软件项目合同管理制度

软件项目合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司软件项目合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，保障公司合法权益，提高项目管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有软件项目合同的管理，包括但不限于软件开发、软件定制、软件维护、软件外包等相关合同。（三）管理原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等应符合国家法律法规及相关政策的要求。2.风险防控原则：注重对合同风险的识别、评估和防控，确保公司利益不受损失。3.统一管理原则：合同管理工作由公司统一归口管理，各部门协同配合。4.全程跟踪原则：对合同的全过程进行跟踪管理，确保合同顺利履行。二、合同签订管理（一）合同立项1.业务部门根据业务需求提出软件项目立项申请，填写《软件项目立项申请表》，详细说明项目背景、目标、功能需求、时间要求、预算等内容。2.立项申请经部门负责人审核后，提交至公司管理层审批。管理层根据公司战略、资源状况等因素，对立项申请进行评估，做出是否批准的决定。（二）合同起草1.立项申请批准后，业务部门负责起草软件项目合同。合同应明确双方的权利和义务、项目内容、技术要求、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款。2.合同文本应使用公司统一的合同模板，如有特殊情况需要修改模板，应经法务部门审核同意。3.在合同起草过程中，业务部门应与对方充分沟通，确保合同条款符合双方意愿，并具有可操作性。（三）合同审核1.合同起草完成后，应按照以下流程进行审核：业务部门负责人审核：对合同的业务条款进行审核，确保合同内容符合业务需求。技术部门审核：对合同的技术条款进行审核，评估项目的技术可行性和合理性。财务部门审核：对合同的付款方式、预算等财务条款进行审核，确保公司财务利益得到保障。法务部门审核：对合同的合法性、合规性进行审核，防范法律风险。2.各审核部门应在规定时间内完成审核，并提出审核意见。业务部门根据审核意见对合同进行修改完善，直至审核通过。（四）合同签订1.合同审核通过后，由公司法定代表人或其授权代表与对方签订合同。签订合同前，应仔细核对合同文本，确保合同内容与审核通过的版本一致。2.合同签订后，业务部门应及时将合同副本分发给相关部门，如技术部门、财务部门、法务部门等，以便各部门做好项目实施和管理工作。三、合同履行管理（一）项目启动1.合同签订后，业务部门应组织召开项目启动会议，明确项目团队成员的职责分工，制定项目计划和进度安排。2.技术部门应根据合同要求，组建项目开发团队，开展项目开发工作。项目开发团队应按照项目计划和技术要求，按时完成软件项目的开发任务。（二）项目执行1.在项目执行过程中，项目团队应定期召开项目进度会议，汇报项目进展情况，及时解决项目中出现的问题。2.业务部门应与客户保持密切沟通，及时了解客户需求变化，协调项目团队进行相应调整。3.技术部门应严格按照软件开发规范和合同要求进行项目开发，确保软件质量。同时，应做好项目文档的编写和管理工作，保证项目文档的完整性和准确性。（三）项目监控1.公司应建立项目监控机制，对软件项目的进度、质量、成本等进行监控。项目负责人应定期向公司管理层汇报项目进展情况，及时发现和解决项目中存在的问题。2.财务部门应按照合同约定，对项目款项的收付情况进行监控，确保公司资金安全。3.法务部门应对项目履行过程中的法律风险进行监控，及时提供法律意见和建议。（四）项目验收1.软件项目完成开发后，业务部门应及时组织客户进行验收。验收前，项目团队应进行内部测试，确保软件系统的功能、性能等符合合同要求。2.验收时，应按照合同约定的验收标准进行验收。验收合格后，双方应签订《软件项目验收报告》。如验收不合格，项目团队应根据客户意见进行整改，直至验收合格。四、合同变更管理（一）变更申请1.在合同履行过程中，如因业务需求变化、技术调整、不可抗力等原因需要变更合同内容，业务部门应填写《软件项目合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对项目进度和成本的影响等。2.变更申请经部门负责人审核后，提交至公司管理层审批。管理层根据变更的必要性、合理性等因素，做出是否批准变更的决定。（二）变更评估1.变更申请批准后，业务部门应组织相关部门对变更进行评估。评估内容包括变更对项目进度、质量、成本、技术等方面的影响。2.技术部门应评估变更对软件技术架构和开发难度的影响，提出技术实现方案。3.财务部门应评估变更对项目成本的影响，重新核算项目预算。4.法务部门应评估变更的合法性和合规性，确保变更后的合同符合法律法规要求。（三）变更实施1.根据变更评估结果，如变更可行，业务部门应与对方协商签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、双方的权利和义务、项目进度调整、付款方式变更等条款。2.合同变更协议签订后，项目团队应按照变更后的要求进行项目实施。技术部门应及时调整项目开发计划和技术方案，确保项目顺利进行。五、合同终止管理（一）终止情形1.合同履行完毕，双方权利和义务已全部实现，合同自然终止。2.因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法继续履行，经双方协商一致，可以终止合同。3.一方严重违反合同约定，另一方有权解除合同，合同自解除通知送达对方时终止。4.经双方协商一致，可以提前终止合同。（二）终止流程1.合同终止时，业务部门应填写《软件项目合同终止申请表》，说明合同终止的原因、时间等。2.合同终止申请经部门负责人审核后，提交至公司管理层审批。管理层批准后，业务部门应及时通知对方。3.合同终止后，业务部门应组织相关部门对项目进行清理和结算。技术部门应提交项目文档，财务部门应核对款项收付情况，法务部门应审查合同终止的合法性。4.如因合同终止给公司造成损失的，公司应按照合同约定追究对方的违约责任，维护公司合法权益。六、合同文档管理（一）文档分类1.合同文本：包括合同正本、副本、补充协议、变更协议等。2.项目文档：包括项目立项申请表、项目计划、需求文档、设计文档、测试报告、验收报告等。3.往来文件：包括双方的沟通函件、会议纪要、通知等。（二）文档保管1.合同文档由业务部门负责收集、整理和保管。业务部门应指定专人负责合同文档的管理工作，确保合同文档的完整性和安全性。2.合同文档应按照类别和时间顺序进行分类归档，建立电子和纸质档案。电子档案应进行备份，防止数据丢失。3.合同文档的保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行。一般情况下，合同文档的保管期限为自合同终止之日起[X]年。（三）文档查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同文档的，应填写《合同文档查阅申请表》，经部门负责人批准后，到业务部门查阅。2.查阅合同文档时，应在业务部门指定的地点进行，不得擅自将合同文档带出公司或进行复印、拍照等行为。如有特殊情况需要复印、拍照的，应经业务部门负责人同意，并进行登记。3.外部人员因工作需要查阅合同文档的，应经公司管理层批准，并按照公司规定办理查阅手续。查阅过程中，应有公司人员陪同，确保合同文档的安全。七、合同风险管理（一）风险识别1.公司应建立合同风险识别机制，定期对软件项目合同进行风险识别。风险识别内容包括合同条款风险、对方信用风险、项目技术风险、项目进度风险、项目质量风险、项目成本风险、法律风险等。2.业务部门、技术部门、财务部门、法务部门等应密切配合，共同做好合同风险识别工作。各部门应根据自身职责，对合同履行过程中可能出现的风险进行分析和判断。（二）风险评估1.对识别出的合同风险，应进行风险评估。风险评估应采用定性和定量相结合的方法，评估风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，将合同风险分为高、中、低三个等级。对于高风险合同，应采取重点监控和防范措施；对于中风险合同，应加强管理和监控；对于低风险合同，可进行常规管理。（三）风险应对1.针对不同等级的合同风险，应制定相应的风险应对措施。风险应对措施包括风险规避、风险减轻、风险转移、风险接受等。2.对于高风险合同，如存在重大法律风险或对方信用状况不佳等情况，应考虑风险规避，如拒绝签订合同或终止合同履行。3.对于中风险合同，可采取风险减轻措施，如加强合同条款审核、增加担保条款、加强项目监控等，降低风险发生的可能性和影响程度。4.对于低风险合同，可采取风险接受措施，如按照常规流程进行管理，但仍需关注风险变化情况。5.对于一些风险较高的合同，可考虑通过购买保险等方式进行风险转移，将部分风险转移给保险公司。八、监督与考核（一）监督检查1.公司应建立合同管理监督检查机制，定期对软件项目合同的签订、履行、变更、终止等情况进行监督检查。2.监督检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同签订的规范性、合同履行的情况、合同变更和终止的合规性、合同文档的管理情况等。3.监督检查可采用定期检查和不定期抽查相结合的方式进行。检查结果应形成书面报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.公司应建立合同管理考核评价机制，对各部门和相关人员的合同管理工作进行考核评价。考核评价指标包括合同签订的及时性、合同履行的质量、合同变更和终止的合规性、合