外检样管理制度

外检样管理制度一、总则（一）目的为加强公司外检样的管理，规范外检样的送检、检验、保管及处理流程，确保外检样的准确性、完整性和可追溯性，保障公司产品质量和生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及外检样管理的部门和岗位，包括但不限于研发、生产、质量控制、销售等部门，以及与外检样相关的供应商、客户等外部单位。（三）基本原则1.准确性原则：外检样的采集、送检、检验等过程应确保数据准确、结果可靠，能够真实反映产品的质量状况。2.及时性原则：外检样的流转应高效、及时，避免因延误导致产品质量问题或生产经营活动受阻。3.完整性原则：外检样的管理应涵盖从样品采集到最终处理的全过程，确保所有环节信息完整、记录可查。4.保密性原则：外检样涉及公司产品的技术、质量等敏感信息，应严格保密，防止信息泄露。二、职责分工（一）质量控制部门1.负责制定外检样的检验计划和检验标准，组织实施外检样的检验工作。2.对外检样的检验结果进行审核和判定，出具检验报告。3.负责外检样检验数据的统计分析，为产品质量改进提供依据。（二）研发部门1.根据产品研发和生产需求，提出外检样的送检申请。2.协助质量控制部门制定外检样的检验方案，提供相关技术支持。3.对新产品的外检样检验结果进行分析，评估产品的质量特性和性能指标。（三）生产部门1.负责外检样的采集、标识和包装，确保外检样的代表性和完整性。2.按照规定的流程和时间要求，将外检样送至指定的检验机构或部门。3.配合质量控制部门和其他相关部门进行外检样的管理工作，及时反馈生产过程中的质量问题。（四）采购部门1.选择合格的外部检验机构，并签订检验服务协议。2.负责与外部检验机构沟通协调外检样的送检事宜，确保检验工作顺利进行。3.跟踪外检样的检验进度和结果，及时向相关部门反馈信息。（五）销售部门1.收集客户对产品质量的反馈信息，及时传递给质量控制部门。2.根据客户要求或市场需求，协助相关部门安排外检样的送检工作。3.参与外检样检验结果的分析和处理，配合制定相应的市场策略。三、外检样的采集（一）采集计划1.质量控制部门应根据产品质量控制要求、生产批次、客户反馈等因素，制定外检样采集计划。采集计划应明确采集的产品名称、规格型号、批次、数量、采集时间、采集地点、采集人员等信息。2.研发部门、生产部门、销售部门等相关部门应根据各自的工作需要，及时向质量控制部门提供外检样采集的相关信息和需求，以便质量控制部门合理制定采集计划。（二）采集要求1.采集人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉产品的特性和采集方法。2.采集的外检样应具有代表性，能够真实反映整批产品的质量状况。采集数量应符合检验标准和相关规定的要求。3.外检样的采集应在规定的时间内完成，并确保采集过程的准确性和规范性。采集过程中应避免样品受到污染、损坏或变质。4.采集的外检样应进行标识，标识内容应包括产品名称、规格型号、批次、采集时间、采集地点、采集人员等信息。标识应清晰、准确、不易褪色。（三）采集记录1.采集人员应详细记录外检样的采集过程，包括采集时间、采集地点、采集人员、采集数量、样品状态等信息。采集记录应及时、准确、完整，并由采集人员签字确认。2.采集记录应妥善保存，保存期限应符合公司档案管理的相关规定。采集记录可采用纸质记录或电子记录的方式，电子记录应进行备份，防止数据丢失。四、外检样的送检（一）送检申请1.研发部门、生产部门、销售部门等相关部门应根据外检样采集计划，填写外检样送检申请表。送检申请表应包括产品名称、规格型号、批次、数量、检验项目、检验标准、送检时间、送检单位等信息。2.送检申请表应由部门负责人审核签字后，提交给质量控制部门。质量控制部门应根据送检申请表的内容，对送检申请进行审核，审核通过后安排外检样的送检工作。（二）送检流程1.质量控制部门根据审核通过的送检申请表，选择合格的外部检验机构或内部检验部门，并填写外检样送检委托单。送检委托单应包括产品名称、规格型号、批次、数量、检验项目、检验标准、送检时间、送检单位、委托检验要求等信息。2.质量控制部门将外检样送检委托单连同外检样一起送至指定的检验机构或部门。送检过程中应确保外检样的包装完好、标识清晰，防止外检样在运输过程中受到损坏或变质。3.检验机构或部门收到外检样送检委托单和外检样后，应及时进行登记，并按照委托检验要求安排检验工作。检验机构或部门应在规定的时间内完成检验工作，并出具检验报告。（三）送检跟踪1.采购部门负责与外部检验机构沟通协调外检样的送检事宜，跟踪外检样的检验进度和结果。采购部门应定期向质量控制部门反馈外检样的检验情况，确保检验工作顺利进行。2.质量控制部门应及时了解外检样的检验进度和结果，对检验过程中出现的问题及时与检验机构或部门沟通协调，确保检验结果的准确性和可靠性。五、外检样的检验（一）检验标准1.质量控制部门应根据产品质量标准、行业标准、客户要求等，制定外检样的检验标准。检验标准应明确检验项目、检验方法、检验设备、检验环境、判定规则等内容。2.检验标准应定期进行评审和修订，确保其有效性和适用性。检验标准的修订应按照公司文件控制程序的要求进行，确保相关部门和人员及时了解和掌握修订后的检验标准。（二）检验过程1.检验机构或部门应按照外检样送检委托单和检验标准的要求，对外检样进行检验。检验过程中应严格按照检验方法和操作规程进行操作，确保检验结果的准确性和可靠性。2.检验人员应如实记录检验过程和检验结果，检验记录应包括检验项目、检验方法、检验数据、检验结论等信息。检验记录应及时、准确、完整，并由检验人员签字确认。3.检验过程中如发现外检样存在质量问题或不符合检验标准的情况，检验人员应及时通知质量控制部门和相关部门，并按照规定的程序进行处理。（三）检验报告1.检验机构或部门完成外检样的检验工作后，应及时出具检验报告。检验报告应包括产品名称、规格型号、批次、数量、检验项目、检验标准、检验结果、判定结论、检验日期、检验机构或部门名称等信息。2.检验报告应加盖检验机构或部门的公章，并由检验人员签字确认。检验报告应一式多份，分别发送给质量控制部门、采购部门、研发部门、生产部门、销售部门等相关部门。3.质量控制部门应对检验报告进行审核，审核通过后将检验报告归档保存。如检验报告存在问题或疑问，质量控制部门应及时与检验机构或部门沟通协调，确保检验报告的准确性和可靠性。六、外检样的保管（一）保管要求1.外检样在采集、送检、检验过程中，应妥善保管，防止外检样受到污染、损坏或变质。外检样应存放在适宜的环境条件下，如温度、湿度、光照等应符合外检样的保存要求。2.外检样应分类存放，标识清晰，便于识别和查找。外检样的存放应遵循先进先出的原则，确保外检样的质量不受影响。3.外检样的保管期限应根据产品特性、检验标准和相关规定确定。外检样超过保管期限后，应按照规定的程序进行处理，防止外检样继续存放导致质量问题或安全隐患。（二）保管记录1.质量控制部门应建立外检样保管记录，记录外检样的名称、规格型号、批次、数量、采集时间、送检时间、检验时间、保管期限、保管状态等信息。保管记录应及时、准确、完整，并由保管人员签字确认。2.保管记录应妥善保存，保存期限应符合公司档案管理的相关规定。保管记录可采用纸质记录或电子记录的方式，电子记录应进行备份，防止数据丢失。七、外检样的处理（一）合格外检样的处理1.经检验合格的外检样，质量控制部门应根据公司的相关规定和要求，进行相应的处理。合格外检样可用于产品质量追溯、产品质量改进、客户投诉处理等方面。2.质量控制部门应将合格外检样的检验报告和相关记录进行归档保存，以便日后查阅和使用。合格外检样的保存期限应符合公司档案管理的相关规定。（二）不合格外检样的处理1.经检验不合格的外检样，质量控制部门应及时通知采购部门、研发部门、生产部门、销售部门等相关部门，并按照规定的程序进行处理。不合格外检样的处理方式包括返工、返修、报废、退货等。2.采购部门应及时与供应商沟通协调，要求供应商对不合格外检样进行处理。如供应商对不合格外检样的处理结果有异议，可按照合同约定的方式进行协商解决或通过法律途径解决。3.研发部门应根据不合格外检样的检验结果，分析产品质量问题的原因，提出改进措施和建议，为产品质量改进提供技术支持。4.生产部门应根据不合格外检样的处理结果，对生产过程进行调整和改进，防止类似质量问题再次发生。生产部门应及时清理和处理不合格外检样，确保生产环境的整洁和安全。5.销售部门应根据不合格外检样的处理结果，及时通知客户，并按照合同约定的方式进行处理。如客户对不合格外检样的处理结果有异议，销售部门应积极与客户沟通协调，妥善解决客户问题，维护公司的良好形象。（三）外检样处理记录1.质量控制部门应建立外检样处理记录，记录不合格外检样的名称、规格型号、批次、数量、检验结果、处理方式、处理时间、处理人员等信息。外检样处理记录应及时、准确、完整，并由处理人员签字确认。2.外检样处理记录应妥善保存，保存期限应符合公司档案管理的相关规定。外检样处理记录可采用纸质记录或电子记录的方式，电子记录应进行备份，防止数据丢失。八、监督与考核（一）监督检查1.公司质量保证部门负责对外检样管理工作进行定期监督检查，检查内容包括外检样的采集、送检、检验、保管及处理等环节的执行情况。2.监督检查可采用现场检查、文件审查、数据核对等方式进行。质量保证部门应及时发现外检样管理工作中存在的问题，并提出整改意见和建议，督促相关部门和人员及时整改。（二）考核评价1.公司应建立外检样管理工作考核评价机制，对相关部门和人员的外检样管理工作进行考核评价。考核评价指标包括外检样管理工作的准确性、及时性、完整性、保密性等方面。2.考核评价结果应与部门和个人的绩效挂