁（一）停用情形1.公司名称变更、重组、注销等原因导致公章不再使用的。2.公章损坏、遗失或被盗，无法继续使用的。3.因其他原因需要停用公章的。（二）停用程序1.公章保管人员在发现公章需要停用时，应及时向公司行政管理部门报告，并说明停用原因。2.公司行政管理部门根据公章停用情况，填写《公章停用申请表》，经公司法定代表人批准后，通知公司各部门停止使用该公章。3.公章停用后，行政管理部门应将公章封存，并在公司内部公告栏进行公示。（三）销毁程序1.对于已停用的公章，由公司行政管理部门负责组织销毁。2.销毁公章时，应至少有两名监销人在场，并在《公章销毁登记表》上签字确认。3.公章销毁方式可采用粉碎、熔化等方式，确保公章无法恢复使用。4.销毁完成后，监销人应将《公章销毁登记表》提交公司行政管理部门存档。六、监督与检查（一）监督部门公司行政管理部门负责对公章的保管和使用情况进行监督检查。（二）检查内容1.公章保管人员是否严格按照规定保管公章，是否存在公章丢失、被盗或损坏的情况。2.公章使用是否严格按照规定的使用范围和审批权限进行，是否存在违规用章的情况。3.公章使用登记是否真实、准确、完整，是否存在漏登、错登的情况。（三）检查方式1.定期检查：公司行政管理部门定期对公章的保管和使用情况进行检查，检查周期为[X]个月。2.不定期抽查：公司行政管理部门不定期对公章的保管和使用情况进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。（四）违规处理1.对于违反本制度规定保管和使用公章的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、辞退等。2.因违规使用公章给公司造成经济损失或其他不良影响的，公司将依法追究相关责任人的法律责任。七、附则（一）解释权本制